檔案管理在疾控系統(tǒng)中的意義以及合理的監(jiān)管方法

班玉梅

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與科技的不斷進(jìn)步，疾控系統(tǒng)中心越來越受到人們的重視，與此同時(shí)，與其相呼應(yīng)的是疾控系統(tǒng)中的檢驗(yàn)檔案，因其不僅可以為日后的研究工作提供方向，還可以總結(jié)檢驗(yàn)人員的工作水平和實(shí)踐能力，同時(shí)也可以為食品、藥品等生活必需品提供可靠地理論基礎(chǔ)，因此也逐漸吸引著研究者的注意力，然而，據(jù)調(diào)查，很多疾控系統(tǒng)不僅忽略了在此方面的管理，甚至有些科室專門對(duì)其的發(fā)展進(jìn)行壓制，嚴(yán)重的影響了疾控系統(tǒng)水平的發(fā)展與提高，也間接地導(dǎo)致了重要研究領(lǐng)域的遺漏。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)相關(guān)文章的參考學(xué)習(xí)，現(xiàn)將疾控檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中檔案管理的問題進(jìn)行總結(jié)，并針對(duì)性的提出幾點(diǎn)改進(jìn)措施，為今后的進(jìn)一步研究與應(yīng)用提供實(shí)質(zhì)性的參考標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；疾控系統(tǒng) ；監(jiān)管方法

檔案資料是整個(gè)疾控系統(tǒng)建設(shè)管理中的重要載體，其不僅是對(duì)檢驗(yàn)人員每日工作的總結(jié)，也是對(duì)當(dāng)今環(huán)境情況、社會(huì)情況以及國際食品安全情況的一個(gè)調(diào)查記錄，檔案管理工作的清晰度和準(zhǔn)確性在直接影響著疾控系統(tǒng)工作發(fā)展的同時(shí)，也為廣大群眾提供了購買物品時(shí)的可靠性依據(jù)，尤其是對(duì)于食品和藥品。然而，據(jù)調(diào)查，目前在很多疾控檢驗(yàn)系統(tǒng)中，檔案管理卻未受到重視，有些科室甚至故意忽略，不僅影響了公眾對(duì)疾控檢驗(yàn)?zāi)芰Φ呐卸?，也造成了未?jīng)過質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)的物品流入市場，從而導(dǎo)致惡性事件的發(fā)生[1-2]。本文就當(dāng)前我國疾控系統(tǒng)中的檔案管理工作展開了調(diào)查與研究，并對(duì)疾控中心的檔案管理工作的加強(qiáng)方法進(jìn)行了分析總結(jié)，希為今后的進(jìn)一步工作提供可靠性的參考標(biāo)準(zhǔn)。

1 檔案管理在疾控系統(tǒng)中的意義與特點(diǎn)

檔案資料是檢驗(yàn)人員對(duì)某物質(zhì)的檢驗(yàn)過程、檢驗(yàn)指標(biāo)以及檢驗(yàn)結(jié)果的詳細(xì)記錄，其不僅包括物質(zhì)的來源、性質(zhì)以及成分，還包括檢驗(yàn)人員的檢驗(yàn)時(shí)間、實(shí)驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果以及是否合格的決斷，其具有獨(dú)立性、成套性、階段性的特點(diǎn)。不僅可以作為被檢企業(yè)日后工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，還可以判斷檢驗(yàn)人員的工作水平和工作思路的正確性，也可以為今后的法律糾紛提供原始且真實(shí)的證據(jù)。此外，根據(jù)檢驗(yàn)檔案，還可以判斷近幾年某地區(qū)相關(guān)產(chǎn)品的合格安全情況，為今后的產(chǎn)品研究提供真實(shí)可靠地方向。

