電子資源管理催生圖書(shū)館新架構(gòu)

劉素清

摘要

當(dāng)電子資源日益成為圖書(shū)館的主體資源時(shí)，在印本資源環(huán)境下建立的圖書(shū)館線性管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)電子資源較復(fù)雜的管理要求，圖書(shū)館必須調(diào)整業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組，才能適應(yīng)電子資源的發(fā)展。該文對(duì)國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館基于業(yè)務(wù)流程變化進(jìn)行的機(jī)構(gòu)重組情況進(jìn)行了回顧，特別分析了國(guó)內(nèi)圖書(shū)館電子資源管理以及組織結(jié)構(gòu)問(wèn)題，最后給出了基于業(yè)務(wù)流程變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組的建議。

關(guān)鍵詞

電子資源管理 業(yè)務(wù)流程 機(jī)構(gòu)重組

上個(gè)世紀(jì)中期以后，隨著Web的興起和普及應(yīng)用，基于Web的電子資源得以飛速發(fā)展。以外文電子期刊為例，1995年有電子期刊115種，1998年增長(zhǎng)到1300種，到2004年達(dá)到約30000多種。電子資源的迅猛發(fā)展不但改變了圖書(shū)館的館藏結(jié)構(gòu)，也對(duì)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程、管理和服務(wù)模式提出了挑戰(zhàn)，現(xiàn)行的圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程和架構(gòu)是在印本資源為主體的環(huán)境下構(gòu)建的，文獻(xiàn)的管理是線性的，即從采購(gòu)、分類編目到借閱服務(wù)和典藏維護(hù)，一般是由幾個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部門分別完成的，而電子資源在采集、存儲(chǔ)、訪問(wèn)、維護(hù)、保存等方面具有動(dòng)態(tài)性和周期性，傳統(tǒng)的線性管理模式無(wú)法適應(yīng)電子資源較復(fù)雜的管理要求，當(dāng)電子資源日益成為圖書(shū)館的主體資源時(shí)，這一問(wèn)題就更加凸顯出來(lái)。在電子資源繁榮發(fā)展的近20年里，國(guó)內(nèi)外的圖書(shū)館一直孜孜以求，力圖尋找一種科學(xué)高效的管理方式，從早期套用印本資源管理模式，到研發(fā)獨(dú)立的電子資源管理系統(tǒng)（ERMS）、網(wǎng)絡(luò)級(jí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，再到下一代圖書(shū)館系統(tǒng)，可謂模式百出，方法各異，但迄今為止電子資源的管理還很不成型，筆者認(rèn)為，電子資源管理的關(guān)鍵不是系統(tǒng)問(wèn)題，而是圖書(shū)館流程和架構(gòu)的重組問(wèn)題，圖書(shū)館必須調(diào)整業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組，才能適應(yīng)電子資源的發(fā)展和管理要求。

1 基于業(yè)務(wù)流程變化的圖書(shū)館機(jī)構(gòu)重組概況

電子資源在授權(quán)、獲取、網(wǎng)絡(luò)、定價(jià)、所有權(quán)和迅速變化的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)方面引起諸多復(fù)雜的問(wèn)題。對(duì)于電子資源，采選人員不能單獨(dú)決定是否采集，而必須在館內(nèi)與其他部門進(jìn)行密切協(xié)商以評(píng)估該資源的適用性才能決定，通常情況下需要與技術(shù)、采訪、資源發(fā)現(xiàn)與組織、法務(wù)及服務(wù)部門協(xié)商，而且流程要比印本資源的采訪復(fù)雜得多，除了內(nèi)容選擇，還包括談判、許可、開(kāi)通試用、數(shù)據(jù)庫(kù)激活、使用統(tǒng)計(jì)、評(píng)估、續(xù)訂和用戶支持等。電子資源的復(fù)雜管理要求改變了圖書(shū)館的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，使圖書(shū)館的技術(shù)業(yè)務(wù)與公共服務(wù)的界限日趨模糊。為了適應(yīng)電子資源的發(fā)展要求，圖書(shū)館必須進(jìn)行基于流程的機(jī)構(gòu)重組。

