論ERP系統(tǒng)管理與企業(yè)維修成本控制

王希軍

（中國(guó)石油渤海鉆探裝備處 天津）

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)是基于先進(jìn)的企業(yè)管理理念上高度集成化的信息系統(tǒng)，是一套將財(cái)務(wù)、分銷、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，開發(fā)和利用好ERP系統(tǒng)，可以幫助油田企業(yè)更加科學(xué)的進(jìn)行維修控制，降低運(yùn)營(yíng)成本。

一、應(yīng)使ERP系統(tǒng)成為油田企業(yè)成本控制的工具

1.企業(yè)特征使ERP系統(tǒng)成為成本控制的工具

（1）成本控制是企業(yè)管理的重要組成部分。但不同性質(zhì)的企業(yè)，由于不同經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在企業(yè)中所占的成本比率十分懸殊，因而對(duì)于成本控制的對(duì)象、方法和思路等均有所不同；對(duì)于資產(chǎn)密集型企業(yè)，提高維修管理水平，控制好維修成本是提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的關(guān)鍵所在。因此對(duì)于這類企業(yè)的管理思路是：通過(guò)維修管理帶動(dòng)企業(yè)低成本運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)公司的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。這種管理思路也是由該類企業(yè)特征決定的。

（2）油田企業(yè)是資產(chǎn)高度密集的企業(yè)。主要體現(xiàn)在：一是設(shè)備資產(chǎn)數(shù)目龐大，二是種類繁多，三是主要生產(chǎn)設(shè)備單臺(tái)價(jià)值較高。例如，一套進(jìn)口三相分離器設(shè)備，價(jià)值超過(guò)1500萬(wàn)元人民幣，一套進(jìn)口APR測(cè)試工具價(jià)值超過(guò)500元人民幣。高價(jià)值的設(shè)備資產(chǎn)，必然伴隨大量的維修資金，運(yùn)營(yíng)成本中維修費(fèi)用所占比例必然非常高。因此，抓好維修成本控制，就等于抓住了主要矛盾，抓住了主要矛盾也就抓住了解決問(wèn)題的關(guān)鍵。換句話說(shuō)，維修成本控制得好壞在一定程度上也反映了企業(yè)管理中成本控制的好壞，體現(xiàn)著企業(yè)的管理水平。

2.油田企業(yè)維修存在以下管理難點(diǎn)

（1）生產(chǎn)是第一位的。由于可靠性生產(chǎn)是企業(yè)的根本要求，所以為了保證設(shè)備維修的需要，有些關(guān)鍵設(shè)備或備件，就不能按照零庫(kù)存的管理思想去管理，就可能出現(xiàn)需要一個(gè)領(lǐng)兩個(gè)的情況，目的是不怕一萬(wàn)就怕萬(wàn)一，這是因油田企業(yè)追求的“生產(chǎn)無(wú)縫隙連接”所造成的必然結(jié)果，也是由于資產(chǎn)高度密集，生產(chǎn)等停費(fèi)用居高所形成的必然選擇。

（2）資產(chǎn)及設(shè)備數(shù)目龐大，到底哪些需要多儲(chǔ)備，哪些可少儲(chǔ)或不儲(chǔ)備，這里面肯定有規(guī)律，但因?yàn)閿?shù)目龐大，要想搞清楚這個(gè)規(guī)律不太容易。

（3）對(duì)于操作人員來(lái)說(shuō)，是不是根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)去領(lǐng)料呢，比如說(shuō)真是因?yàn)樵O(shè)備需要這么多備件呢，還是因?yàn)閭€(gè)人使用方便等原因，往往是以領(lǐng)代耗，造成很多的賬外物料，特別是由于油田單位的施工隊(duì)伍多是在交通不便的野外，因此，以領(lǐng)代耗的現(xiàn)象經(jīng)常存在。

（4）對(duì)于那些消耗的維修成本比其生產(chǎn)價(jià)值都大的設(shè)備，因?yàn)閿?shù)量多，當(dāng)需要確定是否屬于該報(bào)廢的設(shè)備時(shí)，比較難以確定。

（5）對(duì)于維修當(dāng)中的維修方法難以去考究，是否因不科學(xué)的維修而造成故障頻發(fā)，從而造成了設(shè)備維修成本的提高。概括起來(lái)講，油田企業(yè)存在著設(shè)備多、對(duì)應(yīng)的備件也多等特點(diǎn)，因此管理起來(lái)非常困難，不但數(shù)據(jù)信息量大，也因沒(méi)有精確的管理等很難做到科學(xué)的成本分析。

