基于外包高校圖書(shū)館編目再思考

顧聲權(quán)

摘 要：高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包是簡(jiǎn)單工作社會(huì)化的管理模式，利用社會(huì)資源把相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，以低成本好資源獲得高效率。該文闡述了高校圖書(shū)館編目外包模式成為發(fā)展趨勢(shì)。探析了高校圖書(shū)館編目外包的優(yōu)勢(shì)，以及存在書(shū)商水平參差不齊對(duì)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的不利影響等問(wèn)題。指出了高校圖書(shū)館編目外包，在充分利用現(xiàn)有條件基礎(chǔ)上，在策略和措施注意整合，只要轉(zhuǎn)變角色把工作重心由實(shí)際操作向外包的質(zhì)量管理評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)移，強(qiáng)化對(duì)書(shū)商的組織協(xié)調(diào)監(jiān)督管理，就能推動(dòng)編目外包的可持續(xù)性發(fā)展，可達(dá)到與書(shū)商雙贏的目的。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館 編目工作 業(yè)務(wù)外包

中圖分類(lèi)號(hào)：G254 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（c）-0180-03

Thinking Cataloging of University Library Based on Outsourcing

Gu Shengquan

（North China Electric Power University，Baoding Heibei，071003，China）

Abstract：This paper expounds the development trend of the cataloging outsourcing mode of university library.The advantages of the cataloging outsourcing and the existing problems are analyzed.Points out that the University Library Cataloging Outsourcing，in the full use of the existing conditions based on，in strategies and measures to integrate，can achieve a win-win situation with the bookseller.

Key Words：University Library；Cataloging Work；Business Outsourcing

高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包是簡(jiǎn)單工作社會(huì)化的管理模式，利用社會(huì)資源把相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，以低成本好資源獲得高效率。高校圖書(shū)館管理面臨兩個(gè)問(wèn)題，人員編制緊張與工作范疇擴(kuò)充，將部分業(yè)務(wù)外包成為趨勢(shì)。高校圖書(shū)館硬件不斷改善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，管理成本加大資源建設(shè)成為發(fā)展目標(biāo)，業(yè)務(wù)外包給社會(huì)化專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)成為現(xiàn)有條件下的必然選擇。

高校圖書(shū)館編目外包是借助書(shū)商力量，將館內(nèi)編目業(yè)務(wù)委托給從事分編的機(jī)構(gòu)，并把初級(jí)加工業(yè)務(wù)（貼書(shū)標(biāo)等）承包出去，使新書(shū)到館后直接上架借閱。這是發(fā)展趨勢(shì)，體現(xiàn)了高校圖書(shū)館現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略理念，達(dá)到降低成本提高效率的管理境界。編目外包把編目的大部分業(yè)務(wù)交由書(shū)商完成，自身主要從事審校及維護(hù)工作，從而降低成本節(jié)約人力。編目外包雖然提高效率，減少新書(shū)積壓，但因各書(shū)商的數(shù)據(jù)質(zhì)量、加工服務(wù)參差不齊，外包質(zhì)量遭到質(zhì)疑，可能會(huì)影響?zhàn)^藏體系，不利于高校圖書(shū)館數(shù)據(jù)建設(shè)，探討編目外包的組織協(xié)調(diào)質(zhì)量控制成為課題。

1 現(xiàn)狀

1.1 起因

編目外包是高校圖書(shū)館在新形勢(shì)下的內(nèi)在需求，工作量激增采編任務(wù)繁重，專(zhuān)業(yè)人員短缺新書(shū)加工滯后，影響讀者利用，使得高校圖書(shū)館迫切尋求外援，編目外包滿(mǎn)足了高校圖書(shū)館的需要。館配圖書(shū)納入招標(biāo)體系，書(shū)商為獲取市場(chǎng)提供編目外包服務(wù)，不斷創(chuàng)新提供增值占領(lǐng)空間，編目外包是書(shū)商競(jìng)爭(zhēng)策略。