1.1 國(guó)外圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程變化以及機(jī)構(gòu)重組概況

機(jī)構(gòu)重組向來(lái)都不是一件容易的事情，尤其在圖書(shū)館界，有史以來(lái)，圖書(shū)館就是一個(gè)以人為中心的機(jī)構(gòu)，以人安排工作的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于讓員工適應(yīng)工作。根據(jù)海遜（A.Hirshon）的研究，從1975年到1991年，圖書(shū)館自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展使得圖書(shū)館的采編流程發(fā)生了很大變化，但是令人難以置信的是除了部分圖書(shū)館將采訪和編目合并以外，從1975年到1991年間大部分圖書(shū)館的組織機(jī)構(gòu)都未改變。美國(guó)研究圖書(shū)館學(xué)會(huì)（Association of Research Librar-ies，ARL）1987年和2007年的兩次統(tǒng)計(jì)，也得出類似結(jié)論，這20年間，藏書(shū)建設(shè)實(shí)踐發(fā)生了很大變化，但圖書(shū)館組織結(jié)構(gòu)變化卻很小。究其原因，主要是因?yàn)樽詣?dòng)化技術(shù)及其相關(guān)工作并未改變圖書(shū)館的線性工作模式，但電子資源則不同，它具有周期性循環(huán)、螺旋式上升的特點(diǎn)，圖書(shū)館原有的單一線性組織結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)其發(fā)展，必將引發(fā)機(jī)構(gòu)變革，盡管這種變革還比較緩慢，但它已經(jīng)在發(fā)生和演進(jìn)。電子資源管理引發(fā)的圖書(shū)館機(jī)構(gòu)重組歷程可以分為三個(gè)階段。

1.1.1 第一階段：電子資源適應(yīng)印本資源為中心的架構(gòu)（上世紀(jì)90年代中期到21世紀(jì)初）

在電子資源興起早期，圖書(shū)館是不愿意變革的，只有少數(shù)圖書(shū)館敢于沖破傳統(tǒng)，對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。如美國(guó)內(nèi)華達(dá)大學(xué)圖書(shū)館在上個(gè)世紀(jì)90年代中期就成立了一個(gè)新的部門“知識(shí)檢索管理”（Knowl-edge Access Management），該部門包括編目、系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)與維護(hù)，它將內(nèi)部服務(wù)與公共服務(wù)合并在了一起。又如康奈爾大學(xué)圖書(shū)館于2002年對(duì)技術(shù)業(yè)務(wù)部進(jìn)行重組，不但增加了元數(shù)據(jù)服務(wù)小組，而且將采訪和書(shū)目控制合并，并在其下設(shè)立電子資源工作小組。但從總體上看，在電子資源出現(xiàn)的最初幾年，大部分圖書(shū)館都沒(méi)有發(fā)生機(jī)構(gòu)重組，都是將電子資源的相關(guān)職責(zé)，如談判許可、知識(shí)庫(kù)管理、電子資源激活等添加到了現(xiàn)有的工作職責(zé)中。波蘭的貝德納雷克一米哈爾斯卡（Bozena Bednarek-Michalska）于2002年形象地描述了世界范圍內(nèi)圖書(shū)館員奮力應(yīng)對(duì)電子資源的情況：圖書(shū)館的每個(gè)部門似乎都必須吸收一點(diǎn)與電子資源相關(guān)的工作。為電子資源設(shè)立專門的崗位勢(shì)在必行，但到底設(shè)立在哪里？采訪部、編目部、期刊部或參考咨詢部都在討論之中。另外一個(gè)焦點(diǎn)就是電子資源崗位到底包括什么職責(zé)？采訪？資源管理？保護(hù)與藏書(shū)建設(shè)？認(rèn)知的不同，導(dǎo)致了電子資源工作職責(zé)的差異。

