高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理探析

董利紅

高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化的必要性

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展以及廣泛普及和應(yīng)用給高職院校行政管理、教育教學(xué)工作帶來很多方便。畢業(yè)生電子檔案便是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它不僅使得畢業(yè)生檔案管理發(fā)展為電子化方式，方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位的快速查詢、保存，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程佐證。傳統(tǒng)的高職院校畢業(yè)生紙質(zhì)檔案主要包括：高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績單、學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、體檢表、獎(jiǎng)懲資料、高中畢業(yè)登記表、黨（團(tuán)）材料、高校招生報(bào)名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業(yè)生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學(xué)校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學(xué)生就業(yè)和學(xué)校教育教學(xué)管理工作帶來諸多不便。因此，畢業(yè)生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應(yīng)從學(xué)生入學(xué)就開始著手學(xué)生個(gè)人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設(shè)備等高科技方法實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理電子化，以保障畢業(yè)生檔案資料的真實(shí)性、完整性、永久性。此外，畢業(yè)生電子檔案同時(shí)具有方便存儲(chǔ)、快捷利用的優(yōu)越性，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.易于保存，便于查詢

傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案大多數(shù)會(huì)因?yàn)槟陻?shù)長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊；此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環(huán)境或者是因?yàn)橐恍┫x子的撕咬、人為的管理不當(dāng)?shù)纫蛩囟紩?huì)使紙質(zhì)檔案受到一定損傷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優(yōu)勢。

2.具有更大的服務(wù)價(jià)值

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案相比，畢業(yè)生電子檔案達(dá)到了信息資源共享的最大化。例如，學(xué)生學(xué)歷電子檔案，可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)確定該學(xué)生的真實(shí)學(xué)歷，有效發(fā)揮畢業(yè)生檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化的重要作用，使用人單位通過本校數(shù)據(jù)庫平臺(tái)調(diào)取該畢業(yè)生本人的檔案信息，了解學(xué)生詳細(xì)資料。促進(jìn)了學(xué)生就業(yè)速度，為社會(huì)各界、企事業(yè)單位“量才用人”提供真實(shí)的全面的學(xué)歷信息，大大減少了畢業(yè)生就業(yè)市場不誠信的行為。

高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來限定高職院校畢業(yè)生電子檔案的管理范圍

由于我國的電子檔案發(fā)展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業(yè)生檔案信息化管理工作還沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來限定哪些信息應(yīng)納入電子檔案管理系統(tǒng)中、不同類型的信息資料各自應(yīng)保存多久、哪些需要重點(diǎn)保存等，甚至是各個(gè)單位都是獨(dú)自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，既沒有弄清哪些該單獨(dú)保存，哪些應(yīng)該與社會(huì)資源共享，造成畢業(yè)生檔案資料沒能被充分利用發(fā)揮其完整性的作用。

2.部分高職院校畢業(yè)生電子檔案難以確定其真實(shí)性、原始性

由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)性、原始性難以確定。由于每個(gè)學(xué)生的字跡都各有其特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案可以通過個(gè)人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性；而與紙質(zhì)檔案相比，畢業(yè)生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。

3.檔案管理人員對畢業(yè)生電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

很多院校檔案管理人員，沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生電子檔案管理的重要性及優(yōu)勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業(yè)生電子檔案的歸檔與整理。

高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理存在問題的解決對策

1.制定科學(xué)規(guī)范的畢業(yè)生電子檔案管理制度及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在畢業(yè)生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學(xué)規(guī)范的管理制度及必須遵循的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這一規(guī)制和標(biāo)準(zhǔn)的確立必須秉承科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫ǔ绦?，詳?xì)制定從畢業(yè)生電子檔案的設(shè)置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規(guī)則。

2.切實(shí)保障電子檔案管理的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性

在畢業(yè)生信息輸入方面，設(shè)置密碼時(shí)，規(guī)定采用數(shù)字、字母、特殊符號(hào)相組合的方式來設(shè)置畢業(yè)生電子檔案個(gè)人密碼，并時(shí)常變動(dòng)，降低個(gè)人密碼被盜、黑客入侵等潛在風(fēng)險(xiǎn)；在學(xué)院檔案部門集體信息錄入及確認(rèn)中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性；在畢業(yè)生電子檔案管理中，對于個(gè)別重要檔案資料，同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統(tǒng)中，保障電子檔案的原始性。

3.加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)和對電子檔案管理的規(guī)范性認(rèn)識(shí)

應(yīng)加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生電子檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)操作水平，及時(shí)更新畢業(yè)生電子檔案管理內(nèi)容，促使高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理從根本上從傳統(tǒng)檔案管理的思維方式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的畢業(yè)生電子檔案管理方向轉(zhuǎn)化。

結(jié) 語

高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理要想實(shí)行科學(xué)有效的規(guī)范管理，必須從網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下考慮，采取內(nèi)外結(jié)合的雙重保護(hù)措施。在畢業(yè)生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術(shù)、環(huán)境、人員素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)等多方面的因素，并結(jié)合本院校的實(shí)際情況以及畢業(yè)生電子檔案管理的自身優(yōu)缺點(diǎn)，要重視相關(guān)電子技術(shù)的學(xué)習(xí)以及新型科技的運(yùn)用，同時(shí)要注重本單位檔案管理工作人員個(gè)人職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，保障電子檔案的安全性、信息的真實(shí)可靠性。

[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實(shí)施與注意事項(xiàng)》，《企業(yè)管理資訊》2009 年。

[2]余屹：《淺談電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐應(yīng)用》，《有線電視技術(shù)》2004 年。

[3]鄭寶珠：《電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考》，《中國新技術(shù)新產(chǎn)品》2011 年。