3.通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

通過(guò)ERP系統(tǒng)能夠?qū)?shù)目龐大的設(shè)備、備件、維修內(nèi)容等都管理起來(lái)，既能夠做到精細(xì)化管理，還解決了維修成本控制中的各種難題。

（1）計(jì)算機(jī)管理使非常多的對(duì)象都能做到信息清晰與共享，并能夠方便的查詢。

（2）通過(guò)單機(jī)定額消耗等統(tǒng)計(jì)工作，可以比較科學(xué)的確定合理的維修庫(kù)存，解決很多生產(chǎn)單位與采購(gòu)部門都摸不準(zhǔn)的問(wèn)題，同時(shí)更便于對(duì)單臺(tái)設(shè)備的考核，可從眾多的設(shè)備中選擇出重點(diǎn)的控制對(duì)象。

（3）通過(guò)在使用部門對(duì)沒(méi)有用完的物料進(jìn)行及時(shí)退庫(kù)，可以避免因以領(lǐng)代耗所引起的成本不實(shí)等問(wèn)題。

（4）通過(guò)對(duì)設(shè)備備件消耗進(jìn)行不斷地分析，可以分析出該設(shè)備的適用價(jià)值，而不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)橛行枰獔?bào)廢的設(shè)備而引起成本的增加。

（5）通過(guò)對(duì)比分析，可以選擇更為科學(xué)的修理方法，確定更加合理的修理標(biāo)準(zhǔn)，并逐步形成相關(guān)的工作規(guī)范。做到維修方式的科學(xué)化管理，減少因維修不當(dāng)而引起的成本消耗，使超保、漏保或過(guò)度維修等現(xiàn)象，都能得到更好地掌控。

（6）通過(guò)對(duì)修理廠家的事前控制，使維修質(zhì)量進(jìn)一步得到提高，減少因質(zhì)量問(wèn)題而抬高維修費(fèi)用等。

總之，ERP通過(guò)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，輔助企業(yè)管理有形資產(chǎn)(如生產(chǎn)設(shè)備、廠房設(shè)施、交通工具、儀器儀表、工具以及包括一些圖紙、文檔、經(jīng)驗(yàn))、危害因素識(shí)別、預(yù)防措施等，使油田企業(yè)與維修相關(guān)的所有因素得到了全覆蓋，它是一種管理專業(yè)性很強(qiáng)的管理工具。

二、通過(guò)REP系統(tǒng)控制維修成本的基礎(chǔ)工作

ERP基于先進(jìn)的企業(yè)管理理念，以財(cái)務(wù)管理為核心，以設(shè)備管理、項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理、計(jì)劃管理、銷售管理、庫(kù)存管理、人力資源管理為子系統(tǒng)構(gòu)建的一個(gè)通信系統(tǒng)，也是一個(gè)大的操作管理平臺(tái)。在這個(gè)操作管理平臺(tái)中，各子系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境下工作，各部門既可以實(shí)現(xiàn)資源共享，增進(jìn)相互了解、相互配合，又可以避免因部門間的數(shù)據(jù)相互抄送造成的錯(cuò)誤，同時(shí)，由于采用的是計(jì)算機(jī)管理，大大增加了數(shù)據(jù)采集量，使數(shù)據(jù)分析更加便捷，精細(xì)化管理更加容易實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)雖然為油田企業(yè)控制維修成本提供了一個(gè)非常便捷的工具，若要充分發(fā)揮其強(qiáng)大功能，還需要做好以下工作。

1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要齊全完善

基礎(chǔ)工作的好壞直接影響后續(xù)工作的質(zhì)量，常言說(shuō)“3分技術(shù)、7分管理、12分?jǐn)?shù)據(jù)”，要充分利用好ERP系統(tǒng)，所有需要進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都要按照統(tǒng)一要求，統(tǒng)一口徑進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化錄入。只有做到數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，才能為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析提供全面、真實(shí)的基礎(chǔ)資料。為了做好維修費(fèi)用的控制和分析，首先要按照企業(yè)實(shí)際，建立健全功能位置，只有齊全的功能位置，才能將企業(yè)各類資產(chǎn)全數(shù)分配到功能位置之下。其次是將企業(yè)所有資產(chǎn)，按功能位置錄入系統(tǒng)，資產(chǎn)錄入要做到同類資產(chǎn)名稱一致，一個(gè)資產(chǎn)建立一條記錄，不能合建，也不能少建或漏建。只有這樣，才能在編制維修工單時(shí)，做到修理內(nèi)容與資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)，具體錄入時(shí)可以參考A7系統(tǒng)要求的用名。

2.維修內(nèi)容要真實(shí)

