淺談關(guān)于新圖書館管理系統(tǒng)的館員培訓(xùn)——以廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館為例

蔣玲艷

（廣西中醫(yī)藥大學(xué)，廣西 南寧 530022）

淺談關(guān)于新圖書館管理系統(tǒng)的館員培訓(xùn)——以廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館為例

蔣玲艷

（廣西中醫(yī)藥大學(xué)，廣西 南寧 530022）

隨著科技信息的快速發(fā)展以及讀者與時(shí)俱進(jìn)的需求，圖書館管理系統(tǒng)也在不停的更新?lián)Q代，因而許多圖書館都將面臨新舊管理系統(tǒng)的更替。這時(shí)，如何對(duì)館員進(jìn)行新系統(tǒng)的培訓(xùn)變得尤為重要。文章以廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館引進(jìn)金盤系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為例，提出了館員培訓(xùn)工作中采用的方法，出現(xiàn)的問(wèn)題，并在分析原因的基礎(chǔ)上提出相關(guān)對(duì)策。以期給各館帶來(lái)積極作用。

圖書館管理系統(tǒng)；系統(tǒng)更替；館員培訓(xùn)

1 引言

圖書館管理系統(tǒng)是圖書館運(yùn)營(yíng)不可或缺的工具，同時(shí)也在很大程度上影響著一館的發(fā)展。隨著科技的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以及各位讀者對(duì)于借閱的效率、服務(wù)形式的多樣化要求，越來(lái)越多的圖書館需要引進(jìn)新的自動(dòng)化管理系統(tǒng)。圖書館管理系統(tǒng)隨著web2.0與library2.0的引入有了很大的發(fā)展，因而很多圖書館都面臨著新舊圖書館管理系統(tǒng)更替的局面，近6年來(lái)，僅僅在廣西就有至少35家高校圖書館將管理系統(tǒng)更換成了金盤圖書館管理系統(tǒng)。許忻，李艷芬[1]在文獻(xiàn)中提到圖書館管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的三個(gè)原因：（1）提高圖書館的工作效率和服務(wù)品質(zhì)、降低工作成本；（2）加強(qiáng)館藏控制；（3）加速信息的收集、整理和共享。廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館在考慮這三個(gè)原因之外的同時(shí)還立足自身考慮了很多原因，最終決定從 2013年開(kāi)始引進(jìn)“金盤圖書館管理系統(tǒng)”。金盤公司是一家主要研發(fā)圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)的高新技術(shù)企業(yè)，該公司的軟件在國(guó)內(nèi)的很多高校, 特別是醫(yī)學(xué)院校使用比較普遍[2]。

廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館共經(jīng)過(guò)了 3個(gè)圖書館管理系統(tǒng)更替的階段，分別為1998年從手工管理轉(zhuǎn)為使用廣西高校.公共.科研圖書館計(jì)算機(jī)管理集成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，然后到2003年更換為ILAS Ⅱ管理系統(tǒng)，再就是2013年更換為金盤系統(tǒng)。本文結(jié)合圖書館實(shí)踐，就掌握新圖書館管理系統(tǒng)而開(kāi)展的培訓(xùn)工作中采用的培訓(xùn)方法，遇到的問(wèn)題，原因加以敘述，同時(shí)結(jié)合多館的培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)提出相關(guān)的對(duì)策，以期對(duì)其他館的系統(tǒng)更替工作起到一定的積極作用。

2 針對(duì)新的圖書館管理系統(tǒng)組織館員培訓(xùn)的目的和意義

2.1幫助館員適應(yīng)使用新管理系統(tǒng)工作的環(huán)境

大部分館員使用舊的管理系統(tǒng)已經(jīng)有數(shù)年之久，對(duì)于舊系統(tǒng)的掌握熟練，已經(jīng)習(xí)慣于舊系統(tǒng)的操作。更換成新系統(tǒng)后，很多操作界面和流程都已經(jīng)改變，這對(duì)于館員們來(lái)說(shuō)是一種挑戰(zhàn)。組織良好的培訓(xùn)，包括新系統(tǒng)的工作原理、與舊系統(tǒng)的差異、新系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)、以及選擇新系統(tǒng)的原因等內(nèi)容的介紹是非常必要的。不僅可以讓館員對(duì)新系統(tǒng)有全面的了解，也可以樹(shù)立全體館員對(duì)系統(tǒng)的信心。

