會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中的應(yīng)用

□文/謝思洋 高 兵

（大連財(cái)經(jīng)學(xué)院風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制研究中心 遼寧·大連）

在全球?qū)⑦M(jìn)入一個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境下，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用以及企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和發(fā)展使各個(gè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域的企業(yè)在全球范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息交流和信息共享成為可能。在全球經(jīng)濟(jì)一體化加速發(fā)展的同時(shí)，我國(guó)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷向產(chǎn)業(yè)化、最優(yōu)化發(fā)展，因此我國(guó)企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到信息現(xiàn)代化對(duì)企業(yè)管理的重要性。尤其是在會(huì)計(jì)方面，它不但能使企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理，與此同時(shí)也可以最大限度地提升企業(yè)的管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、會(huì)計(jì)電算化概述

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。簡(jiǎn)而言之，會(huì)計(jì)電算化就是代替手工記賬的會(huì)計(jì)工作。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化從無到有，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了很大的發(fā)展，但是不得不提的是我國(guó)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化仍然存在著一些問題，尤其是在諸多中小型企業(yè)中存在更多的問題。

目前，由于許多中小企業(yè)還未充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的意義和重要性，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)會(huì)計(jì)電算化存在片面認(rèn)識(shí)，我國(guó)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化水平仍處于低水平狀態(tài)。

1、在我國(guó)中小企業(yè)間企業(yè)內(nèi)部沒有及時(shí)建立一個(gè)健全的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)，企業(yè)管理信息技術(shù)的采用和信息技術(shù)的發(fā)展速度不能及時(shí)匹配。而有些企業(yè)盲目地過分重視會(huì)計(jì)電算化的技術(shù)性，卻忽略了其實(shí)用性。不能根據(jù)企業(yè)自身的情況和需求進(jìn)行電算化技術(shù)的引用，從而影響了電算化對(duì)企業(yè)所發(fā)揮的效用，這樣不僅阻礙了企業(yè)管理層對(duì)會(huì)計(jì)電算化的正確理解和認(rèn)識(shí)，也阻礙了我國(guó)中小企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、決策、資源共享的發(fā)展道路。

2、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度不夠健全。在傳統(tǒng)的手工記賬中，總賬、明細(xì)賬分工管理，各個(gè)部門互相監(jiān)督，相互制約，而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)，首先輸出記賬憑證提供數(shù)據(jù)，即使篡改了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的憑證數(shù)據(jù)，單從總賬、明細(xì)賬和日記賬中也難以發(fā)現(xiàn)問題。不少單位的會(huì)計(jì)人員是原有的會(huì)計(jì)人員通過簡(jiǎn)單培訓(xùn)后直接上崗的，由于人才緊缺，他們兼職計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。

3、一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的高低最終取決于會(huì)計(jì)人員自身的素質(zhì)。我國(guó)許多已經(jīng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的中小型企業(yè)的電算化操作員大多是企業(yè)對(duì)原有的會(huì)計(jì)、出納人員進(jìn)行短期的培訓(xùn)上崗的，導(dǎo)致他們對(duì)電算化缺乏更深層次和系統(tǒng)全面的認(rèn)識(shí)，技術(shù)操作不熟練，無法熟練地應(yīng)對(duì)臨時(shí)的突發(fā)事件，對(duì)新知識(shí)的運(yùn)用能力較差，軟件的功能運(yùn)用徹底，只會(huì)用一些簡(jiǎn)單的記賬、核算等業(yè)務(wù)。對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)和利用就有局限性，不僅削弱會(huì)計(jì)軟件的功能，而且影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，甚至可能釀成重大財(cái)務(wù)漏洞。這樣的情況就造成了企業(yè)人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)會(huì)計(jì)電算化的充分認(rèn)識(shí)。

4、對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言電算化數(shù)據(jù)保密性、安全性差，電子數(shù)據(jù)較易被大量刪除、破壞和非法篡改并且不會(huì)留下任何痕跡和審計(jì)線索，是一個(gè)必須要面對(duì)的問題。很多企業(yè)的工作人員利用職務(wù)之便對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)和記錄進(jìn)行改動(dòng)以牟取私利。而且很多財(cái)務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益，為了防止盜版，只是對(duì)自身的軟件進(jìn)行了技術(shù)性的保護(hù)，但對(duì)用戶會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)變成了一種被開放的數(shù)據(jù)，使不法分子有機(jī)可乘而進(jìn)行非法篡改。