ERP系統(tǒng)要求憑單領(lǐng)料，也就是說(shuō)有了維修需求或者有了維修任務(wù)才允許領(lǐng)料。不允許出現(xiàn)為了領(lǐng)料而領(lǐng)料的工單。如果做不到這點(diǎn)，就不能將物料消耗對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的設(shè)備或維修對(duì)象，否則會(huì)造成因?yàn)楣ぷ鞣绞降膯?wèn)題而影響到單機(jī)消耗統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。因此，按照系統(tǒng)的要求認(rèn)真正確的填寫維修信息是做好動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)工作的基礎(chǔ)，也是開展分析工作的前提。其實(shí)，ERP是一個(gè)基礎(chǔ)工程，系統(tǒng)為資產(chǎn)管理或者成本分析工作提供了先進(jìn)的管理理念、管理方法和管理思路，但是，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)畢竟是由人來(lái)操作，所以需要操作人員必須按照要求認(rèn)真地進(jìn)行操作，因此，選用責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致的ERP操作員及建立明確的ERP操作員崗位職責(zé)就顯的至關(guān)重要。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)量較大和數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范化要求較為嚴(yán)格，手續(xù)較為繁雜，使用人員極易產(chǎn)生對(duì)系統(tǒng)的抵制思想，一旦管理力度跟不上，就會(huì)造成使用人員的敷衍行為，導(dǎo)致錄入成本數(shù)據(jù)的不真實(shí)性，因此，在一定程度上講，領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)真謀劃和督導(dǎo)是ERP系統(tǒng)能否成功運(yùn)作的關(guān)鍵。

3.正確處理采購(gòu)與發(fā)料的關(guān)系

因?yàn)镋RP系統(tǒng)是一個(gè)信息集成的系統(tǒng)，它把維修任務(wù)、庫(kù)存采購(gòu)、計(jì)劃供應(yīng)、人力資源等系統(tǒng)都集成為一個(gè)主體。這樣就要求企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門必須協(xié)調(diào)一致，只有每個(gè)部門都能高效、快捷的完成自己的業(yè)務(wù)，才不會(huì)影響其他部門業(yè)務(wù)的順利開展。成本核算工作與采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)系密切，如果所需物料沒(méi)有及時(shí)采購(gòu)，或者采購(gòu)在途、已經(jīng)到貨但沒(méi)及時(shí)入庫(kù)等，都會(huì)影響到物料發(fā)放，就不能將庫(kù)存物資和設(shè)備實(shí)際消耗等準(zhǔn)確地對(duì)應(yīng)起來(lái)，從而影響到系統(tǒng)的成本實(shí)時(shí)分析，造成成本分析的重大偏差。也就是說(shuō)，財(cái)務(wù)核算、成本分析是一個(gè)整體，該工作不僅僅是財(cái)務(wù)部門和維修部門的事，供應(yīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門的工作也是精確進(jìn)行成本分析的前提和基礎(chǔ)。

4.形成足夠多的歷史數(shù)據(jù)

ERP系統(tǒng)引進(jìn)的是先進(jìn)的管理思想，然而對(duì)管理水平的提升、對(duì)管理決策的有力支持等，則需要建立在翔實(shí)的數(shù)據(jù)積累之上，以及在日常維修工單高質(zhì)量完成的基礎(chǔ)之上，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的積累，就能夠分析管理對(duì)象的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，通過(guò)分析單臺(tái)設(shè)備或關(guān)心對(duì)象的成本消耗趨勢(shì)，提取有益的信息。歷史數(shù)據(jù)形成的過(guò)程就是維修水平的記錄過(guò)程，通過(guò)數(shù)據(jù)的挖掘、提取、分析和對(duì)比，將維修成本管理變成數(shù)字化的管理，尋找出更加科學(xué)的維修方式與方案。成本消耗數(shù)據(jù)積累越多，對(duì)成本分析的價(jià)值就越大。

三、成本核算的層次

ERP設(shè)備維修管理是以資產(chǎn)、設(shè)備臺(tái)賬為基礎(chǔ)，以工單的提交、審批、執(zhí)行為主線，按照保養(yǎng)、計(jì)劃?rùn)z修、預(yù)防性維修、預(yù)測(cè)性維修幾種可能模式，以提高維修效率、降低總體維護(hù)成本等為目標(biāo)，將修理內(nèi)容、材料費(fèi)、人工費(fèi)都集成在一個(gè)數(shù)據(jù)充分共享的設(shè)備管理模塊中的同時(shí)，通過(guò)企業(yè)編碼的控制，使設(shè)備修理活動(dòng)限定在合格供方內(nèi)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了對(duì)服務(wù)方的控制。成本核算的實(shí)現(xiàn)應(yīng)該根據(jù)具體情況按以下幾個(gè)層次去完成。

