基于“7C”原則的商務(wù)英語信函寫作

趙宇佳

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300131)

基于“7C”原則的商務(wù)英語信函寫作

趙宇佳

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300131)

隨著國際貿(mào)易合作不斷增多，作為國際貿(mào)易有效溝通手段的商務(wù)英語信函發(fā)揮著越來越重要的作用，商務(wù)英語信函寫作能力也成為從事外貿(mào)業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的基本技能。而寫好商務(wù)英語信函，就必須遵循“7C”原則。該文結(jié)合實(shí)例，闡述了7C原則及其具體運(yùn)用，以讓7C原則更好地指導(dǎo)商務(wù)英語信函寫作。

商務(wù)英語信函；寫作；“7C”原則

一、引語

商務(wù)英語信函是使用專業(yè)的外貿(mào)用語，與外商進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和磋商的信函，是貿(mào)易活動中買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據(jù)，它包括建立客戶業(yè)務(wù)關(guān)系、詢價、報盤、還盤、訂貨、接受、簽約、裝運(yùn)、支付、結(jié)算、保險、商檢、索賠、代理及仲裁等各個環(huán)節(jié)。商務(wù)英語信函的形式包括信件、電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)在線即時交流、傳真、電報等。一封好的商務(wù)英語信函可以建立良好的公司形象，保證商務(wù)活動的順利進(jìn)行，并在激烈的市場競爭中抓住更多的商機(jī)。那么，如何寫好商務(wù)英語信函呢？我們將從商務(wù)英語信函的語言特點(diǎn)入手，分析“7C”原則在其寫作中的指導(dǎo)作用。

二、商務(wù)英語信函的語言特點(diǎn)

第一，商務(wù)英語信函具有法律性。商務(wù)英語信函及時明確記錄貿(mào)易活動各環(huán)節(jié)中買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)，一旦出現(xiàn)糾紛、理賠等現(xiàn)象，商務(wù)英語信函就成為買賣雙方的重要證據(jù)。因此商務(wù)英語信函語言一定要準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，對裝運(yùn)時間、地點(diǎn)及商品的規(guī)格等必須明確規(guī)定，對信用證、提貨單、裝運(yùn)單的編號等必須準(zhǔn)確記錄，對商品的單價以及總價的數(shù)額必須精確表達(dá)，信函術(shù)語的內(nèi)容必須符合國際法律法規(guī)和慣例。

第二，商務(wù)英語信函具有文化性。商務(wù)英語信函寫作是一種跨文化的商務(wù)溝通，因此要特別注意不同文化背景下人們風(fēng)俗和商業(yè)經(jīng)營習(xí)慣。要了解對方的文化特征和商務(wù)原則，才能了解對方的真實(shí)態(tài)度，達(dá)到更好的合作。因此，商務(wù)英語信函的語言一定要禮貌謙恭，符合英語語言文化的思維和表達(dá)方式。

第三，商務(wù)英語信函具有專業(yè)性。商務(wù)英語信函涉及貿(mào)易活動的各個環(huán)節(jié)，具有很強(qiáng)的商貿(mào)領(lǐng)域?qū)I(yè)性。所以，商務(wù)英語信函的語言必須規(guī)范、嚴(yán)肅。在寫作中，要盡量使用正式用語，如：不用answer而用in reply to，不用send而用deliver，等。此外，還要注意外貿(mào)術(shù)語(Foreign Trade Terms)和外貿(mào)習(xí)慣用語(Foreign Trade Idioms)的使用，如：CIF(Cost, Insurance and Freight)“到岸價”，D/P (Document against Payment)“付款交單”，等。

