新時(shí)期高校檔案收集工作的方法和途徑研究

秦周旋

（山東體育學(xué)院　山東 濟(jì)南 250102）

新時(shí)期高校檔案收集工作的方法和途徑研究

秦周旋

（山東體育學(xué)院山東 濟(jì)南 250102）

新時(shí)期的高校建設(shè)對于高校檔案建設(shè)工作越發(fā)重視。收集工作作為檔案工作的開端更應(yīng)被格外重視。本文淺略分析下新時(shí)期高校檔案收集工作的方法和途徑，希望為廣大高校檔案工作者提供參考。

高校；檔案收集；方法與途徑

檔案收集工作對于整個(gè)高校檔案工作都具有重要的意義，特別是隨著高校擴(kuò)招，高校社會(huì)化改革，新型專業(yè)不斷增加等形勢下，高校的檔案收集工作成為了高校管理工作中的重點(diǎn)。因此新時(shí)期的高校檔案收集工作更需要注重方法和途徑，才能對檔案工作更有幫助。

一、新時(shí)期高校檔案收集工作的重要性

從檔案工作的開展流程以及方式可以知道新時(shí)期高校檔案收集工作就是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和開端。如果沒有前期的檔案收集過程，那么剩下的檔案工作也無從做起。

對于新時(shí)期的檔案工作來講，它不僅復(fù)雜，而且還特別繁瑣。良好的檔案收集前期工作可能就為整個(gè)高校檔案工作提供了良好的開端，也就保證了檔案工作已經(jīng)成功了一半。所以高校檔案收集工作不僅可以提升檔案工作的質(zhì)量，而且還能大大提高高校檔案工作的效率，保證整個(gè)高校檔案工作順利﹑快捷進(jìn)行。其次檔案收集是將散亂的文件資料向有序的檔案信息轉(zhuǎn)化的前提條件。任何不成體系的信息都不能稱之為檔案，檔案管理就是將無序的信息有序化﹑規(guī)律化。如果沒有前期的檔案收集工作，那么怎會(huì)有后續(xù)的信息變成檔案呢？又怎會(huì)有檔案信息呈現(xiàn)在世人面前呢？所以檔案收集工作對于新時(shí)期高校檔案工作至關(guān)重要。另外檔案工作最終目的就是依托優(yōu)質(zhì)的檔案信息為需求者提供最全面﹑快捷的信息服務(wù)。所以檔案收集工作關(guān)系到檔案資料的豐富程度，也就是高校檔案館文獻(xiàn)藏量。

二、新時(shí)期高校檔案收集工作的方法和途徑

（一）定期收集，明確責(zé)任

高校在檔案收集方面與其它部門的收集工作既有不同，但又存在共性。高?？梢砸罁?jù)《檔案法》以及《普通高校檔案管理規(guī)范》對高校檔案收集工作做進(jìn)一步指導(dǎo)和規(guī)范，尋找出一條針對自身有利的檔案收集方法。對于一般的檔案收集工作要做到定期收集，明確職責(zé)，這樣才能保證檔案收集的連貫性以及專業(yè)性。具體做法就是在每次檔案資料使用和產(chǎn)生的過程中，必須實(shí)行誰使用，誰管理，定時(shí)用，定時(shí)歸的辦法，將高校檔案信息由產(chǎn)生和形成的部門嚴(yán)格按照規(guī)定的檔案歸檔制度實(shí)行，在具體的時(shí)間將檔案信息移交到指定地點(diǎn)。對于這種方法，必須注意檔案收集過程中哪些材料必須歸檔，哪些材料歸放在哪些地方。還有就是明確檔案工作中各部門聯(lián)系方式以及職責(zé)，確保每次收集的檔案能夠在規(guī)定時(shí)間送至規(guī)定的地點(diǎn)。最后還需要確定檔案收集的時(shí)間界限以及收集檔案資料的流程與手續(xù)。

（二）收集關(guān)鍵，有輕有重

在新時(shí)期的高校檔案收集過程中要避免沒有主次，不分輕重。這樣很容易造成檔案收集工作混亂，以及收集信息不全面或者質(zhì)量比較低。為了避免這種混沌的局面，高校檔案收集過程應(yīng)該抓住關(guān)鍵，順便將次要信息一網(wǎng)打盡。在檔案信息比較關(guān)鍵的部門需要制定專門的手機(jī)方案，確保收集過程不遺漏所有信息。對于教育類檔案信息需要去教務(wù)處﹑各院﹑各系﹑科研單位進(jìn)行針對性的信息收集；而對于一些次要的信息收集工作例如院里每個(gè)月組織的院系活動(dòng)﹑學(xué)生團(tuán)體組織的民間活動(dòng)等信息的收集則應(yīng)該是隨時(shí)關(guān)注，但不過分處置。這樣可以做到重點(diǎn)收集重點(diǎn)信息，粗放型收集次要信息。避免檔案信息收集不分主次，還能在信息收集過程中將所有信息全面收集。

（三）努力收集，廣交校友

面對學(xué)校檔案信息復(fù)雜而且繁多的局面，檔案收集工作者更應(yīng)該努力做好檔案信息收集工作，認(rèn)真履行收集義務(wù)，用最好的檔案資料和服務(wù)精神獲得來自學(xué)校和社會(huì)群體的認(rèn)可和支持。借此增加他們的檔案意識(shí)，為檔案收集工作提供有利幫助。為了避免一些重要的檔案信息落在私人手中，不能第一時(shí)間收集整理，對于檔案收集工作者而言還需要在高校的每個(gè)職能部門廣交朋友，爭取得到他們的理解和幫助，盡可能避免一些有價(jià)值的“賬外”檔案資料遺失或損壞。確保檔案資料的收集更加全面和完整。

三、結(jié)束語

新時(shí)期的高校檔案收集工作對高校檔案工作提出了更高的要求。找到更好的方法和途徑做好高校檔案收集工作，對于檔案工作至關(guān)重要。

[1]任桂淑,李進(jìn)宅.淺談如何做好高校檔案收集工作[J].大眾文藝，2011,03:232.

[2]梁海燕.淺談高校檔案的收集[J].內(nèi)蒙古民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2010,03:167-168.

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秦周旋（1987-），女，山東新泰，山東體育學(xué)院，助理管理員，體育碩士。