企業(yè)檔案數(shù)字化的探索與實(shí)踐

張 宇

（大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部檔案室，黑龍江 大慶 163462）

伴隨著世界科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的使用及網(wǎng)絡(luò)架設(shè)及普及，我們迎來(lái)了數(shù)字時(shí)代、信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代。作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作之一的檔案管理，“三尺蘭臺(tái)一摞紙”的管理方式已經(jīng)明顯落后于時(shí)代發(fā)展的需要。所以，如何推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作成為各級(jí)檔案管理部門(mén)的共識(shí)。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

（一）提高效率

企業(yè)檔案管理的最終目的是為了利用。在過(guò)去的檔案利用中，首先檔案人員要根據(jù)檔案利用者提供的材料依據(jù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找相關(guān)材料的檔號(hào)，然后再根據(jù)檔號(hào)去庫(kù)房翻閱實(shí)體檔案。如果檔案利用者在提供材料名稱(chēng)和存檔年份不明確的情況下，則需要檔案人員去檔案庫(kù)房一件一件進(jìn)行排查，像這樣在大量存儲(chǔ)檔案的庫(kù)房去查詢(xún)某年某月某事的情況，檔案管理者工作量是非常大的。而通過(guò)檔案數(shù)字化后，檔案人員在電腦中可以直接調(diào)取數(shù)字化檔案進(jìn)行查找，省去大量去庫(kù)房查找的時(shí)間，并且可以直接向利用者提供數(shù)字化檔案，使檔案利用效率大幅提升。

（二）降低成本

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，必須要走低成本戰(zhàn)略。而檔案數(shù)字化后，一方面可以大幅減少檔案利用過(guò)程中的辦公成本，另一方面由于查詢(xún)和利用效率的大幅提升，也可以極大地降低人工成本。

（三）安全保障

當(dāng)檔案數(shù)字化工作完成后，相當(dāng)于在為基礎(chǔ)檔案做了一個(gè)備份。由于存儲(chǔ)科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案不會(huì)受到光、電、水等環(huán)境因素影響，還有過(guò)去經(jīng)常利用的檔案，因反復(fù)翻閱使檔案紙張破損，影響檔案價(jià)值，以及借閱出去的實(shí)體檔案遺失。數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡(luò)中廣泛存在和應(yīng)用，相當(dāng)于為基礎(chǔ)檔案加上了雙保險(xiǎn)。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的建立

（一）基礎(chǔ)檔案摸底排查工作

企業(yè)檔案數(shù)字化首先要對(duì)館藏檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，包括檔案的類(lèi)型、載體形態(tài)和狀態(tài)、數(shù)量、信息利用等情況進(jìn)行一個(gè)完整的、具體的統(tǒng)計(jì)分析。

（二）購(gòu)置數(shù)字化所需物品

在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化過(guò)程中，必須要購(gòu)置相應(yīng)的儀器、設(shè)備及科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。如今在大慶油田機(jī)構(gòu)設(shè)置中，均將信息和檔案兩個(gè)管理部門(mén)合二為一，也為檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展提供了依據(jù)。

（三）循序漸進(jìn)科學(xué)謀劃

1.拆分整理。檔案數(shù)字化掃描前，首先應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房提取的檔案進(jìn)行認(rèn)真梳理，在確定掃描范圍的過(guò)程中要注意保持全宗、案卷等檔案的完整性。在確保不損壞檔案實(shí)體的前提下，可對(duì)裝訂過(guò)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁(yè)拆分、去除金屬物，對(duì)沒(méi)有編頁(yè)或編頁(yè)不規(guī)范的檔案重新編排好頁(yè)碼，編頁(yè)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容和原編頁(yè)號(hào)。對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描以及褶皺不平的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，以免在掃描過(guò)程中出現(xiàn)卡紙、掃描不清等問(wèn)題。

2.注重質(zhì)量。一是要對(duì)漏掃、掃錯(cuò)、重復(fù)掃描等問(wèn)題高度關(guān)注。在本單位檔案數(shù)字化過(guò)程中，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一種是正反面都有檔案內(nèi)容的情況，正面有頁(yè)碼，而反面沒(méi)有頁(yè)碼，這樣容易出現(xiàn)問(wèn)題；另外還有一種是有的文件在不同地方存了兩處或一份文件存了兩份，這樣極易出現(xiàn)重復(fù)掃描的問(wèn)題。二是要在掃描的過(guò)程中保護(hù)好基礎(chǔ)檔案。由于要對(duì)原有基礎(chǔ)檔案進(jìn)行撤架、拆封、編號(hào)、標(biāo)記、掃描等工作，如不注意，將對(duì)原始檔案產(chǎn)生破壞。同時(shí)，要對(duì)歷史悠久的紙質(zhì)檔案高度關(guān)注，由于紙張脆弱，容易造成損壞，應(yīng)避免或減少對(duì)檔案實(shí)體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。三是要加強(qiáng)后期校對(duì)。特別是對(duì)圖像、圖紙等，由于掃描過(guò)程中可能出現(xiàn)傾斜度、清晰度的偏差，造成在檔案利用過(guò)程中給人以誤導(dǎo)。