1.1.2 第二階段：機(jī)構(gòu)重組適應(yīng)電子資源的發(fā)展（21世紀(jì)前10年）

首先，作為印本資源管理流程“附加”模塊的管理方式瓦解。隨著電子資源經(jīng)費(fèi)和數(shù)量的快速增長(zhǎng)，特別是大規(guī)模的全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及諸多大型出版社的電子期刊的引入，以及始于21世紀(jì)初的連續(xù)出版物e-only收藏政策的推行，導(dǎo)致了電子資源管理作為印本資源管理流程“附加”模塊的工作模式開(kāi)始瓦解。因?yàn)橛”举Y源的處理過(guò)程，如訂購(gòu)、催缺、裝訂和編目不能完全應(yīng)用到電子資源管理中；同時(shí)電子資源又有新的流程需要考慮，如開(kāi)通試用、跟出版商直接進(jìn)行價(jià)格談判、許可、設(shè)置和維護(hù)檢索。按照文獻(xiàn)題名逐一選擇、訂購(gòu)、記清單、簽收和續(xù)訂的線性流程逐步被按照內(nèi)容包進(jìn)行管理的多方位和周期性的流程所替代，而該流程是現(xiàn)存集成系統(tǒng)和工作流程所不能容納的。

其次，新的流程催生圖書(shū)館的機(jī)構(gòu)改革。這十幾年中，大部分圖書(shū)館設(shè)立了電子資源部門或者新崗位，或者完成了從印本資源到電子資源轉(zhuǎn)化的機(jī)構(gòu)重組。機(jī)構(gòu)重組的核心是將內(nèi)部技術(shù)業(yè)務(wù)與公共服務(wù)融合。伯克和麥康奈爾（Burke & McConnell）很直接地描述了這種融合：“在公共服務(wù)和技術(shù)服務(wù)領(lǐng)域，‘我們與‘你們區(qū)分的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，現(xiàn)在兩者的角色交叉已經(jīng)勢(shì)不可擋”。圖書(shū)館重組的方式多種多樣，有的設(shè)立跨部門的委員會(huì)去協(xié)作，如美國(guó)利哈伊大學(xué)（Lehigh University）成立由采訪、藏書(shū)建設(shè)、連續(xù)出版物、咨詢服務(wù)人員共同組成的委員會(huì)去推進(jìn)協(xié)作；有的設(shè)立電子資源館員崗位，館員職責(zé)有的側(cè)重在技術(shù)業(yè)務(wù)，有的側(cè)重在公共服務(wù)；也有按照文獻(xiàn)類型重組機(jī)構(gòu)的，如：澳大利亞新南威爾士大學(xué)圖書(shū)館（University of New South Wales Li-brary）將原來(lái)的“圖書(shū)期刊部”分成了電子資源、印本資源、數(shù)據(jù)庫(kù)商以及財(cái)務(wù)處理服務(wù)三部分。最有爭(zhēng)議的變革是美國(guó)西北大學(xué)圖書(shū)館于2007年將電子期刊和印本期刊完全分開(kāi)，成立了專門的“電子資源與評(píng)估部”，原來(lái)的印本資源歸到了重組后的采編部。endprint

