校院二級管理體制下改進(jìn)教學(xué)秘書工作的思考

□王雪芳 葉玲娟

隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)數(shù)增多，學(xué)生數(shù)增加，原先的教學(xué)管理模式已不能適應(yīng)發(fā)展的需要，國內(nèi)各高校相繼將教學(xué)管理的工作重心下移，構(gòu)建校院二級管理的教學(xué)管理體制。在這種新體制下，學(xué)院教學(xué)管理工作出現(xiàn)新的問題，作為一線教學(xué)管理人員的教學(xué)秘書也被賦予新的角色。面對新角色，作為教學(xué)秘書要如何適應(yīng)新形勢，對策是什么，是每個(gè)教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考的問題。

一、二級管理體制下學(xué)院教學(xué)管理工作的新問題

(一)管理層面多、難度大。二級教學(xué)管理下，學(xué)院教學(xué)管理工作一方面原先接受校教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)指令的職能依然存在，另一方面向管理的角色轉(zhuǎn)變，增加獨(dú)立開展工作的職能。學(xué)院教學(xué)管理工作既要執(zhí)行學(xué)校的文件，還要建設(shè)學(xué)院層面的制度、規(guī)范。學(xué)院教學(xué)管理人員既是執(zhí)行者，又是管理者，要根據(jù)學(xué)校既定管理目標(biāo)，制定過程管理的相關(guān)政策，并加以實(shí)施。

(二)管理范圍寬、任務(wù)重。二級學(xué)院教學(xué)管理工作涉及范圍寬，涵蓋教學(xué)管理的方方面面，任務(wù)復(fù)雜、繁重。細(xì)化來講有培養(yǎng)方案制定、執(zhí)行、調(diào)整;教學(xué)大綱修訂、整理;開課計(jì)劃制定、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、課程表安排、教材征訂和發(fā)放;考試安排、補(bǔ)考和重修安排;成績收集整理、學(xué)籍卡審核、畢業(yè)審核、畢業(yè)證書發(fā)放;四、六級、計(jì)算機(jī)等各類考試安排、成績公布及證書發(fā)放;實(shí)踐基地、實(shí)驗(yàn)平臺建設(shè);師資隊(duì)伍建設(shè);教學(xué)評估工作;各級各類本科教學(xué)工程申報(bào)、檢查、總結(jié);教學(xué)質(zhì)量檢查評估、教師評學(xué)、學(xué)生評教;教師技能競賽;新教師的教學(xué)導(dǎo)師安排、崗前培訓(xùn)、教學(xué)能力考核;教學(xué)工作量的統(tǒng)計(jì)、課時(shí)酬金的計(jì)算;各類教學(xué)文件的整理及歸檔等。

(三)管理內(nèi)容雜，對象廣。二級學(xué)院教學(xué)管理工作要對教學(xué)的過程進(jìn)行管理、解決具體的教學(xué)問題、收集各類教學(xué)信息、接受教學(xué)咨詢、制定學(xué)院配套制度等，教學(xué)秘書在其中要發(fā)揮組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、服務(wù)等職能。服務(wù)的對象除了本學(xué)院的師生，還要和教務(wù)處、教室管理科、督導(dǎo)組、招生辦以及兄弟學(xué)院進(jìn)行溝通。

二、二級管理體制下學(xué)院教學(xué)秘書工作的新角色

二級管理體制下，管理中心下移，學(xué)校教務(wù)處由過程管理轉(zhuǎn)為目標(biāo)管理，在職能上發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。二級學(xué)院要承擔(dān)過程管理的職責(zé)，教學(xué)秘書作為二級學(xué)院教學(xué)管理工作的一線管理人員，面對二級管理體制的新形勢，要充分理解工作職責(zé)的轉(zhuǎn)變，改變管理觀念，調(diào)整工作狀況，管理和服務(wù)教學(xué)。

(一)參謀和助手角色。教學(xué)秘書不僅要做好各項(xiàng)日常教學(xué)管理工作，實(shí)時(shí)了解日常的教學(xué)狀況，還要善于收集各個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中的問題，分類整理各類教學(xué)問題和想法建議，傳遞給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)提供可靠依據(jù)，當(dāng)好參謀;同時(shí)要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求，及時(shí)傳達(dá)給相應(yīng)的教師和學(xué)生，做好助手。

(二)橋梁和紐帶角色。二級管理體制下，教學(xué)秘書穿梭于教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、系主任、兄弟學(xué)院、教師、學(xué)生之間，處于橋梁和紐帶的角色(如圖1 所示)。

