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    高校圖書館搬遷工作的規(guī)劃與實(shí)踐

    2015-03-18 01:38:21謝球英
    關(guān)鍵詞:書庫(kù)新館書架

    謝球英

    (廣東海洋大學(xué) 寸金學(xué)院,廣東 湛江 524000)

    高校圖書館搬遷工作的規(guī)劃與實(shí)踐

    謝球英

    (廣東海洋大學(xué) 寸金學(xué)院,廣東 湛江 524000)

    高校圖書館搬遷工作是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。結(jié)合高校圖書館搬遷的規(guī)劃和實(shí)踐情況,總結(jié)出一套高效、省力和有序的辦法,提出搬遷工作分為前期準(zhǔn)備、中期實(shí)施和后期整理三個(gè)階段,每個(gè)階段相應(yīng)地詳細(xì)介紹了搬遷工作的內(nèi)容和實(shí)用操作技巧。最后指出高校圖書館應(yīng)以搬遷為機(jī)遇,從而改善藏書結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和樹立圖書館嶄新形象。

    高校圖書館;圖書館搬遷;圖書搬遷

    隨著高等教育投入的加大以及信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,各高校圖書館原有的規(guī)劃布局、館舍面積和藏書空間已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足讀者的需求,許多高校相繼新建或擴(kuò)建圖書館,都涉及到了搬遷問題。高校圖書館搬遷工作規(guī)劃與實(shí)踐的好壞,直接關(guān)系到新館能否樹立良好形象,館藏文獻(xiàn)資源是否及時(shí)被讀者利用。高校圖書館的搬遷工作,并不是圖書以及設(shè)備的簡(jiǎn)單搬遷,而是需要做大量的準(zhǔn)備工作,以便科學(xué)有效地組織規(guī)劃,避免浪費(fèi)不必要的人力和物力。

    一 搬遷工作的前期準(zhǔn)備

    高校圖書館搬遷離不開科學(xué)的規(guī)劃,全面、細(xì)致的前期準(zhǔn)備是提高搬遷工作效率的前提。高校圖書館搬遷工作在規(guī)劃時(shí)要考慮圖書館的館藏?cái)?shù)量、空間大小、各類圖書每年購(gòu)買情況、館員配置等等各方面要素,盡量使每個(gè)環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)都做好充分的規(guī)劃,確保新館搬遷工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。

    (一)組織保障

    要順利完成搬遷這一艱巨的任務(wù),高校圖書館必須高度重視,做到分工明確,各負(fù)其責(zé),相互配合,齊心協(xié)力,加強(qiáng)組織保障。首先,爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持和校內(nèi)外多方面的幫助,保證擁有足夠的人力、物力和財(cái)力作保障。其次,成立由館長(zhǎng)為總指揮、副館長(zhǎng)為副總指揮的搬遷工作指揮部,全面統(tǒng)籌整個(gè)新館的搬遷工作。再次,下設(shè)搬運(yùn)協(xié)調(diào)、宣傳動(dòng)員和后勤保障等幾個(gè)小組,組織協(xié)調(diào)搬遷工作隨時(shí)出現(xiàn)的問題。

    (二)調(diào)研論證

    除了在網(wǎng)上交流圖書館搬遷的經(jīng)驗(yàn)和技巧,還可以通過(guò)外出開會(huì)、實(shí)地訪問和參觀學(xué)習(xí)等多種調(diào)研方式,重點(diǎn)考察國(guó)內(nèi)外高校圖書館新館搬遷的發(fā)展規(guī)劃、創(chuàng)新模式、崗位設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和藏書布局等經(jīng)驗(yàn)[1]。在調(diào)研基礎(chǔ)上,反復(fù)論證,結(jié)合本館的實(shí)際情況制定出管理模式、服務(wù)理念以及搬遷工作方案。

    (三)加強(qiáng)培訓(xùn)

