淺談企業(yè)內(nèi)部控制在集裝箱堆場行業(yè)中的控制要點(diǎn)

青島世騰克運(yùn)物流有限公司 劉盛

內(nèi)部控制是指由企業(yè)董事會，監(jiān)事會，經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。建立和實(shí)施一套統(tǒng)一，高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入國際市場，參與國際競爭。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

集裝箱堆場(CONTAINER YARD:CY)：指辦理集裝箱重箱或空箱裝卸，吊裝，堆高，改裝，擺放管理，轉(zhuǎn)運(yùn)，保管，交接的場所。它是集裝箱運(yùn)輸關(guān)系方的重要組成，在集裝箱運(yùn)輸中起到重要作用。集裝箱堆場也叫場站.對于海運(yùn)集裝箱出口來說，堆場的作用就是把所有出口客戶的集裝箱在某處先集合起來（不論通關(guān)與否），到了截港時(shí)間之后，再統(tǒng)一上船（此時(shí)必定已經(jīng)通關(guān)）.也就是說，堆場是集裝箱通關(guān)上船前的統(tǒng)一集合地，在堆場的集裝箱貨物等待通關(guān)，這樣便于船公司，海關(guān)等進(jìn)行管理。

企業(yè)內(nèi)部控制在集裝箱堆場行業(yè)實(shí)踐中常遇到以下情況，需要重點(diǎn)控制，加強(qiáng)管理：

一、收費(fèi)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入崗位分離

堆場收費(fèi)窗口較多，有閘口現(xiàn)金收費(fèi)窗口，單船業(yè)務(wù)收費(fèi)窗口，拼箱收費(fèi)窗口，運(yùn)輸收費(fèi)窗口，月結(jié)資金收費(fèi)窗口。押箱收費(fèi)窗口等。有的客戶要發(fā)票，有的客戶不要發(fā)票。因此部分收費(fèi)窗口在收到現(xiàn)金款項(xiàng)后，不錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，收到現(xiàn)金不上交，經(jīng)辦員自己占有。遭成的企業(yè)收入利潤流失。解決方案，由專人將要收費(fèi)項(xiàng)目錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)。錄入人員不收費(fèi)，由各收費(fèi)窗口收費(fèi)，并開據(jù)收據(jù)。每日終了收據(jù)收入總額和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對帳，報(bào)財(cái)務(wù)部檢查。

二、加強(qiáng)暫落箱管理，完善暫落箱內(nèi)部控制制度

堆場行業(yè)常有暫落箱業(yè)務(wù)，暫落箱業(yè)務(wù)是指，國際遠(yuǎn)洋運(yùn)輸集裝箱已由司機(jī)運(yùn)送到堆場，但集裝箱船還沒到碼頭或沒有靠港，集裝箱暫時(shí)放在堆場中，等待上船，這個(gè)過程是收費(fèi)的，一般推場按每天200元人民幣記收，但有時(shí)運(yùn)輸司機(jī)和堆場經(jīng)辦人員勾結(jié)，對暫落箱不入帳，司機(jī)只付一100給堆場人員，司機(jī)找貨主仍按200報(bào)銷。堆場人員將暫落箱放在不引人注意的地方，也登記管理臺帳，將每天100元款項(xiàng)據(jù)為已有，構(gòu)成舞弊行為。中等規(guī)模的堆場，每天的暫落箱有100個(gè)左右，如果管理不完善，內(nèi)部控制制度不到位，對企業(yè)是一筆較大的利潤流失，損害企業(yè)利益。解決方案，公司每天派中層以上管理人員，每天兩次到堆場場地巡視，查看集裝箱的擺放順序，加強(qiáng)箱號管理，發(fā)現(xiàn)異常箱號，零星重箱，立即查尋，檢查暫落箱臺帳。發(fā)現(xiàn)暫落箱不入帳者，立即處理。

三、堆場行業(yè)發(fā)票數(shù)量巨大客戶多，收費(fèi)項(xiàng)目多，應(yīng)加強(qiáng)發(fā)票管理

2013年8月以后堆場行業(yè)實(shí)行了營業(yè)稅改增值稅，簡稱營改增。稅率由原來的確3-5%的營業(yè)稅改為6%（物流業(yè)）和11%（運(yùn)輸業(yè)）兩檔稅率的增值稅，由于堆場行業(yè)客戶很多，許多客戶交上相關(guān)費(fèi)用后，不要發(fā)票，這使的開票員手中有大量未用已收費(fèi)發(fā)票包括增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，這些未用發(fā)票有6%的物流業(yè)發(fā)票，也有11%的運(yùn)輸業(yè)發(fā)票。如果某些經(jīng)辦員有不良用心，倒賣這些發(fā)票，會給企業(yè)帶來不良影響。國家對增值稅虛開，倒賣，違規(guī)使用的打擊力度還是比較大的。如果出現(xiàn)企業(yè)開票員違規(guī)使用增值稅發(fā)票，會使企業(yè)面臨被罰款和停止使用增值稅發(fā)票，甚至更大的風(fēng)險(xiǎn)。解決方案：加強(qiáng)發(fā)票管理力度，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)票的購買與發(fā)放，每周一次按號碼在系統(tǒng)中發(fā)放，落實(shí)發(fā)票領(lǐng)取登記制度。收費(fèi)員和開票員分離，收費(fèi)員收費(fèi)后向客戶開具收據(jù)，收據(jù)的內(nèi)容必須錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，收據(jù)的編號必續(xù)連續(xù)，客戶持收據(jù)去找開票員開據(jù)發(fā)票，并交回收據(jù)。財(cái)務(wù)部專人用電腦ERP系統(tǒng)，將號碼連續(xù)的收據(jù)與發(fā)票核銷，并交回存根聯(lián)，由財(cái)務(wù)人員檢查。未開據(jù)發(fā)票的收據(jù)單獨(dú)裝訂確認(rèn)收入。對于金額大的月結(jié)交費(fèi)開票客戶，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一開具，禁止窗口辦事員開據(jù)。財(cái)務(wù)部開據(jù)1萬以上增值稅專業(yè)發(fā)票，嚴(yán)格落實(shí)發(fā)票登記核銷制度。

