圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包后圖書(shū)驗(yàn)收工作的質(zhì)量控制
——以湖北科技學(xué)院圖書(shū)館為例

王 嬌

(湖北科技學(xué)院 圖書(shū)館，湖北 咸寧 437100)

圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包后圖書(shū)驗(yàn)收工作的質(zhì)量控制
——以湖北科技學(xué)院圖書(shū)館為例

王 嬌

(湖北科技學(xué)院 圖書(shū)館，湖北 咸寧 437100)

從圖書(shū)驗(yàn)收的內(nèi)容、業(yè)務(wù)外包后圖書(shū)驗(yàn)收過(guò)程中可能出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，闡述了圖書(shū)館在圖書(shū)驗(yàn)收工作過(guò)程中質(zhì)量控制的重要性以及圖書(shū)驗(yàn)收工作質(zhì)量控制的措施。

業(yè)務(wù)外包；圖書(shū)驗(yàn)收；質(zhì)量監(jiān)控

圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，也是現(xiàn)代圖書(shū)館管理的普遍模式，圖書(shū)館的業(yè)務(wù)外包大致分為總體外包和部分外包兩種形式?？傮w外包是指圖書(shū)館全部管理和服務(wù)內(nèi)容委托給外部團(tuán)體執(zhí)行全程運(yùn)作，部分外包則是指圖書(shū)館將部分管理和服務(wù)內(nèi)容委托給外部團(tuán)體執(zhí)行。以我館為例，采取的方式主要是部分外包，是將編目和圖書(shū)外部加工業(yè)務(wù)外包，其工作流程是圖書(shū)館將預(yù)訂或現(xiàn)采的新書(shū)交由書(shū)商按圖書(shū)館要求完成埋磁條、加蓋館藏章、貼書(shū)標(biāo)、條形碼、打財(cái)產(chǎn)號(hào)、按批次生成圖書(shū)館編目數(shù)據(jù)，完成所有工序后, 然后將圖書(shū)附上清單一起發(fā)送給圖書(shū)館。這種業(yè)務(wù)外包模式大大節(jié)省了圖書(shū)館的財(cái)力、物力和人力資源，縮短了圖書(shū)加工周期，提高了圖書(shū)館的工作效率。但值得注意的是，業(yè)務(wù)外包也存在許多不足之處，圖書(shū)驗(yàn)收工作是圖書(shū)到館的最后關(guān)卡和防線，應(yīng)引起我們的注意和重視，不斷加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)外部加工業(yè)務(wù)和編目業(yè)務(wù)的外包工作實(shí)施監(jiān)控管理。本人結(jié)合工作實(shí)際就業(yè)務(wù)外包的圖書(shū)驗(yàn)收質(zhì)量控制問(wèn)題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、圖書(shū)驗(yàn)收工作質(zhì)量控制的重要性

圖書(shū)驗(yàn)收工作是圖書(shū)進(jìn)入流通、閱覽前最后的質(zhì)量把關(guān)關(guān)口，它在圖書(shū)加工流程中起著承上啟下、至關(guān)重要的作用。圖書(shū)驗(yàn)收工作好壞直接影響到館藏建設(shè)的質(zhì)量,關(guān)系到高校圖書(shū)館紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)的水準(zhǔn)和發(fā)展目標(biāo)，關(guān)系到館藏圖書(shū)的科學(xué)管理和充分利用問(wèn)題，直接影響到為讀者服務(wù)的效果。

