如何加強醫(yī)院財會檔案管理

呂淑梅

摘要：我國醫(yī)療水平不斷提升，人們的保健意識也在不斷增強，這就促使醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸龐大，這其中也包括財會檔案。醫(yī)院財會檔案對醫(yī)院經(jīng)濟活動進行記錄，對醫(yī)院未來發(fā)展有很重要的意義。因此加強醫(yī)院財會檔案管理水平是當(dāng)代醫(yī)院面臨的重點問題，本文首先對醫(yī)院財會檔案進行概述，然后根據(jù)目前存在的問題分析解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；財會檔案；管理；措施

醫(yī)療行業(yè)水平對國家經(jīng)濟發(fā)展有非常重要的作用，它直接影響國家發(fā)展和人民生活水平。我國醫(yī)療行業(yè)水平的不斷提高有利于人民健康的生活。近年來我國各大醫(yī)院逐步按建立，醫(yī)療業(yè)務(wù)量的提升也增大了醫(yī)療管理工作量，其中一員財會檔案管理就是管理工作中的重要問題。

1 醫(yī)院財會檔案概述

在會計核算及財務(wù)管理的過程中，形成的會計憑證、文字材料、報表和賬簿等有保存價值的材料就稱為財會檔案，用于記錄和反映單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)情況。醫(yī)院財會檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中非常重要的組成部分，為醫(yī)院科研、教學(xué)、后勤和黨政管理等詳細(xì)記錄經(jīng)濟活動，是反映醫(yī)院所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的依據(jù)。加強醫(yī)院財會檔案管理水平，可以為醫(yī)院經(jīng)費開支、財務(wù)規(guī)劃、科學(xué)決策和有效管理提供財務(wù)資料和信息，同時也可以監(jiān)督醫(yī)院或個人是否嚴(yán)格貫徹國家經(jīng)濟政策，是否存在違法行為提供證據(jù)。因此醫(yī)院要不斷提高財會檔案管理水平，推動醫(yī)院資金運籌并促使資金發(fā)揮最大效能，同時對醫(yī)院教學(xué)、科研、醫(yī)療、后勤及黨政管理的發(fā)展與改革也有非常重要的意義。

1.1醫(yī)院財會檔案管理內(nèi)容 醫(yī)院財會檔案內(nèi)容包括會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報告、會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊等具有保存價值的財會資料與信息，當(dāng)然會計電算化形成的電子財會檔案也屬于財會檔案內(nèi)容。醫(yī)院財會檔案管理包括對財會檔案的立卷整理、收集、保管、歸檔、移交、調(diào)閱和銷毀等。

1.2醫(yī)院財會檔案管理作用 醫(yī)院財會檔案管理作用主要包括下面4點：①醫(yī)院財會檔案真實反映醫(yī)院是否遵守財經(jīng)紀(jì)律和經(jīng)濟業(yè)務(wù)情況；②為醫(yī)院成本控制、預(yù)算執(zhí)行、收支考評和會計分析提供依據(jù)，是醫(yī)院總結(jié)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的參考資料，也是醫(yī)院管理人員及負(fù)責(zé)人考評的參考資料；③利用醫(yī)院財會檔案資料有效解決經(jīng)濟糾紛，處理遺留經(jīng)濟事務(wù)；④在醫(yī)院經(jīng)濟學(xué)研究活動中發(fā)揮非常重要的史料價值。

2 醫(yī)院財會檔案管理存在的問題

2.1財會檔案案卷質(zhì)量偏低 醫(yī)院財會資料是會計核算形成的記錄，真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生及執(zhí)行情況，是醫(yī)院財會檔案重要組成部分，醫(yī)院財會檔案是由會計機構(gòu)人員進行收集并裝訂，因此檔案質(zhì)量取決于會計人員對資料的審核、監(jiān)督和收集裝訂水平。財會資料審核是會計人員的基本職責(zé)，同時也是保證案卷質(zhì)量的重要措施。但是在實際的醫(yī)院財會檔案管理中，很多人員都是兼職，沒有辦法細(xì)化管理工作，這就導(dǎo)致財會檔案案卷質(zhì)量偏低，又因為經(jīng)常查閱而分身乏術(shù)，所以科室內(nèi)部人員可以隨意查閱，無法保證財會檔案的保密性和安全性，在管理和監(jiān)督上都存在一定問題。

2.2檔案管理制度不健全 醫(yī)院缺少具體的財會檔案管理制度，無法落實具體責(zé)任。財會檔案管理工作隨意性很大，有些醫(yī)院雖然制定了財會檔案管理辦法，但是財會檔案管理制度實施細(xì)則不完善，無法指導(dǎo)具體財會檔案管理工作，也無法對檔案管理流程和要求進行規(guī)范。