高校圖書(shū)館編目的規(guī)范自動(dòng)化是外包的技術(shù)背景，編目工作數(shù)字化發(fā)展為編目外包提供技術(shù)性可能。Calis 聯(lián)合編目中心的發(fā)展，高校圖書(shū)館和書(shū)商都成為其會(huì)員，可以共建共享書(shū)目數(shù)據(jù)，會(huì)員們?cè)絹?lái)越多地使用聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)，下載數(shù)據(jù)后簡(jiǎn)單編修，節(jié)約了時(shí)間與成本獲得效益。普通的高校圖書(shū)館原始編目概率很低，為編目外包提供了技術(shù)支撐，書(shū)商從事編目工作成為可能。

高校圖書(shū)館采購(gòu)圖書(shū)，接受書(shū)商編目外包服務(wù)，穩(wěn)定合作保證其服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，減少負(fù)擔(dān)加快速度，提高利用率。編目外包使高校圖書(shū)館得到實(shí)惠服務(wù)，可對(duì)人員及業(yè)務(wù)配置重新整合，繼而降低成本節(jié)約人力，為讀者提供更深層次的服務(wù)。高校圖書(shū)館提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，可全面提升服務(wù)質(zhì)量管理水平，真正實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，保持其持續(xù)穩(wěn)定健康的發(fā)展。

1.2 問(wèn)題

1.2.1 數(shù)據(jù)

分編外包由書(shū)商參予，要求提供Calis數(shù)據(jù)直接套錄，暫時(shí)無(wú)法查到的書(shū)商按Calis標(biāo)準(zhǔn)自行編制數(shù)據(jù)。由于專(zhuān)業(yè)水平差異，及對(duì)編目條例和使用規(guī)則掌握理解不同，導(dǎo)致書(shū)商提供數(shù)據(jù)有質(zhì)量差異。部分著錄項(xiàng)不完整，缺少主要字段如606主題、690分類(lèi)等；還有的出現(xiàn)分類(lèi)錯(cuò)誤，導(dǎo)致分編數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，直接影響檢索的查全查準(zhǔn)率，更影響文獻(xiàn)資源共享。

高校圖書(shū)館把其圖書(shū)分編體系告知書(shū)商，因承接編目外包的書(shū)商業(yè)務(wù)多流動(dòng)性大，其它各館數(shù)據(jù)加工要求各不相同，會(huì)出現(xiàn)偏差，而書(shū)商不知如何靠位，常將新書(shū)一分到底，造成上架及排架困難，也可能因數(shù)據(jù)查重疏忽，出現(xiàn)異書(shū)同號(hào)或異號(hào)同書(shū)的現(xiàn)象，使圖書(shū)館藏書(shū)的信息不精確。

1.2.2 質(zhì)量

分編業(yè)務(wù)重點(diǎn)是索書(shū)號(hào)，其由分類(lèi)號(hào)加著者號(hào)及輔助區(qū)分號(hào)組成，為保證著者號(hào)的有序性查重是關(guān)健，是控制編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的手段。書(shū)商片面追求速度，查重難以細(xì)致精確，造成重復(fù)著錄增加數(shù)據(jù)量，使重號(hào)跳號(hào)現(xiàn)象產(chǎn)生，導(dǎo)致號(hào)庫(kù)亂序現(xiàn)象。

編目業(yè)務(wù)很多字段要求手動(dòng)完成（如文獻(xiàn)著錄主題標(biāo)引），書(shū)商因認(rèn)知水平不同，認(rèn)定文獻(xiàn)信息模糊導(dǎo)致人為錯(cuò)誤。編制數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，出現(xiàn)遺漏重要號(hào)點(diǎn)，在主要著錄字段出現(xiàn)錯(cuò)誤。如叢書(shū)分編，同套叢書(shū)若使用不同分類(lèi)號(hào)，會(huì)有檢索障礙。為方便讀者，叢書(shū)分編同套叢書(shū)要使用同一分類(lèi)號(hào)，編目外包仔細(xì)審核圖書(shū)的分編，確保數(shù)據(jù)有效準(zhǔn)確，提高文獻(xiàn)利用率。

1.2.3 差錯(cuò)

書(shū)商編目外包對(duì)圖書(shū)分類(lèi)、文獻(xiàn)編目、Marc著錄規(guī)則等基本規(guī)則掌握不扎實(shí)，在編目中常會(huì)出現(xiàn)下列差錯(cuò)。

第一，書(shū)商承擔(dān)編目外包面對(duì)各館復(fù)雜規(guī)則茫然，出現(xiàn)查重不嚴(yán)加區(qū)分號(hào)不一致，或不符合區(qū)分號(hào)規(guī)則又或區(qū)分號(hào)前后不一致等問(wèn)題，容易使索書(shū)號(hào)排序混亂影響檢索的唯一性。

