高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)的思考

張顏梅

（商丘師范學(xué)院，河南 商丘 476000）

高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案是藝術(shù)類(lèi)學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)期間在藝術(shù)教育、創(chuàng)作、科研、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，它客觀地記錄了藝術(shù)生在高校期間的藝術(shù)教育歷程和成長(zhǎng)軌跡。高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案管理是否科學(xué)規(guī)范、資料收集范圍是否合理、檔案記錄是否客觀、翔實(shí)，可以反映出一個(gè)藝術(shù)院系學(xué)生管理水平和所培養(yǎng)藝術(shù)人才的水準(zhǔn)。盡管?chē)?guó)家文化部、國(guó)家檔案局在2002年就聯(lián)合頒布了《藝術(shù)檔案管理辦法》，此后各地的高校和文化團(tuán)體等部門(mén)和單位也積極落實(shí)政策，加強(qiáng)對(duì)藝術(shù)檔案材料的收集、征集和管理工作，取得了一定的成績(jī)，但高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的建設(shè)卻存在不少問(wèn)題，還有很多需要完善和提高的地方。

近些年來(lái)，為了滿足考生對(duì)藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)的需求以及由于藝術(shù)辦學(xué)的經(jīng)濟(jì)效益，各類(lèi)學(xué)校爭(zhēng)相設(shè)置藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)，大學(xué)設(shè)置藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)成為時(shí)尚，從“985”“211”大學(xué)，到高職高專(zhuān)院校，不管是綜合性大學(xué)還是農(nóng)林水理工醫(yī)，都有音樂(lè)、美術(shù)、設(shè)計(jì)、繪畫(huà)、雕塑、建筑工藝和工藝美術(shù)等專(zhuān)業(yè)。隨著連年的擴(kuò)招，藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生的隊(duì)伍越來(lái)越龐大，藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)也真正走進(jìn)了“尋常百姓家”，開(kāi)啟了藝術(shù)專(zhuān)業(yè)“大眾化”的序幕。相應(yīng)地，藝術(shù)類(lèi)學(xué)生檔案的數(shù)量也大幅度攀升，如何跟上時(shí)代的步伐去科學(xué)規(guī)范地管理這些檔案，發(fā)揮這些檔案的功能和作用，從而促進(jìn)教師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”，成為擺在人們面前的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）重視程度有待加強(qiáng)

高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案是學(xué)生檔案的一個(gè)分支，但各高校院系部門(mén)往往對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案和黨務(wù)檔案比較重視，對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)檔案工作的重要性則認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到藝術(shù)檔案對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)的重要作用，導(dǎo)致對(duì)藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)的意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來(lái)，院系領(lǐng)導(dǎo)層所有工作都圍繞著教學(xué)工作展開(kāi)，認(rèn)為高校的中心環(huán)節(jié)就是教學(xué)，教師的任務(wù)就是教書(shū)育人，檔案也只有在各類(lèi)評(píng)估中“露露臉”，把學(xué)生在日常教育、科研創(chuàng)作和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始資料當(dāng)作普通的資料去管理，沒(méi)有收集、分類(lèi)、歸檔，從而影響了檔案作用的發(fā)揮。如以筆者所在美術(shù)學(xué)院的漆畫(huà)試驗(yàn)班為例，在實(shí)驗(yàn)班的申請(qǐng)、審批、導(dǎo)師組成、教學(xué)安排、成果分析以及運(yùn)行總結(jié)等都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案；在日常教學(xué)活動(dòng)中，不僅有學(xué)生的作業(yè)產(chǎn)生，還有學(xué)生參加所在院系舉辦的各種比賽、參加省級(jí)、國(guó)家級(jí)展覽，假期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，參觀藝術(shù)博覽會(huì)以及學(xué)生參加的各種創(chuàng)新研究項(xiàng)目，每一次活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量資料，如果把以上資料圍繞一個(gè)主題分門(mén)別類(lèi)地歸類(lèi)整理，對(duì)整個(gè)漆畫(huà)試驗(yàn)班檔案文化、團(tuán)隊(duì)精神、審美意識(shí)等都是一個(gè)提升，這對(duì)教師以后的教學(xué)和后繼學(xué)生的成長(zhǎng)都能起到很好的借鑒和激勵(lì)作用。但現(xiàn)實(shí)中，教師往往側(cè)重于教學(xué)和創(chuàng)作，對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的建設(shè)重視不夠。