    搬遷培訓(xùn)的重點(diǎn)是館員,應(yīng)對(duì)所有圖書館館員進(jìn)行搬遷業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),使每個(gè)館員都能夠熟悉搬遷工作流程和技術(shù)要求,從而能在與搬運(yùn)公司的合作中起到指揮和質(zhì)量把關(guān)的作用。培訓(xùn)人員可以是圖書館業(yè)務(wù)骨干,也可以請(qǐng)專業(yè)人員到館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講解。針對(duì)分工不同,培訓(xùn)方式可采用集體指導(dǎo)和個(gè)別輔導(dǎo)。培訓(xùn)的內(nèi)容包括搬遷工作的要點(diǎn)、難點(diǎn)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。要把搬遷工作方案、任務(wù)及步驟講清楚,明確每人所在崗位的要求和任務(wù),做到群策群力。

    (四)新館布局

    高校圖書館進(jìn)行新館總體布局時(shí),堅(jiān)持布局設(shè)置的科學(xué)性、合理性與實(shí)用性原則,做到“借、閱、咨、檢、研、藏”和“人、機(jī)、書”的有機(jī)統(tǒng)一。首先,根據(jù)本校專業(yè)設(shè)置情況和特色,確定圖書館自身的館藏文獻(xiàn)服務(wù)體系。其次,考慮各類圖書的數(shù)量、利用率的高低與存放空間的大小,結(jié)合新館的建筑結(jié)構(gòu),將其作為一個(gè)整體科學(xué)合理地劃分各區(qū)域和用途。再次,要做到為讀者營(yíng)造既富于文化氣息,又具備幽雅舒適的閱讀環(huán)境,同時(shí)又便于圖書館開展服務(wù)和進(jìn)行管理。

    (五)圖書清查

    在搬遷之前要摸清自己的“家底”——即館藏文獻(xiàn)的類別及數(shù)量。通過(guò)圖書清查整理,得到真實(shí)的數(shù)據(jù),為搬遷打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。第一,順架。將架位滿的圖書復(fù)本、臨時(shí)存放的圖書以及亂架的圖書等分別按順序排列好;將缺損書標(biāo)的圖書通過(guò)系統(tǒng)檢索,重新貼上新書標(biāo);對(duì)一種圖書兩個(gè)索取號(hào)或者兩種圖書一個(gè)索取號(hào)的編目失誤現(xiàn)象進(jìn)行糾正。第二,剔舊。將破損嚴(yán)重、陳舊過(guò)時(shí)、失去閱讀價(jià)值、借閱率極低的圖書進(jìn)行剔除。第三,清點(diǎn)。清點(diǎn)現(xiàn)有庫(kù)存圖書的實(shí)數(shù),并與數(shù)據(jù)庫(kù)的書目進(jìn)行核對(duì),摸清需要搬遷圖書真實(shí)數(shù)量。同時(shí),清點(diǎn)結(jié)果將為新館確定庫(kù)位、架位以及藏書布局提供最可靠的數(shù)據(jù)[2]。

    (六)選擇軟件

    隨著圖書館規(guī)模的擴(kuò)大,服務(wù)模式的改變,自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化程度的提高,原有圖書館自動(dòng)化管理軟件逐漸不適應(yīng)圖書館的管理,借新館搬遷的契機(jī),重新選擇優(yōu)秀的軟件系統(tǒng),是搬遷后做好藏書管理、提高讀者服務(wù)質(zhì)量的基本保證。

    二 搬遷工作的中期實(shí)施

    高校圖書館的搬遷,主要涉及到設(shè)備搬遷和圖書搬遷。設(shè)備搬遷,只要事前告知搬家公司每個(gè)設(shè)備家具搬遷到新圖書館指定的房間和地點(diǎn)就可以。但是圖書的搬遷,不像搬遷設(shè)備家具那么簡(jiǎn)單,它耗時(shí)多、工作細(xì)、要求高,是搬遷工作中的重點(diǎn)。圖書的搬遷,立足于整個(gè)搬遷工作的全部過(guò)程,一般包括圖書打包、圖書搬遷和圖書上架三個(gè)環(huán)節(jié)。

    (一)圖書打包,是整個(gè)圖書搬遷工作中最為關(guān)鍵一個(gè)環(huán)節(jié)

    圖書下架打包看似簡(jiǎn)單,實(shí)際卻是在為后續(xù)的搬遷和圖書上架作鋪墊和準(zhǔn)備,它是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié),如果圖書打包工作做細(xì)做好,則后兩者工作就會(huì)十分順利。

