高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

賈曉宇

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案管理非常重要，搞好檔案管理工作對(duì)于高校各方面工作的開(kāi)展都百利而無(wú)一害，如何搞好檔案管理工作非常值得我們深思.在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息技術(shù)在檔案事業(yè)的應(yīng)用作用明顯，樹(shù)立檔案管理的信息化發(fā)展路子，大力推進(jìn)高校的檔案管理信息化建設(shè)，變得迫在眉睫.

1 高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 手段落后，意識(shí)薄弱

當(dāng)前很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的主要工作就是是教學(xué)與科研，其它工作得不到重視，一定程度上阻礙了學(xué)校的建設(shè).很多高校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，從而忽視了檔案的管理工作，用到檔案資源時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案管理的巨大價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理的作用發(fā)揮不出來(lái)，影響到了高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展.很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的將檔案進(jìn)行整理保管，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的內(nèi)涵，對(duì)檔案管理缺乏資金投入，導(dǎo)致檔案管理的創(chuàng)新工作開(kāi)展不起來(lái).相當(dāng)多的高校檔案管理部門(mén)設(shè)施落后，庫(kù)房、辦公、閱覽于一體，現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展不起來(lái)，檔案的安全問(wèn)題也得不到解決，嚴(yán)重影響了檔案的管理保護(hù)及檔案工作對(duì)學(xué)校建設(shè)及廣大師生的服務(wù).很多高校的檔案管理方式仍然十分落后，與現(xiàn)代高校的快速發(fā)展局面格格不入.檔案管理人員在收集檔案資料后進(jìn)行整理編排，大量的資料需要很多的時(shí)間精力來(lái)整理，在查找檔案時(shí)，管理人員要從大量資料檔案中尋找需要的檔案也不是一件容易的事，這樣的工作方式不僅需要付出很多精力，而且效率十分低下.檔案管理人員長(zhǎng)年累月的重復(fù)這些繁雜的工作，哪里有心思談優(yōu)化工作的問(wèn)題.

1.2 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

很多高校由于各種各樣的原因，將檔案館變成解決人才家屬就業(yè)的部門(mén)，將許多人才的家屬安排進(jìn)了檔案館，不論文化程度，不論身體健康狀況，嚴(yán)重影響了高校檔案工作.高校專(zhuān)職檔案管理人員隊(duì)伍老化，極度缺乏既懂得計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段又懂得傳統(tǒng)檔案管理方法的人才.隨著時(shí)代的進(jìn)步、科技的發(fā)展，目前的高校檔案管理工作方式越來(lái)越落后，到了該淘汰的邊緣；另一方面，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)太低，都是一些學(xué)歷較低的人員，基本沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)技能和管理能力較差，由于年齡較大又沒(méi)有受過(guò)高等教育，很難掌握電腦等現(xiàn)代化技術(shù)，就算進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，得到的效果也不會(huì)令人滿意.

1.3 檔案利用低效化，檔案功能單一化

高校的檔案館保存著數(shù)量龐大的檔案，各類(lèi)檔案資料也非常之多，但由于沒(méi)有意識(shí)到檔案資源的巨大作用，檔案資源的利用變得十分低效.部分高校師生缺乏檔案意識(shí)，許多人認(rèn)為檔案沒(méi)用，根本不關(guān)心學(xué)校的檔案工作；目前高校的檔案管理方式根本不能適應(yīng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)于檔案資源的利用非常至少；一些高校檔案館沒(méi)有其他功能，只限于單純的檔案整理與保存，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大師生對(duì)檔案資源的需求.要真正發(fā)揮出高校檔案資源的作用，需要高校領(lǐng)導(dǎo)、觀大師生及檔案管理人員改變思想方式，從現(xiàn)代化檔案的方向去看待檔案管理，結(jié)合實(shí)際找到合適自身的檔案管理方式.高校檔案工作是為了學(xué)校建設(shè)及廣大師生服務(wù)的，如果檔案管理完全發(fā)揮不出應(yīng)有的作用，那么檔案工作將變得毫無(wú)意義.

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的背景與重大作用

21世紀(jì)是信息的時(shí)代，信息的高速傳播促進(jìn)了社會(huì)的迅猛發(fā)展，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)就可能在當(dāng)今社會(huì)中獲得迅速的發(fā)展.高校的檔案管理信息化建設(shè)意義重大，可解決當(dāng)今檔案管理存在的許多問(wèn)題，提高人們對(duì)檔案資源的利用水平，促進(jìn)檔案管理為學(xué)校建設(shè)與廣大師生的服務(wù)水平.

2.1 檔案信息化建設(shè)的時(shí)代背景

高校檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，社會(huì)信息化水平的高低在某種程度上已經(jīng)成為衡量一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志.為了跟上國(guó)家信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，開(kāi)展高校檔案管理信息化建設(shè)的工作變得日益緊迫.信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于檔案事業(yè)的影響也是顯而易見(jiàn)的，更多先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，促進(jìn)了檔案事業(yè)的快速發(fā)展.雖然檔案事業(yè)有了信息技術(shù)的身影，但傳統(tǒng)的檔案管理模式仍舊牢牢掌控著檔案事業(yè).因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的束縛，各大高校沒(méi)有重視檔案管理工作，高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金投入，傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理自然無(wú)法滿足現(xiàn)代需求的信息資源[1].檔案的使用非常廣泛，屬于國(guó)家信息資源的一部分，每一個(gè)師生的檔案都關(guān)乎自身的利益.高校檔案管理僵化的體制，束縛了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，無(wú)法滿足廣大師生日益增長(zhǎng)的檔案信息需求，因此，高校的檔案管理信息化建設(shè)就變得更加緊迫.