1．有利于提高館藏文獻(xiàn)的質(zhì)量

圖書(shū)驗(yàn)收工作可從內(nèi)容上控制入館圖書(shū)的質(zhì)量，保證入館圖書(shū)符合本校的專業(yè)和學(xué)科設(shè)置?，F(xiàn)在許多書(shū)商為了追求經(jīng)濟(jì)效益, 經(jīng)常配送一些計(jì)劃外的非訂購(gòu)圖書(shū),把一些非本校專業(yè)所需用書(shū)、以及長(zhǎng)年庫(kù)存積壓的無(wú)價(jià)值、或滯銷圖書(shū)，夾帶在預(yù)訂的圖書(shū)中加以配送，這些圖書(shū)內(nèi)容難以適應(yīng)高校專業(yè)設(shè)置的實(shí)際需要，更談不上可滿足讀者教學(xué)科研的實(shí)際需求，對(duì)圖書(shū)館圖書(shū)收藏質(zhì)量造成不良影響，因此, 驗(yàn)收人員在深入了解、掌握本校專業(yè)設(shè)置和學(xué)科建設(shè)的基礎(chǔ)之上，在驗(yàn)收到館圖書(shū)時(shí), 要嚴(yán)格把好入口關(guān), 對(duì)于那些非預(yù)訂的內(nèi)容不適合本館讀者的圖書(shū), 以及盜版、缺頁(yè)、破損、受潮發(fā)霉的圖書(shū)、破損的光盤和磁帶要做好清退或者調(diào)換工作，從而提高和保證圖書(shū)館的藏書(shū)質(zhì)量。

2．有利于提高圖書(shū)采訪的質(zhì)量

在圖書(shū)館采訪工作中，采購(gòu)與驗(yàn)收的關(guān)系應(yīng)該說(shuō)是相輔相成的，采購(gòu)是驗(yàn)收工作的前提，驗(yàn)收是采購(gòu)工作的保證。圖書(shū)驗(yàn)收的監(jiān)控作用可調(diào)節(jié)圖書(shū)采訪的質(zhì)量，也可規(guī)范和約束圖書(shū)供應(yīng)商的誠(chéng)信行為。采購(gòu)人員根據(jù)書(shū)商提供的書(shū)目清單是結(jié)合學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科專業(yè)建設(shè)與教學(xué)科研工作實(shí)際需要，按照“保證重點(diǎn)、兼顧一般、均衡補(bǔ)藏”的原則，通過(guò)篩選、查重，制定相關(guān)的圖書(shū)采訪信息，它包括題名、著者、價(jià)格、ISBN號(hào)、復(fù)本數(shù)等，是圖書(shū)館采購(gòu)的依據(jù)。由于采訪人員是在網(wǎng)上訂購(gòu)的，看不到實(shí)物，所以新書(shū)到館后，驗(yàn)收人員就要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真核對(duì)驗(yàn)收，嚴(yán)格按照本館制訂的圖書(shū)采訪細(xì)則要求, 對(duì)于沒(méi)預(yù)訂而超額配送的圖書(shū)堅(jiān)決給予退回，減少圖書(shū)供貨商擅自加大圖書(shū)復(fù)本數(shù)、強(qiáng)塞非訂圖書(shū)的現(xiàn)象，把圖書(shū)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)真正用到實(shí)處，采購(gòu)到適合圖書(shū)館實(shí)際需要的文獻(xiàn)資源，把有限的經(jīng)費(fèi)用到刀刃上。也可以說(shuō),圖書(shū)驗(yàn)收工作實(shí)際上是對(duì)圖書(shū)采訪工作的補(bǔ)充和完善，同時(shí)也起到了監(jiān)控到館圖書(shū)的質(zhì)量作用。

二、圖書(shū)驗(yàn)收的主要內(nèi)容

圖書(shū)驗(yàn)收工作是驗(yàn)收人員對(duì)每一批到館的新書(shū), 依照?qǐng)D書(shū)經(jīng)銷商的配書(shū)清單,拆包后逐一清查，核對(duì)其ISBN號(hào)、總價(jià)、單價(jià)、著者、冊(cè)數(shù)、復(fù)本、書(shū)名、出版社等, 以確保新進(jìn)的每一種圖書(shū)都是本館所預(yù)訂的, 然后對(duì)決定收入的圖書(shū)通過(guò)計(jì)算機(jī)驗(yàn)收，對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，將數(shù)據(jù)正式并入館藏書(shū)目管理系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)產(chǎn)登記、加工直到典藏到各書(shū)庫(kù), 最終流通到讀者手中的過(guò)程。驗(yàn)收工作主要有兩種形式：

