新時期如何加強司法行政檔案管理

程 沭

（宿遷市司法局，江蘇宿遷，223800）

司法行政檔案是國家檔案的重要組成部分，是司法行政系統(tǒng)的寶貴財富，也是維護司法行政歷史真實面貌的重要工作。隨著司法行政事業(yè)的不斷發(fā)展，司法行政檔案的內(nèi)容、類別、整理方式、方法都產(chǎn)生了巨大變化。司法行政檔案作為司法行政系統(tǒng)一項寶貴的財富，已不再是簡單的資料收集與保管，它已經(jīng)成為充分發(fā)揮司法行政在全面推進依法治國中一項不可缺少的基礎(chǔ)性工作，如何在新形勢新任務(wù)新要求下管理好司法行政系統(tǒng)各項工作中產(chǎn)生的司法行政檔案，使司法行政檔案為依法治國作出積極貢獻，是我們目前司法行政人迫切要做的工作。

一、新中國成立后司法行政檔案歷史概況

新中國成立后，1949年設(shè)立中央人民政府司法部。1954年改稱為中華人民共和國司法部。1959年撤銷司法部，原司法部主管的工作由最高人民法院管理。1979年為加強司法行政工作，重建司法部直至現(xiàn)在。

1949年至1959年，司法行政部門的檔案作為國家檔案資源已全部移交到當?shù)貒揖C合檔案館，以撤銷單位獨立全宗保存。1959年至1979年，司法行政主管的業(yè)務(wù)并入法院，形成的檔案納入到法院全宗內(nèi)管理。1979年重建司法部以來，我國司法行政檔案根據(jù)《檔案法》和有關(guān)檔案管理規(guī)定，以政府系列司法行政獨立全宗歸檔，保存在各級國家綜合檔案館。近年來國家、省、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的司法行政單位永久和長期保管的檔案，按規(guī)定向同級地方國家綜合檔案館移交。列為永久保存的勞改罪犯檔案，在刑滿后50年向國家地方綜合檔案館移交。目前各級司法行政單位保管了《檔案法》規(guī)定期限內(nèi)的各類司法行政檔案。

二、司法行政檔案類別

1979年以來，隨著我國民主與法制建設(shè)的發(fā)展，中斷了20年的司法行政工作得以恢復(fù)、重建。在黨中央、國務(wù)院和各級地方黨委、政府的領(lǐng)導下，經(jīng)過全國司法行政干警職工的不懈努力，司法行政工作迅速發(fā)展，道路越走越寬廣，職能越來越豐富，積累的司法行政檔案門類也越來越多。

1.1993 年司法行政檔案類別

1993年以前，各省、市自行制定司法行政檔案管理辦法，司法行政檔案沒有統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)定、統(tǒng)一格式，各行其是、各自為政。1993年4月16日，司 法 部 下 發(fā) 了《關(guān)于司法行政檔案工作暫行規(guī)定》，明確了司法行政檔案的內(nèi)涵、機構(gòu)、人員和職責。司法行政檔案是指在司法行政工作中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。司法行政檔案分為文書檔案、專業(yè)檔案（勞改罪犯和勞教人員檔案、公證檔案、律師業(yè)務(wù)檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、財會檔案、科技檔案、教學檔案、新聞書稿檔案、基建檔案等）和聲像檔案，當時的司法行政檔案類別已涵蓋了司法行政工作職能的所有內(nèi)容。

2.目前司法行政檔案的類別

目前司法部的職能是主管全國司法行政工作的國務(wù)院組成部門。根據(jù)現(xiàn)在司法行政部門的職能，司法行政檔案類別比以往增加了設(shè)備檔案、實物檔案；業(yè)務(wù)檔案增加了監(jiān)獄管理檔案、戒毒管理檔案、社區(qū)矯正檔案、法律援助檔案、法制宣傳檔案、司法考試檔案、司法鑒定檔案、司法外事檔案、信訪檔案、紀檢組監(jiān)察檔案和圖書資料等。隨著時代的發(fā)展，司法行政職能發(fā)生了巨大變化，原有的檔案類別已不能涵蓋當前司法行政檔案類別的內(nèi)容，也有職能從司法行政中退出。如：2013年，《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》發(fā)布，提出“廢止勞動教養(yǎng)制度，完善對違法犯罪行為的懲治和矯正法律，健全社區(qū)矯正制度?！眲趧咏甜B(yǎng)這一職能已從司法行政職能中退出，勞動教養(yǎng)廢止之日，就是勞動教養(yǎng)檔案廢止之時，勞動教養(yǎng)檔案已不在司法行政檔案類別中，它已走出歷史舞臺將永久存封于各地國家綜合檔案館。