2 檔案管理在疾控系統(tǒng)中存在的問題

2.1檔案失真的問題 據(jù)調(diào)查，目前很多疾控檢驗(yàn)機(jī)關(guān)的檔案均缺乏真實(shí)性，總結(jié)其原因主要有以下幾點(diǎn)：①硬件設(shè)施的落后與不足：部分疾控檢驗(yàn)機(jī)關(guān)因?yàn)槿狈Y金或是相關(guān)高科技人才，而致使檢驗(yàn)設(shè)備落后或檢驗(yàn)方法不正確，從而使實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)缺乏標(biāo)準(zhǔn)性；②檢驗(yàn)人員的素質(zhì)問題：有些檢驗(yàn)人員為求速度與完美的結(jié)果，而在實(shí)驗(yàn)期間進(jìn)行造假，而檔案管理人員在驗(yàn)收檔案時(shí)，也未加注意或?qū)彶?，而?dǎo)致編造的檔案進(jìn)入管理室；③疾控系統(tǒng)檢驗(yàn)科室的監(jiān)督機(jī)制不健全，未設(shè)置嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致檔案在后期的整理和補(bǔ)充中造成遺漏。

2.2檔案室管理人員的問題 由于很多企業(yè)未重視檔案管理部門，常常安排"老病殘"等人員充當(dāng)檔案管理人員，有些科室甚至將毫無專業(yè)知識(shí)的外編人員部署到檔案管理室中，因此，在疾控檢驗(yàn)系統(tǒng)中常可見到捆扎成"死檔"的案例，再加上檔案管理室的環(huán)境較差，而發(fā)生蟲蛀、發(fā)霉等現(xiàn)象，不僅造成了資源的浪費(fèi)，還可能將重要內(nèi)容所遺漏，造成無法恢復(fù)的損害。此外，由于檔案管理人員沒有系統(tǒng)的檢驗(yàn)知識(shí)，故往往不能發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，也無法按照正確的分類對(duì)檔案進(jìn)行管理，使后續(xù)對(duì)檔案的整理、補(bǔ)充以及探討無法進(jìn)行。

2.3檔案管理模式的落后 據(jù)調(diào)查，目前很多疾控中心的檔案管理模式仍保留在最初使的完全人工狀態(tài)，由于其不是醫(yī)療單位，對(duì)其的需要量也不是很多，因此，其發(fā)展模式也未被科室所重視，而正是由于其僵化的管理模式，使得檔案的更新速度和利用率也非常低，從而導(dǎo)致疾控中心在出現(xiàn)相似病癥時(shí)不能及時(shí)準(zhǔn)確的作出回應(yīng)或是提出相關(guān)證據(jù)進(jìn)行解決。

3 改善措施

3.1優(yōu)化檔案管理的模式 根據(jù)疾控檢驗(yàn)系統(tǒng)科室自身的情況，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于那些隨意更改或記錄的檢驗(yàn)者進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，從而使檢驗(yàn)者有規(guī)可詢，有規(guī)可依，優(yōu)化檔案管理的模式，其中可以通過引入信息化技術(shù)[3-4]，使繁瑣復(fù)雜的檢驗(yàn)紙質(zhì)登記整理轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化的整理，檔案的格式也可以從簡單的文字轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文結(jié)合，不僅方便了日后的查閱整理補(bǔ)充，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)的模式發(fā)往全國各地，在促進(jìn)學(xué)術(shù)的交流的同時(shí)，也最大限度的保證了食品和藥品的安全性。

3.2提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的水平[5] 雖然嚴(yán)格的規(guī)章制度可以對(duì)部分檔案記錄者一些懲罰，但是仍不能完全保證檔案的完整性、真實(shí)性以及可靠性，此外，由于疾控檔案管理的范圍較廣，不僅包括水、大氣等天然物質(zhì)，還包括飲食、加工、副食等人工產(chǎn)品，因此，在檔案管理中開設(shè)檔案審核小組至關(guān)重要，其小組成員可以是不同檢驗(yàn)部門的領(lǐng)導(dǎo)層或是課題負(fù)責(zé)人，這樣通過不同小組的合作，不僅可以保證檔案的合理化和規(guī)范化，還可以增加被發(fā)現(xiàn)問題小組的壓力，使其在競爭中進(jìn)行改進(jìn)和完善。

3.3加強(qiáng)疾控系統(tǒng)中人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)疾控中心檔案的基礎(chǔ)工作[6] 定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括科學(xué)合理管理檔案的方法，也包括國際疾控系統(tǒng)檢驗(yàn)中的前沿問題，這樣，不僅可以促進(jìn)檔案管理者今后合理規(guī)范的工作，也可以自主的對(duì)與當(dāng)前敏感話題的相關(guān)案例進(jìn)行分析與總結(jié)，從而及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行上報(bào)。

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編輯/哈濤