（1）和以前系統(tǒng)的銜接，特別是對(duì)于那些停留在手工模式上的，就需要用ERP系統(tǒng)能夠打印出成本核算的各種單據(jù)，諸如接收單、領(lǐng)料單、發(fā)票、物資核算單、入庫(kù)金額匯總等。因?yàn)樨?cái)務(wù)核算是以憑證為基礎(chǔ)的，在沒(méi)有新的或更為先進(jìn)的核算體系或模式下，首先要能夠滿足財(cái)務(wù)對(duì)生成憑證的要求，這也是最基本的要求。

（2）在能夠完成成本核算基本要求的基礎(chǔ)上，就可以開發(fā)、定制模塊并進(jìn)行多層次、多對(duì)象的成本分析。對(duì)于企業(yè)當(dāng)中的不同人員和不同部門來(lái)說(shuō)，所關(guān)心的財(cái)務(wù)信息是不一樣的。例如，對(duì)于生產(chǎn)部門來(lái)說(shuō)，可能最關(guān)心的是否會(huì)發(fā)生赤字，而對(duì)于管理部門可能更多關(guān)注的是整體財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況。通過(guò)維修任務(wù)所對(duì)應(yīng)的不同級(jí)科目或其組合，或者再加上對(duì)維修任務(wù)相關(guān)的部門、時(shí)間段等條件的查詢，能夠得到具體部門所需要的有用的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（3）當(dāng)以上成本核算和分析目標(biāo)達(dá)到后，就應(yīng)當(dāng)考慮成本核算集成化的功能。即將維修的財(cái)務(wù)信息，通過(guò)接口程序生成電子憑證，然后直接導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)成本消耗和財(cái)務(wù)核算的一體化，滿足財(cái)務(wù)管理成本核算的各種要求。

四、成本分析對(duì)維修工作的指導(dǎo)

對(duì)于資產(chǎn)密集性企業(yè)，成本控制的重點(diǎn)在于對(duì)維修成本的控制，所以需要成本控制手段既能夠從維修中來(lái)，又能夠返回到維修任務(wù)當(dāng)中去，可對(duì)維修工作產(chǎn)生指導(dǎo)意義。通過(guò)ERP系統(tǒng)能夠?qū)⒕S修的各種因素集成為一個(gè)整體，能將成本消耗和成本消耗的原因一一對(duì)應(yīng)起來(lái)，找出維修當(dāng)中對(duì)消耗成本影響重大的因素，保留合理的，剔除無(wú)關(guān)緊要的。

（1）故障分析和成本分析的關(guān)系。事實(shí)上，資產(chǎn)的維修策略、維修方法、維修環(huán)境、維修人員、維修工具等，都會(huì)對(duì)設(shè)備維修質(zhì)量產(chǎn)生重大影響，最終影響到維修成本。通過(guò)維修成本的分析，能夠讓管理人員關(guān)聯(lián)到這些因素。所以說(shuō)，故障分析和成本分析，最終是彼此依賴和相互支撐。合理的成本分析可以指導(dǎo)維修資金的合理分配，而合理的分配又會(huì)帶動(dòng)維修設(shè)備的整體性能和可靠性的增加，從而減少事故，也就減少了維修頻次，從而降低了維修成本。

（2）與實(shí)施方法、應(yīng)用質(zhì)量等密不可分。對(duì)于油田企業(yè)來(lái)說(shuō)，管好了資產(chǎn)，也就是管好了企業(yè)發(fā)展的根基。然而，油田企業(yè)資產(chǎn)管理面臨的是數(shù)量龐大、備品配件繁多，管理以及成本控制難度大等問(wèn)題，ERP系統(tǒng)正是解決這些難題的一個(gè)有力工具，但系統(tǒng)能不能用好，與實(shí)施方法、應(yīng)用質(zhì)量、管理模式密不可分。實(shí)施好并應(yīng)用好系統(tǒng)和不斷提升維修管理水平是進(jìn)行成本分析的前提條件，因此，只有基礎(chǔ)工作做扎實(shí)，管理和分析效益才能得以體現(xiàn)。

公司自2011年正式使用ERP系統(tǒng)以來(lái)，通過(guò)進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)分析，與2010年同期相比，備件庫(kù)存降低了7.6%；明確了三相分離器設(shè)備作為重點(diǎn)控制對(duì)象，新增報(bào)廢設(shè)備10臺(tái)，常用維修廠家由過(guò)去的334家縮減到270家。截止目前未發(fā)生過(guò)因維修質(zhì)量不過(guò)關(guān)而返修的現(xiàn)象，綜合維修費(fèi)用降低了8.2%，收效非常明顯。