淺談基建檔案信息化建設(shè)

中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院蘭州獸醫(yī)研究所 江永琴

淺談基建檔案信息化建設(shè)

中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院蘭州獸醫(yī)研究所 江永琴

隨著社會不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研院所的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案逐漸向信息化發(fā)展。檔案信息化就是利用信息技術(shù)對原有檔案進(jìn)行儲存和管理，使農(nóng)業(yè)科研院所的基建檔案信息化，資源信息產(chǎn)業(yè)更加方便快捷。我國很多農(nóng)業(yè)科研院所都在實(shí)施修繕購置項(xiàng)目、建設(shè)科學(xué)實(shí)驗(yàn)大樓及實(shí)驗(yàn)基地等工程 ，所以其基建檔案管理也越來越受到重視，對于工程建設(shè)的過程都需要進(jìn)行詳細(xì)記錄，基建檔案的信息化建設(shè)非常重要。

基建檔案 農(nóng)業(yè)科研院所 信息化

基建檔案管理對于農(nóng)業(yè)科研院所來說非常重要。這些檔案記錄了農(nóng)業(yè)科研院所在建項(xiàng)目和已竣工驗(yàn)收的所有信息資料?；n案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，也是農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理的重點(diǎn)，能夠有效推動農(nóng)業(yè)科研院所的工程項(xiàng)目建設(shè)，在后期的維護(hù)、管理或擴(kuò)建中起到非常重要的作用。

一、基建檔案的特點(diǎn)

1.檔案材料來源的廣泛性?；n案的一個(gè)比較明顯特征就是資料來源廣泛，包括項(xiàng)目的提出、項(xiàng)目的建設(shè)過程、項(xiàng)目的驗(yàn)收等，都是基建檔案的資料來源。另外，基建檔案的建設(shè)涉及多個(gè)部門，包括施工單位、政府部門、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)部門、設(shè)備提供單位等，這就使基建檔案具備廣泛性特點(diǎn)。

2. 檔案的完整性?；n案的內(nèi)容非常多，包括項(xiàng)目的建議書、項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目計(jì)劃編制書、地質(zhì)勘查分析研究、招標(biāo)書、工程進(jìn)程編制、項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收等。基建檔案需要對項(xiàng)目的整體過程進(jìn)行資料收集與編制，所以基建檔案還具有完整性特點(diǎn)。

3.檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容廣泛?；n案的記錄內(nèi)容比較廣泛，記錄的數(shù)量比較大。因?yàn)榛n案的內(nèi)容涉及多所單位、多項(xiàng)內(nèi)容，且基建檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，所以基建檔案的另一個(gè)明顯特征就是數(shù)量大、內(nèi)容廣。與其他檔案管理相比，基建檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，內(nèi)容和數(shù)量更多，包括電信、建筑、結(jié)構(gòu)、氣象、環(huán)保、地質(zhì)、消防等都屬于基建檔案的范疇。

4.長久性和不可替代性?；n案管理是一個(gè)長久的過程，具有非常高的參考價(jià)值，所以基建檔案具備長久性和不可替代性。工程驗(yàn)收之后能夠?yàn)楣こ毯笃诘木S護(hù)、管理或擴(kuò)建提供比較可靠依據(jù)。所以，基建檔案具有長久性和不可替代性。

二、基建檔案信息化建設(shè)注意事項(xiàng)

首先，基建檔案信息化建設(shè)過程中需要注意檔案的安全性。因?yàn)闄n案信息化速度越來越快，檔案的內(nèi)容和數(shù)量的增加得都比較快。隨著互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的普及，基建檔案信息化應(yīng)該特別注意安全性問題，防止黑客或病毒入侵，保證基建檔案的完整和安全。

其次，基建檔案信息化建設(shè)過程中需要注意檔案的真實(shí)性。檔案建設(shè)時(shí)，從電子檔案的生成到使用，很多基建檔案都是自動存儲的，沒有任何規(guī)范化或程序化管理。電子檔案和紙質(zhì)化檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，紙質(zhì)檔案不易保存，而電子檔案的記錄載體不能長時(shí)間使用，會對基建檔案的真實(shí)性產(chǎn)生不利影響，基建檔案不再具備完整性和可靠性。

最后，基建檔案信息化建設(shè)還需要注意檔案的法律效力。電子檔案的載體并不固定，不能給基建檔案提供有力的法律認(rèn)定，對于一些光盤不會給予法律認(rèn)定。所以，農(nóng)業(yè)科研院所進(jìn)行基建檔案信息化建設(shè)時(shí)需要著重注意法律效力的問題。

三、基建檔案信息化建設(shè)

1.檔案信息安全保障體系建設(shè)。農(nóng)業(yè)科研院所基建檔案管理中，很多檔案內(nèi)容都具有保密性和查閱限制。這些信息的保密性非常高，一旦泄漏會有非常嚴(yán)重的后果。所以，農(nóng)業(yè)科研院所的基建檔案管理部門應(yīng)該設(shè)立保密計(jì)算機(jī)或建立獨(dú)立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，與外網(wǎng)斷絕一切聯(lián)系。對于一些信息的存儲，不能使用任何可能會與外網(wǎng)相關(guān)聯(lián)的相關(guān)設(shè)備。內(nèi)網(wǎng)登錄需要對身份信息進(jìn)行嚴(yán)密核實(shí)，制定訪問限制，做好保密工作。加強(qiáng)對檔案管理的安全保護(hù)，采取防火墻等一系列措施防止黑客或病毒入侵，保證基建檔案信息化建設(shè)安全可靠。

2.建立數(shù)字基建檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。基建檔案的信息數(shù)字化建設(shè)能夠使檔案搜索更為快速，更加方便?；n案信息化建設(shè)能夠減少農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理的人力物力，對于一些比較長久的檔案能夠進(jìn)行重新記錄和保存，延長檔案存儲時(shí)間。建立數(shù)字化基建檔案過程中，檔案管理人員需要與其他部門及時(shí)溝通，對于紙質(zhì)信息和資料進(jìn)行掃描和輸入，明確檔案的歸類和要求。對已經(jīng)建立數(shù)字化檔案的資料進(jìn)行分類處理，并且進(jìn)行重復(fù)審核和校對。記錄完成的數(shù)據(jù)資料應(yīng)該上傳至農(nóng)業(yè)研究院所的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，方便查看。

3.實(shí)現(xiàn)檔案動態(tài)化管理。農(nóng)業(yè)研究院所的項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間比較長，建設(shè)資料比較多，涉及部門也比較廣泛。首先，基建檔案管理員應(yīng)該定期對基建檔案資料進(jìn)行收集，檢查核對檔案資料，與其他部門進(jìn)行溝通，完善資料的完整性，及時(shí)調(diào)整檔案管理模式。其次，檔案管理人員應(yīng)充分掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度情況，與城建、消防等部門聯(lián)系，形成信息反饋機(jī)制，這樣才能對基建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理。

總而言之，基建檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，管理時(shí)間比較長，內(nèi)容廣泛，數(shù)量也不可低估。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該對工程建設(shè)基建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，詳細(xì)記錄工程的資料內(nèi)容，及時(shí)了解工程建設(shè)的各項(xiàng)信息，利用互聯(lián)網(wǎng)或計(jì)算機(jī)對基建檔案進(jìn)行管理，最大限度地提高檔案管理水平。這樣既節(jié)省了大量的人力物力，又能保證基建檔案的科學(xué)化管理。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-12-0209