淺談企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性

□文/周 凌（合肥熱電集團有限公司 安徽·合肥）

淺談企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性

□文/周 凌
（合肥熱電集團有限公司 安徽·合肥）

采購是企業(yè)經(jīng)營管理中重要的環(huán)節(jié)，也是熱電企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化的重要環(huán)節(jié)，由于采購成本在企業(yè)運營成本中占有很大的比例，加強對采購成本的控制對企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。企業(yè)采購階段的內(nèi)部控制工作，對控制采購成本具有很重要的作用，現(xiàn)階段企業(yè)采購成本內(nèi)部控制還存在一定的問題，在一定程度上制約了企業(yè)運營管理發(fā)展。本文首先分析企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的重要性，然后提出目前企業(yè)采購成本內(nèi)部控制中存在的問題，最后結(jié)合本企業(yè)情況提出有效的解決措施，以供有關(guān)人員參考。

企業(yè)采購成本；內(nèi)部控制；有效性

收錄日期：2015年2月5日

采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運營的起點，是企業(yè)獲取資源的重要方式，可以說采購環(huán)節(jié)的工作對企業(yè)整體運營發(fā)展都具有十分重要的意義。同時，采購成本在企業(yè)運營成本中占有很大的比例，以熱電生產(chǎn)企業(yè)為例，僅燃煤成本約占生產(chǎn)成本的65%，有效的控制煤炭的采購成本對企業(yè)經(jīng)營效益具有直接的影響。因此，在企業(yè)采購環(huán)節(jié)中，需要加強對采購成本的內(nèi)部控制，提高采購成本內(nèi)部控制的有效性，確保企業(yè)的經(jīng)營效益，提升企業(yè)的市場競爭力，促進企業(yè)健康長遠的發(fā)展。

一、采購成本內(nèi)部控制概述

采購成本內(nèi)部控制工作，實質(zhì)上指的是在企業(yè)采購過程中，嚴格按照預(yù)先制定的采購標準進行監(jiān)督，及時地調(diào)整采購存在的偏差，保證將采購成本控制在預(yù)定范圍內(nèi)。其根本目的在于降低企業(yè)的采購成本，提高企業(yè)整體的經(jīng)營效益。企業(yè)采購成本內(nèi)部控制重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、規(guī)避采購風險。在我國市場經(jīng)濟不斷深入的背景下，企業(yè)外部環(huán)境越來越復(fù)雜，在采購過程中由于市場價格、市場環(huán)境、市場競爭等因素的影響，會形成一定的采購風險。加強對企業(yè)采購成本的內(nèi)部控制，能實現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)的全程監(jiān)督，對規(guī)避采購風險具有重要作用。

2、避免采購腐敗現(xiàn)象。企業(yè)采購成本在企業(yè)運營成本中占有很大的比重，同時也是最容易發(fā)生腐敗的企業(yè)運營環(huán)節(jié)，也

是企業(yè)成本管理中的重點。加強對企業(yè)采購成本的內(nèi)部控制，很大程度上增強了對采購各個環(huán)節(jié)工作的監(jiān)督、審批，提高了采購信息的透明度，在一定程度上限制了采購腐敗行為，提高了采購成本的安全性。

3、提升企業(yè)采購效率。對企業(yè)采購成本進行內(nèi)部控制，能夠規(guī)范企業(yè)采購行為，確保企業(yè)采購產(chǎn)品供應(yīng)的及時性，提高采購的效率，為企業(yè)正常運營提供物質(zhì)保障。

二、現(xiàn)階段企業(yè)采購成本內(nèi)部控制中存在的問題

現(xiàn)階段，企業(yè)在采購成本控制方面還存在一定的問題，對企業(yè)采購成本利用效率、采購效率等造成很大的影響，不利于企業(yè)健康運營。具體存在的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、缺乏對采購成本內(nèi)部控制的正確認識。只有具有內(nèi)部控制意識，才能確保在企業(yè)采購過程中，對采購成本進行有效的內(nèi)部控制。

2、缺少完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制制度，采購職權(quán)存在不合理分配現(xiàn)象。在采購管理制度方面嚴重缺乏，并沒有形成一個完善的采購管理制度體系，導致在實施采購內(nèi)部控制中缺乏有效的依據(jù)。另外，部分企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中，職權(quán)分配不夠合理，沒有將不相容的崗位進行分離，給采購腐敗提供可能，影響內(nèi)部控制工作的執(zhí)行。

3、缺少完善的內(nèi)部監(jiān)督，采購工作績效考評質(zhì)量較差。目前，大部分企業(yè)已經(jīng)開始意識到采購績效考核以及內(nèi)部監(jiān)督對采購工作的重要性，也制定了一些的內(nèi)部監(jiān)督措施以及績效考評方法。但是企業(yè)采購的內(nèi)部監(jiān)督力度較低，內(nèi)部監(jiān)督的流程不夠完善，甚至為了圖方便忽略掉簽字審批過程。此外，一部分企業(yè)采購績效考評往往只針對采購產(chǎn)品價格、質(zhì)量、及時性等，而缺少對內(nèi)部控制指標的考評。

4、缺乏完善的采購預(yù)算、供應(yīng)商管理體系。企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性與采購價格以及供應(yīng)商管理工作的質(zhì)量有直接的關(guān)系。部分企業(yè)在進行采購成本預(yù)算管理中執(zhí)行力弱，缺乏對采購產(chǎn)品質(zhì)量、價格等的控制；企業(yè)中沒有形成健全的供應(yīng)商管理體系，也沒有建立相應(yīng)的供應(yīng)商管理機制，給企業(yè)采購帶來一定的風險，同時也不利于采購成本的控制。