    (1)制定打包標(biāo)簽。在打包前按圖書分類號(hào)和書架的順序設(shè)計(jì)好標(biāo)簽,以便搬遷后對(duì)號(hào)入座。打包標(biāo)簽可以這樣制定:首先,要按書庫(kù)和圖書大類填寫,如書庫(kù):經(jīng)濟(jì)類第一書庫(kù);分類號(hào):哲學(xué)類就填寫B(tài);包號(hào):按順序,根據(jù)圖書的分類,按書架每一列從上到下,每一行從左到右的順序。每一類從第一包開始,一直到這類的最后一包。其次,填寫完整分類號(hào)、冊(cè)數(shù)、新館地址、架位以及打包人名字的信息。書包外的標(biāo)簽要醒目,確保藏書進(jìn)入新館可一次到位。這樣,打包標(biāo)簽可以反映某類圖書的館藏情況,同時(shí)為新館圖書上架這一類目書架的預(yù)留做好準(zhǔn)備。

    (2)確定打包尺寸。因?yàn)闀苊繉拥拈L(zhǎng)度都是82厘米,我們根據(jù)新館的書庫(kù)面積、書架的數(shù)量和藏書數(shù)量,經(jīng)過(guò)多次的測(cè)算,確定每包書的厚度為30厘米,具體打包操作時(shí)可用一根長(zhǎng)30厘米的尺子作衡量。新館的開放書架滿架率達(dá)到60%左右,剩余40%左右作為發(fā)展空間;密集書庫(kù)書架滿架率達(dá)到90%以上。因此我們?cè)陂_放書架每層放兩包書,密集書庫(kù)書架每層放三包書。

    (3)人員組織分工。全體館員都應(yīng)參與圖書打包工作,任務(wù)均分到各部門,再將任務(wù)包干到組,責(zé)任到人。安排每?jī)扇艘唤M,其中一人從書架上搬書以及在包上注明信息,另一人專門負(fù)責(zé)打捆,并把打好的包放在原書架上或按要求的地方放好。各組負(fù)責(zé)人要對(duì)本小組的成員做好時(shí)間安排、任務(wù)進(jìn)程、質(zhì)量保證等協(xié)調(diào)工作。除負(fù)責(zé)人之外的工作人員允許由搬運(yùn)工或勤工助學(xué)的學(xué)生負(fù)責(zé),也可以交替輪換進(jìn)行[3]。

    (4)圖書下架擺放。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn),井字型圖書打包是最有效的方法,要求在打包時(shí)勒緊繩子,并在兩條繩子相交的地方交叉纏繞,使兩條繩子纏繞結(jié)為一個(gè)整體,并把標(biāo)簽貼在繩子交叉處。這種書包的打法非常結(jié)實(shí),可以防止在圖書搬遷的過(guò)程中出現(xiàn)破裂散落的現(xiàn)象。圖書的下架在原有分類編排的基礎(chǔ)上,按書架從左到右、從上到下的順序依次進(jìn)行,可以避免亂架,減輕后期整理工作,在圖書搬遷過(guò)程還能夠核對(duì)是否有遺漏。

    (二)圖書搬運(yùn),是搬遷中工作勞動(dòng)強(qiáng)度最大的環(huán)節(jié)

    圖書搬運(yùn)工作是重體力的活,是工作勞動(dòng)強(qiáng)度最大的環(huán)節(jié),龐大的圖書數(shù)量不是圖書館館員能夠獨(dú)立運(yùn)作,要請(qǐng)搬家公司一齊配合完成。

    (1)制定搬運(yùn)具體方案。我們首先要制定出圖書搬運(yùn)的具體方案,方案內(nèi)容包括搬運(yùn)日期、裝卸車地點(diǎn)和行車路線,每一位工作人員都要嚴(yán)格按照搬遷方案執(zhí)行。另外,圖書館工作人員還要熟悉圖書放置的先后順序,在裝車時(shí),能夠指揮先上哪些圖書,后裝哪些圖書,以監(jiān)督搬運(yùn)工人按方案操作,做到忙而不亂。

