如何建立高效的科技檔案管理機制分析

尹玲（哈爾濱市知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)中心，哈爾濱 150090）

如何建立高效的科技檔案管理機制分析

尹玲
（哈爾濱市知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)中心，哈爾濱 150090）

科學(xué)技術(shù)研究的開展，離不開科技檔案的支持，做好科技檔案管理工作，及時有效記錄企業(yè)科技成果，具有重要意義。本文主要就建立高效科技檔案管理機制做了有價值的探討。

科技檔案；管理機制

在企業(yè)管理中，保留科技成果需做好科技檔案管理工作，完善內(nèi)部科技檔案管理機制。這既是企業(yè)科技成果保留與傳遞的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，同時也是促進企業(yè)發(fā)展的重要措施。

1　科技檔案管理介紹

在企業(yè)發(fā)展中，保留科學(xué)技術(shù)和科學(xué)研究成果的重要形式之一就是建立科技檔案，在將科技轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力資源的這一過程中，科技檔案起著不可忽視的作用。從企業(yè)發(fā)展的角度來講，科技檔案屬于企業(yè)無形資產(chǎn)，對于企業(yè)發(fā)展水平提升有著很大程度的影響。同時，科技檔案也屬國家資源，可反映國家科技水平。因此，積極做好科技檔案管理，建立科技檔案管理機制，可更好地發(fā)揮科技創(chuàng)造效益的作用，有利于造福于世。

當(dāng)前，社會已進入知識經(jīng)濟時代，企業(yè)擁有科技信息，掌握先進技術(shù)水平，則意味著站在了現(xiàn)代競爭的制高點。隨著科技日新月異的發(fā)展，社會的知識產(chǎn)權(quán)保護意識不斷提高，企業(yè)也開始重新審視科技檔案價值?？萍紮n案管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，與企業(yè)科研、技術(shù)轉(zhuǎn)化等密切相關(guān)，需要給予足夠重視。

2　建立科技檔案管理機制的策略

2.1實現(xiàn)科技檔案管理信息化

目前，提高科技檔案管理工作水平，應(yīng)加大檔案管理創(chuàng)新力度，開辟管理新途徑，從而建立高效的科技檔案管理體系。為此，需要實現(xiàn)科技檔案管理信息化。隨著計算機科技應(yīng)用水平的提高，計算機在各行業(yè)均得到了應(yīng)用，且全球信息化趨勢，對科技檔案管理的影響也比較大。信息化管理成為國際上科技檔案管理的重要方法，通過科技檔案的信息化管理與儲存，可以實現(xiàn)管理形式多樣化、高效化，對于提高檔案利用率，實現(xiàn)科研成果共享、轉(zhuǎn)讓，充分發(fā)揮科技檔案資料作用具有重大意義。因此，提高科技檔案管理信息化水平，適應(yīng)了科技檔案管理的發(fā)展趨勢。而且，在檔案管理中，信息化錄入、編輯與采集，以及信息化儲存、檢索與查閱，可實現(xiàn)科技檔案信息的高速共享、傳遞。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，能高效率地保存科技檔案資料，并闡明與反映文字、圖表等相應(yīng)記錄。在傳統(tǒng)的科技檔案管理中，科技檔案查閱效率低、體積大，不利于對檔案信息進行補充與修改。而實現(xiàn)信息化之后的科技檔案管理，可數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，并以計算機數(shù)據(jù)形式保存。另外，通過信息化管理模式還可以借助遠程訪問平臺及分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對信息資料進行有效收集和及時修改，避免了地點、時間條件的約束以及混亂化的檔案管理，有利于獲得高效化、規(guī)范化的檔案信息查閱、歸檔與整理。

2.2規(guī)范檔案管理整體工作流程

企業(yè)發(fā)展離不開規(guī)范化的檔案管理。因此，企業(yè)在檔案管理工作中，必須加強規(guī)范化管理流程的構(gòu)建。就多數(shù)企業(yè)來講，檔案管理部門的設(shè)置一般是獨立出來的，在組織結(jié)構(gòu)上，相比企業(yè)的其他業(yè)務(wù)部門而言，二者之間存在界限，而且大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作都是由行政部門執(zhí)行。這種企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置上的部門分離，造成了實際檔案管理工作無法和企業(yè)的業(yè)務(wù)、技術(shù)部門進行有序銜接，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，必須建立規(guī)范化的檔案管理流程，做好檔案管理與企業(yè)其他各部門之間的緊密合作，確保檔案工作的開展能夠保持有序、連貫。另外，就企業(yè)科研過程而言，科技檔案性質(zhì)也有別于普通的檔案，其應(yīng)該具備更加良好的可擴充性，實現(xiàn)更加廣泛的應(yīng)用，在使用頻率上，科技檔案也應(yīng)比普通檔案高出很多。而且，有別于企業(yè)普通的業(yè)務(wù)項目，科技項目發(fā)展需要更多的研究人員，為此，需要進一步強化工作人員的主要職責(zé)，這樣才能夠有效提升科技項目工作質(zhì)量。

2.3優(yōu)化科技檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

在傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展中，科技檔案存在的目的只是保存企業(yè)的科技研究成果，并沒有將科技檔案進行科學(xué)的利用，使其與企業(yè)科研部門保持良好互動，整體檔案管理工作的開展一直處于被動狀態(tài)，缺乏服務(wù)意識。但是，在新的企業(yè)發(fā)展形勢下，對于科技檔案管理工作提出了新的要求，不僅需要檔案有極高的開放性，也需要盡可能充分的利用科技檔案信息，更好發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。因此，強化科技檔案管理工作，必須做好服務(wù)意識的有效提升，明確檔案管理需求，并以此為基礎(chǔ)，完成對檔案管理服務(wù)體系的科學(xué)構(gòu)建。為此，在具體的工作中，管理人員應(yīng)該注重工作主動性的發(fā)揮，對各方面的科技檔案信息進行主動收集，擴充檔案資源，并注意加強與企業(yè)各個部門之間的溝通配合，實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案信息采集及管理。同時，有必要借鑒國外先進的檔案管理服務(wù)模式，找出當(dāng)前企業(yè)在檔案管理中的服務(wù)問題，及時糾正，做好服務(wù)優(yōu)化。

3　結(jié)語

我國社會科技發(fā)展水平快速提高，在知識經(jīng)濟浪潮中，科技受到人們的高度重視，也成為企業(yè)獲取競爭力的重要法寶之一。做好科技成果保留，對于企業(yè)占據(jù)競爭優(yōu)勢具有重要意義。因此，企業(yè)必須積極做好科技檔案管理工作，建立科技檔案管理有效機制，實現(xiàn)管理模式向規(guī)范化、流程化和信息化的方向發(fā)展。同時，加強提高管理人員理論知識學(xué)習(xí)，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性，構(gòu)建高效科技檔案管理機制，提高科技檔案管理水平。

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How to Establish Efficient Management Mechanism of Scientific and Technological Archives

YIN Ling
（Harbin Intellectual Property Office，Harbin 150090，China）

The development of scientific and technological research support on scientific and technological archives，do a good job in the management of scientific and technological archives，timely and effective record of scientific and technological achievements of enterprises has important significance.This paper mainlydiscusses the establishment ofefficient and scientific and technological archives management system.

Science and technologyarchives；Management system

G275.3

A

1674-8646（2015）08-0125-01

2015-05-22