2.2加強(qiáng)館員崗位技能

更換新系統(tǒng)后不僅存在界面和操作的不同，同時(shí)也增加了許多新的功能和服務(wù)，館員是開(kāi)展圖書館工作的主要人員，而圖書館管理系統(tǒng)則是支持他們工作的主要工具，圖書館系統(tǒng)的強(qiáng)大功能必須要通過(guò)館員來(lái)體現(xiàn)。如果館員對(duì)于新系統(tǒng)的操作、功能不了解，不熟練掌握，就不能很好的發(fā)揮新系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和能量，甚至?xí)o館員的工作帶來(lái)因不適應(yīng)而造成的不便或錯(cuò)誤。對(duì)新系統(tǒng)的功能和操作進(jìn)行針對(duì)性的館員培訓(xùn)是新系統(tǒng)推行的成功以及館員對(duì)崗位技能掌握的必要手段。

2.3推進(jìn)新系統(tǒng)的更新與改進(jìn)

新系統(tǒng)引進(jìn)之初，通常有一段試用時(shí)間，試用的目的就是讓個(gè)崗位上的館員熟悉系統(tǒng)，并根據(jù)本崗位的需求對(duì)新系統(tǒng)提出合理的要求，以及對(duì)新系統(tǒng)存在的缺陷加以發(fā)現(xiàn)和提出。如果館員對(duì)于新系統(tǒng)原理不了解，操作不熟悉就無(wú)法對(duì)其提出建設(shè)性的要求，那么就會(huì)嚴(yán)重影響到新系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成適應(yīng)本館特色的系統(tǒng)更新和改進(jìn)工作。

3 培訓(xùn)方法

3.1采用集中講授形式

集中講授形式是很多圖書館進(jìn)行館員培訓(xùn)采取的基本方法[3]。圖書館針對(duì)新的金盤管理系統(tǒng)組織了多場(chǎng)集體培訓(xùn)，地點(diǎn)為館內(nèi)的多媒體電腦培訓(xùn)教室，教室內(nèi)配有多媒體投影儀以及五十多臺(tái)裝有金盤系統(tǒng)的電腦。館員在金盤培訓(xùn)人員課件的引導(dǎo)下可以在座位上直接運(yùn)行電腦上的金盤系統(tǒng)加深操作印象。

3.2分崗位進(jìn)行在崗現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)

集中培訓(xùn)之余，廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館還針對(duì)不同崗位對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行在崗現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，將培訓(xùn)切實(shí)落實(shí)到具體工作中。其中，主要分流通部、采編部、期刊部、閱覽室等幾個(gè)專門的部門進(jìn)行了培訓(xùn)。

3.3自學(xué)、分享模式共存

館員對(duì)新系統(tǒng)的自學(xué)摸索以及館員間的分享是完成新系統(tǒng)培訓(xùn)的主要模式。圖書館向每個(gè)館員都發(fā)放了電子版使用說(shuō)明書和教學(xué)視頻，這為館員提供了自學(xué)的基礎(chǔ)。館員之間將系統(tǒng)知識(shí)分享、討論也是增加系統(tǒng)知識(shí)的重要途徑。

4 存在的問(wèn)題

圖書館引進(jìn)金盤管理系統(tǒng)已經(jīng)有一年半時(shí)間，期間金盤系統(tǒng)工作人員也進(jìn)行了多次培訓(xùn)，包括集體授課培訓(xùn)和專人專崗培訓(xùn)，以專人專崗個(gè)別培訓(xùn)，有問(wèn)題答疑，館員間口頭傳授經(jīng)驗(yàn)等方式為主。現(xiàn)如今，就使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)看，圖書館工作人員已基本上掌握了金盤系統(tǒng)，但是還存在一些問(wèn)題會(huì)影響到工作進(jìn)度和準(zhǔn)確性，存在的問(wèn)題主要有：