（二）規(guī)章制度有待完善

《藝術(shù)檔案管理辦法》第23條規(guī)定：“文化藝術(shù)單位應(yīng)建立、健全藝術(shù)檔案工作的管理制度，把藝術(shù)檔案的收集和歸檔工作列入有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍?！蹦壳?，高校藝術(shù)類(lèi)院系管理體制和管理方式相對(duì)于當(dāng)前的信息技術(shù)還是相對(duì)滯后的。盡管藝術(shù)院系在迎接各種教學(xué)評(píng)估和藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)檢查過(guò)程中，對(duì)資料室的建設(shè)也都比較重視，管理制度也比較規(guī)范，但具體管理內(nèi)容則沒(méi)有統(tǒng)一，尤其對(duì)藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案這一部分，哪些資料應(yīng)該由院系保存，什么時(shí)間入檔，怎樣歸類(lèi)整理，各種類(lèi)別的資料如何保管，如何對(duì)教職工和學(xué)生開(kāi)放利用這些資料，保存年限是多少等內(nèi)容都需要有制度來(lái)完善。規(guī)章制度的建設(shè)既要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性，又要簡(jiǎn)明實(shí)用，建章建制后，還要做到制度上墻，這樣管理人員才有章可循，操作才能更規(guī)范，才能更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

（三）管理隊(duì)伍建設(shè)有待提高

《藝術(shù)檔案管理辦法》第7條規(guī)定：“文化藝術(shù)單位應(yīng)建立健全藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置藝術(shù)檔案工作崗位，配備熟悉業(yè)務(wù)的專(zhuān)職藝術(shù)檔案工作人員?！睓n案管理人員的素質(zhì)是做好檔案工作的關(guān)鍵。但目前，院系學(xué)生檔案管理基本上都是由輔導(dǎo)員統(tǒng)一管理，院系的資料檔案管理大多由教學(xué)秘書(shū)兼任。輔導(dǎo)員和教學(xué)秘書(shū)每天都要應(yīng)對(duì)煩瑣的日常事務(wù)，作為最基層的管理工作者，很難投入太多的時(shí)間去完善本院系的藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的建設(shè)工作，同時(shí)，由于院系資金緊張，對(duì)檔案工作的投入少，也影響了檔案管理人員外出培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)。由于缺乏檔案管理制度的引導(dǎo)，很多現(xiàn)任檔案管理人員對(duì)藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍、藝術(shù)檔案材料的收集與整理、藝術(shù)檔案的管理與利用以及相應(yīng)的法律法規(guī)都缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要按照院系的要求及時(shí)把收集的材料上交，就完成了作為一個(gè)檔案管理人員的工作。同時(shí)，長(zhǎng)期傳統(tǒng)管理體制下形成的把檔案作為一種管理工具的觀念，使檔案管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和參與意識(shí)，沒(méi)有把握檔案利用者的需求，也不愿積極主動(dòng)地為師生提供豐富多樣的服務(wù)，無(wú)法發(fā)揮藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值。

（四）檔案信息化建設(shè)有待加快步伐

《藝術(shù)檔案管理辦法》第28條規(guī)定：“藝術(shù)檔案管理部門(mén)應(yīng)充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，積極開(kāi)發(fā)藝術(shù)檔案信息資源，配合業(yè)務(wù)部門(mén)參與藝術(shù)生產(chǎn)和文化交流活動(dòng)?！蹦壳埃合禉n案管理技術(shù)落后，沒(méi)有一套完整、規(guī)范的學(xué)生管理檔案應(yīng)用軟件，基本上還處于傳統(tǒng)的手工操作模式管理中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也只是輔助人工管理檔案，而不是處理檔案數(shù)據(jù)，功能也只局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索，而不是針對(duì)具體的檔案信息。這與目前信息時(shí)代發(fā)展的要求是不相適應(yīng)的。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)也應(yīng)充分利用和發(fā)揮已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的管理信息化水平，使其更好地服務(wù)員教職工和學(xué)生。