第二，書(shū)商主題標(biāo)引深度不足，選詞不夠?qū)Ｖ福绕湓谧鲈帟r(shí)，不能熟練使用主題詞表選詞，當(dāng)詞表中沒(méi)有相應(yīng)專(zhuān)指主題詞時(shí)，不會(huì)使用組配標(biāo)引、上位敘詞標(biāo)引、靠詞標(biāo)引，影響查準(zhǔn)率。

第三，書(shū)商出現(xiàn)規(guī)范控制名稱(chēng)標(biāo)目與主題標(biāo)目規(guī)范名稱(chēng)不相符的情況，最突出的現(xiàn)象是境外責(zé)任者譯名不統(tǒng)一，直接影響數(shù)據(jù)使用效果，給館際書(shū)目數(shù)據(jù)共享交換造成困難。

第四，書(shū)商遇到一種圖書(shū)涉及多個(gè)主題時(shí)，無(wú)法根據(jù)該館特情選擇主要分類(lèi)號(hào)，處理多卷書(shū)或叢書(shū)時(shí)，無(wú)法判斷是分散著錄還是集中著錄等等，導(dǎo)致館藏書(shū)目數(shù)據(jù)凌亂，不便統(tǒng)一檢索共享。

第五，書(shū)商實(shí)行量化管理，會(huì)出現(xiàn)只求數(shù)量不顧質(zhì)量的問(wèn)題，錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)字或漏字以及價(jià)格錯(cuò)誤等低級(jí)錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)查重，又因查重不準(zhǔn)，使之出現(xiàn)重號(hào)或異號(hào)。還有些書(shū)因無(wú)套錄數(shù)據(jù)，其參照CIP數(shù)據(jù)著錄，很難達(dá)到具體要求，出現(xiàn)分類(lèi)不正確和著錄不準(zhǔn)確及與館藏不匹配問(wèn)題。

2 策略

2.1 認(rèn)識(shí)

高校圖書(shū)館編目外包是發(fā)展趨勢(shì)，其質(zhì)量應(yīng)采取有限包容，因編目本身就是主觀(guān)產(chǎn)物，可從不同角度對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容主題揭示，而不同角度都沒(méi)錯(cuò)，可分主次之別。不同分類(lèi)多時(shí)并沒(méi)有對(duì)錯(cuò)之分，若對(duì)編目過(guò)于吹毛求疵，無(wú)異于鉆牛角尖。業(yè)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)編目的復(fù)雜性就有不同的看法，多數(shù)認(rèn)為從工具學(xué)角度來(lái)看，分類(lèi)編目的技術(shù)方法都不過(guò)是圖書(shū)館業(yè)務(wù)的普通工具，其只有眾人得而用之才具有真正效用。檢索利用圖書(shū)館可有多個(gè)檢索入口，分類(lèi)編目只是重要入口之一，而其它檢索途徑也廣為讀者使用。究其實(shí)圖書(shū)館分類(lèi)編目其學(xué)術(shù)性意義遠(yuǎn)大于其實(shí)踐性意義，在確保能正確標(biāo)引圖書(shū)的前提下，高校圖書(shū)館可對(duì)外包書(shū)商提供的編目數(shù)據(jù)有更大限度的包容。

2.2 準(zhǔn)備

2.2.1 招標(biāo)

高校圖書(shū)館要制定編目外包策略，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制確定中標(biāo)書(shū)商合理性，盡量保持書(shū)商穩(wěn)定，招標(biāo)時(shí)科學(xué)評(píng)估書(shū)商，選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)服務(wù)水平高的書(shū)商，外包服務(wù)在競(jìng)爭(zhēng)中減少風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)先考慮委托良好服務(wù)的書(shū)商。高校圖書(shū)館要做好外包前的準(zhǔn)備工作，選擇合適的書(shū)商調(diào)研，共同探索外包模式。主要考慮選擇具有，能夠信任易于溝通、人員素質(zhì)較高、管理機(jī)制健全、確立保障工作目標(biāo)等條件的書(shū)商。外包前還要做充分準(zhǔn)備，去兄弟圖書(shū)館進(jìn)行考察調(diào)研，了解相關(guān)公司的資質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍。