1．手工驗(yàn)收：手工驗(yàn)收是指把到館的新書(shū)按批次拆包，根據(jù)供貨商所附發(fā)票和配書(shū)清單，按照書(shū)名、種數(shù)、冊(cè)數(shù)、單價(jià)、總價(jià)、復(fù)本、隨書(shū)光盤等進(jìn)行核對(duì)，檢驗(yàn)館藏章、書(shū)標(biāo)、磁條、條形碼等圖書(shū)加工情況是否符合本館制定的標(biāo)準(zhǔn)，然后確認(rèn)圖書(shū)、發(fā)票、配書(shū)清單三者是否完備一致。如果發(fā)現(xiàn)到館圖書(shū)與清單所示不同，或者發(fā)現(xiàn)破損書(shū)籍、隨書(shū)光盤破損、缺失等現(xiàn)象，應(yīng)在驗(yàn)收清單上注明, 及時(shí)向書(shū)商反映，殘缺書(shū)( 包括光盤) 按退書(shū)處理, 同時(shí)將價(jià)格重新核驗(yàn)清楚。

2．計(jì)算機(jī)驗(yàn)收：計(jì)算機(jī)驗(yàn)收是指手工驗(yàn)收后再利用計(jì)算機(jī)上圖書(shū)館管理系統(tǒng)中采訪子系統(tǒng)的驗(yàn)收窗口進(jìn)行驗(yàn)收，我館采用的是Ilas2.0系統(tǒng), ILAS2.0 的圖書(shū)驗(yàn)收主要通過(guò)采訪管理模塊下的驗(yàn)收管理模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)，在驗(yàn)收管理的訂購(gòu)或到書(shū)驗(yàn)收處理模塊中，在“設(shè)置”欄預(yù)先設(shè)好有關(guān)參數(shù)和功能后，再把每一種書(shū)的書(shū)名、ISBN號(hào)、價(jià)格、品種及復(fù)本數(shù)加以查重，核對(duì)是否符合本館訂購(gòu)的圖書(shū)，然后詳細(xì)查看MARC格式中各字段著錄的準(zhǔn)確性，查看財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)是否規(guī)范合一，索書(shū)號(hào)與圖書(shū)上粘貼的書(shū)標(biāo)是否一致等，核對(duì)無(wú)誤后再對(duì)每本書(shū)進(jìn)行條碼分配和館藏分配，整批書(shū)驗(yàn)收完后核對(duì)總括賬和個(gè)別登記賬看是否和每批圖書(shū)冊(cè)數(shù)、發(fā)票金額相符吻合，然后再典藏到各部門。

三、業(yè)務(wù)外包后圖書(shū)驗(yàn)收中存在的問(wèn)題

我館實(shí)行業(yè)務(wù)外包主要是將非主要業(yè)務(wù)(編目數(shù)據(jù)，貼磁條、條碼，加蓋館藏章，用自動(dòng)打號(hào)機(jī)打財(cái)產(chǎn)號(hào))外包, 采訪、驗(yàn)收、分類、典藏等核心業(yè)務(wù)仍由圖書(shū)館來(lái)完成。業(yè)務(wù)外包的模式主要是書(shū)商先將我館預(yù)訂或現(xiàn)采的圖書(shū)做好編目數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給圖書(shū)館，數(shù)據(jù)到館后，編目人員檢驗(yàn)編目是否標(biāo)準(zhǔn)、查重是否有不符合本館要求的圖書(shū)，若發(fā)現(xiàn)有這樣的圖書(shū)數(shù)據(jù)，就直接刪除，然后給圖書(shū)配種次號(hào)，配好種次號(hào)后，再將數(shù)據(jù)反饋傳送給書(shū)商，書(shū)商依據(jù)返回的數(shù)據(jù)配書(shū)，完成其他加工任務(wù), 然后將圖書(shū)附上清單一起發(fā)送給圖書(shū)館。新書(shū)到館后再完成手工驗(yàn)收和計(jì)算機(jī)驗(yàn)收兩個(gè)過(guò)程。在圖書(shū)驗(yàn)收過(guò)程中，我們經(jīng)常遇到如下幾種情況:

