淺談知識管理在科研單位檔案管理中的作用

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學(xué)校)

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淺談知識管理在科研單位檔案管理中的作用

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學(xué)校)

知識管理是從上世紀(jì)90年代開始在全球范圍內(nèi)興起的學(xué)術(shù)與商業(yè)應(yīng)用課題。隨著研究的深入，知識管理在各行各業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。但目前，知識管理大多應(yīng)用于企業(yè)單位，在其他性質(zhì)的單位中應(yīng)用尚不普遍。分析了知識管理與科研檔案的相互關(guān)系，提出了基于知識管理的科研檔案完善措施。希望能夠推動科研單位檔案管理工作的進(jìn)步。

知識管理；科研單位；檔案管理

1 知識管理概述

1.1 知識管理的涵義

知識管理就是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。它是組織采取的有意識的戰(zhàn)略，它能夠保證在最需要的時間把知識傳遞給最需要的人。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應(yīng)用在業(yè)務(wù)活動當(dāng)中，最終提高工作效率和業(yè)績。知識管理的作用集中在：提高組織智商、提升組織記憶、減少重復(fù)勞動等三點上。這三點對于科研單位的重要性不言而喻。

1.2 知識管理與科研檔案管理的關(guān)系

知識管理是一個動態(tài)的過程，其運動過程分為知識的采集與識別、知識的加工和處理、知識的積累與存儲、知識的傳播與共享、知識的創(chuàng)新與應(yīng)用五個階段。

科研檔案記錄和整理了科研課題的研究方法、研究內(nèi)容與思想、科研成果等活動情況，是科研單位最可靠的知識源?？蒲袡n案具備知識管理的屬性和特征，兩者之間具有鮮明的契合特征。

(1)從管理對象上來看，知識管理是以知識為管理對象，著眼于知識的獲取、積累、處理和創(chuàng)新的過程。而科研檔案本身就是一種知識。科研檔案管理的過程實質(zhì)上就是對科研知識進(jìn)行處理的過程。

(2)從管理特征上來看，知識管理側(cè)重強調(diào)知識在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施過程中的作用，而科研檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實際上就是在利用現(xiàn)有檔案管理知識，不斷積累、挖掘、開發(fā)和利用科研檔案信息資源的過程，也是一個轉(zhuǎn)化和創(chuàng)造新知識的過程。

(3)從管理流程上看，知識管理流程主要是采集、處理、積累、共享與應(yīng)用的過程，而科研檔案管理流程是收集、整理、保管、存儲、統(tǒng)計、編研和利用的過程，兩者在管理流程上具有較強的共同點和融合性。

因此，科研檔案管理應(yīng)以知識管理理念為導(dǎo)向，不斷完善科研檔案的管理和利用工作，充分發(fā)揮科研檔案的知識價值，為科學(xué)研究和技術(shù)轉(zhuǎn)化提供知識服務(wù)，最大限度地發(fā)揮和利用科研檔案知識的力量。

2 科研單位檔案管理的特點

要想將知識管理應(yīng)用于科研單位檔案管理，首先要明晰科研檔案的特點。

科研單位的工作一般以科研項目為基本單元?？蒲许椖康牧鞒炭煽偨Y(jié)為：準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)驗收階段、申報階段和成果推廣應(yīng)用階段。有別于其他性質(zhì)單位的檔案，科研單位的檔案有其自身獨有的屬性。

(1)科研檔案的成套性?？蒲袡n案和科研項目是密不可分的整體。其是科研項目從開題到申報整套流程的真實記錄，具有成套性的特點。這也是科研檔案最為顯著的特征。

(2)科研檔案的階段性。科研項目一般都有一定的時間要求，既有對項目整體完成的時間要求，也有各個階段完成的時間要求。相應(yīng)的，科研項目各階段會產(chǎn)生不同的檔案材料，這使得科研檔案具有明顯的階段性。

(3)科研檔案的專業(yè)性。科研項目多針對科學(xué)理論與實踐中重點和難點問題立項與研究，多為某一研究領(lǐng)域的前沿問題，具有很強的專業(yè)性特點，這也決定了科研檔案內(nèi)容的專業(yè)性。

(4)科研檔案載體的多樣性。由于科研課題的研究領(lǐng)域、研究內(nèi)容、研究對象和研究方法的不同，必然會出現(xiàn)科研檔案載體形式的多種多樣，如實驗數(shù)據(jù)、圖片、論文、著作、研究報告、軟件代碼、視音頻材料等。

3 基于知識管理的科研檔案管理策略

(1)樹立科研檔案的知識管理理念。根據(jù)科研單位的工作實際，科研項目是科研檔案材料產(chǎn)生和形成的主體，項目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的檔案意識很大程度上決定了科研檔案水平和質(zhì)量的高低。因此，要想提高科研單位檔案管理的水平，就必須充分把握科研檔案的特點，不斷加強與項目負(fù)責(zé)人及研究人員的溝通和交流。提高其知識管理理念，按照知識管理事前介入、事中參與、全程監(jiān)督的方法，積極開展科研檔案的形成、積累、整理和歸檔，有效實現(xiàn)科研檔案管理的前端控制和質(zhì)量控制。

(2)優(yōu)化科研檔案的知識管理結(jié)構(gòu)?？蒲袡n案和科研項目是密不可分的整體。因此，科研檔案應(yīng)與科研項目同步準(zhǔn)備、同步進(jìn)行、同步總結(jié)以及同步驗收。知識管理的模式從屬于扁平化組織，科研檔案管理也應(yīng)歸入扁平化的項目管理模式，把科研檔案中有價值的文件材料的形成、積累和歸檔任務(wù)，納入科研工作流程、工作計劃和工作責(zé)任之中，建立起科研檔案管理部門和科研項目管理部門共同參與、協(xié)同管理的工作機制。

(3)促進(jìn)科研檔案的知識流轉(zhuǎn)與共享?？蒲袡n案的開發(fā)與利用，實質(zhì)上就是科學(xué)技術(shù)隱性知識與顯性知識的互動。科研檔案是一種隱性知識的展示，其流轉(zhuǎn)和共享則是與顯性知識的相互作用?？蒲袡n案服務(wù)于科研實踐，是體現(xiàn)科研檔案真正價值的唯一手段。促進(jìn)科研檔案的共享，首先需要對檔案材料進(jìn)行分析和綜合，形成編研知識成果。如專題介紹、成果簡介、專業(yè)圖冊、手冊等。其次，選擇合適的共享渠道，如局域網(wǎng)、檔案管理信息系統(tǒng)、專題展覽等。在檔案共享的過程中，還要注意檔案的保密性和知識產(chǎn)權(quán)的重要性。

4 結(jié) 論

總之，科研檔案管理是一個兼具專業(yè)性和綜合性的系統(tǒng)工程。對于知識資源密集的科研單位來說，開發(fā)和利用知識管理模式，不僅要求檔案管理人員樹立知識管理的理念，還需要科研項目部門的大力配合和共同努力。只有多管齊下，才能從根本上提高科研檔案的管理質(zhì)量和管理水平，更好地為科學(xué)研究、為社會公眾提供高質(zhì)量的科研檔案資源的信息服務(wù)。

[1] 張世林.科研檔案形成機理與管理模式的創(chuàng)新[J].檔案學(xué)研究，2010，(4).

[2] 李華偉.知識管理的理論與實踐[M].北京:華藝出版社，2002.

[3] 侯麗麗.淺析科研檔案的特點及管理[J].云南檔案，2008，(11).

2015-03-11

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1008-3383(2015)11-0194-01