檔案管理創(chuàng)新模式初探

荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院　王冬梅

檔案管理創(chuàng)新模式初探

荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院王冬梅

摘要：本文就檔案管理創(chuàng)新模式研究論題,對檔案的概念作了概述；指出了管理模式特點；闡明了現(xiàn)行檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題；論述了加強檔案管理模式創(chuàng)新的措施。

關(guān)健詞：檔案管理；特點；創(chuàng)新模式

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）04-0156-01

檔案對于任何個人以及單位組織而言,是記錄其參加社會活動所產(chǎn)生的原始文件資料。因此,強化檔案管理工作,是當(dāng)前社會環(huán)境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施,從實際情況出發(fā),改變服務(wù)模式,以期能夠更好的符合個人以及機關(guān)單位對檔案管理工作的迫切要求。檔案工作在企事業(yè)單位中是一項必要的管理工作。檔案存在的目的就是為單位發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。檔案工作在多年的發(fā)展過程中，經(jīng)歷了重要的轉(zhuǎn)型。從傳統(tǒng)的記錄到資料的保存，從封閉的存儲到網(wǎng)絡(luò)化更新，檔案管理工作與時代發(fā)展緊緊相連。檔案工作中，檔案的管理是核心任務(wù)。我國檔案管理在很大程度上還依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方式。但是，科技進步和社會發(fā)展，要求檔案管理必要要進行必要的改革。改革的目的是使檔案管理工作更加快捷和高效。研究檔案管理的模式創(chuàng)新，就是要從理論和實踐上，共同探討檔案管理的新方法、新理論。

一、檔案概述

檔案是人類社會活動的產(chǎn)物，檔案的形成主體應(yīng)該是社會中的個人和組織。人的檔案行為是人與自然界其他生物相區(qū)別的一個重要標志，它是人類脫離完全野蠻狀態(tài)而發(fā)展起來的特征，是人類文明的表現(xiàn)，也是人的社會化的一個重要標志。只有人類具有將活動中產(chǎn)生和形成的各種原始記錄材料積聚起來以備查考的能力。人是社會性的動物，其社會性的表現(xiàn)之一，是人從一出生便生活在檔案之中，如人出生時會產(chǎn)生出生證明，據(jù)此上戶口，形成戶籍檔案，上學(xué)后，會產(chǎn)生和形成學(xué)籍檔案，工作后會形成人事檔案，成家后會有家庭檔案，在工作中會形成個人檔案和工作檔案，同樣，社會中的組織也是如此。“

二、管理模式特點

它的管理模式具備以下幾個特點：一是統(tǒng)一制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)分級別管理；二是各類檔案館健全，布局分散合理，檔案館眾多；三是各企事業(yè)單位定期移交檔案，定向收集檔案；四是借閱手續(xù)、歸檔時間嚴格審查和要求。

三、現(xiàn)行檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題

1.檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案工作質(zhì)量好壞關(guān)鍵在檔案管理人員的素質(zhì)，檔案管理人員不但要有強烈的責(zé)任心，還要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且還要有科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度和踏實肯干的精神。然而當(dāng)前檔案管理人員的綜合素質(zhì)還很欠缺，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平上存在著很大的差距，跟不上時代發(fā)展的步伐，無法適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。如果一個單位想要提高檔案的管理水平，放在第一位的必須是提高管理人員的素質(zhì)。

2.地方檔案管理存在的問題。自我封閉嚴重，檔案管理資源分散及管理的服務(wù)功能單一化；管理單位對檔案管理的人員發(fā)揮不了應(yīng)用的作用，造成人力資源浪費；檔案館庫或檔案室建設(shè)重復(fù)，造成物力資源浪費；檔案管理資金投入分散，體現(xiàn)不出整體效益，發(fā)揮不了整體作用，造成財力資源浪費；檔案管理人員素質(zhì)不高、專業(yè)水平低，甚至有的人員臨時聘請，造成檔案管理混亂；檔案庫分散、資源分割嚴重，不能實現(xiàn)國家倡導(dǎo)的“一站式”服務(wù)，造成群眾提檔和使用難。

3.企事業(yè)單位及學(xué)校管理存在的問題。對新形勢下檔案管理認識不足，檔案館處于原始狀態(tài)；對電子檔案和數(shù)字化檔案管理陌生，數(shù)字化檔案管理模式仍處于“喊嗓子”階段；檔案管理理念的重要性沒有足夠認識，仍處于重視收藏、不重視業(yè)務(wù)；重視制度、不重視服務(wù)；對檔案管理人員培訓(xùn)不夠，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式，缺少檔案管理人才；檔案管理模式循規(guī)蹈矩，跟不上企事業(yè)或?qū)W校發(fā)展步伐。

四、加強檔案管理模式創(chuàng)新

1.檔案管理工作思想及觀念方面的創(chuàng)新。首先是增強管理人員的信息意識。負責(zé)檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)對信息認識的程度有所增強，將自身對信息的辨別與處理能力進行相應(yīng)提高，并增強在檔案資信息的開發(fā)方面的意識；然后是檔案管理的工作人員要具備市場的觀念意識，對于檔案信息的開放工作要積極主動地與市場向接軌，為社會經(jīng)濟的發(fā)展服務(wù)。最后是增強檔案管理的工作人員的現(xiàn)代意識。采用現(xiàn)代科技手段為社會提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務(wù)，對現(xiàn)代管理設(shè)備的使用方法要熟練掌握。

2.加強文件管理的嚴密性，創(chuàng)新質(zhì)量監(jiān)督體系。檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機制的制約。檔案查閱需要權(quán)限，所以，檔案的管理嚴密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內(nèi)容很多，包括員工信息、業(yè)務(wù)信息、制度信息、發(fā)展計劃等多種內(nèi)容。檔案的嚴密性決定在創(chuàng)新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數(shù)據(jù)處理等方面建立層級制的審批環(huán)節(jié)。任務(wù)人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規(guī)范的報告，報告經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查后，方可查閱。同時，建立質(zhì)量監(jiān)督體系。質(zhì)量監(jiān)督是指對檔案的文本質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量以及涉及客觀因素的各個環(huán)節(jié)，實行實時監(jiān)督。通過監(jiān)督，檔案管理可以隨時進行更新和調(diào)整。

3.檔案管理工作技術(shù)方面的創(chuàng)新。新時期背景下，科技信息技術(shù)更新的速度正變得越來越快。要在檔案管理工作中實現(xiàn)有效地技術(shù)創(chuàng)新，就要將全球各個行業(yè)的創(chuàng)新資源進行充分地利用，并尋找與其他傳媒或信息相鏈接與溝通機會，將其先進的技術(shù)創(chuàng)新方式引進，對現(xiàn)有相對落后的檔案管理技術(shù)手段進行創(chuàng)新與改革。在檔案管理工作過程中所使用到的技術(shù)、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等方面的創(chuàng)新要特別注意，關(guān)鍵技術(shù)要實現(xiàn)有效突破。

4.建立“檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案部門與本單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在部門檔案館(室)，是信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享，提高檔案利用效率。

檔案管理在遵循原有管理方式的基礎(chǔ)上，新的方法和新的管理可以增強檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時代的要求，是檔案工作發(fā)展的要求。創(chuàng)新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專業(yè)的各個環(huán)節(jié)形成統(tǒng)一的管理模式，使檔案管理的達到專業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。

參考文獻：

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［3］裴友泉，論檔案管理模式改革的創(chuàng)新，中國檔案，2008年09期。