企業(yè)人事檔案管理分析

□文/萬(wàn)　瓊

（荊州長(zhǎng)江公路大橋管理局湖北·荊州）

企業(yè)人事檔案管理分析

□文/萬(wàn)瓊

（荊州長(zhǎng)江公路大橋管理局湖北·荊州）

［提要］在企業(yè)中，人事檔案管理是人員信息組織的重要載體，也是人力資源管理的重要組成部分?？茖W(xué)健全的人事檔案管理可以促進(jìn)企業(yè)人力資源的開(kāi)發(fā)與利用；反之，如果人力資源管理和人事檔案管理不相匹配，則會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。本文對(duì)人力資源管理、人事檔案管理及兩者關(guān)系進(jìn)行闡述，分析企業(yè)人事檔案管理中存在的缺陷，并從人力資源整合配置等方面對(duì)人事檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析。

人力資源；人事檔案；管理

收錄日期：2015年8月3日

人事檔案在企業(yè)中具有很高的參考價(jià)值和利用依據(jù)，人事檔案在企業(yè)中記錄著企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、功德業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)等資料，是一個(gè)通過(guò)文字、表格和圖像等形式的、以個(gè)人為基礎(chǔ)的歷史記錄。人力資源的管理發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，分別是人事管理階段、人力資源管理階段、戰(zhàn)略人力資源的管理階段和后戰(zhàn)略人力資源的管理階段。人力資源管理主要是負(fù)責(zé)管理員工之間的關(guān)系，對(duì)于挖掘員工潛能，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要意義。檔案管理是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)員工各種信息的重要載體，同時(shí)也是識(shí)別、選拔人才的重要依據(jù)。

一、人力資源管理與人事檔案管理

（一）人力資源管理概述。人力資源管理是一種實(shí)現(xiàn)員工價(jià)值和企業(yè)目標(biāo)的過(guò)程。其中在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下運(yùn)用科學(xué)的方法，以人力資源的規(guī)劃、戰(zhàn)略以及職業(yè)分析等為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行獲取、配置、培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)、考核與激勵(lì)、安全與保障、規(guī)范與約束、整合與凝聚等的工作。人力資源管理包括很多方面，如人力資源規(guī)劃、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、招聘與配置、勞動(dòng)關(guān)系管理和福利與薪酬管理等。

（二）人事檔案管理概述。人事檔案是在人事活動(dòng)中形成的并且以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳殚喌奈募Y料，人事檔案不但記錄著員工的個(gè)人基本信息、家庭情況和工作情況等內(nèi)容和信息，而且還可以反映出個(gè)人的能力、品德、才能和其工作表現(xiàn)。人事檔案管理則是企業(yè)對(duì)人事檔案進(jìn)行實(shí)體管理并且對(duì)檔案中的信息、內(nèi)容進(jìn)行利用開(kāi)發(fā)。檔案的收集鑒定、保管整理和登記統(tǒng)計(jì)等部分都是人事檔案實(shí)體管理的重要內(nèi)容，而人事檔案信息和內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用則包含了檢索編研、登記統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系。人力資源管理和人事檔案管理主要存在兩大關(guān)系：

1、人事檔案管理是人力資源管理的重要工作形式和組成部分，促進(jìn)人力資源管理的順利進(jìn)行。人事檔案是企業(yè)選用人才、考核業(yè)績(jī)的重要依據(jù)，也是了解員工基本信息、技能特長(zhǎng)的重要途徑。

2、人事檔案是員工信息和發(fā)展情況的重要載體，記錄著員工的各種資料。另外，員工的內(nèi)部招聘、調(diào)動(dòng)晉升、薪酬水平變化等的人力資源管理活動(dòng)又是人事檔案的重要內(nèi)容來(lái)源。人力資源管理和人事檔案管理兩者相互促進(jìn)、相互依賴。

