淺議總編室出版合同管理

張新娟

淺議總編室出版合同管理

張新娟

[摘 要]出版合同是著作權(quán)人與出版社就作品出版而達(dá)成的協(xié)議，是雙方在出版活動(dòng)中的法律依據(jù)。本文從實(shí)務(wù)角度分析梳理總編室在執(zhí)行出版社出版合同管理制度和流程方面應(yīng)該發(fā)揮的職能及可以采取的措施，以期對(duì)總編室出版合同管理工作有所幫助。

[關(guān)鍵詞]總編室；出版合同；合同管理

[作 者]張新娟，國(guó)防工業(yè)出版社。

出版合同管理是指出版社在簽訂和履行出版合同過(guò)程中所進(jìn)行的組織、指導(dǎo)、監(jiān)督等管理活動(dòng)。在未設(shè)立專職合同管理部門的出版社，總編室擔(dān)負(fù)著出版合同的管理職責(zé)，保證出版社的經(jīng)營(yíng)行為合法有效。結(jié)合筆者出版社工作實(shí)踐，本文對(duì)總編室在執(zhí)行出版社出版合同管理制度和流程方面應(yīng)該發(fā)揮的職能以及可以采取的措施進(jìn)行探討。

一、審核

目前大多數(shù)出版社與著作權(quán)人簽署的圖書(shū)出版合同屬于格式合同，出版社根據(jù)《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》（簡(jiǎn)稱《著作權(quán)法》）等相關(guān)法律及行業(yè)慣例已預(yù)先擬定主要條款，雙方只需對(duì)一些個(gè)性事項(xiàng)進(jìn)行約定即可。這些個(gè)性項(xiàng)目包括作品名稱、著作權(quán)人、署名方式、著作方式、稿酬標(biāo)準(zhǔn)及其他需要特別約定的補(bǔ)充條款等，是總編室在履行出版合同審核職能時(shí)需特別關(guān)注的地方。

（一）確定著作權(quán)歸屬，審核實(shí)際簽署人及相關(guān)材料

根據(jù)《著作權(quán)法》，著作權(quán)既可以屬于創(chuàng)作作品的作者，也可以根據(jù)法律規(guī)定或合同約定屬于其他自然人、法人或組織；既可以獨(dú)立享有，也可以為兩個(gè)或兩個(gè)以上權(quán)利人共同所有；既可以通過(guò)創(chuàng)作原始取得，也可以通過(guò)許可使用、繼承等方式繼受取得。因此，總編室在審核合同時(shí)首先要考慮作品的著作權(quán)歸屬，根據(jù)著作權(quán)人的不同類型來(lái)審查相關(guān)材料，并注意合同的實(shí)際簽字人是否合法有效，是否符合出版社相關(guān)規(guī)定。除著作權(quán)屬于單獨(dú)作者的情況外，實(shí)踐中要特別注意以下幾種情況的處理：

（1）著作權(quán)人為兩人或兩人以上，委托著作權(quán)人之一作為代表與出版社簽署合同的，要重點(diǎn)關(guān)注實(shí)際簽署人能否出具由全體著作權(quán)人簽字的授權(quán)委托證明以及簽訂合同行為是否在授權(quán)范圍和期限內(nèi)。

（2）著作權(quán)人委托著作權(quán)人之外的第三方作為代表，與出版社簽署合同時(shí)，同樣要審查是否具備全體著作權(quán)人簽字的授權(quán)委托證明及簽訂合同行為是否在授權(quán)范圍、授權(quán)期限內(nèi)。

（3）著作權(quán)人為被許可使用方，如論文集的會(huì)議主辦單位、期刊合訂本的期刊社等，這種情況下，要核定這些單位是否持有許可使用合同及合同約定的范圍。一般來(lái)說(shuō)，論文集的征稿啟事如果明確了征稿將用于出版，征稿啟事可以代替許可使用合同。

（4）著作權(quán)人為法人或者其他實(shí)體組織的，應(yīng)提供相應(yīng)的著作權(quán)證明材料，如委托創(chuàng)作協(xié)議、著作權(quán)人與作者之間的勞務(wù)合同等。

實(shí)踐中，以無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的工作室、編委會(huì)、項(xiàng)目組等形式進(jìn)行創(chuàng)作的情況非常普遍，這些組織通常比較松散，存續(xù)不穩(wěn)定，難以確定責(zé)任承擔(dān)者的范圍。筆者認(rèn)為，這種組織的創(chuàng)作，本質(zhì)上仍然屬于自然人合作創(chuàng)作。為避免發(fā)生糾紛時(shí)無(wú)法界定責(zé)任主體，筆者所在的出版社規(guī)定，簽訂出版合同時(shí)，應(yīng)避免約定著作權(quán)屬于某工作室等非實(shí)體組織。筆者認(rèn)為，這對(duì)出版社、工作室都是最佳選擇。