圖1 教學(xué)秘書扮演的橋梁和紐帶角色

(三)檔案管理角色。教學(xué)檔案是各類教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，如各種通知文件、師資檔案、競賽檔案、評估檔案、課程檔案、試卷材料、實(shí)習(xí)檔案、學(xué)籍檔案、畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))檔案等等，具有真實(shí)性和完整性。收集和整理這些教學(xué)檔案是教學(xué)秘書的重要工作之一，它能真實(shí)反映教學(xué)運(yùn)行狀況，為教學(xué)秘書的工作提供參考，也是教學(xué)評估、教學(xué)質(zhì)量評估的重要佐證材料。二級學(xué)院的教學(xué)管理人員在收集整理教學(xué)檔案的工作中，務(wù)必保證各類資料的完整齊全，并分類存檔。

三、教學(xué)秘書適應(yīng)二級管理體制學(xué)院工作的對策

(一)努力學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。作為學(xué)院教學(xué)秘書，一是應(yīng)當(dāng)具有高等教育管理相關(guān)知識，通過學(xué)習(xí)高等教育管理學(xué)、教育心理學(xué)，提高教育管理能力;二是應(yīng)當(dāng)具有寫作和語言表達(dá)能力，教學(xué)秘書經(jīng)常要擬寫一些規(guī)章制度、教學(xué)情況通報(bào)、工作計(jì)劃、會議記錄、教學(xué)總結(jié)等，還要與相關(guān)部門、教師、學(xué)生進(jìn)行溝通交流，轉(zhuǎn)達(dá)通知等，都需要有良好的寫作和語言表達(dá)能力，更好完成上情下達(dá)、下情上傳;三是應(yīng)當(dāng)具有處理信息資料的能力，教學(xué)秘書每天面對大量的文件、電話、會議、資料，在保證教學(xué)工作順暢的同時(shí)要客觀全面采集各類意見和建議，反饋給相關(guān)部門。

(二)愛崗敬業(yè)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。教學(xué)管理工作是遵循科學(xué)規(guī)律的，同時(shí)也遵守學(xué)校的管理規(guī)章制度，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)按照管理規(guī)定主動(dòng)提前計(jì)劃安排，準(zhǔn)備好相應(yīng)的教學(xué)管理文件，印制好相應(yīng)的表格，整理好相關(guān)的數(shù)據(jù)，提高工作效率。二級學(xué)院教學(xué)秘書工作多且雜，要分清主次和輕重緩急，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的管理辦法，合理安排各項(xiàng)工作，科學(xué)管理時(shí)間，提高時(shí)間和效率。

(三)及時(shí)迅速，提高工作效能。橋梁和紐帶的角色，決定了教學(xué)秘書是信息傳遞和反饋的重要渠道，且事務(wù)較繁瑣，時(shí)間要求強(qiáng)，信息的及時(shí)性非常重要，輕者連累其它部門，重者造成教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書在工作任務(wù)下達(dá)后，要利用發(fā)短信、定時(shí)郵件等方法及時(shí)督辦，必須做到嘴勤、眼勤、手勤，寧愿重復(fù)通知，絕對不能少通知，杜絕出差錯(cuò)，提高工作效能。

(四)心態(tài)平和，服務(wù)教學(xué)。二級學(xué)院的教學(xué)管理工作涉及范圍廣、接觸人員多、處理情況雜、工作強(qiáng)度大，這要求教學(xué)秘書時(shí)刻保持理性的思維和平和的心態(tài)，做到遇事不亂、處事不驚。要樹立“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的心態(tài)，耐心細(xì)致完成瑣碎的教學(xué)管理工作，密切聯(lián)系服務(wù)對象，把服務(wù)落實(shí)到每一項(xiàng)教學(xué)管理工作中;要以廣大師生為本，經(jīng)常采取換位思考、逆向思維的方式來分析解決問題，這樣教學(xué)管理工作才能得到師生的認(rèn)可，提高學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量。

(五)創(chuàng)新思維，管理教學(xué)。二級管理體制下教學(xué)秘書的作用不再只是一個(gè)“二傳手”，還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)規(guī)范管理、創(chuàng)新管理。在繁雜的日常管理工作中汲取經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，從中尋找創(chuàng)新點(diǎn)，創(chuàng)新工作方法，不斷提高工作效率。同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理方面的新建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

總之，在校院二級管理體制下，學(xué)院教學(xué)管理工作出現(xiàn)了新問題，教學(xué)秘書也被賦予了新角色。為適應(yīng)新形勢，教學(xué)秘書要努力提高自身素質(zhì)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，工作及時(shí)主動(dòng)，保持平和的心態(tài)，運(yùn)用創(chuàng)新的思維，管理服務(wù)教學(xué)，為學(xué)校教學(xué)管理體制改革作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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