其三，人力資源情況。無(wú)論形式如何，機(jī)構(gòu)重組已經(jīng)發(fā)生，圖書(shū)館用在電子資源的人力明顯增多，根據(jù)華盛頓州立大學(xué)圖書(shū)館朱莉葒關(guān)于圖書(shū)館管理者對(duì)技術(shù)服務(wù)主任崗位職責(zé)要求的研究，1996-1998年，技術(shù)業(yè)務(wù)部主任崗位中關(guān)于電子資源管理的職責(zé)只占1.59%，而2006-2008年增加到了19.15%；加德納（Susan Gardner）2001年對(duì)ARL成員機(jī)構(gòu)做了一個(gè)調(diào)研，以期發(fā)現(xiàn)電子期刊向e-only轉(zhuǎn)變對(duì)圖書(shū)館人力資源配置的影響，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，73%的人認(rèn)為電子期刊的工作員工增加了，97%的人認(rèn)為員工花在電子資源上的時(shí)間增加了，88%的人認(rèn)為電子期刊需要專業(yè)館員參與。但總體上看，電子資源的館員數(shù)量與電子資源的發(fā)展規(guī)模不成比例。巴恩斯（Matt Barnes）于2009年在一個(gè)會(huì)議報(bào)告中分析了這一問(wèn)題，他指出在技術(shù)業(yè)務(wù)部門75%的員工負(fù)責(zé)印本資源的工作，25%的員工負(fù)責(zé)電子資源，但是60%的經(jīng)費(fèi)都花費(fèi)在了電子資源上。他建議最起碼應(yīng)該有60%的員工負(fù)責(zé)電子資源工作?？傊@個(gè)時(shí)期，不管規(guī)模大小，大部分圖書(shū)館只雇傭1-3個(gè)專業(yè)館員負(fù)責(zé)電子資源業(yè)務(wù)，再輔之以少量電子資源助理，有的甚至沒(méi)有電子資源助理崗位。

其四，電子資源崗位職責(zé)和隸屬部門分析。奧爾比茨（Rebecca Albitz）于2002年對(duì)1996-2001年間電子資源館員的崗位進(jìn)行了分析，分析集中在三個(gè)問(wèn)題：電子資源崗位設(shè)在哪個(gè)部門、崗位對(duì)資歷的要求和具體職責(zé)。研究發(fā)現(xiàn)42%的電子資源崗位設(shè)置在公共服務(wù)部門，33%設(shè)在技術(shù)業(yè)務(wù)部門，26%設(shè)在兩個(gè)部門或者在崗位描述中不明確；職責(zé)要求中主要強(qiáng)調(diào)公共服務(wù)（咨詢占58%，書(shū)目指導(dǎo)占53%），同時(shí)也包括技術(shù)業(yè)務(wù)的諸多方面，包括網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)與支持、藏書(shū)建設(shè)、自動(dòng)化與技術(shù)支持以及學(xué)科館員、連續(xù)出版物、編目、采訪、版權(quán)和數(shù)據(jù)收集，這些崗位職責(zé)對(duì)電子資源館員的要求是“萬(wàn)能”的?？肆_尼斯和亨德森（Croneis & Henderson）于2002年對(duì)美國(guó)《大學(xué)與研究圖書(shū)館新聞》（College & Re-search Libraries News）1990—2000年間電子館員崗位的研究正好印證了奧爾比茨（Rebecca Albitz）的研究，他的研究發(fā)現(xiàn)電子資源崗位仍舊是強(qiáng)調(diào)公共服務(wù)職責(zé)，這不足為奇，因?yàn)樵缙诘碾娮淤Y源如光盤工作站等主要是在公共服務(wù)部門如咨詢部等提供服務(wù)。費(fèi)希爾（William Fisher）于2003年分析了1985-2001年在《美國(guó)圖書(shū)館》（American Li-braries）上發(fā)布的電子資源館員崗位，大部分崗位設(shè)置仍聚焦在公共服務(wù)，尤其是參考咨詢和書(shū)目指導(dǎo)。

