大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)研究

錢春霞 顧瑋瑋

（1.南京信息工程大學(xué)心理健康教育與研究中心，江蘇南京，210044;2.南京軍區(qū)空軍司令部直屬工作處，江蘇南京，210018）

大學(xué)生心理檔案是大學(xué)生心理測(cè)評(píng)、心理咨詢、自我心理探索的歷史記錄。建立大學(xué)生心理檔案，有助于快速準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)心理問題學(xué)生，及時(shí)進(jìn)行危機(jī)干預(yù)和心理輔導(dǎo)，同時(shí)可為高校開展心理健康教育提供有針對(duì)性的指導(dǎo)，并為學(xué)生的自我成長提供依據(jù)。2004年教育部發(fā)文要求高校重視大學(xué)生心理檔案建設(shè)工作，近十年來，大學(xué)生心理健康檔案建設(shè)工作得到了迅速推進(jìn)。伴隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，大學(xué)生心理檔案進(jìn)入信息化管理時(shí)代，已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。以江蘇省五個(gè)心理健康教育示范基地之一的江寧基地所屬22 所高校為例，至2014年為止，所有高校都已經(jīng)使用網(wǎng)絡(luò)版大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)。

一、大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)的歷程

大學(xué)生心理檔案信息化歷程大致經(jīng)歷了兩個(gè)階段：第一階段是上個(gè)世紀(jì)90年代到2004年的早期發(fā)展階段。根據(jù)文獻(xiàn)查詢，1993年北京理工大學(xué)最早開展此類研發(fā)。在隨后的十年間，部分高校具有心理學(xué)背景和計(jì)算機(jī)學(xué)背景的科研人員，基于編程技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖形技術(shù)和加密技術(shù)等，自主研發(fā)了各種大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)軟件。這一階段的研發(fā)致力于解決傳統(tǒng)的紙筆心理測(cè)試存在的耗時(shí)、費(fèi)力、統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確性低及信息反饋滯后等缺陷，故而研發(fā)內(nèi)容集中于如何整合多量表心理測(cè)試和進(jìn)行數(shù)據(jù)校正，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速收集信息及導(dǎo)出準(zhǔn)確的測(cè)量結(jié)果。此階段開發(fā)的大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，打開了大學(xué)生心理檔案建設(shè)的新視野，使高校心理健康的工作理念順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的變革，產(chǎn)生了變化。但受限于技術(shù)發(fā)展的制約，這些系統(tǒng)一般只能處理大學(xué)生心理健康普查及其信息的收集及分析，并且所用量表有限，一般采用《明尼蘇達(dá)多項(xiàng)人格量表》（MMPI）和癥狀自評(píng)量表（SCL-90）［1］，無法滿足大學(xué)生心理工作中的復(fù)雜需求。

第二階段是2004年至今。2004年教育部發(fā)文后，市場(chǎng)對(duì)此反應(yīng)迅速，以專業(yè)軟件公司為研發(fā)主體，開發(fā)出具備專業(yè)性、系統(tǒng)性、全面性的綜合管理軟件，適應(yīng)了高校心理健康工作的多種需求。十年來，各級(jí)各類高校紛紛引進(jìn)檔案管理軟件，大大提高了大學(xué)生心理檔案的工作效率。綜合性心理檔案軟件系統(tǒng)相比于各高校自主研發(fā)的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)明顯，極大擴(kuò)展了系統(tǒng)的各模塊功能，不僅僅局限于幾個(gè)心理量表，而是形成了包含數(shù)十至上百個(gè)心理量表的測(cè)評(píng)與檔案管理、心理咨詢、心理網(wǎng)站建設(shè)的綜合性心理檔案軟件系統(tǒng)。該類系統(tǒng)軟件由學(xué)校出資購買，售出公司免費(fèi)安裝調(diào)試、故障處理、模塊更新、常模更新及軟件升級(jí)等。此階段高校心理檔案工作逐漸進(jìn)入全面信息化建設(shè)時(shí)代，其工作模式發(fā)生了根本性的變革。

二、大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)的影響

信息化背景下的大學(xué)生心理檔案建設(shè)，從以往的重檔案實(shí)體建立，輕檔案信息管理和利用的狀態(tài)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦匾晫?duì)檔案信息資源進(jìn)行分析、管理和為師生提供服務(wù)的格局。大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下集成化服務(wù)理念的應(yīng)用，通過資源、服務(wù)的集成，將日益增加的信息用戶和快速產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行高度集成和優(yōu)化，能夠最大限度地節(jié)約資源和滿足用戶的信息需求，達(dá)到服務(wù)集約化的目的［2］。大學(xué)生心理檔案信息化對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生了如下影響。