1.價(jià)格錯(cuò)誤。驗(yàn)收?qǐng)D書(shū)時(shí)常見(jiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)的價(jià)格與圖書(shū)的實(shí)際價(jià)格不一樣,而沒(méi)有修改成圖書(shū)的實(shí)際價(jià)格，多卷書(shū)或多冊(cè)圖書(shū)價(jià)格在驗(yàn)收過(guò)程中也常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成總括登記賬的價(jià)格出錯(cuò)。

2.編目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。業(yè)務(wù)外包后編目數(shù)據(jù)常見(jiàn)錯(cuò)誤有：(1)做數(shù)據(jù)時(shí)沒(méi)有查重，導(dǎo)致書(shū)目數(shù)據(jù)重復(fù)及“一號(hào)多書(shū)”和“一書(shū)多號(hào)”的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生；(2)分類不標(biāo)準(zhǔn)，叢書(shū)和多卷書(shū)的分編沒(méi)按館內(nèi)要求規(guī)則進(jìn)行分編著錄。在處理叢書(shū)著錄時(shí)，經(jīng)常將不同時(shí)間到館的叢書(shū)分散著錄，給出不同的分類號(hào)。(3)著錄信息不全。著錄的分卷題名未著或未做檢索點(diǎn)，版本項(xiàng)及隨書(shū)光盤未著。

3.中西文圖書(shū)界定不清楚。書(shū)商的加工人員對(duì)西文圖書(shū)界定不清，僅根據(jù)圖書(shū)的外表特征(圖書(shū)封面或書(shū)脊上的中文書(shū)名)，經(jīng)常把授權(quán)影印版西文圖書(shū)及學(xué)科專業(yè)外語(yǔ)教學(xué)用書(shū)，按中文圖書(shū)處理，去年我館由書(shū)商加工的幾批書(shū)就發(fā)生了類似情況，把訂購(gòu)的西文書(shū)都按中文CNMARC標(biāo)準(zhǔn)著錄的，這樣容易造成圖書(shū)館藏混亂，也給讀者帶來(lái)了檢索和借閱的不便。

4.圖書(shū)加工錯(cuò)誤。有的沒(méi)有埋磁條，書(shū)標(biāo)倒貼或貼錯(cuò)、條形碼保護(hù)膜質(zhì)量差。有的批次圖書(shū)中間條碼號(hào)斷號(hào)，比如我館這次由武漢某家公司加工的幾批書(shū)都出現(xiàn)了這種問(wèn)題，導(dǎo)致了整個(gè)圖書(shū)的種數(shù)和冊(cè)數(shù)不符。

5.少訂多配，重復(fù)配送。書(shū)商受經(jīng)濟(jì)利益或工作管理不嚴(yán)等因素影響，只求數(shù)量不求質(zhì)量，將一些市場(chǎng)流通差、價(jià)格低廉的圖書(shū)，濫竽充數(shù)。

四、圖書(shū)驗(yàn)收工作質(zhì)量控制措施

1.提高驗(yàn)收人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)外包后，圖書(shū)館采訪工作人員的角色發(fā)生轉(zhuǎn)換，所以驗(yàn)收人員必須注意自身綜合素質(zhì)的提高，掌握全面的圖書(shū)館編目、文獻(xiàn)分類等專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要深入了解本校的專業(yè)、重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)專業(yè)的設(shè)置以及館藏特色，了解讀者的需要。在驗(yàn)收工作中要有較強(qiáng)的識(shí)別、判斷能力，加強(qiáng)工作責(zé)任心，嚴(yán)格把好圖書(shū)驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。這是因?yàn)閳D書(shū)驗(yàn)收人員的專業(yè)水平高低和工作責(zé)任心的強(qiáng)弱，會(huì)直接影響到圖書(shū)驗(yàn)收工作的質(zhì)量和館藏資源建設(shè)的水平的提升，決定著圖書(shū)館藏書(shū)質(zhì)量?jī)?yōu)劣的成敗。