四、重型叉車，堆高機(jī)，正面吊等吊裝起重設(shè)備維修管理

所有堆場常用設(shè)備都有重型叉車，堆高機(jī)，正面吊等吊裝起重設(shè)備，由于工作量大，這些設(shè)備的維修成本較高，我公司每年這些設(shè)備維修費(fèi)用都在200萬左右。在這些設(shè)備維修過程中，存在經(jīng)辦人員與設(shè)備廠家勾結(jié)，更換不必要更換零件，虛報(bào)維修項(xiàng)目，更換零件價(jià)格遠(yuǎn)超活躍市場同類零件價(jià)格，以獲取不正當(dāng)利益，損害公司利益。解決方案，每周公司例會通報(bào)重型叉車，堆高機(jī)，正面吊等吊裝起重設(shè)備使用維修情況，更換1000元以上零部件，預(yù)先申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)維護(hù)部門研究報(bào)批后，再執(zhí)行維修。由財(cái)務(wù)審計(jì)部門對價(jià)格發(fā)票進(jìn)行審核，對維修費(fèi)用與業(yè)務(wù)量進(jìn)行對比分析出具意見。對業(yè)務(wù)量不多，但維修成本大大提高的情況，向公司高管提出議異。

五、加強(qiáng)柴油用量控制

所有堆場常用設(shè)備重型叉車，堆高機(jī)，正面吊等吊裝起重設(shè)備，都是柴油設(shè)備，由于工作量大，這些設(shè)備的柴油使用量高，中等規(guī)模堆場柴油用量每月大約40噸。一些操作工人盜取柴油倒賣獲取非法利益。解決方案；嚴(yán)格落實(shí)柴油領(lǐng)用登計(jì)制度，加強(qiáng)定額管理，與操作量掛勾。

六、加強(qiáng)倉儲業(yè)務(wù)控制

堆場行業(yè)一般都擁有倉庫，為客戶堆存待裝船運(yùn)輸出口的貨物。一般按照存儲時(shí)間，數(shù)量收取存儲費(fèi)，搬運(yùn)裝卸費(fèi)，運(yùn)輸費(fèi)。有些私人貨主為了節(jié)省費(fèi)用，往往不要求開具發(fā)票，由于私人貨主貨量少，不引人注意，部分操作人員和貨主勾結(jié)，存放貨物在不引人注意的地方，不錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)，不開發(fā)票，收取費(fèi)用后，自己占為已有，使企業(yè)利益遭受損失，利潤流失。解決方案，每天企業(yè)例會通報(bào)倉庫經(jīng)營情況，貨物進(jìn)出情況，倉儲量多少。設(shè)立倉庫臺帳，建立存貨盤點(diǎn)清查制度。每天終了，由成本會計(jì)檢查核對。公司指派中層管理人員定期巡查。嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)人員接觸存貨。

七、應(yīng)收帳款控制

堆場行業(yè)應(yīng)收款客戶都比較多，一般有100個(gè)以上客戶，每個(gè)客戶收費(fèi)金額不大，但是收費(fèi)項(xiàng)目多，如港雜費(fèi)，場站費(fèi)，指定箱號費(fèi)，鉛封費(fèi)，附加費(fèi)，繞路費(fèi)，代理費(fèi)，裝卸費(fèi)，機(jī)械費(fèi)，監(jiān)護(hù)費(fèi)，信息費(fèi)，人工費(fèi)，叉力費(fèi)，商檢費(fèi)，加固費(fèi)，調(diào)箱費(fèi)，箱使費(fèi)等等，企業(yè)應(yīng)派專人負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款，按單船單航次項(xiàng)目核算，確定每個(gè)客戶應(yīng)收帳款的數(shù)額，確保會計(jì)記錄與業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄一致，定期與客戶核對應(yīng)收帳款。杜絕少收漏收。對于無法收回的應(yīng)收帳款應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，履行審批程序，按國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行處理。

以上是本人在工作實(shí)踐中經(jīng)常遇到的情況和采取的處理方法，內(nèi)部控制還應(yīng)尊尋全面性原則重要性原則制衡性原則成本效益原則，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，不斷完善，提高企業(yè)管理水平提升企業(yè)效益。