大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)企業(yè)辦公自動化建設(shè)的思考

龐 菲

（河南日報報業(yè)集團(tuán)，河南 鄭州 450000）

1 大數(shù)據(jù)背景下辦公自動化建設(shè)的重要意義

傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)大多只包括對文字處理、輕印刷處理以及文檔管理系統(tǒng)等，這些都無法實(shí)現(xiàn)信息的共享、交換、傳遞、分析、整理等，尤其是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)信息資源不斷的膨脹，僅從網(wǎng)上簡單地搜索瀏覽或者是從資料庫中直接獲取，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)的需要。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在辦公自動化系統(tǒng)中建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)中心，對各種信息進(jìn)行采集、分析、整理，最終匯總成為對企業(yè)有價值的資訊，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考［1］。

2 辦公自動化建設(shè)存在的問題

2.1 辦公自動化建設(shè)的認(rèn)識不足

一些企業(yè)的管理人員始終認(rèn)為辦公自動化就是在日常辦公的過程中融入先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，而對于決策的效能作用、數(shù)據(jù)的挖掘分析并不重視。很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于傳統(tǒng)的辦公方式過于依賴，很難從認(rèn)識上主動對辦公方式進(jìn)行革新，從而導(dǎo)致辦公系統(tǒng)的利用率不高，很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2 缺乏綜合素質(zhì)高的工作人員

在辦公自動化的建設(shè)過程當(dāng)中需要專業(yè)的技術(shù)人員以及管理人員對網(wǎng)絡(luò)、通信、軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，但是目前很多企業(yè)的信息化管理人員缺少專業(yè)的管理知識與技能儲備，缺乏圍繞信息技術(shù)的管理創(chuàng)新，這就造成辦公效率無法得到有效提升，從而失去了建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的意義。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

辦公自動化建設(shè)需要一定的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，而大數(shù)據(jù)也需要非常高性能、高吞吐率、大容量的基礎(chǔ)設(shè)備，但由于這一類的設(shè)備價格相對較昂貴，導(dǎo)致企業(yè)大多不愿意把資金投入其中，而是選擇價格相對較便宜但是功能不完善的設(shè)備，有些設(shè)備甚至根本無法滿足系統(tǒng)的基本需要，難以建成完整的、高效的、高質(zhì)的信息化系統(tǒng)。另外，在辦公自動化的建設(shè)中過多的追求硬件建設(shè)及技術(shù)方面的領(lǐng)先而忽視對數(shù)據(jù)資源庫的開發(fā)和升級，雖然投入資金很多，但信息服務(wù)平臺的功能并不完善，效能得不到提升，這也阻礙了企業(yè)辦公自動化的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)背景下辦公自動化建設(shè)策略的思考

3.1 改變觀念，重視辦公自動化建設(shè)

首先，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該充分認(rèn)識到辦公自動化建設(shè)的重要性、必要性與緊迫性，尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，信息的準(zhǔn)確性以及關(guān)鍵性的特點(diǎn)更加突出。領(lǐng)導(dǎo)階層要引起高度的重視，并以身作則帶頭使用辦公自動化系統(tǒng)，全面指揮企業(yè)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。企業(yè)全體員工要自覺地轉(zhuǎn)變觀念，積極主動地更新知識，從而不斷提升計算機(jī)操作水平以及對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用水平；其次，通過建立完善的管理制度、考核機(jī)制等措施來進(jìn)一步提升辦公人員的積極性和主動性，使其在工作中自覺地按照規(guī)章制度的要求規(guī)范自身的行為。第三，通過辦公自動化系統(tǒng)的使用，進(jìn)一步規(guī)范辦公人員的工作流程，逐步形成新的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而為企業(yè)辦公自動化的深入發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)［2］。

3.2 開展培訓(xùn)提升辦公人員的素質(zhì)

辦公自動化建設(shè)是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的而又十分龐大的工程，這就給企業(yè)的辦公人員提出了更高的要求，不僅需要了解先進(jìn)的信息技術(shù)，還要熟練掌握辦公活動中必要的操作技能。但目前企業(yè)辦公人員的水平參次不齊，大部分人員還無法熟練地操作辦公自動化系統(tǒng)來處理日常的事務(wù)，這就需要積極組織辦公人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高辦公人員的工作水平。