（二）審核作品署名及相關(guān)材料

作品署名可以是對(duì)作品擁有著作權(quán)的自然人、法人或者其他組織，也可以是著作權(quán)人之外的第三方；可以是著作權(quán)人真實(shí)姓名，也可以是著作權(quán)人筆名或者網(wǎng)名。除了對(duì)作者的署名順序、署名位置、編著形式等進(jìn)行審核外，總編室在審核下列幾類合同約定的署名方式時(shí)需特別注意相關(guān)材料的齊備：

（1）作品署名為著作權(quán)人之外的第三方或者出現(xiàn)第三方，如審校人員，總編室要核實(shí)著作權(quán)人是否同意，還要確認(rèn)署名的第三方是否同意，是否提供書(shū)面的署名許可材料。

（2）作品署名如為“本書(shū)編委會(huì)”“某工作室”“某創(chuàng)作中心”或者其他類似非法人組織，實(shí)際著作權(quán)人應(yīng)出具署名許可材料，對(duì)署名“本書(shū)編委會(huì)”的，總編室還要提醒編輯注意在書(shū)中提供編委會(huì)名單。

（3）作品署名為著作權(quán)人筆名或者網(wǎng)名，著作權(quán)人應(yīng)該提供以真實(shí)姓名簽署的筆名或者網(wǎng)名的說(shuō)明。

（三）審核是否授予信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

對(duì)處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段的國(guó)內(nèi)各出版企業(yè)來(lái)說(shuō)，獲得信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)授權(quán)是出版社能夠開(kāi)展數(shù)字出版業(yè)務(wù)的前提條件。出版社一般以格式條款的方式要求著作權(quán)人授予此項(xiàng)權(quán)利，但隨著作者權(quán)利意識(shí)不斷提高，很多著作權(quán)人在與出版社簽署合同時(shí)，以補(bǔ)充條款或補(bǔ)充協(xié)議的方式排除了此項(xiàng)權(quán)利的授予，這種情況如果過(guò)多，勢(shì)必給出版社數(shù)字出版戰(zhàn)略的實(shí)施埋下著作權(quán)隱患。因此，總編室要向編輯說(shuō)明此項(xiàng)權(quán)利的重要性，對(duì)確實(shí)不能獲得授權(quán)的作品做好匯總登記。

（四）審核稿酬支付方式及標(biāo)準(zhǔn)

首先，要審核合同約定的稿酬條件是否與選題申報(bào)時(shí)的條件一致，如果條件變更，應(yīng)逐級(jí)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；其次，要審核稿酬支付方式及標(biāo)準(zhǔn)是否符合出版社相關(guān)規(guī)定；此外，對(duì)多作者的出版合同，還要審核稿酬的分配原則和領(lǐng)取辦法是否符合規(guī)定。

（五）審查格式條款之外的補(bǔ)充條款是否規(guī)范

審查合同時(shí)，應(yīng)對(duì)格式條款之外的由編輯與著作權(quán)人議定的補(bǔ)充條款予以仔細(xì)推敲，防止前后表述矛盾、詞義含糊不清的文字出現(xiàn)，確保合同補(bǔ)充條款準(zhǔn)確無(wú)誤。例如，筆者在審核合同時(shí)，不止一次地看到如下或者類似的表述：本書(shū)首印無(wú)稿酬，如能重印則按百分之幾的版稅率結(jié)算稿酬。遇到這種情況，必須提請(qǐng)編輯明確，圖書(shū)重印后是從第1冊(cè)開(kāi)始支付版稅，還是只結(jié)算重印部分的稿酬，并在補(bǔ)充條款中予以確認(rèn)。

（六）審查合同簽訂的形式要件

除了合同內(nèi)容，總編室還要對(duì)合同形式要件進(jìn)行審核，包括簽訂流程是否合規(guī)、條款填寫(xiě)是否完備、有無(wú)涂改現(xiàn)象，等等。工作中，筆者常常發(fā)現(xiàn)合同簽訂時(shí)間、聯(lián)系方式被忽略不填的情形，影響合同的嚴(yán)肅性和效力，可以說(shuō)，形式審查對(duì)出版合同的規(guī)范管理同樣至關(guān)重要。

二、歸檔與信息采集

（一）原件歸檔

合同簽署后，總編室要按照書(shū)號(hào)或者合同號(hào)對(duì)合同原件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理。筆者所在的出版社通過(guò)書(shū)稿檔案對(duì)出版合同原件進(jìn)行統(tǒng)一管理，除出版合同，其他與出版相關(guān)的合同，如委托創(chuàng)作合同等均納入書(shū)稿檔案進(jìn)行管理，合同原件的借出、查看等均要嚴(yán)格履行手續(xù)，確保對(duì)合同原件的規(guī)范管理。

