淺析高校人事檔案管理的問題與對策

綦 蓁

(黃岡師范學(xué)院 人事處，湖北 黃岡 438000)

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淺析高校人事檔案管理的問題與對策

綦 蓁

(黃岡師范學(xué)院 人事處，湖北 黃岡 438000)

人事檔案管理是高等學(xué)校人力資源部門管理工作的重要內(nèi)容之一。隨著社會科技和信息技術(shù)的快速發(fā)展，以前傳統(tǒng)的人事檔案管理體系開始暴露出越來越多的問題：人事檔案管理體制的科學(xué)性不強；人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高；人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實性不夠。針對這些問題，提出了更新人事檔案管理的理念；改革高校人事檔案管理體制；健全高校人事檔案管理制度；提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平；務(wù)實人事檔案信息基礎(chǔ)性工作等改革和優(yōu)化的建議。

高校；人事；檔案管理

人事檔案管理工作是高校組織、人事管理不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它直接關(guān)系到學(xué)校教職員工工作、生活、學(xué)習(xí)等個人經(jīng)歷和德才水平的重要信息的采集度和真實性，進(jìn)而更關(guān)乎到學(xué)校內(nèi)教師群體的個人教學(xué)、科研、職稱，管理干部的考核和任用等工作的進(jìn)行和組織?；诖耍岣邔θ耸聶n案管理工作的重要性，對于高校工作的正常運轉(zhuǎn)來說是必要的。

一、高校人事檔案管理存在的問題

隨著高等教育改革的深化以及高校群體近年來的整體發(fā)展，高校人事檔案管理工作在基礎(chǔ)性的信息化建設(shè)上有了較大的發(fā)展，檔案管理意識逐步得到加強和提高。但就目前高校人事檔案管理現(xiàn)狀來看，仍與現(xiàn)代社會對高校發(fā)展的要求存在一定的差距，表現(xiàn)為以下幾個方面：

(一)人事檔案管理體制的科學(xué)性不強 目前高校的人事檔案，主要是根據(jù)管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理。這一管理體制的最基本理念，就是檔案管理的最終目的是服務(wù)于本單位的人事管理實踐。從學(xué)校角度講，人事檔案歸其所有, 對其教職員工的人事檔案擁有絕對的管理權(quán)、使用權(quán)甚至是“擁有權(quán)”；從個人來講，人事檔案雖然是記載個人信息的材料, 但個人對自己的檔案信息不具備知情權(quán)，更不具備使用權(quán)。在這一體制下，檔案除了反映人才的基本情況，更重要的作用是對個人進(jìn)行約束和管理，即通過人事檔案這種“死的物”來限制“活的人”。[1]這在人才流動時刻成為現(xiàn)實的當(dāng)下，顯然是不適應(yīng)社會發(fā)展變化的。

高校是人才匯聚的地方，也是人員流動頻繁，人才競爭激烈，人力資源的社會化調(diào)控優(yōu)化配置比較集中的地方。高水平、高層次人才“跳槽”，高校之間相互“挖墻腳”的現(xiàn)象時有發(fā)生。如果出現(xiàn)個人流動意愿得不到單位回應(yīng)甚至斷然拒絕時，勢必就會出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。同時很多處于急需師資隊伍壯大、人才發(fā)展的高校，為了更好地吸引和留住人才，在原單位不放檔案的情況下，使出“免要人事檔案”或“重建人事檔案”的招數(shù)。由此，在高校群體內(nèi)就出現(xiàn)了“多檔一族”或“無檔一族”等見怪不怪的現(xiàn)象。顯然，這與正常的“一人一檔”檔案信息管理制度是相違背的。即使是在單位內(nèi)部，也存在有因為這種管理體制而導(dǎo)致管理主體不清的現(xiàn)象。如在部分高校，人事檔案管理并未統(tǒng)一歸口專門的檔案管理部門。因高校內(nèi)部行政機關(guān)管理部門設(shè)置不統(tǒng)一，工作職責(zé)范圍不盡一致，為工作管理的便利和需要，致使有的人檔案在組織部門，有的人檔案在人事部門，有的人檔案在當(dāng)?shù)鼗蛲獾厝瞬沤涣髦行?。出現(xiàn)這種一個單位的人事檔案在多個部門存放和管理的現(xiàn)象，勢必給人事檔案材料管理工作帶來很多的弊端，如在檔案材料的入檔和傳遞過程中容易出現(xiàn)遺失或責(zé)任互相推諉的亂象。

(二)人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高 相比高校內(nèi)核心發(fā)展的教學(xué)、科研等工作，檔案工作始終處于邊緣和輔助的位置，得不到足夠重視。而在許多高校，人事檔案又并未歸口檔案管理現(xiàn)代化程度相對較高的檔案館等專業(yè)部門管理。所以，高校人事檔案管理現(xiàn)代化水平不高。