三、加強企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效措施

1、不斷強化企業(yè)采購部門的內(nèi)部控制意識。針對采購人員缺乏必要的內(nèi)部控制意識，在采購過程中往往會出現(xiàn)不規(guī)范的采購行為，需要企業(yè)加強對相關(guān)人員的培訓與教育。以我公司為例，每年要求從業(yè)人員進行與本崗位相關(guān)的繼續(xù)教育，并且作為個人考核的一部分，與工資掛鉤，利用這種手段，來引導普及內(nèi)部控制知識，使企業(yè)的采購部門相關(guān)人員意識到內(nèi)部控制的重要性，同時注意發(fā)揮領(lǐng)導的帶頭作用，使企業(yè)采購成本內(nèi)部控制工作得到有效的執(zhí)行。

2、完善企業(yè)采購管理制度，確保采購職權(quán)分配的合理性。在本公司，僅燃煤成本一項就約占65%的生產(chǎn)運行成本，煤炭采購的質(zhì)量是否合格，對公司整個生產(chǎn)經(jīng)營影響是巨大的，就要求我們建立完善的機制——煤炭采購驗收制度；煤炭的價格是由其發(fā)熱量的大小、水分多少、含硫量多少決定，供應(yīng)商提供發(fā)熱量和公司煤炭化驗確定的熱值是否一致，含水量和含硫量是否在規(guī)定范圍內(nèi)，都需要對煤炭進行準確的檢測，才能決定煤炭結(jié)算的價格，這要求我們建立完善的煤炭化驗制度與供應(yīng)商評估和準入制度。此外，還需要建立科學的采購定價機制，從而提高企業(yè)采購行為的規(guī)范性，提高企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性。同時，為了保證企業(yè)采購職權(quán)的合理性，在崗位設(shè)置上要按照崗位不相容的原則設(shè)置采購崗位，使其相互牽制和監(jiān)督，確保采購職權(quán)的合理分配，保證每一個采購崗位權(quán)利與職責的和諧與統(tǒng)一。

3、強化企業(yè)采購內(nèi)部監(jiān)督，做好績效考評工作。企業(yè)采購環(huán)節(jié)中應(yīng)該加強內(nèi)部監(jiān)督，物資的領(lǐng)用部門行使內(nèi)部的監(jiān)督，公司對使用部門物資消耗的考核，直接影響到他們對采購物資的要求，形成了一個封閉的內(nèi)部循環(huán)，從而促使采購人員規(guī)范企業(yè)采購行為，避免采購腐敗行為的發(fā)生，確保采購工作能夠嚴格按照相關(guān)制度進行。另外，公司建立完善的采購績效考評機制，除了加強對采購產(chǎn)品質(zhì)量、成本、及時性等指標進行考評外，還需要對企業(yè)相關(guān)的采購內(nèi)部控制指標進行考評，調(diào)動采購人員的工作積極性，提高采購效率。

4、加強企業(yè)采購預(yù)算的執(zhí)行力，建立完善的供應(yīng)商管理機制。采購預(yù)算工作現(xiàn)狀，需要保證企業(yè)采購預(yù)算在每年采購活動前完成，保證采購預(yù)算的質(zhì)量，同時在采購過程中嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行。公司為了加強采購預(yù)算的執(zhí)行力，通過編制采購預(yù)算→編制資金預(yù)算→通過資金預(yù)算執(zhí)行→控制采購預(yù)算的執(zhí)行。同時，公司加強對供應(yīng)商的管理，建立完善的供應(yīng)商管理機制，確定合格供應(yīng)商，選擇那些資質(zhì)優(yōu)良，產(chǎn)品有保障，講究信用的合格供應(yīng)商。通過對供應(yīng)商的聯(lián)系與溝通，建立優(yōu)質(zhì)的供貨渠道，不僅能夠降低采購成本，還能切實保證采購的安全。

5、隨著財務(wù)電算化中供應(yīng)鏈的普及，公司要求采購信息在電腦中進行更新和維護，增強業(yè)務(wù)工作的可追溯性。隨時查詢各項采購業(yè)務(wù)在任何時間與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)往來及所處的狀態(tài)，包括采購數(shù)量、已經(jīng)接收的庫存數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、退貨數(shù)量、金額等，減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素控制，并從中制定相關(guān)制度規(guī)范采購流程環(huán)節(jié)和供應(yīng)商管理策略，使在財務(wù)的ERP軟件中對各部門基礎(chǔ)信息共享并加強監(jiān)督。

四、總結(jié)

做好采購成本內(nèi)部控制工作，對于減少企業(yè)成本支出，提升企業(yè)經(jīng)濟效益具有重要作用。作為企業(yè)的管理者，必須認識到采購成本內(nèi)部控制的重要性，明確采購成本控制中存在的問題，才能提出應(yīng)對策略，保證企業(yè)的順利發(fā)展。目前，部分企業(yè)采購成本內(nèi)部控制中存在對采購成本內(nèi)部控制認識不全面、企業(yè)采購內(nèi)部控制制度不健全、采購職權(quán)分配不合理、缺少完善的內(nèi)部監(jiān)督、采購工作績效考評質(zhì)量較差、采購成本預(yù)算管理制度落后、供應(yīng)商管理體系不完善等問題，對此提出了一系列改善措施，以供參考。

主要參考文獻：

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