Excel在中小企業(yè)會計中的應(yīng)用研究

姚 琳 尚丹梅

一、引言

中小企業(yè)是指在經(jīng)營規(guī)模上較小的企業(yè)，雇用人數(shù)與營業(yè)額皆不大，此類企業(yè)通常是由單一個人或少數(shù)人提供資金組成，因此在經(jīng)營上多半是業(yè)主直接管理而較少受外界干涉。中小企業(yè)通常財務(wù)機構(gòu)簡單或者有些小型企業(yè)不設(shè)置財務(wù)機構(gòu)，財務(wù)管理方面以處理企業(yè)內(nèi)部信息需求以為主，為了降低財務(wù)管理成本無法投入大量資金，企業(yè)內(nèi)的財務(wù)人員普遍素質(zhì)偏低。Excel電子表格作為常用的辦公軟件操作簡便，功能豐富，可以廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)，在工程計算、財務(wù)處理、統(tǒng)計分析、創(chuàng)建圖表及報表制作等方面功能強大。中小企業(yè)由于自身財務(wù)機構(gòu)的特點，在財務(wù)管理上應(yīng)用Excel軟件可以更便捷高效的實現(xiàn)對財務(wù)數(shù)據(jù)的管理及分析。

二、Excel在中小企業(yè)會計應(yīng)用中的優(yōu)勢

（1）作為常用的辦公軟件Excel對系統(tǒng)的軟硬件平臺要求不高，普通的臺式機或筆記本電腦在安裝操作系統(tǒng)后即可支持Excel的運行，相對其它的專業(yè)財務(wù)軟件，硬件設(shè)施投入費用小，也可節(jié)省大筆軟件的購入費用。

（2）Excel與Word、PowerPoint同屬于微軟公司的Office辦公組件，這些辦公軟件操作界面風(fēng)格統(tǒng)一，功能強大，通用性強，簡單易學(xué)，對操作人員要求不高，無需特殊培訓(xùn)就可以完成基本的操作功能。

（3）Excel為用戶提供了大量的函數(shù)，可以幫助用戶準(zhǔn)確快速的完成各種數(shù)據(jù)運算，Excel的數(shù)據(jù)功能進(jìn)一步為用戶提高了匯總、篩選等數(shù)據(jù)分析操作。既滿足了不同工作群體的需要，又可以提高工作效率。

（4）Excel維護(hù)簡單方便，一般電腦用戶可以自行維護(hù)，無需額外的維護(hù)費用。

三、Excel函數(shù)的應(yīng)用

Excel函數(shù)是一些預(yù)定義的程序，用戶通過調(diào)用函數(shù)并設(shè)置參數(shù)按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行程序計算并返回運算結(jié)果。Excel函數(shù)共有11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)和文本函數(shù)，用戶也可以根據(jù)自己的實際情況自己定義函數(shù)?；谶\用財務(wù)函數(shù)中小型企業(yè)的財務(wù)人員可以進(jìn)行對于財務(wù)的一般計算，比如，可以計算凈現(xiàn)值和投資的未來值、確定貸款支付的數(shù)額，還可以對息票和債券的價值進(jìn)行計算。Excel中的財務(wù)函數(shù)一般可以分四大類，即：償還率計算函數(shù)、折舊計算函數(shù)、投資計算函數(shù)、債券和其它的金融函數(shù)，這些函數(shù)都在可以在中小型企業(yè)的財務(wù)分析中起到應(yīng)有的作用。如果會計工作人員能熟練并正確的使用Excel軟件，對數(shù)據(jù)運用財務(wù)函數(shù)進(jìn)行計算并做適當(dāng)數(shù)據(jù)分析，便可以在很在程度上減輕中小企業(yè)會計人員在日常工作中對于數(shù)據(jù)運算及分析工作量，更好為企業(yè)提供數(shù)據(jù)支撐。在Excel 2010中公式-〉庫函數(shù)中可以選擇需要的函數(shù)，在彈出的對話框中設(shè)置相應(yīng)參數(shù)，選擇需要運算的單元格。

四、Excel數(shù)據(jù)分析的應(yīng)用

（1）會計人員可以使用Excel的軟件排序功能，根據(jù)數(shù)據(jù)表里的一個或者是多個數(shù)據(jù)列進(jìn)行升序或降序的排列。排序后的數(shù)據(jù)還可以根據(jù)數(shù)據(jù)的不同分類進(jìn)行分組匯總，進(jìn)行相應(yīng)運算后的數(shù)據(jù)匯總可以分級顯示總結(jié)果或隱藏各分類明細(xì)。在Excel 2010中數(shù)據(jù)-〉排序和篩選中有排序選項，在打開的對話框中設(shè)置排序依據(jù)以及升序、降序。

