淺談中德合作生態(tài)造林項目的檔案管理

劉秀英

（北票市林業(yè)局，遼寧 北票 122100）

中德財政合作遼寧朝陽生態(tài)造林項目是1998年5月底在中德兩國政府發(fā)展政策合作委員會第16次會議上獲得批準，列入兩國政府合作計劃的，到2000年5月30日兩國政府正式簽署了該項目的《財政協(xié)議》。該項目的范圍為：遼寧省西部朝陽市所轄的北票、凌源、朝陽3個縣（市）的土質退化、侵蝕嚴重、荒山面積大的貧困鄉(xiāng)、村。項目建設目標為：改善項目區(qū)域生態(tài)環(huán)境，增加森林覆蓋，為當?shù)剞r民提供短期就業(yè)機會，增加其收入，并從林地經(jīng)營中獲得長遠的收入。項目自2001年6月開始實施，到2010年已全部完成工程建設任務。在歷次的檔案檢查中，都受到了各方各級領導的好評。尤其在2003年4月，德國復興信貸銀行檢查團對該項目進行的檢查，認為“檔案管理可作為其他項目的樣板”。因此，筆者就項目的檔案管理談點粗淺的認識。

1 提高對項目檔案管理的認識

項目在建設之初，國家林業(yè)局、省、市政府都要求對項目加強管理，與國際接軌，按國際慣例來管理項目，決不能搞原有模式的重復，簡單地說，項目管理主要是工程管理、財務管理和檔案管理。而檔案管理在項目管理中又顯得尤為重要，因為它是德方強調“過程管理”的重要環(huán)節(jié)和體現(xiàn)。它能客觀地反映項目實施的過程，全面系統(tǒng)地記載項目實施的工作程序，是德方檢查項目的第一手資料，也是德方評價項目的重要依據(jù)。在過去執(zhí)行的項目中，檔案管理往往被忽視，而在國際項目的管理中又是必不可少的。因此，加強檔案管理、提高管理水平，是與國際接軌，按國際慣例來管理項目的顯著標志。所以，各級項目管理者，必須高度重視項目的檔案管理工作。

2 明確項目檔案管理的范圍、原則和要求

2.1 檔案管理的范圍

項目的立項、內容及方法，可行性研究，評估認證，中德雙方簽署的會談記要、備忘錄，參與式林業(yè)規(guī)劃，技術措施，科學管理等有關資料；項目的小班卡、合同、宜林荒山使用權協(xié)議書；實施、檢查、驗收、報賬全過程的資料；項目培訓、考察等有關方面的資料；項目文件、簡報和宣傳材料及推廣示范等方面的資料；項目的財務活動資料；在項目實施過程中所形成的具有存檔價值的文書、圖紙、表格、照片、錄像帶等材料。

2.2 檔案管理的原則

統(tǒng)一管理，分級建檔，常抓不懈，認真求實。

2.3 檔案管理的要求

全面搜集，系統(tǒng)整理，準確分類，及時歸檔。

3 檔案管理的內容和方法

這里主要談文書檔案管理和技術檔案管理。

3.1 文書檔案管理

3.1.1 文書檔案管理內容

文書檔案主要有文件類和宣傳類兩種。文件類是指國家有關部、委、局和省、市、縣的有關文件以及中德兩國政府間簽署的有關項目協(xié)議等來往文件。宣傳類是指會議材料、記錄、紀要、簡報、錄像、照片、宣傳材料、領導講話等。

