計(jì)算機(jī)信息化在企業(yè)管理中的作用探究

□談小霞

企業(yè)信息化建設(shè)是指通過(guò)IT 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大范圍應(yīng)用來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)、管理效率，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而增強(qiáng)企業(yè)獲利能力和持續(xù)經(jīng)營(yíng)的能力。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外的大量案例證明了信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展作出的巨大貢獻(xiàn)，但是在信息化建設(shè)中也存在諸多問(wèn)題。

一、信息化的發(fā)展歷程

“信息化”概念最早起源于日本。1963 年日本學(xué)者梅倬忠夫的《信息產(chǎn)業(yè)論》中介紹了信息社會(huì)的特征，以及信息社會(huì)對(duì)人們思維觀念的影響。2006 年我國(guó)發(fā)布的《2006～2020 年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中提出了信息化概念:信息化是充分利用信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享，提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)質(zhì)量，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。雖然對(duì)于信息化的概念的表述方式不同，但是明確了信息化在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位，將促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展。

我國(guó)的信息化進(jìn)程主要分為以下幾個(gè)階段:第一階段是二十世紀(jì)八十年代中期，使用電話、傳真、信函進(jìn)行交流、溝通和傳遞商業(yè)文件;第二階段是在二十世紀(jì)九十年代初期，我國(guó)金關(guān)、金橋、金卡等重大信息化工程啟動(dòng)，企業(yè)開(kāi)始普及計(jì)算機(jī);第三階段是二十世紀(jì)九十年代末期，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展使電子商務(wù)成為現(xiàn)實(shí)，促進(jìn)了國(guó)際貿(mào)易的大幅提高;第四階段是2005 年以來(lái)移動(dòng)商務(wù)的出現(xiàn)，電子商務(wù)產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，使信息化步入無(wú)線時(shí)代。

二、信息化對(duì)企業(yè)管理的影響

(一)企業(yè)信息化的成本優(yōu)勢(shì)。成本優(yōu)勢(shì)是指公司的產(chǎn)品依靠較低的成本獲得高于同行業(yè)其他企業(yè)的盈利能力。在很多行業(yè)中，成本優(yōu)勢(shì)是決定競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵因素。但是這里所指的較低的成本并不是只顧降低成本而置質(zhì)量和性能于不顧，也不是企業(yè)可以偷工減料獲得利潤(rùn)，而是通過(guò)技術(shù)手段來(lái)改變企業(yè)成本的構(gòu)成從而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，計(jì)算機(jī)信息化的使用使得企業(yè)效率明顯提高，產(chǎn)品設(shè)計(jì)和制造過(guò)程的差錯(cuò)率明顯降低，由5%左右降低到了1%以下，而投資卻節(jié)省了5%。

1.管理成本降低。信息技術(shù)帶來(lái)的企業(yè)管理成本的降低表現(xiàn)在多個(gè)方面，以倉(cāng)儲(chǔ)成本為例，倉(cāng)儲(chǔ)成本是制造業(yè)企業(yè)管理成本最重要的成本之一，當(dāng)原材料存儲(chǔ)在倉(cāng)庫(kù)中待用和成品存儲(chǔ)在倉(cāng)庫(kù)中待銷(xiāo)時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)成本必然增加。企業(yè)利用信息化技術(shù)的支持可大幅降低此類(lèi)成本。及時(shí)記錄庫(kù)存信息反饋給供應(yīng)商以便及時(shí)補(bǔ)貨，記錄銷(xiāo)售信息反饋給制造管理部門(mén)以便及時(shí)制定生產(chǎn)計(jì)劃，提升了倉(cāng)庫(kù)的周轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一直倡導(dǎo)的“零庫(kù)存”，節(jié)省倉(cāng)儲(chǔ)成本。

2.交易成本降低。信息的不對(duì)稱(chēng)性導(dǎo)致企業(yè)之間的交易成本較高，信息化有助于改善這種信息不對(duì)稱(chēng)的狀況。一方面，信息化使企業(yè)與消費(fèi)者之間的距離縮短，尤其是電子商務(wù)的出現(xiàn)使越來(lái)越多的企業(yè)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)直銷(xiāo)，縮短銷(xiāo)售路徑，真正實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)供銷(xiāo)的一體化。另一方面，在信息化管理下，當(dāng)分銷(xiāo)商想更換供應(yīng)商時(shí)，就需要花費(fèi)巨資建立新的信息系統(tǒng)，因此，信息化在無(wú)形中構(gòu)建一種進(jìn)入壁壘，帶來(lái)了壟斷力量。

(二)差異化的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)的差異化戰(zhàn)略是其核心競(jìng)爭(zhēng)力的源泉所在，使自身的產(chǎn)品具備不可替代性，滿(mǎn)足消費(fèi)者的特定需求。信息技術(shù)在企業(yè)實(shí)現(xiàn)差異化戰(zhàn)略進(jìn)程中起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)利用信息技術(shù)可以獲取最新的技術(shù)、產(chǎn)品、思路和工藝，加快產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的創(chuàng)新研究，給消費(fèi)者提供了更多的產(chǎn)品的選擇權(quán)利，同時(shí)把消費(fèi)者的需求及時(shí)反饋至企業(yè)管理決策層，按照消費(fèi)者偏好來(lái)改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)，把其從被動(dòng)接受者轉(zhuǎn)變?yōu)殚g接決策者。企業(yè)的生產(chǎn)方式更加靈活，給企業(yè)帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

