新時期高校教學(xué)秘書工作效率提升策略探索

□沈麗燕

一、教學(xué)秘書在教學(xué)科研管理中的工作職責(zé)

(一)日常教學(xué)管理。主要包括教學(xué)管理和教學(xué)正常運(yùn)行的管理。一方面，教學(xué)秘書必須對學(xué)校下發(fā)的文件資料、期末試卷及學(xué)生各課程的考試成績、學(xué)生的學(xué)籍異動文件資料、教學(xué)質(zhì)量管理過程中的資料、校外兼職教師的檔案資料等大量電子、紙質(zhì)材料進(jìn)行整理、存檔，以便日后教師進(jìn)行查閱并每年歸檔匯總至學(xué)校;另一方面，要做好教學(xué)計劃資料的收集、任務(wù)書錄入系統(tǒng)、教材的征訂工作、教師調(diào)停課的安排及通知，考試時間及監(jiān)考人員的安排、教學(xué)工作量的核算等各種事項。事無巨細(xì)，均得及時、認(rèn)真地完成，否則就會造成教學(xué)事故，可見教學(xué)秘書所承擔(dān)的教學(xué)管理工作的重要性。

(二)履行服務(wù)職責(zé)。作為教學(xué)科研管理的基層人員，教學(xué)秘書承載著服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生的職責(zé)。其將校級信息傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生，是學(xué)校職能部門與二級學(xué)院之間的重要紐帶。其必須本著全心全意服務(wù)于以上三類人員的態(tài)度，盡量做到人人滿意。

(三)扮演協(xié)調(diào)及參謀的角色。所謂協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)校級教學(xué)管理部門與二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)院系領(lǐng)導(dǎo)與各教研室主任及教師的關(guān)系、協(xié)調(diào)教師與學(xué)生之間的關(guān)系等［2］。除此以外，教學(xué)秘書還得及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理過程中的問題，分析原因并及時向院部領(lǐng)導(dǎo)反映，按領(lǐng)導(dǎo)的指示以最有效的方法執(zhí)行下去，從而提高教學(xué)管理效率。

(四)教學(xué)科研任務(wù)的參與。教學(xué)秘書只有積極承擔(dān)教學(xué)科研任務(wù)，才能真正地、快速地掌握教學(xué)管理規(guī)律及國內(nèi)外最新教學(xué)管理理論，從而理論指導(dǎo)實踐，以達(dá)到提高自身素養(yǎng)及工作效率的目的。

二、提高教學(xué)秘書工作效率的阻力

按照高校崗位設(shè)置管理要求，2013 年開始江蘇省高校崗位分為3 大類，分別為專業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位和工勤技能崗位，其中，專業(yè)技術(shù)崗位所占比例最大，一般為總量的70%以上，而管理崗位比例控制在20%以內(nèi)［3］，由此可見，教學(xué)科研管理崗位在學(xué)校崗位總量中的比例更是少之又少，不受重視，對于提高教學(xué)秘書工作效率有間接的負(fù)面影響。

(一)教學(xué)科研管理工作不受重視。高校主要的活動是學(xué)與教，活動主體是學(xué)生和任課教師，所以學(xué)校比較重視管理學(xué)生工作的輔導(dǎo)員和任課教師，這兩類崗位有具體的職稱評定要求和較多的晉升、培訓(xùn)機(jī)會，而教學(xué)秘書這一崗位恰恰相反，升職空間小，相應(yīng)的工資提升慢，這也使得教學(xué)秘書工作熱情消耗殆盡，缺乏動力，消極應(yīng)對或轉(zhuǎn)崗，進(jìn)而工作效率低下。

(二)人力資源結(jié)構(gòu)不合理。由于崗位設(shè)置比例的限制，一個學(xué)院配備的教學(xué)秘書人數(shù)比較少，一般為1 ～2 名，有的專業(yè)還不對口。而教學(xué)秘書的職責(zé)范圍比較廣，所要管理的事項又多，甚至經(jīng)常有突發(fā)事件需要處理，往往正在處理的一項事情會被另一項突發(fā)事件所打亂，瑣碎、繁雜的工作給秘書造成了無形的壓力，從而產(chǎn)生厭倦，不利于工作效率的提高，究其原因，人力資源結(jié)構(gòu)不合理。