1.改變了大學(xué)生心理檔案的構(gòu)建模式

以大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，高校構(gòu)建大學(xué)生心理健康檔案的模式發(fā)生了根本性的改變。高校心理健康機(jī)構(gòu)組織學(xué)生參加大規(guī)模心理普查或個(gè)人心理自測(cè)，不再依賴于傳統(tǒng)集中紙筆測(cè)試，而是通過網(wǎng)絡(luò)，集中或分散測(cè)試，由計(jì)算機(jī)對(duì)收集到的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并以電子文檔、報(bào)表、圖形等方式輸出學(xué)生心理健康信息。此種建檔方式很大程度上解決了以往紙筆測(cè)試使用量表單一、操作效率低、覆蓋面小、投入成本大的缺點(diǎn)，使得建檔過程大為簡化，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性顯著提升，信息反饋時(shí)限縮短。

通過心理咨詢來收集學(xué)生心理健康資料是大學(xué)生心理健康檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，而在人工建檔背景下，對(duì)心理咨詢中所獲得的個(gè)案資料的保存、歸類及查詢非常繁瑣且難以操作。這個(gè)問題，在大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)中的心理咨詢版塊，得到了較好的解決。線上咨詢、線下咨詢有機(jī)結(jié)合，線上咨詢記錄可實(shí)時(shí)在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存，線下咨詢記錄根據(jù)學(xué)號(hào)錄入每個(gè)學(xué)生檔案中，從而實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新學(xué)生個(gè)人的檔案信息。通過學(xué)號(hào)查詢或者類別查詢、條件查詢，可以迅速檢索、篩查單個(gè)學(xué)生或者某類學(xué)生的心理健康信息。目前針對(duì)智能手機(jī)的普及，某些高校已經(jīng)開始使用心理檔案手機(jī)客戶端，使得檔案資料的錄入和查詢更為便捷。

2.推動(dòng)大學(xué)生心理檔案由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變

大學(xué)生是在不斷成長變化的個(gè)體，大學(xué)生的心理健康檔案管理也應(yīng)該成為動(dòng)態(tài)的管理系統(tǒng)，即科學(xué)的大學(xué)生心理檔案應(yīng)該是從其建立后不斷地隨著學(xué)生的成長而增加相應(yīng)的內(nèi)容。以往紙質(zhì)檔案時(shí)代，動(dòng)態(tài)管理心理檔案工作量巨大且很困難，造成大學(xué)生心理檔案管理內(nèi)容極其單一，重新生入學(xué)時(shí)的心理普查，輕后續(xù)四年的成長反饋，重心理測(cè)試結(jié)果，輕背景信息收集。單一的檔案內(nèi)容往往使大學(xué)生心理檔案陷入固化狀態(tài)，成為“死檔案”。隨著大學(xué)生心理檔案信息化的推進(jìn)，這一僵局得以打破，動(dòng)態(tài)管理的要求變得可行且便捷。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，既可以針對(duì)某個(gè)學(xué)生個(gè)體，在其目錄下增加與其心理動(dòng)態(tài)相關(guān)的信息；也可以針對(duì)某類群體，多次進(jìn)行普測(cè)，統(tǒng)計(jì)分析前后的差異。動(dòng)態(tài)管理為學(xué)校制定相關(guān)的心理健康教育方針政策，提供了更準(zhǔn)確詳實(shí)的依據(jù)。

3.提升了大學(xué)生心理檔案的可利用性

長期以來，大學(xué)生心理健康檔案在實(shí)際操作中，重資料保存，輕信息利用，保密工作做得很好，卻忽略了其信息的育人價(jià)值。一方面原因是檔案收集的信息量比較少，并且很少隨著學(xué)生的成長而做出同步的更新，缺乏準(zhǔn)確性和有效性；另外一方面，缺少快速便捷的檢索、查詢工具。

在信息化背景下，通過信息反饋機(jī)制來整合作為保密資料的心理檔案與作為反饋信息的心理檔案二者之間的矛盾［3］。心理檔案軟件充當(dāng)了信息反饋儀的角色，心理健康教師、輔導(dǎo)員、其他教師、學(xué)生等檔案使用者是信息反饋的主體，學(xué)生心理、行為的改善是信息反饋的客體，收集來的學(xué)生心理健康資料是信息反饋的中介。在遵循心理檔案保密原則的要求下，通過信息技術(shù)，針對(duì)不同檔案使用主體，賦予不同級(jí)別的查詢權(quán)限，有條件地開放檔案信息。檔案使用主體通過網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)，獲得審批后，可在權(quán)限內(nèi)查詢相關(guān)內(nèi)容。檔案使用主體需要把檔案的利用情況，比如研究結(jié)果、檔案利用效果或者學(xué)生的自我調(diào)整情況，作為反饋的客體信息，再次返回到檔案庫，并成為下一次信息反饋的中介內(nèi)容。通過信息反饋機(jī)制，不斷循環(huán)累積，逐步提升大學(xué)生心理檔案的利用價(jià)值。

