新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理探討

姜麗芬（鶴崗市住房保障局，黑龍江 鶴崗 154100）

新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理探討

姜麗芬
（鶴崗市住房保障局，黑龍江 鶴崗 154100）

本文通過(guò)總結(jié)筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息時(shí)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀以及完善措施進(jìn)行分析，希望對(duì)相關(guān)從業(yè)者有所幫助。

檔案管理；數(shù)字化管理；管理創(chuàng)新

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，以信息技術(shù)、通信技術(shù)為支撐手段的管理工作面臨著新的發(fā)展挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在注重效率與信息交流的信息產(chǎn)業(yè)時(shí)代，檔案管理也呈現(xiàn)出新的發(fā)展特質(zhì)，如何做到規(guī)范、科學(xué)的檔案數(shù)字化管理對(duì)于任何組織或企業(yè)的發(fā)展都有著重要意義。

1　什么是檔案數(shù)字化管理

檔案是一個(gè)組織重要的信息資源，對(duì)于一個(gè)組織的發(fā)展有著重要的使用價(jià)值和紀(jì)念價(jià)值，因此實(shí)現(xiàn)這些資料的安全、長(zhǎng)久保管是各種組織形式一直重視的。我們所說(shuō)的數(shù)字化檔案管理主要指兩個(gè)方面，其一是檔案目錄的數(shù)字化，這主要是針對(duì)大型數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)建立，從而實(shí)現(xiàn)大規(guī)模數(shù)據(jù)的保管以及高效率的調(diào)用。其二是指檔案具體內(nèi)容的數(shù)字化，即通過(guò)掃描的形式將檔案原文進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)。

2　進(jìn)行檔案數(shù)字管理的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化管理模式是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的產(chǎn)物，它的優(yōu)勢(shì)也正是時(shí)代發(fā)展特性所在。首先，數(shù)字化管理模式的管理效率高于傳統(tǒng)檔案管理模式。通過(guò)數(shù)字化管理模式，依靠掃描、圖形處理等方式可以更高效、準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)錄入工作。其次，數(shù)字化管理模式可以節(jié)省大量的物理空間。對(duì)于許多重要的文字資料，以往只能依靠紙質(zhì)卷宗進(jìn)行長(zhǎng)年累月的保管和記錄，隨著時(shí)間增加，這些卷宗、檔案所占用的空間已經(jīng)十分可觀，這與精簡(jiǎn)辦公的要求不符，同時(shí)紙質(zhì)檔案的保管難度隨著時(shí)間的增長(zhǎng)也逐漸增大，也不利于高效率的調(diào)用資源，因此數(shù)字化管理成為解決這一矛盾的首選。最后，隨著現(xiàn)在交通發(fā)達(dá)程度的提高，通訊能力的提高，人與人之間的物理上的距離已經(jīng)越來(lái)越弱化，這就需要大量資料的互通和共享，顯然紙質(zhì)檔案很難做到這一點(diǎn)，且年代久遠(yuǎn)的檔案由于自身的珍貴性和易破損性導(dǎo)致信息資源的利用率不高，而數(shù)字化管理模式正是現(xiàn)代通信技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合產(chǎn)物。

3　新時(shí)期下檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

3.1硬件設(shè)備落后

這是我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作更新?lián)Q代存在的普遍問(wèn)題。在硬件設(shè)備上投資的不足不僅僅是由于態(tài)度不夠重視所決定的，還有著一定的歷史因素。我國(guó)在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過(guò)程中，不可避免的存在發(fā)展不均衡的問(wèn)題，無(wú)論是企事業(yè)單位從自身考慮還是國(guó)家從整體考慮，都會(huì)優(yōu)先將資金用在見(jiàn)效快、回報(bào)高的方面，對(duì)于更傾向于服務(wù)的檔案管理工作只能盡力照應(yīng)，與其說(shuō)是不夠重視，不如說(shuō)是我國(guó)特殊國(guó)情下的發(fā)展問(wèn)題。長(zhǎng)久以往的資金不足導(dǎo)致檔案管理部門在機(jī)房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)施上影響了檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)度。