三、提高教學(xué)秘書工作效率的方法

(一)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層意識到教學(xué)秘書工作的重要性。學(xué)校從上到下都要重視教學(xué)秘書工作的重要性，優(yōu)化資源配置，建設(shè)一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍，加強(qiáng)一線執(zhí)行力，進(jìn)而提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量，更是為培養(yǎng)教學(xué)管理后備力量而打下基礎(chǔ)。作為學(xué)校的管理層，首先要從觀念上重視教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)，將其列為工作議事日程，制定相關(guān)政策文件，落實編制、職稱評定、晉升制度、激勵機(jī)制等問題，適度提升教學(xué)秘書的地位，使教學(xué)秘書感覺到自我的存在感，自己的努力工作被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，自我滿意度有所提高，對教學(xué)管理的職業(yè)道路有信心，能堅持不懈地走下去，將其作為自己的終生事業(yè)。

(二)制定并實行嚴(yán)格的教學(xué)秘書崗位準(zhǔn)入機(jī)制。教學(xué)秘書工作對教學(xué)正常運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，所以其承載者是關(guān)鍵，綜合素質(zhì)要高，必須具備專業(yè)素養(yǎng)、管理理念、服務(wù)意識及創(chuàng)新意識。鑒于教學(xué)秘書工作有其自身的特點，選聘教學(xué)秘書時應(yīng)該學(xué)習(xí)外資企業(yè)錄用員工的方法，先對選聘人員進(jìn)行心理測試，看其性格特質(zhì)、能力是否符合要求。對于崗位調(diào)動，非教學(xué)系統(tǒng)的人員不可輕易調(diào)至教學(xué)秘書崗位，以確保教學(xué)管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

(三)教學(xué)秘書的自我完善。

1．思想素質(zhì)。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的一線執(zhí)行者，必須踐行社會主義核心價值觀，愛崗敬業(yè)，具備良好的職業(yè)道德，并且不斷地提升，因為其工作性質(zhì)不容其犯絲毫錯誤，否則就容易造成教學(xué)事故，影響正常的教學(xué)秩序，但其工作職責(zé)范圍又廣，內(nèi)容瑣碎，極其容易遺漏，所以要培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，精益求精，不能得過且過，以服務(wù)者的心態(tài)服務(wù)于教學(xué)管理部門、各領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生。

2．心理素質(zhì)。由于工作任務(wù)重、與多個部門聯(lián)系，難免會遇上各種問題和矛盾，而自身發(fā)展又受阻，職業(yè)倦怠感自然而然產(chǎn)生了，但作為新時期的秘書，必須具有良好的心理素質(zhì)，能及時地自我調(diào)節(jié)，以積極的心態(tài)來面對各種困難，以克服困難來證明自己，在實踐中獲得真知，不斷進(jìn)步，提高工作效率。

3．能力素質(zhì)。一是教學(xué)秘書必須具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，與時俱進(jìn)，不斷更新知識，拓展知識面，將最新的理論、工具運(yùn)用于實際工作中以提高工作效率。二是要具有較強(qiáng)的溝通表達(dá)能力，有利于更好地處理各種事項，減少不必要的溝通矛盾。三是合理地安排工作，每天對工作進(jìn)行一定的規(guī)劃，按事情的緩急、重要性列表，以防不及時處理甚至是遺忘，這樣一定程度上也能提高工作效率。

(四)增加教學(xué)秘書的培訓(xùn)機(jī)會。參照教師的“崗前培訓(xùn)”，

教學(xué)秘書在上崗之前也應(yīng)該嚴(yán)格按照該制度執(zhí)行，培訓(xùn)考核不合格者不可上崗。定期組織教學(xué)秘書參加多種形式的培訓(xùn)，如院其部之間教學(xué)秘書的研討交流會，出訪外校的短期培訓(xùn)等，讓有更多的機(jī)會取長補(bǔ)短，自我提高，不斷改進(jìn)工作方法，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

(五)實行統(tǒng)一管理。教學(xué)秘書作為特殊的群體，其隸屬于教師隊伍，又介于黨政之間，一直受多頭領(lǐng)導(dǎo)，在一定程度上意味著這一崗位的地位比較低，處理的事項比較雜，不利于工作效率的提高。實行統(tǒng)一管理能一定程度上改變這一現(xiàn)狀。

(六)建立健全激勵機(jī)制。要提高工作效率，即提高教學(xué)秘書的工作積極性，最有效的方法就是建立健全的激勵機(jī)制，賞罰分明，多勞多得，打破平均主義。

［1］李欣． 教學(xué)管理中存在的問題與對策［D］． 內(nèi)蒙古師范大學(xué)，2013

［2］熊紅菊．論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的定位與發(fā)展困境［J］．淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，6

［3］崔茵．高校崗位設(shè)置管理改革中的教學(xué)管理崗位探析［J］．揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(高教研究版)，2013，2