提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索

□宋勝華

辦公室檔案管理主要負責(zé)的是對于資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存，辦公室的存在是為了通過記錄檔案來反映事物發(fā)展的過程，具有借鑒和查詢的價值。紙質(zhì)檔案通常是辦公室出現(xiàn)問題的主要所在，由于任何檔案都具有機密性，相關(guān)管理人員查詢起來將會比較麻煩，而且紙質(zhì)檔案的另一缺點是占地空間大，有些檔案常年堆積在辦公室，給工作人員的生活工作帶來了一定的影響，造成大家的困擾。辦公室里的檔案需要被合理保存，檔案管理人員應(yīng)該做好機密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的順利進行。要促進企業(yè)單位的發(fā)展，提高辦公室檔案管理的效率，關(guān)鍵要素在于加強檔案的管控。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

辦公室檔案管理人員的工作是確保檔案的整體性，這樣一來便能夠方便需要的人員進行借閱，從而實現(xiàn)檔案的最大利用價值。盡管檔案的重要性很多工作人員都知道，仍然有許多單位對檔案管理工作不予以重視，使得各種檔案管理方面的問題不斷出現(xiàn)。這樣的問題不僅阻礙了借閱人的借閱，還在一定程度上影響了檔案的價值。

(一)檔案管理人員的素質(zhì)較低。企業(yè)管理檔案的工作人員對自己的工作認識不夠，管理意識薄弱，不具備專業(yè)的管理水平，造成大多數(shù)辦公室檔案長期處于堆放的狀態(tài)，這都是由于檔案管理人員的素質(zhì)偏低造成的。大多數(shù)辦公室檔案都呈現(xiàn)堆積的狀態(tài)，管理人員沒有及時整理檔案，導(dǎo)致檔案的價值無法實現(xiàn)，而檔案管理人員的工作態(tài)度不端正直接導(dǎo)致檔案的價值低落崖谷。由于檔案管理人員的知識較為局限，而檔案涉及的領(lǐng)域較多，在整理檔案的時候，管理人員將會出現(xiàn)各種狀況，不能夠及時準確地分類各種檔案，嚴重影響到檔案的管理和整理。

(二)管理制度落后。目前而言，大部分單位對于檔案管理的制度都是存在各種問題的，致使有能力的檔案管理工作人員不能夠正確進行檔案管理工作。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有看重檔案管理工作，使得許多管理人員無視這些管理制度，甚至有些態(tài)度不端正的工作人員與企業(yè)制定的制度相反而行，給檔案管理的工作帶來了極大的威脅。管理人員對檔案管理工作不予重視，在整理檔案的過程中出現(xiàn)不認真，且對于檔案的保密工作也做不到位，對于借出的檔案也沒能夠及時歸檔，導(dǎo)致檔案缺失損壞，甚至對整個企業(yè)的信譽造成了極大的威脅。

(三)檔案管理工作硬件投入低。隨著科技的不斷發(fā)展，許多單位也采用了計算機網(wǎng)絡(luò)來管理檔案，但是由于之前的種種問題，檔案管理人員的專業(yè)知識水平偏低，他們接受新事物的能力較低，對于新媒體根本無法接受，這就是很多辦公室人員仍然在使用紙質(zhì)化的檔案的原因。并且傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)檔案為主的，由于社會的不斷變化，企業(yè)所需整理的檔案更加廣泛，那么檔案管理人員將難以應(yīng)付這一工作，同時也使得企業(yè)跟不上社會的變革。

(四)檔案文件的利用率較低。在一般的企業(yè)里，辦公室檔案管理工作人員接受的都是落后的管理制度，并且長時間受到落后的管理制度的約束，無法與先進的管理技術(shù)進行接觸，造成較低的辦公室檔案管理工作的效率。此外，由于借閱檔案的原則和步驟也頗多，一般的借閱人會由于繁雜的借閱原則而放棄借閱，使得一些具有重大價值的檔案無法正常實現(xiàn)自身的價值，降低了檔案文件的利用率，使得檔案成為了一堆無用之物。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

辦公室檔案管理工作的管理效率直接關(guān)系到企業(yè)單位的信譽以及收益，制定出合適的檔案管理工作策略具有十分重要的作用，這樣既加強了檔案的利用率，也樹立了企業(yè)的形象。各單位的檔案管理工作也在不斷改變，提高管理人員的管理水平也是極為重要的。由于檔案的種類比較多，管理人員的工作較為重要，而管理步驟相對復(fù)雜，這就需要制定更加全面的檔案管理制度才能保證檔案的安全，進而提高企業(yè)的工作效率。