高校圖書(shū)館選擇書(shū)商談判，先期準(zhǔn)備該館資料，盡力詳細(xì)實(shí)包括概況內(nèi)容要求等，也要嚴(yán)審對(duì)方資料，如：資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、運(yùn)營(yíng)情況和市場(chǎng)報(bào)價(jià)等。編目外包選擇書(shū)商要正規(guī)，選擇正確就避免偷工減料應(yīng)付了事的現(xiàn)象，把貼書(shū)標(biāo)等簡(jiǎn)單事務(wù)交其完成，節(jié)省成本費(fèi)用。有技術(shù)含量的工作使用書(shū)商與該館相結(jié)合，根據(jù)實(shí)際情況加區(qū)分號(hào)，編輯館藏字段分配。

2.2.2 細(xì)則

高校圖書(shū)館加強(qiáng)編目外包規(guī)范性，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，編目加工要制定科學(xué)的工作流程，校審書(shū)商導(dǎo)入數(shù)據(jù)，有疑問(wèn)及時(shí)聯(lián)系，確認(rèn)糾錯(cuò)嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量，及時(shí)要求修訂外包數(shù)據(jù)不符之處。因書(shū)商提供的Marc數(shù)據(jù)常有差錯(cuò)率，要精心檢查、糾正和校對(duì)外包數(shù)據(jù)的字段，以確保編目數(shù)據(jù)的正確性。

高校圖書(shū)館要制定周密的工作流程和實(shí)施細(xì)則，確定好工作內(nèi)容區(qū)域管理等，理順管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，建立順暢的業(yè)務(wù)溝通機(jī)制，其內(nèi)容要具有系統(tǒng)性和可持續(xù)性，業(yè)務(wù)流程制度要不斷完善細(xì)化。高校圖書(shū)館分編細(xì)則具有差異性，都有自身延續(xù)的館藏體系，如：新書(shū)歸類(lèi)、著者號(hào)選取、著錄項(xiàng)詳細(xì)要求等，需要較強(qiáng)的實(shí)踐積累，要求人員傳承穩(wěn)定。與書(shū)商合作要盡量保持穩(wěn)定，減少變更保持編目相對(duì)穩(wěn)定。高校圖書(shū)館探索編目外包模式可通過(guò)制定嚴(yán)格的合同及詳盡的編目細(xì)則，建立溝通機(jī)制實(shí)時(shí)指導(dǎo)，建立審核驗(yàn)收體系，完善綜合考評(píng)等手段約束書(shū)商，達(dá)到控制編目質(zhì)量的目的。

2.2.3 培訓(xùn)

高校圖書(shū)館要對(duì)書(shū)商的編目人員培訓(xùn)，用招標(biāo)協(xié)議規(guī)定其人員相對(duì)穩(wěn)定，對(duì)書(shū)商編目人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，將數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率降到最低。書(shū)商編目人員都具備一定編目知識(shí)，熟悉Calis著錄細(xì)則，但對(duì)該館的編目系統(tǒng)及編目細(xì)則還需培訓(xùn)。對(duì)編目數(shù)據(jù)的審核也能發(fā)現(xiàn)其失誤之處，及時(shí)溝通強(qiáng)化前期培訓(xùn)避免同類(lèi)錯(cuò)誤的發(fā)生。

高校圖書(shū)館要提高書(shū)商編目外包的技術(shù)水平，其數(shù)據(jù)分編的技術(shù)水平、對(duì)編目工作相關(guān)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知能力及其執(zhí)行力度都會(huì)對(duì)書(shū)目數(shù)據(jù)分編的質(zhì)量產(chǎn)生影響。書(shū)商編目人員要熟練掌握?qǐng)D書(shū)分類(lèi)法、主題詞表、機(jī)讀目錄格式等各種不同的編目原則，具有文獻(xiàn)分析能力，計(jì)算機(jī)操作能力。當(dāng)前各學(xué)科相互交叉滲透，不斷涌現(xiàn)新學(xué)科新知識(shí)，使圖書(shū)分編難度越來(lái)越大，就要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)，增強(qiáng)自身能力水平。

