淺談檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

王珊

摘 要：蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的企業(yè)信息是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，企業(yè)檔案則可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考。只有管理好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。因而，企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)中具有著重要意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；文化；建設(shè)

一、企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)可靠的原始記錄，它反映了企業(yè)建設(shè)初期到日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的全部活動(dòng)，蘊(yùn)含著企業(yè)深厚的文化底蘊(yùn)，囊括了企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)文化是企業(yè)在長(zhǎng)期的科研、生產(chǎn)、管理、文明建設(shè)等方面形成的，能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價(jià)值觀念和行為規(guī)則。

二者對(duì)于企業(yè)的生存與發(fā)展的后盾和保障方面具有基本相同的作用，企業(yè)檔案以其具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，企業(yè)文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內(nèi)在的必然聯(lián)系。企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的保障，企業(yè)檔案收集了企業(yè)從成立到發(fā)展到如今的所有資料，包括各種技術(shù)和科研以及重要的人事變動(dòng)等，企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供這些歷史文獻(xiàn)資料作為參考，各種文獻(xiàn)資料的展出替企業(yè)做出了強(qiáng)勢(shì)的宣傳和教育作用，對(duì)樹立企業(yè)的價(jià)值形象和體現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)在本質(zhì)起著至關(guān)重要的作用。對(duì)企業(yè)文化建設(shè)進(jìn)程起著強(qiáng)力的推動(dòng)作用。

2012年12月27日，國(guó)家檔案局令第10號(hào)關(guān)于《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》經(jīng)局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，自2013年2月1日起施行，該措施準(zhǔn)確的界定和劃分企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)驗(yàn)和管理等活動(dòng)中形成的各種門類和文件載體的歸檔范圍和保管期限，推進(jìn)企業(yè)檔案法制化、規(guī)范化進(jìn)程，強(qiáng)化企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的重要性，穩(wěn)固企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)相互融合、相互作用，是一個(gè)不可分割的有機(jī)體。

二、企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的作用

企業(yè)檔案工作是促進(jìn)企業(yè)文化的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。企業(yè)文化建設(shè)的目的就是為了取得更好的發(fā)展前景，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，如何挖掘檔案的內(nèi)涵，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用，使企業(yè)能夠更好地宣傳自己，打造自己的品牌，以良好的形象走向市場(chǎng)，做大做強(qiáng)，這是值得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作者充分認(rèn)識(shí)的。

（一）檔案能提材料供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，為培育企業(yè)文化做出服務(wù)。企業(yè)文化由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)，爾后成為全體員工的共同信念。企業(yè)文化要充滿個(gè)性，富有特色。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須深入了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、現(xiàn)存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等，并進(jìn)行深入細(xì)致地研究，檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)培育企業(yè)文化時(shí)，檔案工作者可以提供相關(guān)檔案，也可以提出檔案部門對(duì)培育企業(yè)文化的建議，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考。

（二）利用企業(yè)檔案能使企業(yè)文化的塑造更具有針對(duì)性。目前，企業(yè)檔案管理已滲透到企業(yè)管理的各個(gè)方面，成為企業(yè)管理中一項(xiàng)不可忽視的工作，企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)檔案作為參考的依據(jù)，同時(shí)，企業(yè)文化也需要企業(yè)檔案去傳播。利用好企業(yè)檔案可以立足于本企業(yè)的具體特點(diǎn)，選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)文化模式。企業(yè)檔案就是這個(gè)企業(yè)“歷史”的真實(shí)記錄，它記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，各項(xiàng)工作活動(dòng)的具體情況，利用好企業(yè)檔案，參考企業(yè)的歷史，企業(yè)才能立足于本企業(yè)的特點(diǎn)、目標(biāo)、環(huán)境、宗旨和優(yōu)勢(shì)，更好地選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)文化模式，否則很難得到廣大職工和社會(huì)公眾的認(rèn)同。

（三）企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中起著教育作用。企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中起著教育作用，能調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部潛在的工作氛圍。檔案具有文化教育的價(jià)值，企業(yè)檔案亦是如此。企業(yè)文化的核心是人。企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的諸方面都是由人來(lái)體現(xiàn)的。建設(shè)企業(yè)文化最重要的就是以人為本。企業(yè)采取各種措施教育職工，調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性。而企業(yè)檔案在教育職工中具有獨(dú)特的作用。如實(shí)地記錄了企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時(shí)期的輝煌、困難時(shí)期的堅(jiān)持以及由于決策錯(cuò)誤而造成的巨大后果等的檔案，對(duì)于現(xiàn)任的領(lǐng)導(dǎo)者和職工會(huì)是一本最好的教材。