當(dāng)電子資源在規(guī)模和范圍上增加時(shí)，其業(yè)務(wù)內(nèi)容如談判許可、認(rèn)證機(jī)制、通過(guò)網(wǎng)頁(yè)和聯(lián)機(jī)目錄提供服務(wù)等需要更多部門參與，電子資源館員主要分布在公共服務(wù)部門的情況發(fā)生了變化，2007年，奧爾比茨和謝爾本（Rebecca Albitz，Wendy Alien Shel-burne）對(duì)電子資源崗位在管理體系、職責(zé)和職業(yè)經(jīng)歷等方面的變化進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)完全不同的結(jié)論，52%的電子資源館員在技術(shù)業(yè)務(wù)部門工作，25%在公共服務(wù)部門，30%在藏書(shū)建設(shè)部門，只有19%的員工在咨詢部，17%在培訓(xùn)部。職責(zé)主要是技術(shù)、公共服務(wù)或行政管理，具體為：購(gòu)買、審核和協(xié)調(diào)占71%，許可、價(jià)格談判占62%，管理和協(xié)調(diào)電子資源占57%；電子資源館員的職責(zé)一直在動(dòng)態(tài)變化，除傳統(tǒng)角色外，還融入了網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)管理、合同律師、技術(shù)工程師等角色的任務(wù)，只有當(dāng)這些角色在圖書(shū)館界成為共識(shí)，電子資源館員的定義和職責(zé)才能標(biāo)準(zhǔn)化。

其五，形成了分布與集中兩種模式。電子資源工作模式的多樣性導(dǎo)致了圖書(shū)館技術(shù)業(yè)務(wù)部門組織結(jié)構(gòu)的多樣化。但總體上可以分為分布式和集中式兩種。大部分圖書(shū)館將與電子資源相關(guān)的工作分布在不同部門，通過(guò)一個(gè)電子資源館員協(xié)調(diào)各個(gè)部分。根據(jù)美國(guó)研究圖書(shū)館學(xué)會(huì)（ARL）對(duì)“電子資源管理”的調(diào)研，68位被訪問(wèn)者中有66位認(rèn)為他們的機(jī)構(gòu)組織和人力資源是分布式的。分布式是必需的，因?yàn)殡娮淤Y源管理流程要求與技術(shù)業(yè)務(wù)和公共服務(wù)人員之間有深層次的協(xié)調(diào)、交流。但對(duì)于一些圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，他們傾向于將電子資源管理集中在一個(gè)部門，尤其是當(dāng)大部分資源都轉(zhuǎn)成電子資源時(shí)，這種集中式管理模式比較方便。如美國(guó)弗吉尼亞州的歐道明大學(xué)（Old Dominion University），2002—2005年印本期刊減少了25%，但電子期刊訂購(gòu)增加了300%，印本期刊的工作量減少，但電子期刊編目卻出現(xiàn)積壓，經(jīng)過(guò)流程分析后，管理人員決定建立專門的電子資源和連續(xù)出版物部門來(lái)處理電子資源業(yè)務(wù)。又如印第安納大學(xué)伯明頓圖書(shū)館把原來(lái)分散在三個(gè)部門的電子資源集中在“連續(xù)出版物和電子資源采訪組”處理，職責(zé)包括所有印本和電子期刊管理。

1.1.3 第三階段：電子資源管理朝整體化管理模式發(fā)展（2010年—）

起初，電子資源館員把時(shí)間和精力主要花在傳統(tǒng)技術(shù)業(yè)務(wù)流程最相關(guān)的部分，如許可、談判價(jià)格、購(gòu)買內(nèi)容等，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，這些挑戰(zhàn)已經(jīng)被解決，電子資源管理從依賴于一個(gè)集成系統(tǒng)就能處理的采選、付費(fèi)和著錄等模式轉(zhuǎn)變到由多個(gè)系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)管理模式。用戶通過(guò)聯(lián)機(jī)公共目錄（OPAC）之外的諸多系統(tǒng)跟電子資源交互，包括開(kāi)放鏈接（OpenURL）、數(shù)據(jù)庫(kù)和電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)、元搜索/聯(lián)邦檢索、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)、搜索引擎、瀏覽器工具LibX等，電子資源管理因此變成了多個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理，檢索和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題占據(jù)了電子資源管理的大部分工作。