二、企業(yè)人事檔案管理的缺陷

（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理不夠重視?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)仍認(rèn)為人事檔案管理是一件簡(jiǎn)單靜止的工作，在思想意識(shí)上對(duì)人事檔案管理工作存在片面的理解，錯(cuò)誤的認(rèn)為在人事檔案管理工作上面投入更多的財(cái)力和物力是沒(méi)有必要的事情。正是在這種錯(cuò)誤的思想意識(shí)作用下，導(dǎo)致了人事檔案管理工作人員工作不認(rèn)真，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，人員更換頻繁等問(wèn)題。這種工作狀態(tài)不利于人事檔案管理工作的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

（二）靈活的用人機(jī)制與企業(yè)人事檔案管理工作不適應(yīng)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，一些企業(yè)在招聘人才時(shí)只注重人才的能力和技能，合同和協(xié)議是招聘的主要形式，而沒(méi)有做到用人事檔案管理來(lái)對(duì)聘用人才進(jìn)行有效的管理，這是企業(yè)人員流動(dòng)頻繁的主要原因之一。甚至有些企業(yè)員工為了自身發(fā)展出現(xiàn)“跳槽”的現(xiàn)象，而原企業(yè)也為了維護(hù)自身利益不放員工人事檔案的情況導(dǎo)致了社會(huì)上的“死檔”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等情況的發(fā)生?？傊`活的用人機(jī)制和人事檔案管理體制的不相適應(yīng)是現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理工作的一個(gè)重要缺陷。

（三）企業(yè)人事檔案利用價(jià)值不高?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理還是沿用的過(guò)去的管理模式，只是注重對(duì)員工姓名、性別、年齡和文化程度等基礎(chǔ)信息的管理，而對(duì)員工技能水平、專業(yè)特長(zhǎng)等復(fù)雜重要的問(wèn)題收集不夠全面，致使人事檔案不夠完整，不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。人事檔案的不完整另一方面導(dǎo)致了企業(yè)人員與檔案的分離，使得人事檔案的利用價(jià)值變低。

三、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理提升人力資源利用率。人事檔案是企業(yè)選用、提拔人才的重要基礎(chǔ)，企業(yè)可以通過(guò)人事檔案加強(qiáng)對(duì)人才的了解，不僅包括了姓名性別、興趣愛(ài)好等基本信息，還包括了對(duì)專業(yè)技能等更深入的了解。對(duì)員工人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理才能為人才找到更合適的崗位，使各類員工揚(yáng)長(zhǎng)避短，最大限度的發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。

（二）人事檔案管理有利于促進(jìn)人力資源的合理整合和配置。術(shù)業(yè)有專攻，人都有各自的擅長(zhǎng)領(lǐng)域，通過(guò)對(duì)人事檔案管理對(duì)人才專業(yè)特長(zhǎng)進(jìn)行了解，才能根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn)在企業(yè)內(nèi)部對(duì)人才進(jìn)行合理的配合整合，才能夠把人才放在可以發(fā)揮其主動(dòng)性和工作積極性的崗位，更好地促進(jìn)組織之間、部門之間人才的合理流動(dòng)，防止人才利用不當(dāng)或者人才積壓的問(wèn)題發(fā)生。人事檔案管理在促進(jìn)人力資源的合理整合配置方面有著積極的作用。

（三）人事檔案管理幫助企業(yè)更有針對(duì)性的設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目。企業(yè)可以根據(jù)教育背景、年齡經(jīng)歷等員工信息資料在進(jìn)行培訓(xùn)之前設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。比如企業(yè)中有年齡較大的員工，這些員工可能不太喜歡純知識(shí)理論的培訓(xùn)，可以針對(duì)他們進(jìn)行一些健康保健培訓(xùn)，讓他們的身體健康得到保障。這樣不但調(diào)動(dòng)了員工的積極性，而且促進(jìn)了員工更好的工作。