(三)信息化本身對(duì)企業(yè)的直接影響。信息是一項(xiàng)重要戰(zhàn)略資源，是影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素之一。通常來(lái)講，信息量擁有較多的一方會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。例如，對(duì)市場(chǎng)環(huán)境和政府政策的變化掌握較多的企業(yè)往往具備較高的應(yīng)變能力，能夠盡早作出行動(dòng)趨利避害。俗話說(shuō)“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息知曉的越多，對(duì)自身策略的制定越有益，從而在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝。因此，信息化建設(shè)本身就是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，一個(gè)信息化建設(shè)良好的企業(yè)，往往將成為一個(gè)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)。

三、現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不夠。對(duì)于一些存續(xù)已久的企業(yè)(尤其是中小企業(yè))而言，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的生產(chǎn)和管理方法，對(duì)于新思想、新技術(shù)的接納程度不夠，往往硬件設(shè)備陳舊，卻又不愿斥資購(gòu)置新設(shè)備，即使有心建設(shè)信息化，也無(wú)法應(yīng)對(duì)快速更新的各種軟件和現(xiàn)代化技術(shù)，難以對(duì)信息進(jìn)行有效的加工和處理。

(二)信息化水平與公司現(xiàn)狀不符。由于對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不足，有些管理者只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要配備足夠的計(jì)算機(jī)即可，這就導(dǎo)致雖然斥巨資購(gòu)買(mǎi)設(shè)備，但是信息化管理并沒(méi)有真正發(fā)揮作用。真正實(shí)現(xiàn)信息化管理遠(yuǎn)不只這么簡(jiǎn)單，而是要求企業(yè)能夠利用現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息資源的深入開(kāi)發(fā)與利用，將其運(yùn)用于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策等方方面面，進(jìn)而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)企業(yè)內(nèi)部信息流通不暢阻礙信息化建設(shè)。企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，各個(gè)部門(mén)都有自身的利益構(gòu)成，為了維護(hù)自身利益，他們不愿進(jìn)行信息的透明公開(kāi)，這對(duì)于信息化的數(shù)據(jù)錄入工作造成極大阻礙。另外，各個(gè)部門(mén)各司其職、各自為政，對(duì)于彼此的業(yè)務(wù)范圍和流程不了解，但是信息化建設(shè)就要求各個(gè)部門(mén)融匯一體，讓各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和資金流向在透明環(huán)境中進(jìn)行。但是面對(duì)企業(yè)現(xiàn)存狀況，可能會(huì)造成部門(mén)間的利益沖突，阻礙計(jì)算機(jī)信息化在企業(yè)的推廣和發(fā)展。

(四)缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。企業(yè)在引進(jìn)信息化設(shè)備的同時(shí)，缺乏高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)保障設(shè)備的正常運(yùn)行、監(jiān)督管理和流程優(yōu)化，往往出現(xiàn)運(yùn)行中的問(wèn)題得不到及時(shí)解決的現(xiàn)象，影響信息化設(shè)備的使用效率。如果計(jì)算機(jī)信息化的運(yùn)行過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一部署，就會(huì)使企業(yè)決策極易受外部因素影響。

四、使信息化在企業(yè)管理中發(fā)揮最大化作用的對(duì)策

(一)明確企業(yè)文化，做好變革準(zhǔn)備。從宏觀層面上來(lái)講，企業(yè)文化是引領(lǐng)公司成長(zhǎng)進(jìn)步的精神指導(dǎo)。在信息化變革中應(yīng)當(dāng)完善和重塑企業(yè)文化，打破企業(yè)員工傳統(tǒng)的思維模式，明確變革可能帶來(lái)的影響，逐漸使員工以新的流程新的觀念來(lái)工作。信息化進(jìn)程中，市場(chǎng)環(huán)境的變化往往比企業(yè)的變化更快，這就要求企業(yè)要建立快速反應(yīng)機(jī)制，緊跟市場(chǎng)的腳步，處理好快速發(fā)展時(shí)期的企業(yè)文化與當(dāng)前信息時(shí)代下的企業(yè)文化關(guān)系，明確其中區(qū)別，營(yíng)造適合快速變化的氛圍。

(二)管理者的思想變革。信息化涉及到企業(yè)管理的全面變革，因此需要公司的領(lǐng)導(dǎo)者能夠變革管理思想，只有加強(qiáng)對(duì)信息化的了解，解放思想、融合新觀念、培養(yǎng)新思維才能正確高效引領(lǐng)公司的信息化發(fā)展。

(三)工作流程變革。管理過(guò)程之父法約爾，通過(guò)對(duì)大量企業(yè)管理案例的研究，提出了流程的概念，他認(rèn)為管理的本質(zhì)是面向流程的管理。面對(duì)當(dāng)今的激烈競(jìng)爭(zhēng)，流程管理體現(xiàn)出了企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)。信息時(shí)代更加考驗(yàn)企業(yè)的生產(chǎn)柔性，流程效率會(huì)直接影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以信息化為背景，設(shè)計(jì)一套科學(xué)的流程，重新組織界定在整個(gè)流程中各部門(mén)的權(quán)責(zé)。不僅要重視一線部門(mén)流程設(shè)計(jì)，還要對(duì)后勤支持的財(cái)務(wù)、人力、信息等部門(mén)進(jìn)行優(yōu)化，以保障企業(yè)主流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(四)組織結(jié)構(gòu)變革。計(jì)算機(jī)信息化建成之后，各部門(mén)之間建立了高效的溝通渠道，信息傳遞也更加及時(shí)方便，原有的矩陣型組織結(jié)構(gòu)已不能完全適應(yīng)新模式的需求，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交M織、網(wǎng)絡(luò)組織、虛擬組織等，管理層逐漸精簡(jiǎn)，一線員工應(yīng)當(dāng)被賦予更多權(quán)限。

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