4.1館員對(duì)系統(tǒng)掌握水平不一

在系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，館員對(duì)新系統(tǒng)的掌握存在較大的差異，這與實(shí)際操作頻率以及自學(xué)的積極性有很大關(guān)系。又存在部分人員在培訓(xùn)過(guò)程中缺席，對(duì)系統(tǒng)掌握不到位情況。還有就是圖書館中一些與管理系統(tǒng)接觸比較少的館員包括少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)系統(tǒng)培訓(xùn)積極性不高或是沒(méi)有時(shí)間參加培訓(xùn)?？偠灾?，在新的管理系統(tǒng)推行過(guò)程中出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的掌握水平不一的情況。

4.2館員對(duì)系統(tǒng)中本崗位不涉及的其他功能基本不了解

新引進(jìn)的系統(tǒng)屬于集成系統(tǒng)，涉及的功能多，模塊劃分細(xì)致，館員很難在短時(shí)間內(nèi)全部掌握。然而，除了這個(gè)客觀原因以外，還存在很重要的主觀原因。館員中不乏存在“事不關(guān)己，高高掛起”的思想，只關(guān)心自己工作中涉及到的部分操作，如流通口人員最初只關(guān)心借還相關(guān)的操作，對(duì)采編工作以及一些管理操作不做學(xué)習(xí)。圖書館各個(gè)部門的工作都是關(guān)聯(lián)的，若只掌握本崗位操作必然對(duì)圖書館的整體工作帶來(lái)不利。

4.3館員對(duì)本崗位工作相關(guān)，但還未涉及或很少涉及的功能不了解

集體培訓(xùn)速度較快，館員不可能完全掌握所授內(nèi)容，而針對(duì)崗位的在崗培訓(xùn)參加的人數(shù)和講授的內(nèi)容會(huì)受到時(shí)間和空間很大的影響。這些原因都會(huì)造成館員對(duì)常用的操作能熟練掌握，然而忽略一些不常用的操作，隨著培訓(xùn)工作的結(jié)束，公司工作人員對(duì)圖書館服務(wù)的重心轉(zhuǎn)移，那么對(duì)這些功能的培訓(xùn)工作將存在很大的困難。

4.4館員對(duì)一些操作掌握錯(cuò)誤而不自知，導(dǎo)致管理系統(tǒng)采集信息錯(cuò)誤

廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館引進(jìn)金盤系統(tǒng)時(shí)就開(kāi)始推行一卡通的使用，不再設(shè)立專門的辦卡專員，在工作過(guò)程中，經(jīng)常遇到館員新增讀者后不修改圖書證的到期期限或者在卡與舊證關(guān)聯(lián)時(shí)出現(xiàn)“張冠李戴”的錯(cuò)誤，然而這些操作往往一時(shí)間難以覺(jué)察出其錯(cuò)誤的嚴(yán)重性，這就給館內(nèi)的管理工作帶來(lái)了不少的麻煩。

4.5各分部門部長(zhǎng)對(duì)本部門涉及的操作不夠精通

尤其是對(duì)一些參數(shù)設(shè)置，權(quán)限管理等管理工作流程沒(méi)完全掌握，起不到管理作用。

5 出現(xiàn)問(wèn)題的原因

經(jīng)總結(jié)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因有：

5.1培訓(xùn)方式的影響

集體授課培訓(xùn)效果不佳。高校圖書館館員培訓(xùn)現(xiàn)狀中存在培訓(xùn)方法單一，傳統(tǒng)的講授式培訓(xùn)方法對(duì)館員沒(méi)有吸引力，聽(tīng)課時(shí)的專注度不高以及對(duì)館員參加培訓(xùn)缺乏激勵(lì)與約束等特點(diǎn)[4]。館員主要靠視頻文件和文字說(shuō)明自學(xué)摸索，有不懂情況個(gè)別發(fā)問(wèn)形式為主，館員的積極性和主動(dòng)性不一致，導(dǎo)致對(duì)系統(tǒng)的掌握程度受個(gè)人因素影響較大。

5.2系統(tǒng)主要管理員或技術(shù)人員未對(duì)系統(tǒng)使用中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，以及及時(shí)的將解決辦法跟大家共同分享

這也是造成館員對(duì)系統(tǒng)掌握水平不一，以至于同一個(gè)問(wèn)題多次提出，多次解決而不能提高管理員或技術(shù)人員工作效率的重要原因。