（二）信息采集

隨著信息管理系統(tǒng)在出版行業(yè)廣泛應(yīng)用，出版社對(duì)出版合同進(jìn)行信息化管理變得便利且必要。通過(guò)系統(tǒng)軟件，將所有出版合同內(nèi)容進(jìn)行信息匯集、整理、分類、分析，處理后所獲得的數(shù)據(jù)信息能夠比較客觀地反映經(jīng)營(yíng)情況，經(jīng)過(guò)專業(yè)分析得出的結(jié)論可為社領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，更重要的是，合同內(nèi)容的信息化管理使得總編室對(duì)簽署后的合同履行情況跟蹤變得方便、快捷。

三、監(jiān)督履行

合同歸檔后，總編室還需要對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，發(fā)揮管理部門監(jiān)督履行的職能，對(duì)未按約定履行合同的作品定期匯總、整理，將相關(guān)信息通報(bào)相關(guān)事業(yè)部及責(zé)任編輯，督促盡快履行合同，消除潛在的違約風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率。實(shí)踐中，下列情況需要予以重點(diǎn)關(guān)注。

2.3 曬種：在玉米播種之前利用晴天上午十時(shí)至下午三時(shí)前晾曬3～5天，可滅菌防病，激化種子酶活性，也有利種子吸水。

（一）著作權(quán)人未按約定時(shí)間交付“齊、清、定”稿件

按約定時(shí)間向出版社交付符合要求的稿件是著作權(quán)人的主要義務(wù)，出版合同對(duì)稿件交付一般都有詳細(xì)明確的約定，責(zé)任編輯作為合同承辦人，應(yīng)該及時(shí)督促作者按約交稿。實(shí)際工作中，由于各種原因所導(dǎo)致的作者不能如期交稿的情況屢屢發(fā)生，這時(shí)候總編室作為管理部門，需發(fā)揮提醒、督導(dǎo)的職能，對(duì)未按期交付的作品進(jìn)行跟蹤，或督促盡快交稿，或根據(jù)約定辦理合同終止等相關(guān)手續(xù)。

（二）作者署名、作品名稱等發(fā)生變化

圖書(shū)出版過(guò)程中，因各種因素可能導(dǎo)致原項(xiàng)目的作品名稱、作者署名等與合同約定不一致?？偩幨乙皶r(shí)掌握變化情況，督促編輯主動(dòng)與著作權(quán)人簽署補(bǔ)充協(xié)議，列明改動(dòng)的內(nèi)容，以保障合同的延續(xù)性和有效性。

（三）出版社未按約定時(shí)間支付稿酬

按照約定向作者支付稿酬是出版社承擔(dān)的主要合同義務(wù)之一，一般由責(zé)任編輯在圖書(shū)出版后一定時(shí)間內(nèi)提出支付申請(qǐng)，總編室、財(cái)務(wù)部門予以辦理。如果編輯疏忽，未按約支付，就會(huì)使出版社存在違約風(fēng)險(xiǎn)，總編室應(yīng)及時(shí)提醒編輯在合同約定的期限內(nèi)向作者支付稿酬，避免違約糾紛的出現(xiàn)。

（四）合同期限是否屆滿

圖書(shū)出版合同一般都有期限約定，期限屆滿后，出版社不能再行使授權(quán)作品的專有出版權(quán)?，F(xiàn)在很多作者基于對(duì)自己著作權(quán)的保護(hù)，對(duì)合同有效期越來(lái)越重視，要求也越來(lái)越高。反而是很多編輯對(duì)此沒(méi)有給予足夠重視，按作者的要求隨意縮短有效期。工作實(shí)踐中，很多編輯重視組稿簽約，卻很少關(guān)注已經(jīng)簽署的合同是否過(guò)期。特別是當(dāng)約定的合同期限較短時(shí)，責(zé)任編輯在重印時(shí)如不注意，很容易造成侵權(quán)。因此，總編室在編輯提交重印申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)核對(duì)合同是否還在有效期限內(nèi)。

四、培訓(xùn)

為了讓相關(guān)人員能夠自覺(jué)遵守出版合同管理制度，按流程辦事，總編室還需要承擔(dān)起對(duì)編輯等人員進(jìn)行出版合同知識(shí)培訓(xùn)的工作，培訓(xùn)既可以由

總編室崗位人員直接進(jìn)行，也可以由總編室牽頭，組織專家進(jìn)行。通過(guò)培訓(xùn)，相關(guān)人員能不斷加強(qiáng)和充實(shí)自己的法律意識(shí)與知識(shí)，從而防止問(wèn)題的發(fā)生。

總之，出版社要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)、獲得佳績(jī)，建立科學(xué)的出版合同管理制度是非常必要的，總編室則需明確自身職能，與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)管理，只有這樣，才能全面提升工作質(zhì)量和水平，為出版社把好合法經(jīng)營(yíng)的關(guān)。

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