三、司法行政檔案類別管理

司法行政檔案各種類別參照的管理辦法：一是公證檔案執(zhí)行1988年發(fā)布的《公證文件立卷歸檔和管理辦法》《公證檔案管理辦法》。二是律師業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行1991年頒布《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》。三是鄉(xiāng)鎮(zhèn)、城市街道法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行《鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》。四是部屬院校檔案執(zhí)行《普通高等學校檔案管理辦法》。五是文書檔案、財會檔案、基建檔案、科技檔案、書稿檔案、新聞宣傳檔案等執(zhí)行國家檔案局的有關(guān)規(guī)定。六是已廢止的《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》。

目前司法行政檔案管理工作用上世紀90年代的規(guī)定已越來越不能適應(yīng)當前的新形勢、新任務(wù)、新要求。《檔案法》以及國家檔案局、教育部、財政部等有關(guān)的檔案管理規(guī)定為了適應(yīng)社會的進步、時代的發(fā)展也幾經(jīng)修改，司法行政檔案的管理辦法立、改、廢已迫在眉睫。

四、司法行政檔案管理的一些建議

十八屆四中全會首度以“依法治國”作為全會主題，依法治國、依法行政要求司法行政工作要依法，檔案管理要依法。司法行政檔案工作還存在一些與新時代不相適應(yīng)的地方，司法行政檔案綜合管理如何與時俱進，突破傳統(tǒng)思維和工作模式，進而增強檔案管理工作的前瞻性，是司法行政機關(guān)必須思考的全新內(nèi)容。

一是提高司法行政人對檔案重要性的認識。司法行政檔案的管理在一定程度上受到對檔案認識的制約。我們在從事司法行政工作中，需要回顧過去、了解情況、借鑒經(jīng)驗、核對事實、掌握史料、維護權(quán)益等等。例如：近期我們編寫《司法行政志》需要查找大量的檔案資料，書到用時方恨少，這時才知道保存一個單位完整的檔案資料是何等重要。很多情況下，人們沒有充分認識到檔案對自己的作用、對單位的作用、對社會的作用，司法行政檔案在維護權(quán)益、解決民生、保障社會穩(wěn)定的作用沒有擺上應(yīng)有的位置，檔案和檔案工作的重要性沒有得到應(yīng)有的重視。司法行政人要切實重視檔案工作，積極發(fā)揮司法行政檔案維護社會穩(wěn)定和發(fā)展、推進和諧社會建設(shè)的獨特作用；充分認識檔案工作是“功在當代、利在千秋”，真正把它作為不可再生的資源來保護和利用開發(fā)。

二是加強對司法行政檔案依法管理。司法行政系統(tǒng)要按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》等法律法規(guī)來管理司法行政檔案。要依法收集、整理、歸檔、移交、保管、利用檔案，依法設(shè)定機構(gòu)、人員、職責。依法處理損毀、丟失或者擅自銷毀屬于國家所有檔案，擅自提供、抄錄、公布屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案，出賣屬于國家所有檔案，倒賣檔案牟利或者私自將檔案賣給外國人，攜運禁止出境的檔案及其復(fù)制件出境，檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失等違法行為。依法為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面保障。

三是做好有關(guān)檔案規(guī)章制度的廢、改、立工作。及時廢止有關(guān)不適時宜的規(guī)定，如《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》。適應(yīng)新形勢要求，重新修訂下發(fā)《司法行政檔案管理規(guī)定》，出臺或修改相關(guān)司法行政新業(yè)務(wù)檔案管理辦法。

四是調(diào)整歸檔范圍和保管期限。隨著改革的推進和深化，一些檔案的價值也會發(fā)生變化，應(yīng)及時地修改、調(diào)整司法行政的文件歸檔范圍和保管期限表。如1988年發(fā)布的《公證文件立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》規(guī)定，公證檔案的保管期限為永久、長期和短期三種；2006年國家檔案局發(fā)布的8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第六條：機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

五是加大檔案信息化建設(shè)?，F(xiàn)代社會快速發(fā)展，計算機應(yīng)用已擴展到各行各業(yè)，社會信息需求日趨復(fù)雜，時效性要求越來越高，傳統(tǒng)的司法行政檔案信息服務(wù)已無法滿足網(wǎng)絡(luò)時代的社會需求。為此，要抓緊建立司法行政檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享，加快推動司法行政檔案現(xiàn)代化管理進程。

六是強化司法行政檔案服務(wù)功能。檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和目的所在，而檔案服務(wù)則是檔案利用的主要途徑。司法行政檔案工作要秉承“記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實、著眼未來”的理念，堅持服務(wù)為先，創(chuàng)新服務(wù)方式，拓展服務(wù)功能，主動為依法治國服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為維護合法權(quán)益服務(wù)，為改善民生服務(wù)，為政務(wù)公開服務(wù)，為司法行政工作服務(wù)。

七是統(tǒng)一制定司法行政各類業(yè)務(wù)檔案案卷格式。加強司法行政檔案的標準化、規(guī)范化、科學化管理，提高案卷質(zhì)量。參照中華人民共和國國家標準GB/T 9705—88文書檔案案卷格式等，制定司法行政檔案案卷格式標準和其它檔案標準，并使用無酸卷皮卷盒。