2.3 考核

2.3.1 來(lái)源

高校圖書(shū)館認(rèn)同Calis系統(tǒng)，要求書(shū)商提供編目數(shù)據(jù)優(yōu)先選擇Calis數(shù)據(jù)。書(shū)商提供的編目數(shù)據(jù)主要來(lái)源于各種聯(lián)機(jī)編目中心，也有根據(jù)CIP數(shù)據(jù)補(bǔ)充修改而成，通常使用范圍廣的編目中心，其數(shù)據(jù)質(zhì)量越好更新速度快。Calis作為高校系統(tǒng)的聯(lián)機(jī)編目中心，其數(shù)據(jù)最符合高校圖書(shū)館的使用要求，書(shū)商在這些聯(lián)機(jī)編目中心都沒(méi)找所需數(shù)據(jù)時(shí)，才認(rèn)可其按Calis標(biāo)準(zhǔn)自主著錄，要從嚴(yán)審校非Calis來(lái)源數(shù)據(jù)。

2.3.2 檢查

高校圖書(shū)館編目外包實(shí)行數(shù)據(jù)驗(yàn)收審核管理，該館編目人員解脫于事務(wù)性工作，但僅依賴(lài)協(xié)議和質(zhì)量要求還不能保障書(shū)目質(zhì)量，該館編目人員必須承擔(dān)質(zhì)量控制責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)控外包質(zhì)量，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收審核控制。對(duì)書(shū)商的書(shū)目信息從編目數(shù)據(jù)中抽取隨機(jī)字段檢查，該館編目人員在系統(tǒng)中驗(yàn)收時(shí)要嚴(yán)格核對(duì)訂購(gòu)信息中的各個(gè)字段，驗(yàn)收訂購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)審核，完成后交由編目。編目審核具體包括文獻(xiàn)著錄是否標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、是否嚴(yán)格遵守該館的著錄細(xì)則對(duì)有關(guān)圖書(shū)進(jìn)行細(xì)分、復(fù)本是否漏查、不同出版社出版的同種圖書(shū)所取的分類(lèi)號(hào)是否前后一致、分類(lèi)號(hào)是否按照該館的編目細(xì)則進(jìn)行選取、是否符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。

高校圖書(shū)館編目外包采用書(shū)商派遣編目人員到館分編著錄方式，對(duì)其工作根據(jù)該館細(xì)則監(jiān)管與質(zhì)量控制，對(duì)每一道工序進(jìn)行實(shí)際審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決，避免遺留返工。保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，使采購(gòu)新書(shū)更快上架借閱，把質(zhì)量管理與審核貫穿于編目業(yè)務(wù)外包實(shí)施的全過(guò)程。

2.3.3 合作

高校圖書(shū)館與書(shū)商的合作模式應(yīng)該是參與式的，比如：館方向書(shū)商提出員工管理和培訓(xùn)等方面的建議，向其編目人員征集對(duì)圖書(shū)館建設(shè)方面的意見(jiàn)建議。為增強(qiáng)書(shū)商員工的歸屬感，館還邀請(qǐng)其參加業(yè)余活動(dòng)和評(píng)選活動(dòng)等。

高校圖書(shū)館編目外包是大勢(shì)所趨，能最大限度地利用外部資源，實(shí)現(xiàn)科學(xué)專(zhuān)業(yè)化管理目標(biāo)，節(jié)約勞動(dòng)力資源，降低成本提高效率，使之集中精力開(kāi)發(fā)深層次服務(wù)，有效完成核心目標(biāo)任務(wù)。編目外包成為普遍現(xiàn)象，編目人員認(rèn)真審核館藏?cái)?shù)據(jù)，熟練掌握文獻(xiàn)著錄、主題標(biāo)引和分類(lèi)標(biāo)引的格式規(guī)范，運(yùn)用編目軟件有效解決問(wèn)題，強(qiáng)化編目外包的目標(biāo)。

3 結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館編目外包已成為業(yè)務(wù)發(fā)展的必然，雖然存在書(shū)商水平參差不齊對(duì)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的不利影響等問(wèn)題，只要轉(zhuǎn)變角色把工作重心由實(shí)際操作向外包的質(zhì)量管理評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)移，強(qiáng)化對(duì)書(shū)商的組織協(xié)調(diào)監(jiān)督管理，就能推動(dòng)編目外包的可持續(xù)性發(fā)展達(dá)到雙贏局面。

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