3.3 加強(qiáng)辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)、云計算的快速發(fā)展和普及，企業(yè)辦公自動化建設(shè)也發(fā)生著根本性的改變。首先，企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立更加安全、高效、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)；其次，要建立企業(yè)的大數(shù)據(jù)中心，利用功能強(qiáng)大的服務(wù)器來收集處理各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時不斷整合內(nèi)部信息資源，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)外的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行收集、整理、分析，達(dá)到信息檢索的自動化和信息分析的精確化，實(shí)現(xiàn)信息資源的交流與共享。第三，要實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式挖掘，緊緊依靠單臺服務(wù)器是無法完成的，必須依托于云計算的分布式處理，建立分布式數(shù)據(jù)庫，甚至要借助云存儲和虛擬化技術(shù)等［3］。

3.4 建立數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)多終端多渠道辦公

隨著時代的發(fā)展，手持終端、平板電腦、智能手機(jī)已經(jīng)成為辦公方式的主要載體，隨著智能手表、智能眼鏡的普及，這些將來也會成為辦公的可選方式之一，僅在手機(jī)上就可以通過客戶端、網(wǎng)頁、微信等多種方式進(jìn)行辦公，這就要求在建設(shè)辦公自動化的同時要考慮多渠道數(shù)據(jù)的實(shí)時互通與共享；通過大數(shù)據(jù)分布式機(jī)制，可以在建設(shè)前期投入較少設(shè)備先滿足當(dāng)前需求，后期隨著數(shù)據(jù)量級的發(fā)展再逐步進(jìn)行擴(kuò)容，進(jìn)行靈活調(diào)配。

3.5 通過大數(shù)據(jù)建立信息分層體系

傳統(tǒng)型企業(yè)一般都具有規(guī)模大、層級多、信息傳輸通道長等特點(diǎn)，通過大數(shù)據(jù)可以對信息進(jìn)行智能處理，自動按級別在企業(yè)各層級顯示符合條件的信息內(nèi)容，這樣不僅保證了信息的安全性，而且使得信息更加統(tǒng)一，避免多次錄入，造成信息不一致的問題；企業(yè)在進(jìn)行信息的上傳下達(dá)時，通過分層體系，可以直觀地監(jiān)控到當(dāng)前信息的流轉(zhuǎn)情況，對流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題及時處理，可以提高信息的辦理和傳達(dá)效率；通過信息智能化可以將大數(shù)據(jù)中的有效信息，按企業(yè)需求自動推送到各部門辦公系統(tǒng)中，方便各部門根據(jù)信息做出更具有價值的調(diào)整和決策。

3.6 加強(qiáng)辦公的安全管理

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，用戶通過使用智能手機(jī)、平板電腦等移動終端設(shè)備連接企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)成為新常態(tài)。但目前移動互聯(lián)網(wǎng)正在發(fā)展過程中，安全性得不到完全保證，尤其是數(shù)據(jù)和信息本身所需要的安全特征，更是成為黑客攻擊的目標(biāo)。這種安全性能的要求，一方面是要在面向移動端的數(shù)據(jù)傳輸過程中保證其安全，二是需要在移動終端和有線環(huán)境下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和同步時，對身份安全進(jìn)行嚴(yán)格的審核。此外，數(shù)據(jù)中心的存儲和安全的需要，也使得在網(wǎng)絡(luò)移動環(huán)境和移動辦公的平臺中，確保杜絕病毒的侵襲，防止數(shù)據(jù)的丟失等。只有解決網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性問題，才能使移動辦公平臺真正發(fā)揮其便捷、高效的作用。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，將大數(shù)據(jù)、云計算運(yùn)用到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中成為必然，改變傳統(tǒng)的辦公方式，不但能夠進(jìn)一步節(jié)約企業(yè)成本與資源，也能大大提升辦公效率。企業(yè)必須不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，努力提升管理人員和員工業(yè)務(wù)水平，完善管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能推動辦公自動化系統(tǒng)的安全、高效、穩(wěn)定地運(yùn)行。

［1］維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶.大數(shù)據(jù)時代［M］.南京：浙江人民出版社.2013.

［2］盧政毅.論辦公自動化中的計算機(jī)信息技術(shù)［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012（4）：44-47.

［3］吳建國，程學(xué)豫，劉建平.辦公自動化的發(fā)展思路及建設(shè)原則［J］.云南公安高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2002（3）：16-19.