高校人事檔案借閱服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變的思考

□朱 琦

一、高校人事檔案的概念及特點(diǎn)

高校人事檔案是指高等院校在招生、科研、教學(xué)、黨政、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的，以真實(shí)客觀全面記錄高校各類人員德能勤績以及學(xué)生學(xué)習(xí)生活方面的人事材料。人事檔案作為高校人力資源管理的重要組成部分，同樣也是一種重要的信息資源，在我國高校的人才培養(yǎng)、教育評(píng)估、科研管理等諸多領(lǐng)域中都起到了不可替代的重要作用。高校人事檔案的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為:一是高校人事檔案的類型多樣，內(nèi)容較為復(fù)雜;二是人事檔案工作的動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)，由于高校人員尤其是學(xué)生的入學(xué)與離校都具有周期性，使得檔案材料的轉(zhuǎn)遞非常頻繁，常處于動(dòng)態(tài)變化中;三是人事檔案信息的利用價(jià)值較大，它不僅是學(xué)生在校成績與表現(xiàn)的真實(shí)記錄，同樣也是全面考查、了解以及正確選拔使用教職工人員的重要依據(jù)。正是由于高校人事檔案工作中的復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性與高度的使用價(jià)值，迫切需要通過加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，以促進(jìn)其由傳統(tǒng)的借閱式服務(wù)逐步向著信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步提升人事檔案信息資源的開發(fā)與利用效果，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作管理水平與服務(wù)水平的綜合性提升。

二、高校人事檔案由借閱服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變的途徑

(一)管理理念——由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。近年來，我國各高校的校園信息化建設(shè)已呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢(shì)，但高校人事檔案的信息化建設(shè)卻明顯滯后，其中一個(gè)重要影響因素就是管理及服務(wù)理念的滯后。為此，要推進(jìn)高校人事檔案工作向著信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，關(guān)鍵在于對(duì)高校人事檔案工作中管理理念的轉(zhuǎn)變與更新。為此，應(yīng)積極改變高校人事檔案工作中傳統(tǒng)的“重管、輕用、薄研”，以及“重事輕人”、“重物輕人”等嚴(yán)重阻礙人事檔案工作信息化建設(shè)的思想與認(rèn)識(shí)，并在所有員工心中樹立起科學(xué)的發(fā)展觀念與服務(wù)理念，始終堅(jiān)持“以人為本”與“用戶至上”的服務(wù)理念，使檔案管理由傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)積極向著主動(dòng)式服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，為教職工的全面發(fā)展提供“人性化”的服務(wù)尤為重要。建立教師成長動(dòng)態(tài)檔案，編制每一位教師個(gè)人成長的檔案資料，如課堂教學(xué)、學(xué)生評(píng)教、論文獲獎(jiǎng)、課題研究等內(nèi)容，建立平臺(tái)予以動(dòng)態(tài)公示，使教師能對(duì)個(gè)人的情況一目了然，使人事檔案的管理適合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長、發(fā)展規(guī)律，從而最大程度滿足各高校對(duì)人事檔案信息開發(fā)、利用、交流、共享等方面的需求。

(二)管理方式——由紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。高校人事檔案管理工作，主要包括了檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。因此，管理方式的轉(zhuǎn)變也主要圍繞著以上工作環(huán)節(jié)所展開，由原有的紙質(zhì)管理逐步向著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，以提高人事檔案工作的管理效率與工作質(zhì)量，并提供具有全方位、高附加值的信息服務(wù)。

1．檔案文件的數(shù)字化歸檔處理。數(shù)字化文件是指采用數(shù)碼形式存儲(chǔ)于光盤、電腦、網(wǎng)絡(luò)等載體中，并能通過計(jì)算機(jī)、平板電腦等數(shù)字設(shè)備自由閱讀、下載、處理、傳播的文件形式。傳統(tǒng)的歸檔工作，由于多是紙質(zhì)檔案文件，不僅耗時(shí)周期長而且勞動(dòng)強(qiáng)度大。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，并將檔案信息存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅能更好保證檔案信息的完整性與原始性，而且能極大減少高校檔案館(檔案室)的重復(fù)工作量，并且避免了必須歸檔后才能查閱的缺陷。

