新形勢(shì)下的檔案管理工作

王曉麗河北省平山縣財(cái)政集中支付中心

新形勢(shì)下的檔案管理工作

王曉麗
河北省平山縣財(cái)政集中支付中心

改革開放以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案作為重要的信息資源之一，對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)影響深遠(yuǎn)。然而，新形勢(shì)下的檔案管理工作如何更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)成為檔案管理工作者日益關(guān)注的問題。目前檔案管理工作中還存在許多問題，在新形勢(shì)下無法適應(yīng)新需求，所以在做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)也要提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

新形勢(shì)；檔案管理；創(chuàng)新意識(shí)；服務(wù)意識(shí)

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理工作具有規(guī)范的制度，包括檔案室管理制度、保密工作制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等。規(guī)范化的檔案管理仍然無法擺脫落后的趨勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可或缺的重要組成部分。但是，彌補(bǔ)檔案管理工作中的不足是當(dāng)下工作人員為之努力的目標(biāo)。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式落后的原因

1.部分管理人員及領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。

辯證唯物主義認(rèn)為，物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)是物質(zhì)的反映。部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作缺乏重視，這種意識(shí)的存在反映了我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理方面存在的問題。意識(shí)影響人的行為，觀念的落后也會(huì)導(dǎo)致人的行為與現(xiàn)代化建設(shè)脫軌。簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案工作只是抄寫以及保管資料的事務(wù)性工作是錯(cuò)誤的，是輕視檔案工作的表現(xiàn)，這使檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。

2.缺乏科學(xué)的管理方法和手段。

部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，所以對(duì)檔案的重要性、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔案整理、檔案保存等業(yè)務(wù)沒有明確的認(rèn)識(shí)，從而造成了檔案收集意識(shí)淡薄。此外，部分歸檔的材料不夠準(zhǔn)確、真實(shí)。

3.檔案室硬件及環(huán)境設(shè)施配置不齊全。

檔案室條件差，容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉，甚至蟲蛀。管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內(nèi)電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施不齊全，無法保證安全可靠實(shí)用。檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控器、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14 ―24攝氏度，相對(duì)濕度45％―60％之間，但是部分檔案庫房不具備這樣的硬件設(shè)施。

二、新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作的要求

1.現(xiàn)代化檔案工作需要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)。

只有不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能做好檔案管理工作。網(wǎng)絡(luò)不僅改善了檔案工作的管理手段，也改善了信息環(huán)境，從而大大提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)信息可以促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化，充分實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)高效發(fā)展服務(wù)的作用，網(wǎng)絡(luò)為檔案管理適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)提供了便利條件?？梢猿浞掷糜?jì)算機(jī)記錄和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，完善檔案管理并提高檔案的利用質(zhì)量，使其更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。利用業(yè)已建立起來的檔案信息庫，來進(jìn)行檔案的編目、標(biāo)引，建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)，在編制完善的檢索系統(tǒng)的同時(shí)還要提高系統(tǒng)的安全防范。此外，對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)信息丟失。

2.現(xiàn)代化檔案工作需要服務(wù)意識(shí)。

日前，長(zhǎng)期遭到詬病的檔案管理費(fèi)因收費(fèi)過高被媒體曝光，一時(shí)間，檔案管理被推上了輿論的風(fēng)口浪尖。雖然已有媒體報(bào)道從2016年1月1日起，全國(guó)將取消檔案管理費(fèi)，但是長(zhǎng)期以來，不少檔案管理部門缺乏服務(wù)意識(shí)，無法從根本上消除高高在上的心態(tài)。檔案信息的管理目的是通過良好的服務(wù)和管理，使資源得到合理配置，進(jìn)而更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案管理工作是不容忽視的，因?yàn)樗玛P(guān)國(guó)家眾多人才的就業(yè)以及流動(dòng)，因此，在檔案管理收費(fèi)取消的同時(shí)，還應(yīng)該切實(shí)地改進(jìn)檔案管理部門和人員的服務(wù)水平。檔案管理部門通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，其目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)需求，具有服務(wù)性。

3.現(xiàn)代化檔案工作需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)手段。

建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。？

檔案管理是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。目前，隨著改革開放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會(huì)生活的方方面面。政府信息公開使人民群眾親身感受到了政務(wù)公開的現(xiàn)實(shí)性，因而受到了廣大人民群眾的高度認(rèn)同。人們也不再局限于關(guān)心自己的小家，更加關(guān)心國(guó)家大事。此外，檔案管理工作還需要做出其他的整改措施，如做好工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，合理配置資源，規(guī)范獎(jiǎng)懲制度；建立規(guī)范的工作流程，工作人員職責(zé)清晰；實(shí)施定期監(jiān)督檢查；加強(qiáng)實(shí)際工作的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)道德修養(yǎng)建設(shè)。