2.加強(qiáng)與采訪人員的溝通工作

每批新書(shū)到館后驗(yàn)收人員都要認(rèn)真核對(duì)是否為本館所訂、所需的，另外還要加強(qiáng)與采購(gòu)人員溝通、探討。因?yàn)轵?yàn)收人員直接接觸實(shí)體圖書(shū)，在驗(yàn)收過(guò)程中對(duì)到館圖書(shū)外部加工和編目質(zhì)量以及書(shū)商是否少訂多配、強(qiáng)塞非計(jì)劃外訂購(gòu)的圖書(shū)了如指掌。通過(guò)與采訪人員交流溝通，可給采訪人員在供應(yīng)商和出版社的選擇方面提供有用的參考意見(jiàn)，以便決定把圖書(shū)訂單下給服務(wù)好的書(shū)商，提高館藏圖書(shū)的質(zhì)量。

3. 選擇服務(wù)水平高的外包商

圖書(shū)館對(duì)外包商的選擇不能單單依據(jù)規(guī)模大小、報(bào)價(jià)高低作為選擇標(biāo)準(zhǔn)，要深入了解調(diào)查書(shū)商的公司實(shí)力，了解書(shū)商內(nèi)部運(yùn)作流程，要把信譽(yù)度、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)水平、采配能力作為選擇外包商的重要標(biāo)準(zhǔn)。選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、服務(wù)水平高的書(shū)商作為合作對(duì)象，同時(shí)在簽訂外包業(yè)務(wù)工作合同時(shí)，要協(xié)商、明確好外包業(yè)務(wù)種類、外包方式、外包運(yùn)作程序、質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)、違約賠償比例、外包退出等環(huán)節(jié)和內(nèi)容，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，盡量保持書(shū)商的穩(wěn)定，有利于外包業(yè)務(wù)的編目和圖書(shū)加工的質(zhì)量水平。

4.嚴(yán)格業(yè)務(wù)管理，制定外包業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

確定好外包商后，要結(jié)合本館實(shí)際與外包商確定本館編目和加工業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，比如條形碼、書(shū)標(biāo)粘貼位置以及磁條埋藏、館藏章加蓋的位置，編目分類標(biāo)準(zhǔn)都要作統(tǒng)一的規(guī)范。

5. 建立外包商的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平考核機(jī)制

圖書(shū)館應(yīng)定期或不定期的要求外包商提交業(yè)務(wù)進(jìn)展情況報(bào)告，對(duì)外包業(yè)務(wù)合同的履行進(jìn)行系統(tǒng)跟蹤監(jiān)督，從而了解他們的運(yùn)作過(guò)程、業(yè)務(wù)進(jìn)度。另外加強(qiáng)與外包商的交流、溝通，選派編目業(yè)務(wù)精通的人員在各個(gè)關(guān)鍵的工序中把關(guān)檢查，對(duì)編目質(zhì)量、差錯(cuò)率等進(jìn)行全面總結(jié)與評(píng)估，考核其完成情況和完成質(zhì)量。

[1]劉春鴻.高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包生存機(jī)制探源[J]. 圖書(shū)館與圖書(shū)館事業(yè),2014,(4):55～57.

[2]張雪梅.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包理論與實(shí)踐研究的系統(tǒng)力作——評(píng)《圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包》[J].新世紀(jì)圖書(shū)館，2014,(6):90～91.

[3]李珊珊.高校圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題及評(píng)價(jià)——以沈陽(yáng)理工大學(xué)圖書(shū)館為例[J].河南圖書(shū)館學(xué)刊,2014,(6):77～78.

[4]李波.試析圖書(shū)驗(yàn)收工作對(duì)圖書(shū)館工作的影響[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(1):89～91.

[5].鄧銀花.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包中的風(fēng)險(xiǎn)和防范[J].圖書(shū)與情報(bào),2014,(2):90～93.

2095-4654(2015)05-0125-03

2015-03-04

G647

A