二、解決辦法

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化的重要性，在實(shí)際管理經(jīng)營(yíng)中大力支持會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施和運(yùn)作。積極地根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況和當(dāng)?shù)貐^(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化的工作規(guī)劃。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員在實(shí)際實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過程中，在確定系統(tǒng)目標(biāo)與規(guī)劃的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)手工系統(tǒng)的研究與分析，以更好地制定和實(shí)施計(jì)劃和方案，對(duì)各個(gè)處理環(huán)節(jié)的權(quán)限和職責(zé)做出明確規(guī)劃，以最小的成本利用電算化為企業(yè)創(chuàng)造最大的利益。

2、建立規(guī)范有序的業(yè)務(wù)流程和管理模式。電算化系統(tǒng)的運(yùn)行階段電算化安全控制雖然難度大，但只要制定詳細(xì)的工作規(guī)程，建立規(guī)范有序的業(yè)務(wù)流程和管理模式，實(shí)行日常工作制度化管理就能確保信息系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。

3、財(cái)務(wù)軟件和計(jì)算機(jī)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的重要組成部分。在實(shí)際配置中，要注重產(chǎn)品自身的質(zhì)量和檔次，也要考慮自身的情況和需要。選擇時(shí)，一方面要符合經(jīng)濟(jì)效益原則，另一方面要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全可靠，能及時(shí)提供日常維護(hù)，版本升級(jí)和軟件再開發(fā)。制定詳細(xì)的工作規(guī)程，建立規(guī)范有序的業(yè)務(wù)流程和管理模式，實(shí)行日常工作制度化管理就能確保信息系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。在日常的工作中要求電算化工作人員即使備份不單單利用軟件本身的備份功能還要求系統(tǒng)管理員及時(shí)集中將數(shù)據(jù)和賬務(wù)金性別，同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)電算化管理人員應(yīng)對(duì)重大事故時(shí)的能力做到忙而不亂將損失降到最低，同時(shí)加強(qiáng)系統(tǒng)的防病毒入侵工作盡可能做到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的相對(duì)封閉運(yùn)行，及時(shí)更新防殺病毒軟件，充分運(yùn)用加鎖存儲(chǔ)設(shè)備，采用網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)身份認(rèn)證技術(shù)等一系列可以提高安全系數(shù)的措施。結(jié)論：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展和市場(chǎng)的全面開放，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)已迅速融入世界經(jīng)濟(jì)之中，必將對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)程產(chǎn)生新的推動(dòng)，提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，使我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作更加健康、高效，加速實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化進(jìn)程。

4、提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，原有的會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，還可以通過學(xué)習(xí)掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)，使得知識(shí)結(jié)構(gòu)得以更新，素質(zhì)不斷提高。

5、保證會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提出了一系列規(guī)范要求，數(shù)據(jù)在輸入處理過程中運(yùn)用多種功能檢驗(yàn)、排錯(cuò)，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤，在很大程度上解決了會(huì)計(jì)手工操作中不統(tǒng)一、不規(guī)范、容易出錯(cuò)等諸多問題，杜絕了過去會(huì)計(jì)人員因工作忙記賬不及時(shí)、錯(cuò)行、串行、隨意涂改、會(huì)計(jì)資料不清晰等現(xiàn)象。那么，在保證了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量的同時(shí)，也使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間去學(xué)習(xí)如何參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。然而，會(huì)計(jì)如果真正能發(fā)揮其管理、預(yù)測(cè)、決策以及控制功能，不僅需要豐富的內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，而且還需要豐富的外部信息，如國(guó)家政策信息、市場(chǎng)銷售信息、物價(jià)變動(dòng)信息等等。企業(yè)如果想更好地利用會(huì)計(jì)電算化這一資源，便要求企業(yè)轉(zhuǎn)變其會(huì)計(jì)職能，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)中小企業(yè)的普及，它在給會(huì)計(jì)人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時(shí)，無疑也增加了信息的安全隱患。當(dāng)然，任何事物都不是完美無缺的，企業(yè)應(yīng)在使用中不斷地發(fā)現(xiàn)問題和改進(jìn)問題，以《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)范》為基本準(zhǔn)則，并切實(shí)的加以執(zhí)行，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度和會(huì)計(jì)人員管理制度等，充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性，為企業(yè)的管理層提供準(zhǔn)確及時(shí)的決策信息，使會(huì)計(jì)電算化更趨于成熟、完善與普及，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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