(一)提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理人員需要對檔案重要性有充分的認識，即檔案的價值所在。單位可以聘請專業(yè)的檔案的管理人員來對單位人員進行培訓(xùn)，讓檔案管理人員認識到檔案信息化建設(shè)的重要性以及必要性。企業(yè)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅能夠提高工作人員的專業(yè)管理水平，還能夠間接地提高企業(yè)的形象。此外，提高檔案管理人員的專業(yè)水平不僅要靠單位，還要求管理人員自身的參與以及配合。管理人員應(yīng)該積極配合單位，不僅接受專業(yè)的培訓(xùn)，還要積極學(xué)習(xí)新的事物，完善自己的工作能力，更好地完成檔案管理工作。

(二)完善檔案管理制度。目前許多單位在認識到檔案管理工作的重要性作用之后，大部分單位都進行了檔案管理工作的修改，然而盡管制定了很多檔案管理制度，各類信息都分類得很整齊，但是在執(zhí)行方面卻未落實到位。單位僅僅是制定完備的管理制度，而不強調(diào)執(zhí)行力是不行的。單位不僅僅要加強檔案管理人員在管理方面的能力培訓(xùn)，也要對他們進行法律知識的培訓(xùn)，讓管理人員了解法律并且守法。此外，單位需要實行獎罰分明的策略，該獎的要獎勵到位，該罰的也要罰的嚴懲，加大對管理工作制度的執(zhí)行。

(三)加強檔案管理的意識。目前而言很多單位對于辦公室檔案管理的工作方面都缺乏充足的認識，并不了解檔案管理的管理意識，這樣嚴重影響了檔案工作的效率，阻礙了檔案管理工作的順利開展。這不僅是單位的領(lǐng)導(dǎo)層所需要意識到的，也是檔案管理工作人員需要認識的。檔案管理意識的加強需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和工作層的共同配合和努力，建立并完善檔案管理意識，樹立管理理念，從而更好地為檔案管理服務(wù)，取得更好更快的進步，進一步提高辦公室檔案管理工作的效率。

(四)加快無紙化檔案的建設(shè)。社會的不斷發(fā)展使得紙質(zhì)檔案的弊端逐漸暴露出來，傳統(tǒng)的檔案管理不僅浪費資源，還消耗了大量寶貴的時間。而且借閱者在借閱檔案的時候往往會因為操作步驟過于復(fù)雜，而放棄借閱，導(dǎo)致檔案價值流失。不論是在整理檔案方面，還是在存檔方面，都很大程度上浪費了人力物力，可見紙質(zhì)檔案的弊處。因此，在加快無紙化檔案建設(shè)的過程中，單位應(yīng)該對檔案管理人員進行培訓(xùn)，并且利用計算機建立無紙化的檔案，這樣不僅適應(yīng)了目前社會的發(fā)展，還解決了借閱者查閱資料步驟過于繁雜的問題，大大提高了檔案的利用價值。

(五)大力投入硬件設(shè)施。檔案管理所涉及到的領(lǐng)域較為廣泛，這對于檔案管理人員的素質(zhì)是有很大要求的，不僅要求檔案管理人員的專業(yè)水平到位，還要求管理人員相關(guān)領(lǐng)域的知識準備充分。因此，單位在引進計算機這一媒介的同時，應(yīng)該加強對管理人員計算機知識方面的培訓(xùn)，提高自身的管理能力，這對于全面促進檔案管理的工作具有莫大的幫助，同時也提升了檔案管理效率。

三、結(jié)語

辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作的開展都是有相關(guān)影響的，實驗檔案管理人員必須要加強各方面知識的積累，借用新媒體的力量，單位各部門相互合作，共同面對市場的挑戰(zhàn)。辦公室檔案管理工作效率的提高需要大家的精誠合作，單位全員提高對檔案管理工作的認識，提高辦公室檔案管理工作效率。

［1］譚麗．試論如何改進辦公室檔案管理工作［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012，22

［2］李順榮．淺談檔案工作在企業(yè)中的地位和作用［J］．經(jīng)濟師，2011，2