3.1.2 文書檔案管理方法

對文書檔案要及時、認真地整理、分類，并分別裝訂成冊，歸入檔案；要在文件索引目錄中寫清接收文件的文題、頁數(shù)及時間，并在檔案封皮注明文件類別。

3.2 技術檔案管理

技術檔案主要包括規(guī)劃設計、計劃、總結、檢查、驗收和技術推廣、技術培訓等相關資料。

3.2.1 參與式規(guī)劃設計類材料的檔案管理

規(guī)劃設計涉及的資料最多，它包括項目建議書、可行性研究報告、土地利用規(guī)劃、年度作業(yè)設計、各類合同、小班卡、協(xié)議書、參與式林業(yè)規(guī)劃等諸多材料，這些材料的收集歸檔是技術檔案管理的重點，也是整個項目檔案管理的難點。規(guī)劃設計材料既繁多又復雜，每搞完一次規(guī)劃設計，就有一摞材料堆在辦公桌前，必須按照規(guī)劃程序，理順每一個步驟，及時整理歸檔。否則，日積月累，很難理出頭緒。例如：參與式林業(yè)規(guī)劃，涉及的項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)多、村組多，規(guī)劃面積大，需要填寫許多預選項目村的情況調查表、農民意愿單、申請表、決策表和項目村的三次會議記錄、土地利用規(guī)劃示意圖等，要簽訂合同書、協(xié)議書，小班卡一式四份，如果是聯(lián)戶的小班，還要有聯(lián)戶代表委托書，所有這些材料進行認真地檢查、驗收，發(fā)現(xiàn)缺項、漏項的要及時補充糾正，然后整理清楚。除小班卡、合同書、協(xié)議書外，所有材料都要分門別類地放入檔案盒，要制定簡明的參與式規(guī)劃目錄，粘在檔案盒內醒目處；最后，在檔案盒的小側面標明該項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的名稱、合同序號、涉及到的村、林班、造林類型及年度，這樣有利于在以后的工作中既迅速又準確地查找該項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的有關材料。裝完檔案盒后緊接著進行“兩書一卡”的歸檔工作，按照德方要求，必須以小班為單位，將小班卡、附有小班圖的合同書和荒山使用協(xié)議書裝入檔案袋，為今后工作、檢查、驗收提供方便。在裝袋前，要將小班卡、合同書、協(xié)議書檢查核實，準確無誤后方可入袋。裝袋后還要在檔案袋外粘上標簽，上面注明該鄉(xiāng)鎮(zhèn)的名稱、合同序號、通過驗收年度和監(jiān)測驗收面積，這樣在工作應用中比較直觀。同時要制定一個小臺帳型的卡，記錄小班的有關情況，如小班所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村、組、林班、小班面積、造林類型、參與人數(shù)、監(jiān)測驗收時間、面積等等。雖然這樣做很麻煩，但有利于統(tǒng)計報表，并能靈活自如地掌握各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)小班的情況。規(guī)劃設計完一個項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)就要及時整理歸檔一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，分年度、分鄉(xiāng)鎮(zhèn)整齊有序地放在卷櫥內，以備查閱。

3.2.2 計劃、總結類材料的檔案管理

計劃總結主要包括項目的執(zhí)行計劃、年度實施計劃、年度工作計劃、項目的各類工作總結、進展報告、簡報等。這些材料都要在整理好后裝入檔案盒，做好記錄，編好索引，以備實施過程中隨時查閱。

3.2.3 檢查、驗收類材料的檔案管理

檢查、驗收類材料主要包括國家林業(yè)局、省項目辦、監(jiān)測中心和市項目辦的工程檢查、驗收材料以及縣項目辦工程自查、驗收和有關工程技術方面的專題檢查材料。這些材料都要整理歸檔，并要認真閱讀，總結經(jīng)驗，查找不足，以便在今后工作中改進和完善。

3.2.4 技術推廣、培訓類材料的檔案管理

技術推廣、培訓類材料主要包括對縣、鄉(xiāng)、村級技術人員和參與農戶進行有關造林、整地、育苗等方面的技術推廣和培訓所涉及的材料。對技術推廣、培訓的內容和參加人員都要有記錄，并及時存檔。

4 小結

檔案管理工作是一項精心、細致、繁雜、科學性非常強的工作。檔案管理人員對搜集的各種資料都要認真及時進行整理、分類、歸檔、編號、編制檢索工具，并做到科學運作、妥善保管、存放有序、查找方便、整齊美觀。要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時采取補救措施。要配置必要的設施，確保檔案安全。