關(guān)于加強電力企業(yè)檔案管理工作的思考

劉海濤

（廣西桂冠電力股份有限公司大化水力發(fā)電總廠，廣西 大化 530800）

關(guān)于加強電力企業(yè)檔案管理工作的思考

劉海濤

（廣西桂冠電力股份有限公司大化水力發(fā)電總廠，廣西 大化 530800）

檔案工作的基本性質(zhì)是專業(yè)性、服務(wù)性與機要性，并且具有重要的憑證價值與參考價值，因此對于檔案管理工作的規(guī)范化有較高要求。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范化的方法已經(jīng)無法適應(yīng)發(fā)展需求，將對新形勢下檔案管理工作的相關(guān)問題展開探究。

電力企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新方法

檔案的基本特點是職能性、原始性、價值性，對一個單位的發(fā)展具有重要作用，但是在電力企業(yè)檔案管理工作往往繁瑣復(fù)雜且不受人重視，在這樣的發(fā)展背景下往往會導(dǎo)致檔案管理混亂，無法發(fā)揮其最大作用，損害單位利益。雖然在平時的工作中，檔案管理工作很容易被人們所忽略，但是檔案管理工作的發(fā)展也要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規(guī)范化制度化水平。

1　檔案管理規(guī)范化發(fā)展現(xiàn)狀

1.1信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

文檔管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，當(dāng)今有些電力企業(yè)所運用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來，但是依然存在許多問題。首先，硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件；其次，軟件設(shè)施，主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴(yán)重破壞了檔案管理的規(guī)范化。檔案管理信息化是決定檔案工作規(guī)范化水平的重要因素，如果信息化建設(shè)不完善，那么必定會影響檔案管理規(guī)范化的進程從而跟不上企業(yè)與社會發(fā)展步伐，這些問題都可劃歸為信息化管理滯后，而這種滯后性則嚴(yán)重影響了規(guī)范化的發(fā)展。

1.2管理系統(tǒng)不完善

在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化落實到位。檔案管理工作需要嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今電力企業(yè)檔案管理工作中規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與工作制度并不完善。首先，由于部分企業(yè)對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，直接影響后期對檔案的利用效果；其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯誤也不一定能被及時發(fā)現(xiàn)。這樣的管理系統(tǒng)，不僅不能為檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化提供保障，也會導(dǎo)致相關(guān)人員在展開檔案管理工作時不夠積極，工作效率低下且工作質(zhì)量不高的問題，不能及時高效的為單位的工作需要提供幫助。

1.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

新形勢下組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在電力企業(yè)中檔案管理工作經(jīng)常不被管理層所重視，大家把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。此外，在檔案管理工作中，檔案管理人員的自身素質(zhì)欠佳，隨著檔案管理模式的不斷更新，尤其是各類現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的深入應(yīng)用，部分管理人員不具備很好的信息技術(shù)水平，尤其是對于計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)的管理軟件的操作并不熟悉，即對于各種現(xiàn)代化技術(shù)的使用還不夠嫻熟，許多檔案管理人員的專業(yè)化水平也有待提升。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求還是比較高的，特別是在當(dāng)前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業(yè)能力也要隨之提升，而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。

2　解決檔案管理規(guī)范化問題措施

2.1加快檔案管理信息化進程

首先要做的是將檔案信息化的相關(guān)設(shè)備配備齊全，如配置電腦、掃描儀、照相機、攝像機、速印機等；同時，也應(yīng)當(dāng)加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入，應(yīng)當(dāng)將辦公、閱覽、庫房分開。其次是軟件設(shè)施，軟件起點要高，并且應(yīng)當(dāng)便于掌握。在具備以上兩點后，我們就應(yīng)當(dāng)研究如何利用硬件與軟件來為檔案管理規(guī)范化提供服務(wù)，首先應(yīng)當(dāng)加強基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證質(zhì)量，在進行分類時要針對不同文件用不同的關(guān)鍵詞進行標(biāo)明，打牢信息化基礎(chǔ)。同時，在新形勢下應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點，強調(diào)信息化，如可以在網(wǎng)上發(fā)布一般文件、工作動態(tài)、信息簡報、工作安排等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、編目等工作。其次，不斷完善多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集和入庫，不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源；同時，也應(yīng)當(dāng)汲取先進的信息化、規(guī)范化的檔案管理方法，加大對檔案管理的資金投入。

2.2完善檔案管理工作的管理體制

沒有體制的管理，就無紀(jì)律可言，會出現(xiàn)檔案混亂等問題，嚴(yán)重影響檔案管理的規(guī)范化。完善管理體制首先應(yīng)當(dāng)提高管理層對檔案管理的重視度；其次，在管理體制中也應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定檔案管理工作的具體流程，將每一個流程中需要完成的工作進行細化，并且應(yīng)當(dāng)對相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容也進行明確的劃分，保證工作能夠細致規(guī)范的進行。在這些完成以后，也要建立相應(yīng)的監(jiān)督體系，監(jiān)督體系不必投入過大人力，監(jiān)督體系可以是管理高層也可以是檔案的使用者，這將能夠保障檔案管理工作更為高效且規(guī)范的展開。

2.3提升相關(guān)工作人員素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展，對相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的要求也會越來越高，雖然是電力企業(yè)，但是也不應(yīng)當(dāng)忽視對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，通過專業(yè)化的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識與操作技能；同時，也要加強其對信息化技術(shù)的熟悉程度，以不斷適應(yīng)社會發(fā)展。盡管檔案管理工作相對枯燥乏味，但是工作人員也應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新精神，不同行業(yè)的不同檔案有其自身特點，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己工作內(nèi)容的實際情況，可以在大方向上做出一些小小的創(chuàng)新以使工作質(zhì)量與效率能夠更高。

3　檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案管理對電力企業(yè)的發(fā)展而言有著重要的意義，這些檔案中包含著單位過去發(fā)展的很多重要節(jié)點，通過強化對檔案的管理不僅能夠從中汲取經(jīng)驗也能夠不斷提高認識水平，為決策提供幫助。而且文檔中往往記錄著比較隱秘且重要的內(nèi)部信息，這些內(nèi)部信息往往不能泄露，但是如果檔案管理不規(guī)范化，很有可能導(dǎo)致這些信息的泄露，為單位帶來巨大損失。

4　結(jié)　語

目前，我國的電力工程行業(yè)已在不斷的壯大，傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案的管理模式已經(jīng)遠遠不能夠適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展。因此，在今后的電力企業(yè)檔案的管理工作中，首先，要做到與時俱進，采用新的電力企業(yè)檔案的管理模式；其次，電力企業(yè)檔案管理工作人員要不斷的提高自身的基本素質(zhì)，并且在電力企業(yè)檔案管理工作中也要不斷的總結(jié)經(jīng)驗；最后，我國可以借鑒外國的電力企業(yè)檔案的管理模式，以促進我國電力企業(yè)的快速發(fā)展。

主要參考文獻

［1］劉軍新.形勢下電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與對策研究［J］.山東大學(xué)學(xué)報，2011（9）.

［2］陳瑞遠.淺談新時期電力企業(yè)檔案管理工作［J］.北京電力高等專科學(xué)校學(xué)報，2010（5）.

［3］齊傳新.淺談加強電力企業(yè)檔案管理工作的若干思考［J］.理論學(xué)習(xí)，2010（11）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.142

G271

A

1673-0194（2015）02-0198-02

2014-12-18