三、大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)存在的問題及解決策略

隨著大學(xué)生心理檔案信息化進(jìn)程的加快，在檔案的建立、管理及利用環(huán)節(jié)，其工作模式都出現(xiàn)了較大變化，顯著提升了工作效率。但是，受制于模塊利用不均衡、建檔程序不規(guī)范、規(guī)章制度不完善、高校內(nèi)各部門間協(xié)作不到位等多種因素，大學(xué)生心理檔案信息化建設(shè)需要關(guān)注以下幾個(gè)問題。

1.存在的問題

（1）模塊利用不平衡，過度依賴病態(tài)心理普查

目前高校心理檔案系統(tǒng)大都提供了心理普查、心理網(wǎng)站、心理咨詢、檔案查詢等多模塊服務(wù)，但在實(shí)際工作中，大部分高校過度依賴心理普查模塊，其他模塊的利用率不高，這在某種程度上弱化了心理檔案的應(yīng)用價(jià)值。此外，過度依賴心理普查或單次心理測(cè)試結(jié)果，導(dǎo)致學(xué)生心理檔案信息源缺乏完整性和準(zhǔn)確性。目前心理普查使用頻率較高的量表為癥狀自評(píng)量表（SCL- 90），該量表更適合在精神障礙和心理疾病人群中使用。因其過于偏重病理參考價(jià)值，卻忽視了學(xué)生的心理常態(tài)價(jià)值［4］，已被學(xué)界廣為詬病。

（2）建檔程序不規(guī)范

在信息化背景下，高校通過網(wǎng)絡(luò)集體施測(cè)，可以在短時(shí)間內(nèi)對(duì)大量的學(xué)生開展心理普查。此種做法，雖然提高了工作效率，但是由于同時(shí)間參與普查的人員眾多，心理教師人手不足，難以照顧周全。部分學(xué)生不按規(guī)范答題，隨意答題、他人替答等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案信息不真實(shí)。為彌補(bǔ)專業(yè)教師缺乏的問題，不少高校將心理普查工作交給了不具備心理學(xué)、測(cè)量學(xué)背景的班主任、輔導(dǎo)員來操作，不規(guī)范的程序也導(dǎo)致了心理建檔缺乏專業(yè)性。

（3）規(guī)章制度不完善

大學(xué)生心理檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模逐年提升，其重要性日益顯現(xiàn)，在檔案建構(gòu)、管理和利用環(huán)節(jié)都需要完善的制度加以規(guī)范。然而當(dāng)前高校的心理檔案制度建設(shè)未能及時(shí)跟進(jìn)，無論是檔案管理部門，還是心理健康教育部門都沒有明確的心理檔案工作規(guī)范［5］。當(dāng)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的心理檔案變得觸手可及，不僅學(xué)生個(gè)人希望獲知自己的相關(guān)信息，心理健康教師、學(xué)校其他管理者、某些科研工作者也都希望能更好地使用如此大規(guī)模的數(shù)據(jù)。什么人可以使用檔案，不同的人使用檔案的權(quán)限是什么？對(duì)學(xué)生個(gè)人，是真實(shí)的、全面地呈現(xiàn)檔案，還是有選擇地、有修飾地呈現(xiàn)檔案？關(guān)于此類問題，目前實(shí)際操作中的主觀隨意性很強(qiáng)，缺少統(tǒng)一衡量的尺度和參照標(biāo)準(zhǔn)，往往造成濫用、誤用檔案的嚴(yán)重后果。此外，對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求，不同檔案主體責(zé)、權(quán)、利的規(guī)范等，都沒有形成完善的規(guī)定。

（4）資源整合難度大

建立學(xué)生心理檔案是為了促進(jìn)學(xué)生的成長成才，提升高校教育工作的專業(yè)化水平。因此，這個(gè)工作就不僅僅是高校心理健康工作的內(nèi)容，也應(yīng)成為學(xué)生教育管理中的重要內(nèi)容。大學(xué)生的心理檔案涉及的內(nèi)容繁雜，如：家庭背景、經(jīng)濟(jì)狀況、打工經(jīng)歷、智力、人格特征、學(xué)業(yè)成績、興趣愛好、健康狀況等等，這些信息往往散落在高校內(nèi)各類管理體系中，如學(xué)生管理體系、教務(wù)管理體系及醫(yī)療部門衛(wèi)生管理體系等。要想建立完整、準(zhǔn)確的心理檔案庫，需要各部門之間的協(xié)同配合，但由于部門之間崗位職責(zé)差異，協(xié)調(diào)配合不到位等因素，學(xué)生信息難以做到便捷地資源互通，使得學(xué)生心理檔案可能在建立之初就存在先天不足，而后期維護(hù)、更新往往也存在信息不全面，更新不及時(shí)等問題。