3.2軟件質(zhì)量不一

相對(duì)于硬件來(lái)說(shuō)，軟件恐怕是更難得到提高的。硬件不管怎么說(shuō)都是看得見(jiàn)摸得著的固定資產(chǎn)投資，但軟件則往往成為管理層忽視的內(nèi)容，由于軟件的不配套常常導(dǎo)致硬件得不到充分的利用。特別是貪圖低成本，常常導(dǎo)致軟件之間不兼容、數(shù)據(jù)類型不通用等諸多問(wèn)題，大大降低了檔案的管理效率。

4　檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

4.1建立標(biāo)準(zhǔn)化制度和完善使用規(guī)范

態(tài)度決定一切，要想切實(shí)實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的提高，首先要改變從業(yè)者的精神面貌，除了軟性的宣傳教育外，還要有硬性手段，這就是規(guī)范的規(guī)章制度和工作守則。一方面是為了規(guī)范從業(yè)者，另一方面是為了實(shí)現(xiàn)工作在更大范圍內(nèi)的通用性，提高工作效率。規(guī)章制度要盡可能詳盡，包括數(shù)字檔案資源的內(nèi)容著錄、存儲(chǔ)、查詢、傳遞、管理和檢索等各個(gè)方面都應(yīng)進(jìn)行全方位涵蓋，包括文件保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等。從制度上逐漸形成檔案數(shù)字化管理意識(shí)，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開(kāi)展。

4.2完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

盡管相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，數(shù)字化管理工作內(nèi)容已經(jīng)大大精簡(jiǎn)，但是仍然面臨著許多新的難題，比如說(shuō)社會(huì)普遍關(guān)注的信息安全性問(wèn)題。在實(shí)際管理過(guò)程中，除了信息安全，在管理軟件選擇、更新?lián)Q代、服務(wù)器購(gòu)買等也十分重要，應(yīng)該安排專門人員進(jìn)行處理。對(duì)于信息的保護(hù)，特別是重要檔案的防范，應(yīng)該足夠重視。各企事業(yè)單位，特別是涉及到一定保密級(jí)別資料的單位，應(yīng)投入大量資金和精力進(jìn)行全方位無(wú)死角的防護(hù)、資料備份、軟件殺毒等工作，對(duì)重要資料進(jìn)行加密處理，進(jìn)行檔案調(diào)用時(shí)必須嚴(yán)格遵照規(guī)章制度進(jìn)行審查，最大限度上減少檔案信息外泄的發(fā)生，切實(shí)保護(hù)信息安全。

4.3傳統(tǒng)與現(xiàn)代數(shù)字化管理相結(jié)合

采用數(shù)字化管理模式并不意味著完全拋棄傳統(tǒng)檔案管理與保存模式，對(duì)于具有重要紀(jì)念意義的資料，應(yīng)該同時(shí)采用兩種方式進(jìn)行管理，最大限度保持歷史資料的完整性、安全性和真實(shí)性。

5　結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。

［1］ 王萍.企業(yè)檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用初探［J］.江西行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（09）：24-25.

［2］ 羅幼明.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］.才智，2009，（03）：90-91.

［3］ 董寶慶.推進(jìn)國(guó)家信息資源與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用［J］.中國(guó)檔案，2005，（06）：146-147.

On Digital Management of Archives in the new Period

JIANG Li-fen
（Hegang Housing Security Bureau，Hegang 154100，China）

This paper summarizes the author's years of work experience，the information age，the development status of digital archives management and improve measures for analysis，hopingtohelp the relevant practitioners.

Archives management；Digital management；Management innovation

G270.7

A

1674-8646（2015）08-0126-01

2015-05-19