醫(yī)院檔案管理的特點以及開發(fā)利用

甄 玲

（湖北省孝感市中心醫(yī)院 信息科，湖北 孝感 432000）

醫(yī)院檔案管理是加快醫(yī)院文明建設的象征。在檔案內容中，所涵蓋的資料非常廣泛，除了醫(yī)療技術資料、教學科研資料、財務統(tǒng)籌資料和行政管理資料之外，還實現了檔案資料形式的多樣性。這些資料都是醫(yī)院的歷史記憶，具有較高的價值，一旦出現資料損壞或者丟失，就難以再恢復了。醫(yī)院檔案真實地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)院所具備的醫(yī)療技術，堪為是發(fā)展進程中的寶貴財富。

1 醫(yī)院檔案管理的特點

1.1 醫(yī)院檔案管理的綜合性特點

醫(yī)院檔案管理的綜合性特點主要體現為醫(yī)院檔案的類別來源于多方面。醫(yī)院檔案主要是由醫(yī)院辦公室下設的綜合檔案室承擔管理職責，各個業(yè)務部門定期將本部門的檔案資料上報，其中所涵蓋的資料內容涉及到醫(yī)院的義務、科研、人事、財務、黨務等多個方面。從檔案資料的來源來看，除了各種行政文件、政策性文件、黨務文件和上級下發(fā)的指導性文件之外，還包括各個業(yè)務部門相互往來的文件以及編史修志材料等。

1.2 醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性特點

醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性特點主要是針對檔案管理的內容而言。醫(yī)院以醫(yī)療工作為主，在工作中所產生的檔案專業(yè)性強，是醫(yī)院檔案主體的客觀反映。基于醫(yī)療工作具有較強的專業(yè)技術性，相關的檔案資料同樣專業(yè)性很強，所記述的內容涉及義務診療和操作技能、醫(yī)療研究、醫(yī)院的未來發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院不同時期所制定的各項制度等。

1.3 醫(yī)院檔案管理的階段性特點

醫(yī)院檔案管理的階段性特點主要體現為檔案收集和整理要分階段完成。醫(yī)院的行政管理涉及到方方面面，設立了多個科室，各自承擔著不同的行政管理職責。另外，醫(yī)院管理劃分為不同的領域，那么所產生的檔案資料存在著一定的分散性。為了保證醫(yī)院各個業(yè)務部門所提供的檔案資料的連續(xù)性，就要定期將期間內所形成的材料上交到綜合檔案室。特別是一些醫(yī)院大事記資料，要及時地送到綜合辦公室保存，以避免資料丟失。在保持檔案資料連續(xù)性的同時，還要對于所產生的各種文件資料進行系統(tǒng)化管理，以確保檔案資料的完整性。綜合檔案室對于醫(yī)院檔案資料的整理通常為半年一個周期或一年一個周期不等。

1.4 醫(yī)院檔案管理的保密性特點

醫(yī)院收集和整理檔案資料，其目的不僅僅是將這些資料保存起來，而是提供多方面服務以有效利用，提高檔案資料的社會價值。醫(yī)院檔案資料的專業(yè)性和業(yè)務性的特點，也就決定了檔案資料的保密性。雖然目前醫(yī)院對于檔案資料實施了信息化管理，并建立了共享平臺，但是依然要設置保密級別，對于不同類別的檔案設置不同的訪問限制。由于醫(yī)院檔案的開放程度有限，并不提供更為深層次的社會性服務，而僅僅局限于本院工作人員使用。

2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用

2.1 實現信息化管理建設對醫(yī)院檔案管理以開發(fā)利用

處于信息化時代，對于醫(yī)院檔案實施信息化管理是促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必要途徑。目前的一些醫(yī)院中，醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS）、辦公自動化（Office Automation，OA）、醫(yī)學影像信息系統(tǒng)（Picture Archiving and Communication Systems，PACS）運用于醫(yī)院的各個領域中，建立醫(yī)院檔案信息化管理成為了檔案管理有效開發(fā)利用的關鍵。實現醫(yī)院檔案信息化，不僅可以改善管理環(huán)境，而且還將原本封閉式的檔案管理沖破各種局限而開放化管理。檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)，包括信息資源的收集、整理以及所履行的服務功能都會因信息化而發(fā)生改變。檔案信息化系統(tǒng)還可以對于醫(yī)院檔案管理的各項資源進行合理配置，以利于檔案工作在其功能性上發(fā)揮獨特的優(yōu)勢。

2.2 提高檔案管理人員素質為醫(yī)院檔案管理提供開發(fā)利用的保證

醫(yī)院檔案管理從管理內容上而言，具有綜合性特點，從技術性的角度而言，具有專業(yè)性特點，這就需要檔案管理人員具有較高的職業(yè)素質。一些醫(yī)院的檔案管理人員由辦公室人員擔任，不僅缺乏檔案專業(yè)性知識，而且綜合素質無法滿足檔案管理需要，導致醫(yī)院整體檔案管理水平缺乏活力，呈現出嚴重的滯后性。為了使醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素質能夠跟上時代發(fā)展，醫(yī)院可以制定檔案人員的培訓計劃，并采取多種形式展開，使檔案管理人員可以根據工作需要和自身特點接受專業(yè)培訓、進修學習或者繼續(xù)教育，目的是促進檔案管理知識的更新。此外，檔案管理人員還要深入到臨床一線采集檔案信息，適當地擴展業(yè)務，以提高檔案管理水平。

3 結語

醫(yī)院作為社會醫(yī)療服務機構，以醫(yī)療管理為主，輔助行政管理、人事管理和財務管理工作等，因此醫(yī)院檔案管理屬于是綜合性很強的工作。醫(yī)院的各項活動情況以及工作運行狀況，都在醫(yī)院檔案中有所體現。可見，醫(yī)院檔案管理不僅種類多、覆蓋面廣，而且專業(yè)性強，并具備一定的綜合性。對于這些真實的歷史記錄，進行開發(fā)利用，對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要的作用。

[1]李水連.試論醫(yī)院檔案管理的特點及開發(fā)利用[J].卷宗,2014(2):17－18.

[2]孫小虹,項濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考[J].中國醫(yī)院,2007,11(2):158－159.