二、加強(qiáng)高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)的措施

要加強(qiáng)高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)，提高藝術(shù)學(xué)生檔案建設(shè)的管理水平，需要從提高領(lǐng)導(dǎo)和教職工的思想認(rèn)識(shí)水平、制度建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)、開(kāi)發(fā)和利用數(shù)字化建設(shè)等方面進(jìn)行切入，綜合運(yùn)用，發(fā)揮合力作用。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

強(qiáng)化教職工和學(xué)生藝術(shù)成長(zhǎng)檔案意識(shí)，首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，把藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)工作納入到領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃和工作議事日程中，同時(shí)與職工的崗位責(zé)任掛鉤。制度不但上墻，還要加強(qiáng)執(zhí)行力，依法依制度進(jìn)行藝術(shù)類(lèi)學(xué)生檔案建設(shè)。其次，要擴(kuò)大宣傳力度，提高對(duì)藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案重要性認(rèn)識(shí)。利用學(xué)校的宣傳欄展示藝術(shù)生成長(zhǎng)檔案的風(fēng)采，開(kāi)展檔案知識(shí)專(zhuān)題講座讓教職工和學(xué)生認(rèn)識(shí)到藝術(shù)檔案的重要作用，開(kāi)展學(xué)生藝術(shù)成長(zhǎng)檔案展覽等方式讓學(xué)生對(duì)藝術(shù)生成長(zhǎng)檔案有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，檔案管理工作人員要增強(qiáng)服務(wù)觀念，做好咨詢(xún)服務(wù)工作，勤與領(lǐng)導(dǎo)、各教研室溝通。領(lǐng)導(dǎo)重視了，教職工和學(xué)生的認(rèn)識(shí)提高了，這樣藝術(shù)類(lèi)檔案的建設(shè)具備了統(tǒng)一的思想基礎(chǔ)，會(huì)更有利于學(xué)生藝術(shù)成長(zhǎng)檔案的建設(shè)工作。

（二）加快制度建設(shè)

俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！敝贫缺Ｕ鲜撬囆g(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。盡管文化部、國(guó)家檔案局2002年2月就頒布了《藝術(shù)檔案管理辦法》，但高校對(duì)藝術(shù)生成長(zhǎng)檔案還沒(méi)有足夠的重視，更談不上相應(yīng)的管理辦法和管理體制，所以，當(dāng)務(wù)之急是制度建設(shè)。探索建立藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的歸檔范圍、收集與整理制度、管理和監(jiān)督制度、利用和開(kāi)放制度；探索如何應(yīng)對(duì)收集和保存資料過(guò)程中的隱私權(quán)問(wèn)題，以及檔案信息化及其服務(wù)過(guò)程中的隱私權(quán)保護(hù)對(duì)策等個(gè)人權(quán)益保護(hù)問(wèn)題，使藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的建設(shè)有法可依，有章可循。如“對(duì)藝術(shù)檔案的收集、整理、借閱、開(kāi)發(fā)作出明確規(guī)定，學(xué)院或者學(xué)校檔案管理部門(mén)還要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，防止藝術(shù)檔案分散流失，禁止他人利用檔案材料進(jìn)行抄襲，制止歸為己有，保證藝術(shù)檔案歸檔質(zhì)量，使藝術(shù)檔案和其他檔案能夠得到最大程度的合理利用，同時(shí)，將藝術(shù)檔案工作擺到重要的位置，要加大對(duì)藝術(shù)檔案工作的指導(dǎo)，使它逐步變成師生的自覺(jué)行動(dòng)，這樣才會(huì)使相關(guān)人員有意識(shí)地保存、上交藝術(shù)檔案材料?！保?］24