2.解決策略

（1）以科學(xué)的態(tài)度理解和重視大學(xué)生心理檔案工作

重視建立大學(xué)生心理檔案，前提是對(duì)大學(xué)生心理檔案具備專業(yè)性的理解，明確學(xué)生心理是不斷發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)過程，不可簡單地將心理檔案理解為新生入學(xué)后進(jìn)行的心理普查，更不可將心理測(cè)驗(yàn)作為心理檔案信息的唯一來源。依托于大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)模塊化的優(yōu)勢(shì)，未來可采用階段性、多量表測(cè)驗(yàn)，結(jié)合心理咨詢、學(xué)生管理各部門信息反饋及學(xué)生個(gè)人自我反饋、學(xué)生家長反饋等方式，建立大學(xué)生心理檔案信息庫。同時(shí)鼓勵(lì)師生關(guān)注并使用心理檔案系統(tǒng)，將心理檔案與學(xué)生干部選拔、就業(yè)推薦、貧困學(xué)生資助、創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目支持等各項(xiàng)學(xué)生工作有機(jī)結(jié)合，從而提升檔案利用率，變檔案的“重藏”為“重用”。

（2）加強(qiáng)心理輔導(dǎo)員的專業(yè)培訓(xùn)

目前高校普遍建立了學(xué)?！合怠嗉?jí)三級(jí)心理防御體系，在院系層面上一般會(huì)安排一位輔導(dǎo)員作為本院系的心理健康聯(lián)系老師。對(duì)心理輔導(dǎo)員開展專業(yè)培訓(xùn)已經(jīng)成為當(dāng)前高校心理健康教育工作中的重要內(nèi)容。在信息化時(shí)代，心理輔導(dǎo)員必須學(xué)會(huì)檔案系統(tǒng)軟件的應(yīng)用、管理和維護(hù)；明確通過檔案系統(tǒng)開展網(wǎng)絡(luò)心理普查的注意點(diǎn)；在自身權(quán)利范圍內(nèi)，謹(jǐn)慎使用檔案信息。

（3）完善各環(huán)節(jié)規(guī)章制度

在信息化提供了更加便捷的工作條件下，必須有一套完整的管理制度和監(jiān)督制度來保障心理檔案的規(guī)范運(yùn)行。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，必須明確需要收集哪些信息，及提供信息的各相關(guān)部門需要承擔(dān)的責(zé)任和權(quán)力；在檔案的管理環(huán)節(jié)，明確檔案后續(xù)跟蹤記錄的操作要求，防止檔案變成死檔案；在檔案的利用環(huán)節(jié)，注重保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，明確不同人群查詢檔案的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，明確心理教師在提供給學(xué)生相關(guān)分析報(bào)告的時(shí)候遣詞措句的規(guī)范，要避免對(duì)學(xué)生形成偏向性引導(dǎo)。針對(duì)科研人員需要使用學(xué)生個(gè)人心理檔案時(shí)，需要征得學(xué)生本人同意，并且在公開出版時(shí)需要匿名進(jìn)行。

（4）建立學(xué)生心理健康教育大體系

心理健康工作的未來趨勢(shì)是建立整合各種信息和人力資源的高校心理健康教育服務(wù)大體系，需要高校心理健康教育部門、高校學(xué)生工作管理部門、教務(wù)教學(xué)管理部門及醫(yī)療部門等多部門之間通力合作，資源互通，形成大的工作系統(tǒng)。因此，大學(xué)生心理檔案工作必須得到高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持，在組織層面上，成立領(lǐng)導(dǎo)工作小組，統(tǒng)籌管理，協(xié)調(diào)部門間利益關(guān)系；在制度層面上，制定詳細(xì)的規(guī)章制度，規(guī)范各部門的責(zé)任義務(wù)，規(guī)范信息流通程序，促進(jìn)部門間有效合作；在技術(shù)層面上，充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，依托大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，整合多部門信息資源，搭建多部門之間信息快速反饋的平臺(tái)。

綜上所述，在信息化的大趨勢(shì)下，高校心理健康工作理念要進(jìn)一步專業(yè)化，提升心理工作者檔案信息化辦公能力，對(duì)心理檔案的建立、管理及利用環(huán)節(jié)建立明確的規(guī)范，提升師生對(duì)檔案的利用率，使大學(xué)生心理檔案真正發(fā)揮其在學(xué)生成長成才中的重要作用，為高校素質(zhì)教育提供更大參考價(jià)值。

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