2.3未將電子財會檔案納入到管理范圍 醫(yī)院沒有明確管理電子財務(wù)檔案的相關(guān)制度，對利用光盤、軟盤等電子財務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔等管理欠缺，而且會計電算化軟件版本號、系統(tǒng)名稱、與之配套的安裝光盤、磁盤和手冊等資料也沒有統(tǒng)一管理，都是比較隨意性的散落在各管理人員手中。另外，紙質(zhì)財會檔案需要防蟲、防水、防火等保護措施，電子財會檔案同樣需要保護，一旦由于病毒侵入而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，很可能會給醫(yī)院帶來很嚴(yán)重的損失。

3 加強醫(yī)院財會檔案管理的措施分析

3.1配備專人管理財會檔案 醫(yī)院財會檔案管理工作包括對檔案的收集整理、立卷歸檔、統(tǒng)計、保管、使用和銷毀等，很多醫(yī)院沒有指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，而是由會計兼職員完成，很多檔案管理環(huán)節(jié)沒有執(zhí)行，檔案管理水平較低。醫(yī)院財會檔案與人事檔案和病歷檔案同樣重要，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院環(huán)境的不斷提高，人們保健意識的逐漸增強，檔案數(shù)量會更多。因此醫(yī)院需要設(shè)立專門檔案部門，同時安排專門管理人員負(fù)責(zé)檔案的清點、裝訂、匯總，確保財會檔案整齊有序、內(nèi)容完整。嚴(yán)格按照檔案管理制度對財務(wù)檔案的完整性、安全性和保密性進行保證，做好財會檔案的防潮、防火、防盜、防鼠、防磁和防蟲等工作，不斷提高財會檔案管理水平、管理質(zhì)量，確保財會檔案發(fā)揮其自身價值。

3.2建立完善的檔案管理制度 醫(yī)院要按根據(jù)《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》和《醫(yī)院會計制度》等法律法規(guī)，建立完善的財會檔案歸檔、立卷、調(diào)閱、保存和銷毀等相關(guān)制度。醫(yī)院檔案管理制度的建立可以從以下4點入手：①會計憑證每月裝訂，會計 報表和會計賬簿年終裝訂并整理立卷，同時編制財會檔案保管清冊，將財會資料按時移交給檔案管理部門；②醫(yī)院檔案管理部門要對會計資料仔細(xì)清點、分類存放。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，將會計報表、會計憑證和賬簿等資料按照年度、類別、保管期限進行編號，也可以按照科室進行分類保存并編號，并將對應(yīng)的起止頁碼錄入電腦進行統(tǒng)一管理；③財會檔案使用制度必須要嚴(yán)格遵守，檔案調(diào)閱要有嚴(yán)格審批流程，絕對不可以私自借閱，查閱要在檔案中心進行，外單位借閱時不可以將檔案原件帶出，如果特殊情況需要帶出的需要負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人簽字確認(rèn)；④財會檔案保管期限根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定分為定期和永久兩類，因此檔案管理中心要對所有財會檔案年限進行核對，到期需要銷毀的檔案要整理并上報上級主管部門和財務(wù)部門，經(jīng)過審批后再進行銷毀并做好注銷登記。

3.3完善財會電子檔案管理制度 如今社會科技進步速度很快，利用磁性介質(zhì)來儲存財會信息也成為各醫(yī)院檔案存儲的主要方法，因此財會電子檔案管理的制度也需要進一步完善。首先要明確電算會計檔案內(nèi)容的范圍，主要包括：所有會計業(yè)務(wù)的原始憑證，打印輸出和手工填寫的會計賬簿、記賬憑證和會計報表等；電算化系統(tǒng)所有軟硬件相關(guān)資料，包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間，計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。財務(wù)軟件版本號，銷售公司名稱、地址和聯(lián)系人等信息，與所有軟硬件相關(guān)的使用說明等；儲存在計算機硬盤或者磁盤、光盤等介質(zhì)中的程序和備份數(shù)據(jù)等資料。同時還要注意電子檔案的備份，以免病毒侵染或硬盤損壞而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。其次是要完善會計電算化檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，如今我國電算化會計信息系統(tǒng)的法規(guī)有《會計電算化工作規(guī)范》、《會計核算構(gòu)件基本功能規(guī)范》和《會計電算化管理辦法》等，醫(yī)院要結(jié)合已有的規(guī)章制度建立并完善對財會電子檔案的管理制度。

4 結(jié)語

國家經(jīng)濟、文化和科學(xué)水平在不斷提升，都推動了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。然后各大醫(yī)院在不斷擴建的過程中，財會檔案管理難度也會隨之增大，而醫(yī)院財會檔案是對醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄，對醫(yī)院發(fā)展有重要作用，因此要從多方面不斷加強醫(yī)院財會檔案管理水平，保證財會檔案充分發(fā)揮其作用，推動醫(yī)院財會檔案管理制度的建立和完善。

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編輯/哈濤