2．高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立。當(dāng)前，在各高校中已逐步建立了檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，它不僅實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫與高校各教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等部門檔案信息間的傳遞，而且還實(shí)現(xiàn)了各高校檔案館之間、用戶與檔案館之間，以及用戶之間檔案信息的傳遞。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和查詢窗口，用戶可利用特定的密碼指令進(jìn)行檔案信息的檢索查找、在線閱覽、在線下載、在線咨詢以及打印輸出等多種信息化服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)了高校人事檔案信息的共享利用。

3．實(shí)現(xiàn)資源共享與保護(hù)個(gè)人隱私的統(tǒng)一。我國高校人事檔案管理模式還實(shí)行相對(duì)封閉式管理，保密制度甚為嚴(yán)格，人事檔案只有極少數(shù)查證使用。隨著人事制度改革的深入推進(jìn)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，人事檔案管理服務(wù)方式也不斷走向社會(huì)化、開放化、合法化。所以，在使用信息技術(shù)手段與方式管理人事檔案時(shí)，既要充分、客觀記載個(gè)人的完整履歷信息，又要注意不泄露個(gè)人隱私。通過一系列的人事檔案上網(wǎng)的法律、法規(guī)以及人事檔案工作管理?xiàng)l例，不僅要確保人事檔案管理者與社會(huì)需求者多樣化的需要，又確保這些人才信息交流的合法性，創(chuàng)造依法管檔的良好氛圍，有效地防止人事檔案信息無遮攔流通。

(三)人員建設(shè)——加強(qiáng)復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)。高校人事檔案的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)高度復(fù)合性的工作，也因此對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)和素質(zhì)上都提出了更高的要求，使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作的特殊性，檔案工作人員還應(yīng)具有高度責(zé)任感和政治感，具有保密意識(shí)。然而長期以來，因高校檔案工作整體競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)淡薄、競(jìng)爭(zhēng)力不強(qiáng)的各種主客觀因素的影響，各高校對(duì)原檔案工作人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的要求普遍不高，這導(dǎo)致了高校檔案信息化人才的嚴(yán)重缺乏，且管理隊(duì)伍中普遍存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大、專業(yè)結(jié)構(gòu)失衡等問題。為此，還應(yīng)當(dāng)將檔案信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，納入到各高校人力資源管理工作的重心當(dāng)中。一方面應(yīng)在注重高素質(zhì)人才的建設(shè)，積極引進(jìn)和吸收高層次的人才;另一方面還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)實(shí)習(xí)、學(xué)術(shù)交流、專題講座、參觀考察等各種活動(dòng)，增強(qiáng)員工掌握人事檔案材料的鑒別、分類、目錄書寫、裝訂等一整套檔案管理的基本操作技能，以綜合性提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力水平，為高校人事檔案工作的信息化服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

(四)服務(wù)手段——由人工服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)，主要是以人工借閱服務(wù)為主，用戶必須親自到高校人事檔案館中才能進(jìn)行檔案信息的查閱或咨詢服務(wù)。而通過高校人事檔案工作的信息化建設(shè)，檔案信息服務(wù)再也不用受到時(shí)間與空間的限制，用戶只需要通過一臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)連接的電腦，即可進(jìn)入到高校檔案管理系統(tǒng)中，自由查閱、搜索、咨詢和下載自己需要的檔案信息，從而真正實(shí)現(xiàn)了人事檔案與用戶之間的零距離接觸，保證了檔案信息的有效共享與利用。

三、結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，我國已逐步步入了一個(gè)信息化、數(shù)字化的社會(huì)。高校人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化時(shí)代的浪潮，由傳統(tǒng)的借閱服務(wù)逐步向著信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，以開創(chuàng)具有主動(dòng)性、開發(fā)性、針對(duì)性等特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)的新局面，從而有效推進(jìn)高校人事檔案工作的信息化進(jìn)程，促進(jìn)人事檔案工作管理水平與服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

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