首先，多數(shù)高校沒有配備專業(yè)化的人事檔案管理人才。作為較強的專業(yè)性檔案管理工作，必須要求具有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的檔案人員從事此項工作。目前來看，具有專業(yè)資格的專職檔案管理員數(shù)量微乎其微。多數(shù)高校主要以兼職人員來充實檔案管理人員隊伍，他們大多半路出家，學(xué)歷水平不高，年齡結(jié)構(gòu)偏大，對檔案工作沒有太多熱情。人員隊伍缺乏穩(wěn)定，工作的持續(xù)性難以保障，造成人事檔案管理工作的隨意性太大，錯漏和失密時有發(fā)生。

其次，多數(shù)高校沒有配備現(xiàn)代化的人事檔案管理設(shè)施。因長期以來對檔案管理工作的重視性不夠，致使檔案管理工作發(fā)展的先天不足，如由于學(xué)校長期的投入不足， 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施異常簡陋，缺乏必要的防火、防水設(shè)施，一間小屋，幾個檔案柜，一臺復(fù)印機就是全部。檔案的整理、歸檔、保存和利用基本上靠筆記手寫，計算機、打印機、掃描儀及管理軟件，都未投入完全的使用，檔案管理軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)更新則更為滯后?，F(xiàn)代電子設(shè)備和技術(shù)即使在有的高校有所應(yīng)用，也僅僅只是完成了一些基礎(chǔ)、簡單的工作，如人事檔案的目錄管理、信息錄入等工作，潛藏在人事檔案背后的大量的人才信息，還未得到全面的開發(fā)和有效的信息化，信息的充分利用還具有很大的空間。

(三)人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實性不夠 由于歷史原因，在當(dāng)前高校人事檔案的十大類之中，關(guān)于比較老套傳統(tǒng)的履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料、政治歷史情況的審查材料等這幾類材料的共同點是內(nèi)容格式化、陳舊化、固定化。致使有些工作性質(zhì)較為固定、工作時間長、流動頻率少的員工的人事檔案中這些類別的信息材料都是多年前甚至是幾十年前填寫的信息，而部分年輕人的人事檔案中，這幾類材料空白居多?！皩W(xué)歷”材料殘缺，“工作崗位”材料未能及時更新的時而有之。而高校考察人才現(xiàn)實能力和實際表現(xiàn)的一些重要項目，如個人最新的科研成果、專利技術(shù)材料；工作業(yè)績考核、健康狀況檢查、個人誠信記錄、各類專業(yè)技術(shù)考試證明等材料，則沒有被全部收納。同時，由于部分人事檔案的記錄內(nèi)容是由個人自己填寫，單位也無從核實或沒有認(rèn)真核實，容易出現(xiàn)出生年月、工作時間、學(xué)歷等個人重要信息一填一個樣、信息不統(tǒng)一的現(xiàn)象。尤其是人才引進(jìn)工作中另辟蹊徑的“重新建檔”一族,其檔案內(nèi)容的真實性、全面性、準(zhǔn)確性僅僅依靠本人提供的證件及其道德自律，沒有原始的確定性依據(jù)，檔案信息管理的嚴(yán)肅性完全無從保證。

二、 高校人事檔案管理的優(yōu)化手段

以上論及的這些問題和不足，極大地阻礙了高校人事檔案管理工作水平的提高，對于高校自身的發(fā)展也造成了不利影響，建議從以下幾個方面進(jìn)行改革和優(yōu)化。

(一)更新人事檔案管理理念 如前所述，現(xiàn)行的人事檔案管理體制是基于組織內(nèi)部發(fā)展需要的這一出發(fā)點，檔案在很多時候成為管理人、限制人的一個重要手段。隨著人才的普遍化流動, 傳統(tǒng)人事檔案管理理念已跟不上發(fā)展的需要，給人事檔案管理帶來很多的局限性。這就要求我們重新確立新的管理理念，即：人事檔案管理既要服務(wù)于人事管理，更要服務(wù)于人的發(fā)展。這是因為：人事檔案管理不僅要從人在組織內(nèi)部發(fā)展的需要和需求出發(fā), 根據(jù)人事管理需要、需求形成檔案信息并提供相應(yīng)的查詢和利用，而且要滿足人才流動后對原有的反映其成長、體現(xiàn)其歷史能力與業(yè)績的檔案信息的需要。既然人才流動在當(dāng)今社會是一種正常而頻繁的人事現(xiàn)象, 那么作為人才流動過程中必備的手續(xù)和材料，人事檔案管理在其全過程中就應(yīng)該具備相應(yīng)的社會視野，從滿足社會的需求與人的需要來進(jìn)行檔案信息管理。不然的話，所有的單位都會面臨著相同的困境，即只要有人才的流動和變化，就會出現(xiàn)人事檔案信息殘缺或空失，從而無法保障正常的人事管理。從這個角度來講，更新檔案管理理念，更好地做好人事檔案管理工作，是一件利人利己的好事。