除了檢索和發(fā)現(xiàn)以外，電子資源的管理還涉及到資源建設(shè)、系統(tǒng)和流通等部門的工作，需要從整體上考慮。從資源建設(shè)角度看，傳統(tǒng)資源建設(shè)的數(shù)據(jù)通過(guò)圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)就可以收集到，而電子資源的統(tǒng)計(jì)和分析比印本資源復(fù)雜，需要了解新的文獻(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，理解各個(gè)選項(xiàng)之間的關(guān)系，而且要對(duì)不同數(shù)據(jù)庫(kù)商的數(shù)據(jù)進(jìn)行裝載、清理和質(zhì)量審核。從系統(tǒng)角度看，當(dāng)圖書(shū)館系統(tǒng)全部移到云端，不需要再做本地維護(hù)時(shí)，跟系統(tǒng)相關(guān)的工作就變成了確?；ゲ僮餍?、遷移數(shù)據(jù)、理解界面和用戶的交互、與用戶的聯(lián)系，電子資源館員與支持電子館藏的系統(tǒng)打交道更多，其職責(zé)更像傳統(tǒng)系統(tǒng)部所做的工作。從流通業(yè)務(wù)看，電子資源管理與流通部工作的交叉也非常明顯，表面看，兩個(gè)部門因?yàn)檩d體類型不同工作是完全分離的，但他們?cè)诮o用戶提供檢索這點(diǎn)上是相同的，流通負(fù)責(zé)安排和管理書(shū)架上的圖書(shū)，電子資源負(fù)責(zé)管理圖書(shū)館主頁(yè)、目錄和其他系統(tǒng)中的資源，流通人員幫助讀者尋找找不到的書(shū)，電子資源管理人員幫助讀者修復(fù)問(wèn)題鏈接。電子資源和流通工作都與系統(tǒng)和用戶打交道，需要一個(gè)整體的方法去幫助公共服務(wù)和技術(shù)業(yè)務(wù)的融合。比如成立一個(gè)數(shù)據(jù)部門對(duì)許可、獲取、著錄、數(shù)據(jù)集檢索以及幫助用戶掌握查找、整理、分析數(shù)據(jù)的整體化方法。另外，不同的電子資源載體如流媒體、電子書(shū)、電子期刊也需要統(tǒng)一考慮。如美國(guó)科羅拉多大學(xué)圖書(shū)館，把傳統(tǒng)的采編和電子資源建設(shè)整合成：資源獲取部（ResourceProcurement），負(fù)責(zé)印本資源和電子資源的用戶請(qǐng)求和采購(gòu)；資源處理和著錄部（Resource Processingand Describing Unit），負(fù)責(zé)所有資源的接收、上架或提供檢索；資源維護(hù)部（Resource Maintenance U-nit），負(fù)責(zé)對(duì)資源交付使用后所發(fā)生的變化進(jìn)行處理。endprint

這個(gè)階段電子資源的管理不再局限于電子資源的采集和使用，而是把系統(tǒng)、資源和檢索服務(wù)融合在一起，將電子資源和印本資源進(jìn)行整合管理，在機(jī)構(gòu)組織上也體現(xiàn)了這樣的特點(diǎn)。

2 國(guó)內(nèi)圖書(shū)館電子資源的發(fā)展、管理與組織架構(gòu)

國(guó)內(nèi)圖書(shū)館的電子資源建設(shè)比國(guó)外稍晚，但發(fā)展很快，自1998年1月中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（China Academic Library Information System，CA-LIS）開(kāi)通了全國(guó)第一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)Science Online后，電子期刊、文摘索引數(shù)據(jù)庫(kù)、電子圖書(shū)等紛紛購(gòu)買和引進(jìn)，到2005年左右，圖書(shū)館的學(xué)術(shù)性電子資源的主體建設(shè)框架已經(jīng)完成，之后就是根據(jù)用戶需求和學(xué)科發(fā)展等不斷補(bǔ)充和完善。根據(jù)肖瓏報(bào)告，2012年CALIS引進(jìn)外文數(shù)據(jù)庫(kù)129個(gè)，總費(fèi)用約7億人民幣。國(guó)內(nèi)電子資源管理具有如下特點(diǎn)。