總之，商務(wù)英語信函寫作不要求語言的華麗優(yōu)美，而要求用精確樸實(shí)的語言，禮貌且明確地傳達(dá)出寫信人的意圖。

三、商務(wù)英語信函寫作的“7C”原則

“7C”原則是商務(wù)英語信函寫作的指導(dǎo)原則，用來評價商務(wù)英語信函在選詞、構(gòu)句、內(nèi)容、語氣、態(tài)度等方面的優(yōu)劣?！?C”是7個以英文字母“C”開頭的單詞，即：完整(completeness)、正確(correctness)、具體(concreteness)、清楚(clearness)、禮貌(courtesy)、簡潔(conciseness)和體諒(consideration)。

(一)完整(completeness)

完整包括格式完整和信息完整。商務(wù)英語信函的完整格式包括：信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語和簽名六部分。信息完整是指一封商務(wù)英語信函要涵蓋寫信人要表達(dá)的各個事項和信息，以及對收信人所提問題的逐一解答，以便達(dá)到預(yù)期的貿(mào)易效果，同時避免信息遺漏，以免不必要的糾紛。在實(shí)際操作中，我們可以使用5個W和1個H來檢驗信息的完整，即：who, what, when, where, why以及how。我們來看一個例子：

OMNICORP INTERNATIONAL

17 BUNDER Hill Road

Shrewsbury MA01545

Tel 03-345 6788 Fax 34567

June 10, 2013

Mr. R Jameson

25 Silverthorn Gardens

BATH Somerset

BA2 9AN

Britain

Dear Mr. Jameson,

Thank you for your letter of June 8, 2013, asking us to make your firm offers for tomato paste.

We write to you offering you 100 metric tons of tomato paste at USD 2400 per metric ton, CIF San Francisco, for shipment during July/ August 2013. This offer is firm, subject to the receipt of your reply before June 18, 2013.

Please note that the quality of our tomato paste is high and we have quoted our most favorable price, so we are unable to entertain any counter-offer. Our terms of payment are by irrevocable L/C payable by sight draft.

As you know, recently it has been a heavy demand for these commodities and this has resulted in increased prices. You may, however, take advantage of the market if you send an immediate reply.

Sincerely yours,

Davis Smith

Managing Director

以上是一封關(guān)于番茄醬的報盤信函，從格式上說，具有完整的六部分結(jié)構(gòu)；從信息上說，包括了誰訂貨(who)，訂什么貨(what)，何時裝運(yùn)(when)，貨物目的港口(where)，為什么不接受還盤(why)，付款方式(how)等信息，完全符合檢驗標(biāo)準(zhǔn)，這樣的一封商務(wù)英語信函才能稱得上完整。注意在寫作時盡量采取一事一段式，方便收信人理解寫信人所表達(dá)的信息。同時，盡量不要使用附言，以免使收信人認(rèn)為寫信人做事不夠認(rèn)真，態(tài)度不夠誠懇。

(二)正確(correctness)

1.標(biāo)點(diǎn)要正確。例如，在信函的稱呼“Dear Sirs”后要使用逗號，還有在結(jié)尾敬語常用的“Yours sincerely”后也要使用逗號。

2.拼寫要正確。注意字母的大小寫和名詞的復(fù)數(shù)形式。例如：foot的復(fù)數(shù)形式應(yīng)為feet。

誤：It is three foots long and four inches wide.

正：It is three feet long and four inches wide.

3.選詞要正確。比如，“offer”和“quotation” 兩個詞籠統(tǒng)來講都表示“報盤”，但嚴(yán)格來講，“offer”是對交易條件的告知，包括商品價格、運(yùn)輸方式、保險方式、支付方式等，等同于常說的“報盤”，而“quotation”則意為對商品價格的告知，也就是常說的“報價”，二者所表達(dá)的意思并不完全相同。這樣的詞匯需要我們在平時多多積累。

4.語法要正確。常見的語法錯誤有主謂不一致、主語不匹配、代詞使用錯誤、時態(tài)錯誤、搭配錯誤等。例如：

誤：Neither of the quotations are acceptable.(主謂不一致)

正：Neither of the quotations is acceptable.