3.還原。在檔案數(shù)字化工作完成后，要立即將原有基礎(chǔ)檔案進(jìn)行整理還原。在此過(guò)程中，要注意檔案盒內(nèi)排序、檔案入庫(kù)位置、檔案裝訂順序、分類(lèi)等問(wèn)題，保證出庫(kù)檔案能夠還原到出庫(kù)前的狀態(tài)。特別是如果數(shù)字化過(guò)程中有外包情況時(shí)，更要加大控制外包風(fēng)險(xiǎn)因素管理，以保障檔案數(shù)字化的高效、有序開(kāi)展。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化應(yīng)注意的問(wèn)題

1.制定計(jì)劃。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)必須納入企業(yè)信息化建設(shè)總體框架內(nèi)。只有將檔案數(shù)字化建設(shè)納入到單位的總體規(guī)劃中，制訂計(jì)劃，分階段實(shí)施，逐步解決企業(yè)檔案管理的難題，檔案的信息化建設(shè)才能前進(jìn)。如：確定檔案數(shù)字化的范圍；計(jì)劃本年完成館（室）藏檔案多少卷/件，完成多少頁(yè)；檔案數(shù)字化預(yù)算和數(shù)字化人員、項(xiàng)目工期等詳細(xì)的計(jì)劃。

2.專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)。在檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，檔案部門(mén)應(yīng)指派專(zhuān)職檔案業(yè)務(wù)人員全程參與檔案數(shù)字化加工的流程管理。檔案數(shù)字化人員應(yīng)具有高度的責(zé)任心，對(duì)掃描加工設(shè)備操作的熟練程度、對(duì)檔案業(yè)務(wù)相關(guān)知識(shí)的掌握都是對(duì)加工質(zhì)量的保障。

3.規(guī)范流程。制定合理的數(shù)字化工作流程是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的關(guān)鍵。數(shù)字化加工負(fù)責(zé)人應(yīng)全面掌握各加工環(huán)節(jié)的狀態(tài)，對(duì)數(shù)字化加工環(huán)節(jié)全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管理。數(shù)字化人員在檔案數(shù)字化過(guò)程中要填寫(xiě)《檔案出入庫(kù)交接單》，檔案交接人員應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)檔案目錄與檔案實(shí)體是否一致，詳細(xì)檢查檔案實(shí)體狀況并辦理出入庫(kù)手續(xù)。檔案數(shù)字化加工的程序較多，一般流程大致可分為：提卷、檢查、整理、掃描、圖像處理、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、裝訂（裝盒）、還檔、備份等。必須把握各環(huán)節(jié)之間的有效銜接，確保不出現(xiàn)文件丟失等問(wèn)題。

4.要突出生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的中心地位。企業(yè)的中心工作是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，所以在檔案利用時(shí)，要優(yōu)先考慮這方面的問(wèn)題。在數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)該把握避繁就簡(jiǎn)、突出重點(diǎn)的原則，對(duì)涉及關(guān)聯(lián)較大的如生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備購(gòu)置、安全環(huán)保、財(cái)務(wù)、基建圖紙等方面的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理。

5.特別注重企業(yè)組織沿革資料的保護(hù)。在我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革的歷史進(jìn)程中，國(guó)有企業(yè)不可避免地進(jìn)行多次改革，企業(yè)功能、名稱(chēng)、機(jī)構(gòu)等多次發(fā)生變化。變革所帶來(lái)的人員變動(dòng)等因素，一旦發(fā)生失誤，將很難進(jìn)行彌補(bǔ)。

6.與相關(guān)部門(mén)結(jié)合，確定檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，避免重復(fù)勞動(dòng)。在檔案收取過(guò)程中，受各方面因素影響，一些檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性值得商榷，檔案數(shù)字化工作，既是管理效率提升的有效手段，也應(yīng)該成為提高檔案管理水平的一次契機(jī)。因此，在數(shù)字化過(guò)程中，檔案工作人員不能僅僅去當(dāng)操作員，更應(yīng)該成為一名合格的校對(duì)員。在此過(guò)程中，積極與相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通，取得支持，使檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展。

7.要遵循循序漸進(jìn)的原則。多年的基礎(chǔ)檔案，要完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工作，是一項(xiàng)巨大的工程，檔案工作人員特別是檔案管理者，在實(shí)施過(guò)程中要有理性、有計(jì)劃，要有“功不在我任”的胸懷，一切以提升檔案管理水平為總目標(biāo)，使數(shù)字化工作得到穩(wěn)步推進(jìn)。