淺析圖書檔案管理的發(fā)展史

程燕娥

（延安科技館，陜西 延安 716000）

檔案是國家機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、社會組織、企事業(yè)單位等在社會活動中形成的具有保存、查備價(jià)值的文字、圖像、聲音等各種形式的原始記錄，它是歷史發(fā)展的見證，對歷史資料的積累、歷史原貌的保留有著十分重要的作用。但檔案也有其產(chǎn)生、成長的過程。本文將通過圖書檔案管理的形成、現(xiàn)狀及未來發(fā)展趨勢來闡明圖書檔案管理的發(fā)展歷史。

一、圖書檔案管理的形成

我國的檔案起源于原始記事。從最早的口耳相傳、原始實(shí)物記事、圖畫記事等具有備忘、信約作用的原始形態(tài)一直到文字的產(chǎn)生，才為檔案的形成提供了社會的可能性。而我國歷史上給我們最早留下檔案文字材料的是商朝的甲骨檔案。它為我們研究商朝歷史，商朝的檔案和檔案工作提供了最直接可靠的依據(jù)。至西周時(shí)期，金文檔案——繼甲骨檔案后我國歷史上又一種珍貴的特有的歷史檔案，是檔案管理的又一發(fā)展。至漢朝時(shí)期，統(tǒng)治者更加重視檔案的作用，積極收集、保留、利用前朝留下的檔案，這就推動了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。漢朝司馬遷的《史記》與班固的《漢書》更是檔案發(fā)展的歷史證明。到了清朝前期，一案一卷制度，即把同一事件所形成的全部檔案，依照一定順序，粘連成帖，并于接縫處鉗蓋印信，組成案卷并編目登記，這便是現(xiàn)代檔案管理的雛形。在新中國成立后，國家更加重視對歷史檔案的收集與整理。1954年11月8日，國家檔案局的成立及《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》等的頒布，更是從機(jī)構(gòu)和制度上對檔案管理工作加以重視，從而使檔案更好發(fā)揮其歷史佐證的作用，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值。新時(shí)期，檔案學(xué)研究局面出現(xiàn)繁榮景象，這也說明了檔案在記錄社會發(fā)展中越來越成為不可或缺的一部分。

二、圖書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

以紙張作為載體的檔案和以新型材料作為載體的電子檔案是兩種不同的檔案信息存儲方式。以紙張作為載體的存儲檔案手段經(jīng)歷了上千年的歷史演變在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時(shí)代依然以其強(qiáng)有力的生命力在檔案歷史發(fā)揮著重要作用，并為廣大檔案工作者所認(rèn)同。以新型材料為載體的電子檔案是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志，也是檔案管理工作在社會不斷發(fā)展中的必然之勢，同時(shí)也被越來越多的檔案工作者所接受。對于這兩種歷史發(fā)展中產(chǎn)生的檔案管理手段，我們應(yīng)更加客觀、全面地認(rèn)識和掌握其特點(diǎn)和存儲查備規(guī)律，使其更好地為圖書檔案管理工作服務(wù)。

電子檔案雖已成為現(xiàn)代檔案管理的重要標(biāo)志，并在很多領(lǐng)域，很多行業(yè)因其傳遞信息速度快捷、高效，以及在檢索、展示上的直觀、全面而代替了紙質(zhì)檔案。檔案管理的現(xiàn)代化既能適應(yīng)檔案發(fā)展的趨勢，又能提高工作效率，因此有著非常廣闊的發(fā)展前景。但在目前我國檔案管理事業(yè)發(fā)展階段，紙質(zhì)檔案并不能完全退出檔案的歷史舞臺。在相當(dāng)長的一個(gè)時(shí)間段里，紙質(zhì)檔案和電子檔案仍將在各自適合的領(lǐng)域發(fā)揮其歷史佐證的作用，并在發(fā)展中互相學(xué)習(xí)、互相補(bǔ)充、彼此借鑒，共同發(fā)揮“歷史記憶”的作用。

