關(guān)于事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的思考和建議

顧倩倩

摘 要：本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的思考，結(jié)合其現(xiàn)存的不足，為使檔案管理工作更加科學(xué)、更加實(shí)用提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；建議

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的不足

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有個(gè)地方，能湊合用，能應(yīng)付檢查就行了。因此檔案管理工作就被忽視甚至忽略，各種設(shè)施、人員配置自然不到位，檔案管理自然就做不好。其次，干部職工甚至是檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱。干部職工對(duì)于自己所負(fù)責(zé)的部門站所材料疏于整理，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)整個(gè)單位的重要性，或者是為用起來(lái)更方便， 自己來(lái)保管，不愿意將材料交給檔案管理人員。

（二）檔案管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。一是管理人員配置不足、不專，管理力量薄弱，管理水平低下。檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作，需要專業(yè)、專人管理，單獨(dú)存放。但是由于各種原因檔案管理大多數(shù)是由工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理， 大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。二是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，管理手段落后。在設(shè)備設(shè)施上，大多陳舊，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。在檔案管理手段上，缺少檔案管理軟件，還處于手工操作環(huán)節(jié)，致使檔案材料無(wú)法及時(shí)歸檔整理，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況，檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。

（三）檔案收集缺乏力度，檔案利用率較低。一是檔案收集缺乏力度。收集歸檔規(guī)章制度不夠健全，執(zhí)行不到位，處于被動(dòng)狀態(tài)。二是檔案利用率較低。檔案管理是為了提供檔案信息，服務(wù)于工作，其目的在于利用。但是現(xiàn)在檔案管理存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，沒(méi)有檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的建議

（一）提高重視程度，加大檔案管理的財(cái)政投入。提高重視程度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度。首先主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把它放在事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入到年度工作計(jì)劃。其次要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，完善檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，加快推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化建設(shè)。

此外，加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。檔案管理部門也要積極爭(zhēng)取主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要采用專業(yè)設(shè)施，制定相應(yīng)安全措施，并且應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案室、閱檔室和檔案辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)管理設(shè)備，以及相應(yīng)的管理軟件，應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段管理檔案，以此提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理服務(wù)水平。第一，配置專（兼）職檔案管理人員，落實(shí)管檔人員相關(guān)待遇。檔案管理工作具有業(yè)務(wù)性、服務(wù)性與保密性的特點(diǎn)，因此要注意加強(qiáng)檔案管理自身隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，選擇可靠、正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，可以通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，選用真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員。也應(yīng)注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和創(chuàng)造性。第二，主管部門定期組織政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提高管理服務(wù)水平。要讓他們掌握最新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理服務(wù)水平。檔案管理人員也要積極主動(dòng)的勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺(jué)悟，學(xué)習(xí)愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

（三）注重檔案材料收集，改進(jìn)和完善檔案利用功能。一是注重檔案材料收集，提高收集質(zhì)量。收集檔案材料是檔案工作的基礎(chǔ)，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案材料的收集有了新的要求。首先是建立暢通的材料收集渠道；其次檔案管理人員必須對(duì)與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。二是改進(jìn)和完善檔案利用功能，使其最大限度地發(fā)揮作用。檔案服務(wù)于工作、制度改革與發(fā)展的需要，應(yīng)適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。檔案管理可以利用現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

結(jié)束語(yǔ)：維護(hù)單位的合法權(quán)益，提高單位自身素質(zhì)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。在新的社會(huì)發(fā)展模式下，事業(yè)單位檔案管理不但要從制度上創(chuàng)新，還要從觀念上、技術(shù)上創(chuàng)新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力。

參考文獻(xiàn)：

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