    (2)合理安排搬運(yùn)分工。圖書搬運(yùn)工作中的所有工作人員應(yīng)統(tǒng)一安排,合理進(jìn)行分工。在圖書搬運(yùn)過(guò)程中,一部搬運(yùn)車輛應(yīng)安排4人配合,我們把原來(lái)打包的每?jī)蓚€(gè)組合為一組,具體分工如下:第1個(gè)人負(fù)責(zé)在舊館,按新館的架位順序發(fā)放打包好的圖書;第2個(gè)人一直在車上指揮搬運(yùn)工人,負(fù)責(zé)舊館裝車和新館卸車;第3個(gè)人在新館,負(fù)責(zé)接單核對(duì)后交給接收人;第4個(gè)人即接收人,負(fù)責(zé)帶領(lǐng)搬運(yùn)工人將書包搬至新館相應(yīng)的書架前。

    (3)實(shí)施搬運(yùn)工作。圖書搬運(yùn)主要包括以下步驟:出庫(kù)、裝車、運(yùn)輸、卸車、入新庫(kù)。需要注意的是:按圖書分類進(jìn)行,同類的書放在一起,避免混搬;圖書運(yùn)輸途中要有專人押車,防止圖書從車上掉下來(lái),如出現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、解決;卸車時(shí)注意每包書不能亂扔亂放,要按順序擺放;入新庫(kù)時(shí)要將每包圖書運(yùn)到前期規(guī)劃好的書架。為了提高搬運(yùn)的效率,可采取交叉搬運(yùn)的辦法,即同時(shí)由兩輛車對(duì)分布在不同樓層書庫(kù)的圖書進(jìn)行運(yùn)輸[4],既可避免電梯擁擠,又可避免人員、車輛排隊(duì)等候,耽誤了時(shí)間。

    (三)圖書上架,是圖書搬遷工作中的最后環(huán)節(jié)

    圖書搬到新館后,需要進(jìn)行上架,直接與讀者見面,因此圖書上架是圖書搬遷工作中的最后環(huán)節(jié)。此項(xiàng)工作是否順利,將直接影響整個(gè)圖書流通。

    (1)對(duì)號(hào)入座。由于搬運(yùn)前已做了充分的準(zhǔn)備工作,在以書包為單位上架之前,把所有的書包序號(hào)寫在不干膠紙上,如果第1個(gè)書架第一層上第一包書,就寫一個(gè)架位號(hào)1-1-1;上第兩包書,寫架位號(hào)1-1-2,依此類推,按前面排好的順序貼在各個(gè)架位上。這樣,搬入的圖書沒有急于拆包,確定無(wú)誤后再拆包上架[5],就可以對(duì)號(hào)入座、萬(wàn)無(wú)一失。

    (2)拆包順號(hào)。由于打包的時(shí)候,有時(shí)可能存在亂號(hào)的情況,所以拆包的時(shí)候要進(jìn)行順號(hào)。如果前面的打包工作是嚴(yán)格按順序的,順號(hào)也只是對(duì)各個(gè)包里的書進(jìn)行順號(hào),屬于局部性的工作。大家可以同時(shí)開工,各拆各的、各順各的,互不影響,齊頭并進(jìn)。

    (3)上架整理。由原來(lái)打包的2人小組負(fù)責(zé),分工明確,各負(fù)其責(zé),每小組只需對(duì)新館每包圖書按順序上架,稍加整理即可,這樣上架簡(jiǎn)便快捷而不亂,可一步到位,避免不必要的串架錯(cuò)位,大大提高了圖書上架進(jìn)度。

    三 搬遷工作的后期整理

    在搬遷工作的后期整理階段,圖書館需要做好設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)和標(biāo)識(shí)圖等安裝、制作工作,并處理好與學(xué)校師生員工的宣傳和溝通關(guān)系,以嶄新的面貌迎接廣大讀者。

    (1)安裝和調(diào)試設(shè)備。設(shè)備安裝和調(diào)試工作的專業(yè)性比較強(qiáng),要根據(jù)先讀者服務(wù)部門后其他部門的原則,安裝并調(diào)試圖書館的服務(wù)器、工作人員電腦、讀者電腦、電子閱覽室設(shè)備、防盜系統(tǒng)、門禁管理系統(tǒng)、自動(dòng)閉路監(jiān)控系統(tǒng)、消防安全系統(tǒng)等,確保開館接待讀者時(shí)不出差錯(cuò)。