（四）人事檔案管理促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理。企業(yè)員工可能來(lái)自祖國(guó)各地，不同地域的人有不同的文化、觀念、習(xí)俗等，不同文化背景的員工在工作中可能會(huì)產(chǎn)生沖突、溝通困難等情況。企業(yè)員工人事檔案中有籍貫、經(jīng)歷等資料，這樣檔案管理人員就可以根據(jù)檔案分析員工的文化特質(zhì)，對(duì)其在未來(lái)工作中可能會(huì)發(fā)生的不愉快進(jìn)行預(yù)測(cè)并設(shè)定相應(yīng)的機(jī)制和解決辦法。另外，企業(yè)在安排文化背景不同的員工進(jìn)行合作之前可以先了解其地域文化信息，提前做好溝通和心理交流。

（五）人事檔案管理有利于員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃。員工的人事檔案中記錄了員工的調(diào)動(dòng)情況，員工受教育、離職情況，職務(wù)職稱，工作表現(xiàn)，工資薪酬和專業(yè)特長(zhǎng)等。企業(yè)管理者可以根據(jù)員工的信息，為員工制定合適的職業(yè)生涯發(fā)展道路。

（六）人事檔案管理推動(dòng)企業(yè)獎(jiǎng)罰機(jī)制。馬斯洛需求層次理論指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求，不同人在不同的階段有著不同的需求，不同需求的滿足程度對(duì)員工的激勵(lì)效果也是不同的。企業(yè)可以根據(jù)員工的人事檔案了解員工的切實(shí)需求，并采取針對(duì)性的手段。針對(duì)性需求的滿足可以大大提高員工的積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

四、加強(qiáng)人事檔案管理工作

目前，企業(yè)的管理中，人事檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化，使人事檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。要做好人力資源管理，首先要對(duì)企業(yè)的人事檔案制度進(jìn)行改革，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱的過(guò)程中都要有專人進(jìn)行監(jiān)督和管理。目前，我國(guó)企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)組成越來(lái)越多樣化，傳統(tǒng)的人事檔案歸檔和管理工作肯定會(huì)對(duì)企業(yè)管理人員查閱檔案帶來(lái)較大的不便，人事檔案的科學(xué)化、信息化進(jìn)程迫在眉睫。應(yīng)盡快建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，方便人力資源管理部門和人員對(duì)信息隨時(shí)進(jìn)行及時(shí)有效的檢索。

此外，人事檔案管理工作也是社會(huì)保險(xiǎn)體制建立的重要基礎(chǔ)工作，社會(huì)保險(xiǎn)制度作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要支柱，作用相當(dāng)巨大，每一個(gè)參加工作的人員都要有相應(yīng)的保險(xiǎn)來(lái)對(duì)其進(jìn)行保障。社會(huì)保險(xiǎn)主要有養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等組成，每種保險(xiǎn)都有不同的作用。目前，統(tǒng)一的職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度已經(jīng)建立，它涉及各行各業(yè)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)金的籌集是建立在國(guó)家、單位、個(gè)人三方面基礎(chǔ)之上，在繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金和退休后保險(xiǎn)金的發(fā)放問(wèn)題上，個(gè)人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都會(huì)成為最主要的依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作與維護(hù)職工的基本權(quán)利關(guān)系重大。只有解決了企業(yè)職工的后顧之憂才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，也就達(dá)到了人力資源管理的最終目的。

五、結(jié)束語(yǔ)

人力資源管理是企業(yè)管理的重要組成內(nèi)容，是企業(yè)的人才引進(jìn)、培養(yǎng)、吸收以及企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)的重要保障。人力資源管理的質(zhì)量往往決定了一個(gè)企業(yè)的生存和發(fā)展道路。人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要方法，規(guī)范、科學(xué)、健全的人事檔案管理對(duì)企業(yè)的建立和開(kāi)發(fā)人力資源有著重大意義?？傊?，企業(yè)一定要重視人事檔案的科學(xué)管理，使人事檔案管理的作用得到充分的發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)人力資源的健康和諧發(fā)展。

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