5.3館員基本定人定崗

在無(wú)使用需求或考核要求的情況下,館員缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力和熱情。

5.4館員缺乏主動(dòng)性

館員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)處于被動(dòng)位置，屬于遇到問(wèn)題才問(wèn)，遇到問(wèn)題才學(xué)的情況，只有遇到問(wèn)題，或工作相關(guān)的問(wèn)題才會(huì)去關(guān)心，對(duì)系統(tǒng)缺乏全面了解的意識(shí)。

5.5缺乏考核和監(jiān)察制度，館員在一些問(wèn)題上僅憑自己的理解進(jìn)行操作

培訓(xùn)過(guò)后雖然取得了不錯(cuò)的效果，然而圖書館沒(méi)有相應(yīng)的考核和監(jiān)察制度，干好干壞，技能高低與福利待遇無(wú)關(guān)，也與個(gè)人榮譽(yù)無(wú)關(guān)，那么館員學(xué)習(xí)的積極主動(dòng)性受到影響。館員進(jìn)行錯(cuò)誤操作時(shí)多半是處于不自知狀態(tài)。

5.6未對(duì)各部門部長(zhǎng)進(jìn)行專門培訓(xùn)

培訓(xùn)僅停留在應(yīng)用操作層面上，沒(méi)有進(jìn)行管理功能和操作的培訓(xùn)。

根據(jù)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題和原因的分析發(fā)現(xiàn)，培訓(xùn)過(guò)程中有許多細(xì)節(jié)需要注意，在系統(tǒng)培訓(xùn)后期必須根據(jù)圖書館的實(shí)際情況對(duì)培訓(xùn)成果加以鞏固。

6 相關(guān)對(duì)策

6.1培養(yǎng)館內(nèi)專業(yè)技術(shù)人員

針對(duì)館員對(duì)新系統(tǒng)的掌握水平不一，而系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)人員又不能長(zhǎng)期提供培訓(xùn)服務(wù)，再次也不能及時(shí)到位的情況，培養(yǎng)一至兩個(gè)館內(nèi)的專業(yè)技術(shù)人員不僅可以全面的了解系統(tǒng)的不足，解決系統(tǒng)問(wèn)題，也能及時(shí)解決操作過(guò)程中遇到的疑問(wèn)。

6.2安排專題培訓(xùn)

圖書館在前期的集中講授式授課以及在崗現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)之后，發(fā)現(xiàn)忽略了系統(tǒng)管理功能的培訓(xùn)。這就導(dǎo)致系統(tǒng)的管理工作多集中在管理系統(tǒng)的技術(shù)人員身上，而金盤系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的部門管理功能，各部門負(fù)責(zé)人由于不懂管理部分的操作，因而無(wú)法起到很好的管理作用。因此就新系統(tǒng)的管理功能分級(jí)別的進(jìn)行專題培訓(xùn)是非常必要的。

6.3建立考核監(jiān)察制度

文獻(xiàn)[5]在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，在有培訓(xùn)的13個(gè)圖書館中，只有3個(gè)館沒(méi)有對(duì)學(xué)習(xí)效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，其余10個(gè)館均對(duì)學(xué)習(xí)效果有所測(cè)評(píng)。由此可見(jiàn)培訓(xùn)過(guò)后有一定的效果監(jiān)測(cè)機(jī)制是非常必要的。

6.4領(lǐng)導(dǎo)定期巡視

領(lǐng)導(dǎo)在巡視過(guò)程中不僅可以聽(tīng)取館員對(duì)新系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，也可以激勵(lì)館員對(duì)系統(tǒng)知識(shí)學(xué)習(xí)的熱情。另外，部門領(lǐng)導(dǎo)作為部門的直接管理者必須了解館員對(duì)系統(tǒng)的掌握情況，及時(shí)反饋系統(tǒng)問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)個(gè)別館員的錯(cuò)誤操作同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)巡視尤其是部門領(lǐng)導(dǎo)巡視便于館員對(duì)新系統(tǒng)提出意見(jiàn)，對(duì)不懂的操作及時(shí)發(fā)問(wèn)。