2.1 缺乏適應(yīng)電子資源的組織架構(gòu)

國(guó)內(nèi)圖書(shū)館電子資源管理的發(fā)展歷程跟國(guó)外圖書(shū)館類似，早期也是作為印本資源管理流程的附加模塊，隨著電子資源的快速增長(zhǎng)，一些圖書(shū)館逐步開(kāi)始設(shè)立電子資源崗位，人員多設(shè)在公共服務(wù)部門，如咨詢部、文獻(xiàn)服務(wù)部等。2005年前后，有些圖書(shū)館開(kāi)始人力資源調(diào)整，將電子資源館員調(diào)整到了采編部門。筆者選擇電子資源收藏比較豐富的一些圖書(shū)館，如北京大學(xué)、清華大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、中國(guó)科技大學(xué)等十幾所圖書(shū)館進(jìn)行了簡(jiǎn)單的網(wǎng)頁(yè)調(diào)查，從它們的組織機(jī)構(gòu)來(lái)看，基本沒(méi)有圖書(shū)館為電子資源工作設(shè)立一個(gè)獨(dú)立部門的，大都是在資源建設(shè)部或者信息資源部設(shè)立電子資源崗位。根據(jù)楊榮蕙介紹，香港中文大學(xué)為了將電子館藏的管理及相關(guān)的工作整合起來(lái)，在2009年從現(xiàn)有的圖書(shū)館架構(gòu)中，建立了一個(gè)新的部門“電子館藏管理組”，隸屬于“采編及館藏發(fā)展部”領(lǐng)導(dǎo)，這是國(guó)內(nèi)圖書(shū)館設(shè)立獨(dú)立部門管理電子資源并做策略性規(guī)劃的先期案例。

總體上，國(guó)內(nèi)高校圖書(shū)館一般在資源建設(shè)部配置1—3個(gè)電子資源館員專門從事電子資源工作，以北京大學(xué)圖書(shū)館為例，在資源建設(shè)部有兩個(gè)電子資源館員，一個(gè)負(fù)責(zé)中文，一個(gè)負(fù)責(zé)外文，在信息咨詢部有一個(gè)電子資源館員負(fù)責(zé)后期的發(fā)布、使用統(tǒng)計(jì)分析和處理。2013年，北京大學(xué)圖書(shū)館電子資源采購(gòu)經(jīng)費(fèi)占圖書(shū)館所有采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的35.5%，但電子資源館員在整個(gè)資源建設(shè)隊(duì)伍中的占比只達(dá)到5%。隨著電子資源日益成為主導(dǎo)資源，這樣的人員結(jié)構(gòu)比例將不能適應(yīng)新的工作流程。

2.2 尚未形成以電子資源為主體的工作流程

目前國(guó)內(nèi)電子資源的管理沿襲的還是印本資源的線性流程，電子資源館員的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)訂購(gòu)資源，很少參與知識(shí)庫(kù)管理、用戶服務(wù)、使用統(tǒng)計(jì)分析等，用戶服務(wù)和需求由公共服務(wù)部門負(fù)責(zé)，電子資源管理系統(tǒng)應(yīng)用不普及，電子資源的揭示主要通過(guò)導(dǎo)航，有的還停留在手工階段，電子資源跟其他資源的整合程度不足。近兩年，一些研究型圖書(shū)館開(kāi)始使用發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)來(lái)提供電子資源的整合，但在穩(wěn)定性和中文本地化方面還任重道遠(yuǎn)。

3 電子資源管理呼喚新的組織機(jī)構(gòu)

