電子檔案管理中存在的不足及改善策略

林 愉

(福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司，福州 350008)

進入新世紀(jì)，電子信息技術(shù)的發(fā)展不可謂不迅猛，辦公自動化水平快速提高，對文件信息的管理模式也從原先的利用紙筆進行記錄到現(xiàn)在通過電子檔案完成信息的處理和保管。目前，電子信息技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)，國家在進行一些大型水利工程建設(shè)時，需要進行大量數(shù)據(jù)、信息的記錄、存儲、管理工作，顯然通過紙筆完成這方面工作已跟不上時代腳步，在一定程度上影響工程進度，文檔的電子信息化勢在必行。不過電子文檔和傳統(tǒng)文檔一樣需要人工錄入，管理，處置，這三個步驟都不可省。檔案部門全權(quán)負責(zé)電子檔的管理工作，這就需要加快檔案部門進行管理模式的改革，加快電子信息化，辦公自動化進程。筆者就水利部門電子信息化中電子檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀與問題以及進一步改善策略進行分析。

1 水利電子文件檔案管理的特點

水利電子文檔是指在水利工作中，通過電腦等辦公設(shè)備創(chuàng)建并儲存的相關(guān)資料，包括電子文檔，電子表格，電子工程圖等，電子文檔管理有四大特點。

第一，水利電子文檔并非通過傳統(tǒng)的紙筆進行記錄，必須通過計算機等辦公設(shè)備才能進行存儲、瀏覽、刪改、使用。水利電子文檔只有在滿足基本條件的情況下（數(shù)據(jù)庫錄入等），工作人員才能夠通過鍵入檔案號，查詢到對應(yīng)的文檔進行瀏覽。

第二，水利電子檔案管理操作直接在電腦等辦公設(shè)備上進行。在進行水利工程建設(shè)完成后，可以在電腦上進行相關(guān)電子檔的歸檔操作，把不同的檔案、信息歸類到不同的目錄下，并進行檔案號標(biāo)記，設(shè)置幾級目錄，二級目錄在一級目錄之下，檔案號（工程代號）標(biāo)記在目錄之下方便工作人員進入數(shù)據(jù)庫，查找調(diào)閱。

第三，水利電子檔案管理不受地域和時間的限制，可以實現(xiàn)共享。水利電子文檔具有共享的特性，若檔案管理人員擁有一級管理權(quán)限，只需知道文件名稱，并進行共享，那么同凡是在同一網(wǎng)段的電腦都可以進行該文件的查詢，并對查找到與其相關(guān)的其他一些文件，檔案管理人員的工作量相應(yīng)也隨之減少。

第四，水利電子文檔管理在理論上不需要很大的操作空間，只要能夠放置下必須的辦公設(shè)備以及工作人員的辦公空間就可以，但對環(huán)境的其他方面要求比較高，溫度、防磁等有一定規(guī)范。電腦、打印機等硬件設(shè)備對環(huán)境有一定的要求，例如，溫度應(yīng)該盡量不低于17℃，不高于20℃，而濕度則最好不要低于35℃，也不要高于40℃，另外，還要有比較好的防塵和防火措施，以保障水利電子文檔能得到妥善保管不被遺失。

2 水利電子檔案管理在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

筆者就現(xiàn)在的情況進行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

2.1 硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2.2 電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費了。

2.3 存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

2.4 出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人代寫的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

3 提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點。

3.1 加強對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

3.2 加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。

其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強硬件設(shè)施能促進水利部門檔案信息化建設(shè)。

其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3.3 必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。

3.4 加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實施強力處罰。

3.5 確保真實性與原始性

電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)，所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關(guān)人員弄虛作假和以權(quán)謀私，歸檔時要有負責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

4 結(jié) 語

電子檔案是隨著電子信息化技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的檔案應(yīng)用形式，由于我國檔案管理電子信息化時間并不長，相應(yīng)的管理方式尚待完善，給日常電子檔案管理提出了巨大挑戰(zhàn)，也同時為我國電子檔案提供了創(chuàng)新和發(fā)展的機會，但在實際工作中遇到的問題就需要相關(guān)管理人員進行有效研究，并且提出改善合理手段，最終實現(xiàn)現(xiàn)代電子檔案管理的優(yōu)化和升級。

［1］蔡國慶.淺談電子檔案管理［J］.黑河學(xué)刊,2014(3).

［2］馬仁杰,劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策［J］.檔案學(xué)通訊,2012(3).