三、圖書檔案管理的發(fā)展趨勢

社會的發(fā)展進(jìn)步促使科學(xué)技術(shù)朝著更高端、更便捷的方向邁進(jìn)，而與之相隨的計(jì)算機(jī)、辦公自動化以及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用對檔案從紙質(zhì)形態(tài)向以新型材料為載體的電子檔案的轉(zhuǎn)化起到了促進(jìn)和推動的作用。電子檔案在未來的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等的檔案管理中將成為主流形式，更廣泛的影響檔案工作的發(fā)展。檔案承載體的變化對檔案管理者及普通大眾都會產(chǎn)生十分明顯的影響。由于電子檔案的使用及記錄形式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，因此在使用時(shí)會給檔案管理者提出新的要求和考驗(yàn)。

以新型材料為載體的電子檔案是社會發(fā)展和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志。它具有一些紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，在檔案管理界越來越多的被使用。

四、以新型材料為載體的電子檔案具有以下特點(diǎn)：

1、電子檔案的信息存儲量非常豐富。電子檔案的存儲以磁盤、磁帶和光盤為主要介質(zhì)。這些介質(zhì)具有非常高的密度，可以容納的信息量非常龐大，這就減少了檔案的存入數(shù)量，給檔案管理人員的工作帶來了很大便利，既簡化了查找檢索程序，又提高了辦事效率。

2、信息存儲與轉(zhuǎn)化的速度快。電子檔案以計(jì)算機(jī)為載體，通過數(shù)字和代碼處理信息，已達(dá)到我們平時(shí)在計(jì)算機(jī)上可以看到，可以聽到的具有具體性的信息。這就為檔案的提取與使用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、檔案存儲內(nèi)容的豐富性和存儲周期的可延續(xù)性。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，它的內(nèi)容更加豐富多樣。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案大多以文字為內(nèi)容，最多加以簡單圖片說明。而電子檔案則不僅可以記錄、存儲文字內(nèi)容，他對于圖片、圖像、聲音、視頻等形式的資料都可以進(jìn)行“記憶”，這就大大豐富了檔案的存儲內(nèi)容，使檔案呈現(xiàn)手段更加靈活多樣。同時(shí)，電子檔案的存儲周期具有可延續(xù)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存上對檔案室環(huán)境的要求很高。檔案室除具一定的規(guī)模外，其內(nèi)部還必須配有空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等保證通風(fēng)的設(shè)備，以保證紙質(zhì)檔案不會潮濕、腐爛，從而影響檔案的使用。但電子檔案不同。電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命。電子計(jì)算機(jī)作為電子檔案的載體，其軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺具有一致性。因此，只要我們對電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修與維護(hù)，保證其系統(tǒng)的完整性與安全性，那么以電子計(jì)算機(jī)為承載體的電子檔案就會一直保持良好運(yùn)行，發(fā)揮其歷史作用。

概括而言，檔案，作為十分重要的歷史記憶，它的產(chǎn)生與發(fā)展并不是一蹴而就的，它有著漫長而坎坷的歷史過程。它的發(fā)展和進(jìn)步與社會的發(fā)展和信息技術(shù)的每一次變革都有著息息相關(guān)的聯(lián)系。因此，我們在認(rèn)識檔案成長歷程的同時(shí)，更應(yīng)了解檔案的每一步發(fā)展帶給我們的歷史記憶。我們應(yīng)以此為契機(jī)，合理利用檔案，使其在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)等單位中發(fā)揮更大的作用。

[1]劉果蓮.圖書檔案工作是保障科研有序發(fā)展的基礎(chǔ)[J].山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，4.

[2]邱曉威.電子文件與電子檔案的管理問題與對策[J].中國檔案，1999（3）

［3］周倩.科技圖書館知識服務(wù)發(fā)展研究[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2007，1.