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的重大作用

高校檔案管理的信息化建設(shè)，具有十分重大的作用.首先，檔案信息化建設(shè)可以提高管理人員的工作效率.傳統(tǒng)的檔案管理模式是工作人員用手工收集，整理，保存檔案，有需要查詢(xún)還得經(jīng)過(guò)復(fù)雜的翻查，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且工作效率十分低下.進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)之后，管理人員利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保存就變得非常便捷，管理人員只要將數(shù)據(jù)一次錄入就可以多次利用，檔案保存變得更加長(zhǎng)久而安全.傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)需要翻閱眾多的資料，費(fèi)力又耗時(shí)，有些檔案還必須經(jīng)過(guò)保存它的管理員才能查詢(xún)，非常之麻煩.檔案管理信息化建設(shè)之后，查詢(xún)利用檔案變得十分方便，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)的查詢(xún)檔案，不經(jīng)過(guò)管理人員之手，利用一些權(quán)限就可輕松查詢(xún)，使得檔案信息更快的滿足廣大師生的需求，還提高了工作人員的效率.

檔案管理信息化建設(shè)還可提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，深化高校教育改革和發(fā)展.檔案管理信息化之后，管理人員工作效率提高，從繁瑣的傳統(tǒng)的檔案管理工作中解脫出來(lái)，有了更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)新的技術(shù)，鉆研更高的檔案管理技能.管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)與新技能，更快的促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展.高校的教學(xué)檔案真實(shí)記錄了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展情況，是教學(xué)改革的重要依據(jù).高校檔案管理信息化建成之后，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)信息采集、分類(lèi)、送達(dá)、發(fā)布，教學(xué)質(zhì)量?jī)?nèi)部檢測(cè)和反饋機(jī)制，保障教育教學(xué)質(zhì)量的自我發(fā)展和自我約束機(jī)制的形成具有十分重要的作用[2].

3 如何推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

統(tǒng)籌高校的資源，努力推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前各大高校必須要做的工作.如何推進(jìn)高校的檔案管理信息化建設(shè)，值得我們好好探討.

3.1 檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要規(guī)范檔案管理方式，使用標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，才能促進(jìn)檔案事業(yè)向現(xiàn)代化的方向發(fā)展.制定一整套規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行全校統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化.第一，要有全校統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn).檔案信息是一個(gè)內(nèi)容豐富、形式復(fù)雜的信息源，要保證檔案管理的規(guī)范性和網(wǎng)上查檔的便捷性，就必須遵循一定的目錄標(biāo)準(zhǔn)，不然，利用者就不能快速、準(zhǔn)確的查閱檔案.第二，建立一整套規(guī)范的檔案管理的規(guī)章制度.結(jié)合各大高校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，例如檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行的制度，無(wú)紙化檔案使用制度，重要檔案查詢(xún)的使用權(quán)限等.在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，要注意對(duì)各高校的資源進(jìn)行整合，規(guī)范各高校的檔案管理方式，是個(gè)高校使用統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，進(jìn)而為建立一個(gè)涵蓋各高校檔案資源的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定基礎(chǔ)[3].

3.2 數(shù)字化檔案信息庫(kù)的建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人與人之間的聯(lián)系越來(lái)越密切，著決定著各高校不可能完全的獨(dú)立在自己的世界中.因此高校檔案管理信息化的建設(shè)也不可能僅僅局限于校內(nèi)，現(xiàn)代化的檔案管理將各大高校的檔案管理緊緊聯(lián)系在一起，所以在進(jìn)行信息化建設(shè)后，每個(gè)高校都可開(kāi)發(fā)出有特色能代表自己學(xué)校的檔案資源，供其他高校師生瀏覽使用，達(dá)到資源共享的目的.需要建立一個(gè)能協(xié)調(diào)各大高校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌各大各校的檔案信息資源，建立一個(gè)統(tǒng)一的全國(guó)高校檔案網(wǎng)絡(luò)，最終實(shí)現(xiàn)信息共享、資源共用的目標(biāo).開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案，以計(jì)算機(jī)能信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)整理，將檔案存放在網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化保存，需要用檔案時(shí)能夠快速的查找[3].高校的檔案館還應(yīng)開(kāi)發(fā)出更多資源供廣大師生使用，提高檔案管理的服務(wù)水平.

3.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員信息素養(yǎng)

在高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程中，信息資源與用戶(hù)之間的聯(lián)系是由檔案工作者來(lái)維持的，檔案工作者在現(xiàn)代檔案管理中扮演的角色非常重要，因此，現(xiàn)代化，信息化的檔案管理工作非常需要擁有專(zhuān)業(yè)技能又懂現(xiàn)代科技的人才.21世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，高校檔案事業(yè)面臨著變革和挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)自己對(duì)信息的處理能力.提高管理人員的信息素養(yǎng)，主要是提高管理人員信息意識(shí)、信息知識(shí)與能力、信息道德等三個(gè)方面的能力.管理人員要提高對(duì)信息的敏感度，掌握更先進(jìn)的信息技術(shù)，遵循信息傳播的道德規(guī)范，全面提高自己的信息素養(yǎng).從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度看，高校必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理人才的重要性，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案信息管理人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，這樣有助于加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程[4].

高校檔案管理信息化建設(shè)面臨著許多挑戰(zhàn)與困難，但其作用也是非常之巨大，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案信息化建設(shè)的作用與緊迫性，積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，各大高校才能獲得長(zhǎng)足的發(fā)展.

〔1〕姚樹(shù)靜.關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013（20）：299-300.

〔2〕程玉敏.論高校檔案管理信息化建設(shè)[J].福州大學(xué)學(xué)報(bào)，2012（03）：109-110.

〔3〕張學(xué).淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：145-146.

〔4〕池金華.強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（01）：115-116.