6.5責(zé)任落實(shí)到個(gè)人

許多館員依然保持著“干好干壞，干多干少一個(gè)樣”的舊思想，這中思想嚴(yán)重影響?zhàn)^員進(jìn)步的積極性。金盤系統(tǒng)提供了實(shí)名制登錄，每一個(gè)操作落實(shí)到個(gè)人的機(jī)制。因而如何將責(zé)任，將錯(cuò)誤落實(shí)到個(gè)人就是管理過(guò)程中的一大難點(diǎn)，同時(shí)也是一個(gè)積極舉措，不僅可以發(fā)現(xiàn)誰(shuí)不懂，不懂在哪里，進(jìn)而可以實(shí)施有針對(duì)性的個(gè)人培訓(xùn)，也可以增加館員的榮辱感。

6.6查漏補(bǔ)缺，定期分享

管理人員和技術(shù)人員將經(jīng)典操作和易錯(cuò)操作錄制成視頻文件或文字材料供大家隨時(shí)查閱。作為主要的管理系統(tǒng)技術(shù)人員，在解決系統(tǒng)的問(wèn)題過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，許多問(wèn)題都是重復(fù)的，或因?yàn)樵摬僮鞔_實(shí)存在疑點(diǎn)，或因?yàn)槿藛T更換崗位，或是一些不常用的管理操作，如設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、采編部的資金管理授權(quán)等問(wèn)題。技術(shù)人員不能單純的停留在解決問(wèn)題的基礎(chǔ)上，必須將問(wèn)題總結(jié)起來(lái)及時(shí)在全館會(huì)議時(shí)做出分享，必要時(shí)將一些操作做成視屏或是文字材料供大家查閱。這不僅可以增加工作效率，也可以累積經(jīng)驗(yàn)成為本館特色的資源庫(kù)，形成館內(nèi)特色。

7 結(jié)語(yǔ)

筆者在館內(nèi)進(jìn)行新舊管理系統(tǒng)更替的過(guò)程中一直負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理和人員的培訓(xùn)工作，所以就圖書館在此過(guò)程中對(duì)館員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)寫出上述文章。文中敘述了館員培訓(xùn)的方法、遇到的問(wèn)題、原因，同時(shí)也就實(shí)際環(huán)境下采取的對(duì)策做了分享，以期對(duì)各館在面臨新舊管理系統(tǒng)更替工作時(shí)有所幫助。在此也希望全國(guó)的圖書館事業(yè)蒸蒸日上。

[1] 許忻,李艷芬.圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過(guò)程中的問(wèn)題與對(duì)策[J].情報(bào)理論與實(shí)踐, 2005,28(3):290 -292.

[2] 于清華.轉(zhuǎn)換為金盤系統(tǒng)后期刊管理遇到的問(wèn)題和解決思路[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào),2010,29(11):190-191.

[3] 薛金素,楊艷芳.高校圖書館業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作之我見(jiàn)——以保定電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].現(xiàn)代閱讀,2013,2(3):31.

[4] 謝婧.關(guān)于高校圖書館館員培訓(xùn)的思考[J].中國(guó)校外教育, 2014,6(18):41,56.

[5] 鐘宇,胡芳,陶瑩.我國(guó)大學(xué)圖書館館員培訓(xùn)工作的調(diào)查研究——以26所大學(xué)圖書館為例[J].圖書館,2013,(3): 96-98.

Discussion on the librarian training of new library management system——By Guangxi University of Chinese Medicine as an example

With the rapid development of technology information and the needs of readers of the times, library management system also update rapidly, so many libraries will face the replacement of old management system. Then, the librarian training of the new system is very important. In this paper, took the library of Guangxi University of Chinese Medicine’s practical experience about JP Software system as an example, It proposed methods, problems in the librarian training work, and put forward the related countermeasure based on the analysis of the reasons. Hope to bring positive effects to the other libraries.

Library management system; system change; librarian training

G250. 71

A

1008-1151(2015)04-0153-03

2015-03-12

蔣玲艷（1986-），女，廣西桂林人，供職于廣西中醫(yī)藥大學(xué)圖書館，碩士，研究方向?yàn)閳D書館學(xué)。