以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)探討高校學(xué)籍檔案管理模式創(chuàng)新策略

內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 邱進(jìn)文

以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)探討高校學(xué)籍檔案管理模式創(chuàng)新策略

內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 邱進(jìn)文

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在高校學(xué)籍檔案管理工作中，有力推動(dòng)了數(shù)字化校園建設(shè)，促進(jìn)了學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，我國(guó)高校學(xué)籍檔案在建立、使用與管理過程中出現(xiàn)了一系列新情況和新問題。要想有效解決這些問題，要對(duì)其管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。本文以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，對(duì)高校學(xué)籍檔案管理模式存在的不足進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)創(chuàng)新策略，以便相關(guān)人士借鑒和參考。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校學(xué)籍檔案 管理模式 創(chuàng)新策略

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下高校學(xué)籍檔案管理模式存在的不足

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。學(xué)籍檔案雖然對(duì)學(xué)生的出國(guó)留學(xué)、考研和就業(yè)具有重要影響，但是作用相對(duì)滯后和隱蔽，并且需投入大量的資金管理，無法立即呈現(xiàn)成效，這些都導(dǎo)致高校管理層不重視學(xué)籍檔案管理工作。同時(shí)，部分高校學(xué)籍檔案管理部門沒有全面認(rèn)知自身職責(zé)，管理人員不具備較高的綜合素質(zhì)，對(duì)人員進(jìn)行安排時(shí)容易忽視職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致管理效率不高。另外，部分管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理不夠重視，評(píng)價(jià)和處理學(xué)生檔案時(shí)，難以將學(xué)生的特點(diǎn)和個(gè)性進(jìn)行真實(shí)反映。

2.相關(guān)檔案信息部門缺乏溝通。部分高校的學(xué)籍檔案管理缺乏完整的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，沒有特定部門對(duì)高校檔案工進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生的成績(jī)檔案、素拓檔案和學(xué)籍檔案處于不同的部門，難以有效發(fā)揮檔案管理的整體作用。此外，部分高校學(xué)籍檔案管理部門僅重視檔案信息的收集，忽視了其他活動(dòng)的材料積累。相較于電子文件而言，紙質(zhì)檔案具有一定優(yōu)勢(shì)，這在一定程度上導(dǎo)致電子文件管理工作流于形式，不利于高校學(xué)籍檔案管理工作的順利開展，影響高校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

二、高校學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新策略

1.建立互動(dòng)式檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)。以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案管理體系，主要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化的紙質(zhì)檔案材料，確保檔案管理人員、輔導(dǎo)員和學(xué)生等多方信息的多向傳遞和互動(dòng)。這樣能夠有效避免信息出現(xiàn)失真的情況，并積極修正和補(bǔ)充信息。此外，由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)高校原有的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，建立網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)具有重要意義。高校建立網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)結(jié)合學(xué)生的實(shí)際需求，通過先進(jìn)的技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)加以建立，保證其具有科學(xué)性、規(guī)范性和完整性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的一體化和信息化管理。

2.實(shí)現(xiàn)信息化的紙質(zhì)檔案材料。學(xué)生的基本紙質(zhì)檔案材料主要包括黨團(tuán)員材料、處分與獎(jiǎng)勵(lì)材料、素質(zhì)拓展表、考試成績(jī)表、學(xué)校鑒定表、中學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、錄取表和高考材料等。如果這些材料出現(xiàn)問題，需要及時(shí)修改?；谶@種情況，高校創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理模式時(shí)，可實(shí)施信息化的檔案資料，建立專門數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)學(xué)生日常的檔案變動(dòng)加以儲(chǔ)存和管理，從而實(shí)現(xiàn)資料的查閱、反饋、監(jiān)督、修正和錄入等功能。一般紙質(zhì)檔案管理的信息化能夠及時(shí)迅速反饋情況，全面客觀收集信息，提高數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性，便于各個(gè)系部、教學(xué)之間的信息交換，促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提升，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作的有效性和科學(xué)性。

3.加大專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。高校要想促進(jìn)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提高，不僅要積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等硬件要素，還應(yīng)加大專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)具有高層次和高素質(zhì)的檔案管理人員。同時(shí)，管理人員應(yīng)具備一定的現(xiàn)代管理技能和法律政策知識(shí)，能夠熟練掌握檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和工作流程，如檔案利用、檢索、統(tǒng)計(jì)、鑒定、編目、保管、整理和收集等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，高校應(yīng)嚴(yán)格要求檔案工作者的綜合能力和職業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化其學(xué)籍檔案管理的意識(shí)，提高其系統(tǒng)軟件和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用操作能力。此外，高校必須提高專業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員的技能素質(zhì)，制定有效的培訓(xùn)規(guī)劃和管理策略，實(shí)施獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，激發(fā)其工作的創(chuàng)造性和主動(dòng)性，確保學(xué)籍檔案管理水平的提高。

4.優(yōu)化學(xué)籍檔案管理制度。由于高校學(xué)籍檔案管理涉及內(nèi)容和范圍較為廣泛，多頭管理難以避免，必須對(duì)各項(xiàng)工作的流程和程序進(jìn)行嚴(yán)格制定，有效擺放案卷系統(tǒng)，清晰分類和存放檔案，確保檔案材料準(zhǔn)確率和歸案率的提高。此外，高校在優(yōu)化學(xué)籍檔案管理制度時(shí)應(yīng)制定統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，如管理和轉(zhuǎn)交職責(zé)、保管保密、檢查核對(duì)、收集管理等，嚴(yán)格按照相關(guān)的制度加以執(zhí)行。這樣才能為檔案管理人員的工作提供制度保障，保證學(xué)籍檔案管理工作有章可循，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。

綜上所述，我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理模式存在一些問題，如檔案管理意識(shí)不強(qiáng)以及相關(guān)檔案信息部門缺乏溝通等，學(xué)籍檔案管理工作難以順利實(shí)施。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國(guó)高校必須積極創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理模式，建立互動(dòng)式檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的紙質(zhì)檔案材料，加大專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理制度，從而促進(jìn)高效學(xué)籍檔案管理水平的提升。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0229