（2）利用篩選功能可以快速查找所需數(shù)據(jù)。自動篩選可以篩選一個或多個數(shù)據(jù)列，不但可以利用篩選功能控制要顯示的內(nèi)容，而且還能控制要排除的內(nèi)容。既可以基于從列表中做出的選擇進(jìn)行篩選，也可以創(chuàng)建僅用來限定要顯示的數(shù)據(jù)的特定篩選器。如果要篩選數(shù)據(jù)的條件復(fù)雜，可以使用高級篩選功能。在Excel 2010中數(shù)據(jù)-〉排序和篩選中有自動及高級篩選選項。

（3）Excel的數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，是對數(shù)據(jù)的排序、篩選及分類匯總功能的結(jié)合。數(shù)據(jù)透視可以進(jìn)行一些數(shù)據(jù)的計算，并動態(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號、列標(biāo)和頁字段。每一次改變版面布置時，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。當(dāng)原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，數(shù)據(jù)透視表可以自動更新。在Excel 2010中插入-〉表格-〉數(shù)據(jù)透視表，可以插入一個數(shù)據(jù)透視表，按需要選擇頁字段及行列數(shù)據(jù)。

五、Excel的擴展應(yīng)用

（1）數(shù)據(jù)有效性。在會計工作經(jīng)常要保證數(shù)據(jù)輸入的正確性，通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性可以對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上進(jìn)行限制。對于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。這樣就可以依靠系統(tǒng)自動檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，避免錯誤的數(shù)據(jù)錄入。在Excel 2010中數(shù)據(jù)-〉數(shù)據(jù)工具組中，選擇數(shù)據(jù)有效性命令，在彈出的對話框中可以設(shè)置不同數(shù)據(jù)類型，以及數(shù)據(jù)的取值范圍。

（2）數(shù)據(jù)保護(hù)。在會計工作中，除會計工作人員以外，其它的工作人員是不能隨意修改財務(wù)數(shù)據(jù)的。為了對會計文檔進(jìn)行保護(hù)，可以使用EXCEL的文檔保護(hù)功能。在文件-〉信息中，可以選擇用密碼進(jìn)行加密命令，只有密碼正確才能打開工作簿。除此之外，在Excel 2010中還可以單獨保護(hù)工作表和保護(hù)工作簿中的數(shù)據(jù)。在審閱-〉更改中,可以看到相應(yīng)命令，其中保護(hù)工作表是通過密碼設(shè)定訪問權(quán)限，通過用戶指定可以更改的信息，防止其他人員對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行不需要的更改或操作。例如，可以禁止對鎖定的單元格的編輯，或禁止更改文檔格式。保護(hù)工作簿是為了防止對工作簿的結(jié)構(gòu)進(jìn)行不需要的更改，如移動、刪除或添加工作表。

（3）獲取外部數(shù)據(jù)庫。企業(yè)的財務(wù)管理事務(wù)經(jīng)常需要建立分析數(shù)據(jù)庫，EXCEL支持面向多種常用的主流數(shù)據(jù)庫的連接，例如MySQL、Access、Sybase、SQL server和Oracle等等，只要該數(shù)據(jù)庫提供ODBC驅(qū)動就可以，因此應(yīng)用Excel可以比較靈活地對中小企業(yè)的各種數(shù)據(jù)源進(jìn)行專業(yè)分析。安裝及配置好數(shù)據(jù)庫后，在Excel的數(shù)據(jù)菜單中的獲取外部數(shù)據(jù)組中的相應(yīng)命令，在打開的對話框中選擇連接到新數(shù)據(jù)源及數(shù)據(jù)庫的類型，并保存數(shù)據(jù)連接文件，即可看到導(dǎo)入的數(shù)據(jù)信息。

總之，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，Excel在我國中小企業(yè)財務(wù)管理工作中應(yīng)得到廣泛應(yīng)用，在提升財務(wù)人員工作效率的同時還可以提高會計管理水平及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，既能夠給企業(yè)管理者提供詳盡而又準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，又可以幫助管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，更好的為企業(yè)決策服務(wù)，對企業(yè)的良性發(fā)展也可以起到促進(jìn)作用。

[1]孫春臨.Excel在會計中的應(yīng)用研究[J].電腦知識與技術(shù), 2011(2).

[2]薛江蕓.Excel在中小企業(yè)會計工作中的應(yīng)用和創(chuàng)新[J].價值工程,2013(31).