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

要提高院系學(xué)生檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)藝術(shù)生成長(zhǎng)檔案工作有清醒的認(rèn)識(shí)，藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的管理不是普通材料的堆放，不是普通的看管，希望能配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，系統(tǒng)而有序地完成檔案材料的收集、分類(lèi)、整理和查詢(xún)工作。其次，檔案管理人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，由于檔案工作極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，管理人員不僅要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)的最新理論成果，用最新的知識(shí)、方法和技能來(lái)提高檔案的管理水平；還要學(xué)習(xí)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化檔案管理，了解傳統(tǒng)的管理方法與信息化檔案管理的不同，結(jié)合本職工作，提高專(zhuān)業(yè)化管理水平；更重要的是要不斷提高政治素養(yǎng)，作為檔案管理人員，政治上的堅(jiān)定性，嚴(yán)守機(jī)密的品格能保證檔案工作的安全。再次，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。主動(dòng)深入教學(xué)、科研、創(chuàng)作第一線，做好歸檔材料的宣傳工作，解決教職工在收集檔案過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)而潛移默化地影響領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生對(duì)藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案的重視和理解，當(dāng)然，在這個(gè)過(guò)程中，也體現(xiàn)了檔案管理人員的價(jià)值和檔案工作的價(jià)值所在。

（四）提高藝術(shù)檔案的利用水平

高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案范圍非常廣泛，內(nèi)容豐富多彩，既包括日常的教學(xué)、實(shí)踐和創(chuàng)作，也包括展覽、比賽和交流等層面的藝術(shù)活動(dòng)。這些檔案內(nèi)容是師生心血的凝結(jié)，是一筆可貴的財(cái)富，如果束之高閣而不加利用，就不能發(fā)揮它的效益。藝術(shù)檔案管理的最終目的在于利用，在于滿足教學(xué)活動(dòng)的需要，而藝術(shù)檔案的充分利用，既可以滿足師生的教學(xué)、科研、參考佐證和學(xué)習(xí)提高的目的，又能發(fā)揮藝術(shù)檔案在舉辦陳列展覽、編修院史校志等方面的作用。另外，藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案中的優(yōu)秀作品也可以面向社會(huì)展出，可以陶冶大眾情操，開(kāi)闊大眾視野，充分發(fā)揮藝術(shù)作品的審美作用和感染力。

（五）實(shí)行數(shù)字化信息管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的突飛猛進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的空前普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是必要的、也是迫切的，從儲(chǔ)存角度來(lái)講，可以把相關(guān)藝術(shù)作品原件掃描存入電腦，具有存儲(chǔ)方便、儲(chǔ)存信息量大、查找方便、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。從時(shí)空角度看，它可使每一位教職工和學(xué)生不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)查詢(xún)自己所需要的信息。從管理角度，它使檔案管理工作變得方便、快捷、高效，既提高了藝術(shù)類(lèi)學(xué)生檔案的管理工作效率，也節(jié)約了師生利用檔案的時(shí)間，可以最大限度地使更多師生受益，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。對(duì)信息化管理的建議：“加大資金投入，增加檔案信息化建設(shè)的效益；提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，建設(shè)過(guò)硬的人才隊(duì)伍；提高技術(shù)水平，加強(qiáng)法制建設(shè)”［2］210。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案作為社會(huì)歷史和人文精神的載體，它對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)起到很好的激勵(lì)和推進(jìn)作用，不但有利于教師“教”，更有利于學(xué)生的“學(xué)”。當(dāng)然，高校藝術(shù)類(lèi)院系在學(xué)生成長(zhǎng)檔案建設(shè)方面還有很多工作要做，要想有效地解決檔案建設(shè)存在的主要問(wèn)題，各高校藝術(shù)類(lèi)院系要抓住目前信息化時(shí)代的有利時(shí)機(jī)，沖破原有的思路和模式，創(chuàng)建一套符合藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)需要的檔案建設(shè)思想和觀念，明確管理制度，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，提高技術(shù)手段，把握檔案利用者需求的規(guī)律，積極主動(dòng)地提供內(nèi)容豐富、特色多樣的服務(wù)，充分發(fā)揮藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值，更好地促進(jìn)文化的繁榮。

［1］譚廣超.高校藝術(shù)類(lèi)學(xué)生成長(zhǎng)檔案建立的必要性［J］.蘭臺(tái)世界，2012（11）.

［2］劉宗華.淺談檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與優(yōu)化建議［J］.中國(guó)外資，2012（10）.