新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案的保密工作探析

常媛姿?康偉

摘 要：企業(yè)文書檔案對(duì)于企業(yè)而言是非常重要的，其原則性和保密性非常的強(qiáng)，在進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，必須根據(jù)文書檔案蘊(yùn)含的特點(diǎn)進(jìn)行，還必須重視保密。管理人員必須真正的認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，并認(rèn)識(shí)到其中存在的問題，找到問題解決的策略，真正的做好文書檔案管理方面的工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;管理;工作

文書檔案對(duì)于企業(yè)而言，是非常重要的，若是文書檔案管理的保密性不夠，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密泄漏，這對(duì)企業(yè)更好的進(jìn)行市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)是非常不利的。隨著《檔案法》的頒布和實(shí)施，人們愈加認(rèn)識(shí)到了企業(yè)文書檔案管理的重要性。

一、企業(yè)文書檔案本身的重要性

（一）對(duì)企業(yè)發(fā)展非常重要

企業(yè)在發(fā)展過程中，給其造成影響的因素比較多，企業(yè)文書檔案是其中的一種，企業(yè)文書檔案本身便是企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)以及知識(shí)水平的積累，其是企業(yè)進(jìn)行管理的一個(gè)基礎(chǔ)和條件，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步都是非常重要的[1]。企業(yè)的發(fā)展過程和創(chuàng)造過程都能夠在文書檔案中體現(xiàn)出來，所以必須認(rèn)識(shí)到其重要性。

（二）對(duì)企業(yè)商業(yè)管理非常重要

企業(yè)文書檔案中記載了企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，在企業(yè)成長(zhǎng)和進(jìn)步的時(shí)候，其作用非常重要，甚至有些時(shí)候，其會(huì)起到?jīng)Q定的作用。

（三）能夠提升企業(yè)信用核心力量

現(xiàn)在人們對(duì)誠(chéng)信愈加的重視，企業(yè)也更加重視文書檔案本身的信譽(yù)度。對(duì)于企業(yè)而言，信譽(yù)非常重要，也是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)資源，特別是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)信譽(yù)甚至?xí)Q定企業(yè)的成敗，而企業(yè)文書檔案也是信用的重要組成部分，所以必須做好企業(yè)文書檔案管理，提高企業(yè)信用度。

二、企業(yè)進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候存在的主要問題

現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)都進(jìn)行了檔案室的建立，一些大型企業(yè)檔案室本身的規(guī)模比較大，并且制度和體系也比較的完善，但是那些中小企業(yè)，進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候存在的問題便比較的多。

（一）無法跟上時(shí)代發(fā)展的需要

有些企業(yè)受到以往思想的束縛，在進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理的時(shí)候，還是使用年度歸檔的方式，并且相關(guān)的制度也沒有健全。甚至在進(jìn)行檔案錄入的時(shí)候還使用手工操作的方式;甚至有些企業(yè)中，其文書檔案管理人員是由一些其他辦公室人員兼任的，這些人員本身的專業(yè)素質(zhì)比較差，業(yè)務(wù)能力沒有保證。人員變動(dòng)比較頻繁，甚至有些企業(yè)讓一些年齡比較大的人員來進(jìn)行檔案管理，這些人員本身的專業(yè)素質(zhì)比較差，無法很好的掌握計(jì)算機(jī)，無法滿足現(xiàn)代文書檔案管理的實(shí)際需要[2]。

（二）保密意識(shí)比較差

無論是領(lǐng)導(dǎo)還是文書檔案管理人員，其本身的保密意識(shí)都比較差，沒有認(rèn)識(shí)的其重要性，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，只要自己需要查閱便可以復(fù)印相關(guān)的文書檔案，沒有制定合理的審批手續(xù)，有些需要保密的文件并沒有及時(shí)的進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密泄漏的情況出現(xiàn)。

（三）檔案管理意識(shí)比較差

有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案的管理意識(shí)以及一些基本知識(shí)都不夠了解，在工作的過程中，經(jīng)常存在違規(guī)管理以及濫用職權(quán)的情況，認(rèn)為自己既然是領(lǐng)導(dǎo)，那么想看什么檔案都可以進(jìn)行閱讀，沒有根據(jù)手續(xù)進(jìn)行辦理，甚至有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)標(biāo)記檔案，撕毀檔案的情況，沒有及時(shí)歸還、隨意擺放、丟失的現(xiàn)象更是比比皆是。

三、企業(yè)做好文書檔案管理工作的措施

對(duì)于企業(yè)而言，文書檔案管理是非常重要的，特別是想一直發(fā)展下去的企業(yè)，做好檔案管理更是非常重要的，必須從歷史角度出發(fā)，做好文書檔案管理工作，提高對(duì)其認(rèn)識(shí)和責(zé)任心。

（一）重視文書檔案管理人員的素質(zhì)提高

企業(yè)想要做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是非常重要的，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)需要組織文書檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和進(jìn)修，不斷的提高其素質(zhì)。企業(yè)還應(yīng)該重視文書檔案管理人才的引進(jìn)，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于現(xiàn)在的文書檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)其需要，做到因材施教，提高文書檔案管理人員的實(shí)際素質(zhì)。

（二）重視硬件設(shè)施的建設(shè)

企業(yè)想要做好文書檔案管理工作，便必須根據(jù)需要進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期方案的制定，不斷的根據(jù)需要完善文書檔案管理的制度，改善以往的檔案保管條件，保證布局的科學(xué)性和合理性，將辦公室、檔案室以及檔案閱覽室分開。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)，根據(jù)需要進(jìn)行打印機(jī)、掃描儀以及復(fù)印件的配置，這樣能夠給文書檔案管理更好的進(jìn)行奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)該進(jìn)行分類號(hào)的統(tǒng)一，這樣能夠保證檢索的準(zhǔn)確性，用關(guān)鍵詞將以往的主題詞替代，對(duì)查找的條件進(jìn)行簡(jiǎn)化，不斷的提高文書檔案的實(shí)際利用效率[3]。

（三）做好檔案電子化管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)也在不斷的普及，在進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，相關(guān)的管理者也應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)化傳輸應(yīng)用進(jìn)去，提高其網(wǎng)絡(luò)利用效率。更好的進(jìn)行資源的共享。企業(yè)應(yīng)該建立兩套文書檔案，這樣能夠給其使用提供方便，并且還應(yīng)該升級(jí)管理設(shè)施，不斷的提高軟件管理的水平。此外，還應(yīng)該做好歸檔管理工作，一套檔案由部門保管，另一套則應(yīng)該交給業(yè)務(wù)部門，這樣能夠更好的滿足文書檔案管理的實(shí)際需要。

結(jié)語(yǔ)：對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，做好文書檔案管理是非常重要的，其在一定程度上會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是管理人員都必須認(rèn)識(shí)到其重要性，了解現(xiàn)在文書檔案管理存在的問題，并采取措施解決問題，提高文書檔案管理的實(shí)際水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?zhí)m.關(guān)于新形勢(shì)下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01：5.

[2]張璐.論新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案保密工作[J].機(jī)電兵船檔案， 2012，04：20-21.

[3]黃瑛.論新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案保密工作[J].機(jī)電兵船檔案， 2013，05：38-40.