(二)改革高校人事檔案管理體制 高校一般是學(xué)校、院系兩級管理模式。因此，筆者認(rèn)為，在人事檔案管理上，應(yīng)實現(xiàn)垂直領(lǐng)導(dǎo)和管理。首先應(yīng)該要設(shè)立校級的檔案工作委員會，在全局上對人事檔案工作進(jìn)行干預(yù)和管理；其次要逐步建立各基層院系的人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體負(fù)責(zé)檔案信息的完善、充實和相關(guān)證明材料的搜集、整理和提交等工作，從整體上優(yōu)化人事檔案管理模式。目前，我國高校人事檔案管理基本采用兩種模式，一種是將人事檔案全部內(nèi)容納入學(xué)校檔案館(室)的納入式管理，另一種是沒有納入集中管理，由各相關(guān)部門分散管理的非納入管理模式。人事檔案的管理體制和模式因為各高校檔案管理歸口部門的不同而呈現(xiàn)極大地差異。成立一個權(quán)威的校級檔案工作委員會，建立全面的人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)，無論是對納入式管理的高校，還是非納入管理的高校，都可以迅速及時地處理人事檔案管理中出現(xiàn)的矛盾，合理地解決問題。

(三)健全高校人事檔案管理制度 要想進(jìn)一步優(yōu)化高校人事檔案管理，還必須建立和健全相應(yīng)的管理制度。面對檔案信息普遍存在缺失的這一問題，必須盡快形成相應(yīng)的制度，明確人事檔案管理部門具有向外單位提供人事檔案信息的職責(zé)，特別是向人才流向單位提供對應(yīng)人員在原單位的人事檔案信息，從全局的角度滿足人事管理的實際需要。在高校內(nèi)部，也應(yīng)健全查借閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密等制度，確保將人事檔案納入到檔案工作制度體系中去。同時，對非納入管理模式的高校來講，校級檔案工作委員會必須建立起有效的檔案信息交流制度，協(xié)調(diào)檔案部門、人事檔案管理部門以及各實際用人的院系和職能部門定期交流人事檔案管理信息，互通有無。一旦這些制度得到建立和執(zhí)行，高校人事檔案管理必將得到優(yōu)化。

(四)提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平 要加強人事檔案管理工作，必須加大力度進(jìn)行硬件上的提升，要投入資金，購買和更新設(shè)備，促進(jìn)管理工作的信息化發(fā)展。除了硬件的投入，還要注重軟件的提升，要開發(fā)更好的人事信息管理系統(tǒng)。使計算機不僅僅應(yīng)用在編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等方面，還能對檔案進(jìn)行組卷、分類、保護、編研。要建立信息網(wǎng)絡(luò)，改變單機作業(yè)狀況, 建立完善、開放的數(shù)字化信息平臺，充分發(fā)揮其速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、存貯量大等特點，加快檔案信息傳遞和共享的速度，提高其便捷性，更好服務(wù)于人事管理。

同時， 要持續(xù)提高高校人事檔案管理者的綜合素質(zhì)，特別是運用計算機和網(wǎng)絡(luò)的能力，要對既有人員進(jìn)行信息管理和數(shù)據(jù)庫管理等專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)。要進(jìn)一步加強人才隊伍建設(shè)，不斷補充新鮮血液，挑選專業(yè)性強、積極性高的人加入到人事檔案管理隊伍。適當(dāng)引入競爭機制，保持隊伍活力，不斷滿足人事檔案管理的新需要。

(五)務(wù)實人事檔案信息基礎(chǔ)性工作 做好人事檔案的基礎(chǔ)性工作，首先是要收集、整理檔案信息并做好分類歸檔。著力提高檔案意識和責(zé)任意識，使人事檔案管理人員充分認(rèn)識到，人事檔案原始記錄是作為一種具有法律效力的憑證。要想辦法拓寬信息搜集渠道，充實、豐富檔案信息和內(nèi)容，根據(jù)來源甄別信息的真實性。要通過科學(xué)的方法去鑒定，嚴(yán)格把關(guān)，不敷衍了事，不粗心大意。進(jìn)一步加強對年齡、工作時間、學(xué)籍等信息內(nèi)容及原始材料的核查審定，提高信息數(shù)據(jù)的可靠性，維護人事檔案材料的權(quán)威性。

總之，高校人事檔案管理工作是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容之一，在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著積極的推動作用。新的形勢下，高校人事檔案管理改革勢在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，務(wù)實人事檔案信息基礎(chǔ)性工作是優(yōu)化高校人事檔案管理的有效手段。

[1]書玉勻.如何發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用[J].公會博覽，2011，(3).

[2]朱玉媛.現(xiàn)代職工檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.

責(zé)任編輯 周覓

G271

A

1003-8078(2015)02-0122-03

2015-03-02

10.3969/j.issn.1003-8078.2015.02.31

綦 蓁(1979-)，女，湖北浠水人，黃岡師范學(xué)院教師。