    (2)檢測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)。按照新的館藏地點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整,并做好書刊數(shù)據(jù)的備份工作。同時(shí),也要做好自動(dòng)化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作,對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)施進(jìn)行安裝、測(cè)試,主要是對(duì)各閱覽室、書庫(kù)、會(huì)議室等信息點(diǎn)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)布線、安裝、測(cè)試,并升級(jí)或更換原有圖書館管理軟件系統(tǒng),為新館數(shù)字化建設(shè)提供良好基礎(chǔ)。

    (3)讀者宣傳工作。由于學(xué)校師生對(duì)新環(huán)境、新設(shè)備的適應(yīng)與調(diào)整需要一段時(shí)間,因此在新館初期將難免出現(xiàn)一些問題,這就需要高校圖書館建立與讀者的宣傳溝通機(jī)制,及時(shí)處理讀者的意見和建議。可以成立一個(gè)由圖書館老師牽頭,由在校勤工儉學(xué)學(xué)生和志愿者組成的“新館讀者服務(wù)學(xué)生工作小組”,讓工作小組在新館開館初期直接參與圖書館服務(wù)及讀者引導(dǎo)工作,為圖書館的正常運(yùn)行提供良好宣傳、輿論氛圍。

    (4)制作各種標(biāo)識(shí)圖。各種指示標(biāo)志如圖書館平面布局圖、引導(dǎo)牌、標(biāo)識(shí)牌等的制作是很有必要的,都要在開館之前完成[6]。各種標(biāo)識(shí)圖應(yīng)采用統(tǒng)一形象系統(tǒng)設(shè)計(jì),內(nèi)容簡(jiǎn)潔,形式精美,能夠與新館優(yōu)雅環(huán)境融入一體。如在圖書館門口設(shè)置圖書館分布示意圖,以便讀者盡快熟悉圖書館的環(huán)境;尤其是新館的書刊借閱區(qū)面積大,做好導(dǎo)讀圖顯得非常重要;每個(gè)書庫(kù),除了制作每列書架兩側(cè)的大架標(biāo)外,還要制作每層書架的小架標(biāo),避免讀者花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間才能尋找到相應(yīng)的位置。

    四 結(jié) 語(yǔ)

    圖書館的搬遷工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,要真正做到有計(jì)劃、有安排,遵循各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn),精心規(guī)劃,勇于實(shí)踐,圓滿完成搬遷的工作任務(wù)。搬遷工作對(duì)高校圖書館來(lái)說(shuō),既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇,我們要善于抓住機(jī)遇,將高校圖書館的藏書進(jìn)行一次徹底的整理和改善,同時(shí)鍛煉和優(yōu)化圖書館的隊(duì)伍,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力,創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容,營(yíng)造圖書館的新形象,把圖書館館藏與服務(wù)工作推向一個(gè)新臺(tái)階。

    [1]李亞波.圖書館搬遷中紙質(zhì)書刊搬遷的實(shí)用技巧——以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館為例[J].圖書館學(xué)研究,2012,(21):29-31.

    [2]錢嘉燕.圖書館的藏書搬遷與藏書組織[J].圖書館論壇,2006,(3):262-263.

    [3]鄧敏.勤工助學(xué)工作團(tuán)隊(duì)參與高校圖書館藏書搬遷的實(shí)踐研究——以廣西工學(xué)院圖書館為例[J].科技信息,2013,(4): 496-497.

    [4]周范林.高校圖書館搬遷工作之我見[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011,(20):27-31.

    [5]趙軍,吳海華.圖書搬遷過(guò)程中的“五定”——從揚(yáng)州大學(xué)圖書館藏書搬遷說(shuō)起[J].圖書館建設(shè),2010,(9):86-87,90.

    [6]魯逢蘭.淺談高校圖書館搬遷規(guī)劃與實(shí)施[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2012,(7):153-155.

    (責(zé)任編校:張京華)

    G251

    A

    1673-2219(2015)06-0183-03

    2015—04—14

    謝球英(1976—),女,廣東湛江人,廣東海洋大學(xué)寸金學(xué)院助理館員,從事高校圖書管理與理論研究。

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