三、黃陵礦業(yè)煤矸石發(fā)電廠檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

黃陵礦業(yè)煤矸石發(fā)電有限公司經(jīng)過(guò)幾年快速穩(wěn)健的發(fā)展，及三期2×300MW電廠建設(shè)及順利投產(chǎn)，產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)布局發(fā)生翻天覆地的變化。與此同時(shí)，企業(yè)文化建設(shè)也不斷創(chuàng)新，進(jìn)入了全面發(fā)展的新時(shí)期，形成了包括實(shí)業(yè)報(bào)國(guó)的理念文化、務(wù)實(shí)創(chuàng)新的管理文化、一流矸電的形象文化等等在內(nèi)的獨(dú)具特色的企業(yè)文化框架體系。企業(yè)檔案管理也要適應(yīng)企業(yè)文化的發(fā)展，探索服務(wù)功能，拓寬服務(wù)渠道。

（一）拓展檔案收集范圍，服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)。幾年來(lái)年來(lái)，黃陵礦業(yè)煤矸石發(fā)電有限公司立足延安電網(wǎng)支撐點(diǎn)，登高望遠(yuǎn)、負(fù)重前行，堅(jiān)持走產(chǎn)業(yè)報(bào)國(guó)之路，肩負(fù)起了時(shí)代賦予的神圣使命和社會(huì)歷史責(zé)任。隨著世界經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)新的競(jìng)爭(zhēng)格局的形成，發(fā)電公司把全體員工的個(gè)體價(jià)值觀、群體價(jià)值觀匯集成為“爭(zhēng)創(chuàng)全省名牌，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)報(bào)國(guó)”的企業(yè)使命和“誠(chéng)信敬業(yè)、追求卓越”的企業(yè)精神，把矸電的發(fā)展與社會(huì)的共同發(fā)展和進(jìn)步緊密聯(lián)系在一起。

企業(yè)文化建設(shè)越來(lái)越需要檔案的利用。首先相關(guān)部門可以拓展檔案內(nèi)容，收集齊全所有有利于企業(yè)文化建設(shè)的資料，更好地為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。煤矸石發(fā)電廠檔案室在立足于常規(guī)接收歸檔的工作上，積極搜集有關(guān)企業(yè)宏觀決策、重大活動(dòng)事項(xiàng)、成就、獲得的榮譽(yù)等方面的檔案資料。同時(shí)檔案部門還收集、整理和開發(fā)利用有關(guān)企業(yè)經(jīng)濟(jì)中心工作的多種形式的檔案，也及時(shí)收集二次、三次信息加工的檔案信息資源，充分體現(xiàn)檔案增值功能，同時(shí)提供詳細(xì)資料和系統(tǒng)素材供企業(yè)文化建設(shè)。

（二）使企業(yè)檔案與企業(yè)文化有機(jī)融合。作為歷史借鑒和參考的企業(yè)檔案，可以直接服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)，企業(yè)文化建設(shè)又可以豐富企業(yè)檔案的內(nèi)容。只有充分發(fā)揮企業(yè)檔案的功能，才能促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的不斷加強(qiáng)。

煤矸石發(fā)電廠運(yùn)用多媒體推出了電廠建設(shè)、企業(yè)發(fā)展、電廠文化、回報(bào)社會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等系列企業(yè)發(fā)展史上具有典型記憶內(nèi)容的檔案，這些展示了公司起始、發(fā)展、擴(kuò)張與集團(tuán)化幾個(gè)發(fā)展階段，反映了企業(yè)發(fā)展的靈魂，是團(tuán)結(jié)創(chuàng)新的凝聚力，增強(qiáng)了公司員工的歸屬感和凝聚力。

（三）促進(jìn)檔案信息化，創(chuàng)新服務(wù)手段。務(wù)實(shí)創(chuàng)新是公司企業(yè)文化最鮮明的特征之一。幾年來(lái)，公司以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度和腳踏實(shí)地的作風(fēng)不斷對(duì)管理制度和經(jīng)營(yíng)制度進(jìn)行改革、重組和創(chuàng)新，形成有特色的管理文化。檔案工作也要適應(yīng)企業(yè)文化的創(chuàng)新，不斷完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新服務(wù)來(lái)滿足檔案管理的需要，通過(guò)多樣化、現(xiàn)代化的服務(wù)，來(lái)滿足檔案管理全方位的需求。

四、結(jié)論

企業(yè)檔案直接服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著系統(tǒng)支持和資源保障作用，檔案工作者要站在企業(yè)發(fā)展的高度，積極關(guān)注企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，挖掘企業(yè)檔案工作的文化內(nèi)涵，充分借助檔案管理為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，形成檔案管理與企業(yè)文化互動(dòng)的格局。只有管好用好企業(yè)檔案才能留下一份企業(yè)文化，企業(yè)文化的建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。

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