電子資源管理的核心不是系統(tǒng)問(wèn)題，而是流程和組織結(jié)構(gòu)重組問(wèn)題。新的組織結(jié)構(gòu)可以有多種方式，主要取決于電子資源以及相關(guān)服務(wù)跟傳統(tǒng)部門之間的聯(lián)系，在新的電子資源環(huán)境下，圖書(shū)館的傳統(tǒng)功能還是需要的，因?yàn)闀?shū)還是需要人購(gòu)買，經(jīng)費(fèi)還是需要管理，但電子資源人員的比例以及放在什么部門——技術(shù)服務(wù)部門還是流通部門取決于圖書(shū)館對(duì)及時(shí)（just in time）服務(wù)以及用戶直接購(gòu)買模式的支持程度。類似地，圖書(shū)館將仍舊需要人做元數(shù)據(jù)編目，但傳統(tǒng)編目職責(zé)與知識(shí)庫(kù)管理以及數(shù)據(jù)處理的職責(zé)之間的平衡將會(huì)決定編目工作是偏向技術(shù)服務(wù)還是偏向系統(tǒng)服務(wù)。電子資源管理不僅僅是與印本資源管理不同的工作流程，更重要的是它在檢索服務(wù)方面邁出了一大步，傳統(tǒng)印本書(shū)的整架可以使資源容易找到，電子資源的數(shù)據(jù)管理使用戶更容易發(fā)現(xiàn)在線資源。劃定印本資源工作與電子資源工作的比重是圖書(shū)館組織架構(gòu)未來(lái)完全轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)。

圖書(shū)館如果要構(gòu)建適應(yīng)所有資源類型的組織機(jī)構(gòu)，圖書(shū)館的員工必須熟悉電子資源管理的概念。建議如下：

（1）將電子資源管理系統(tǒng)擴(kuò)展到圖書(shū)館所有相關(guān)部門：技術(shù)業(yè)務(wù)、館際互借、藏書(shū)建設(shè)。盡管電子資源系統(tǒng)只是傳統(tǒng)圖書(shū)館集成系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)級(jí)圖書(shū)館系統(tǒng)之間的過(guò)度，但它畢竟反映了電子資源周期性工作流程和知識(shí)庫(kù)工作環(huán)境。

（2）用戶利用電子資源過(guò)程中的問(wèn)題、解決途徑以及評(píng)估方法也要與其他部門，尤其是流通閱覽部的人員分享，使得他們對(duì)電子資源更加熟悉。圖書(shū)館對(duì)用戶的問(wèn)題應(yīng)該尋求一個(gè)統(tǒng)一的解決辦法，而不是把用戶的問(wèn)題分散在咨詢部、流通部和電子資源部分別解決。其實(shí)，最具有變革潛力的應(yīng)該是流通部，當(dāng)印本資源被移走或者摒棄，圖書(shū)館需要思考通過(guò)什么方式給用戶提供清晰穩(wěn)定的圖書(shū)館資源檢索。目前，大部分圖書(shū)館對(duì)電子資源只提供工作時(shí)間的幫助，沒(méi)有像印本資源那樣有專門的人力發(fā)現(xiàn)并修理故障（如傳統(tǒng)流通業(yè)務(wù)提供整架服務(wù)），如果傳統(tǒng)服務(wù)是書(shū)架維護(hù)和借閱，那么電子資源服務(wù)應(yīng)該是技術(shù)保障和支持、主頁(yè)維護(hù)和使用測(cè)試等。為用戶提供可持續(xù)性服務(wù)是圖書(shū)館電子資源檢索服務(wù)的關(guān)鍵。

圖書(shū)館的未來(lái)在于深層次的評(píng)估和數(shù)據(jù)分析，緊跟商業(yè)技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新圖書(shū)館的服務(wù)，根據(jù)用戶需求建立真正智能化的業(yè)務(wù)流程，積極對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建新的圖書(shū)館架構(gòu)，讓他們?cè)谫Y源和服務(wù)的整體化管理新模式中重新找到自己的位置，才能保證圖書(shū)館在信息多元環(huán)境中不被淘汰。endprint