誤：Our products are superior in quality than theirs.(be superior than搭配錯誤)

正：Our products are superior in quality to theirs.(be superior to是固定搭配)

5.語言要準(zhǔn)確。在商務(wù)英語信函寫作中不能言過其實(shí)。例如：

誤：These products provided are exactly same to those samples.

正：The products provided are similar in quality to those samples.

在這個例子中，exactly same to those samples顯得過于絕對，在貿(mào)易過程中很難保證每一件貨物與樣品一模一樣，如果使用第一句的說法就可能在交貨時產(chǎn)生產(chǎn)品質(zhì)量方面的糾紛。而第二句的表達(dá)比較客觀、符合實(shí)際。

同時，要使用正式規(guī)范的語言，避免省略語的使用。如：應(yīng)避免使用I’ll, we’re, don’t, won’t，而使用I shall, we are, do not, will not。

6.數(shù)字、貿(mào)易術(shù)語要準(zhǔn)確。一個小數(shù)點(diǎn)的偏差或一個字母的誤用都會使生意遭受巨大的損失。例如：Now we’d like to offer you 450 metric tons soybeans at USD1800 net per metric ton CFR Copenhagen. 在這封報盤信中涉及兩個數(shù)字：數(shù)量450公噸和每公噸價格1800美元，以及價格術(shù)語“成本運(yùn)費(fèi)價(CFR)”，一定要書寫正確。

總之，商務(wù)英語信函具有法律性，同時也代表著一個公司的形象，因此在平時要注意基本功的訓(xùn)練，書寫時要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度，書寫后一定要仔細(xì)檢查，務(wù)必做到正確、準(zhǔn)確。

(三)具體(concreteness)

商務(wù)英語信函必須寫得具體、明確、生動，不能泛泛而談。在報盤、訂貨、詢問交易條件時，一定要避免使用不確定、抽象或模棱兩可的詞句，而要使用真實(shí)具體的數(shù)字、時間與事實(shí)，做到描述具體詳細(xì)。試比較以下幾組句子：

1.We have drawn on you as usual under your L/C. 我方已按慣例根據(jù)你方信用證開立了向貴方索款的匯票。

We have drawn on you our sight draft No. 945 for the invoice amount, US$ 560,000, under your L/C No. 356 of the China Bank. 根據(jù)貴方向中國銀行開立的 356 號信用證，我方已按發(fā)票金額 560, 000 美元，開立了向貴方索款的第 945 號即期匯票。

很顯然，第二句要比第一句具體得多。第二句將對方開立信用證的編號、銀行，發(fā)票金額，以及我方開立的匯票種類、編號交待得一清二楚，使收信人對寫信人所要傳遞的信息一目了然，提高了商務(wù)活動的效率。因此，在寫信時要具體寫出合同編號、信用證編號、開證銀行、發(fā)票金額、匯票種類等信息。

2.We will deliver your things soon. 我方將很快送貨。

The 100 cassettes you ordered on June 28 will be delivered on July 18. 貴方6月28日訂購的錄音帶將于7月18日送出。

第一句話中，使用了things, soon這種籠統(tǒng)、不確定的詞匯，使得信息表述含混不清，給收信人帶來諸多困惑。而第二句話中，明確說明了運(yùn)送的具體貨物是錄音帶，數(shù)量是100盒，運(yùn)送的具體時間是7月18日等信息，表述具體詳細(xì)，一目了然。因此，在商務(wù)英語信函中提及的日期不應(yīng)使用soon, yesterday, today, last month等表示籠統(tǒng)概念的詞，而要說明具體日期，如某年某月某日。同時，要說明訂購貨物的名稱、型號、數(shù)量等相關(guān)信息。

3.We suffered a significant loss in the shipment. 我們在船運(yùn)中遭受了很大的損失。

We suffered a significant loss valued USD 10,000 in the shipment. 我們在船運(yùn)中遭受了10,000美元的損失。

第二句比第一句多了valued USD 10,000，詳細(xì)說明了損失的金額，使收信人對損失有一個直觀、具體的認(rèn)識，而第一句的significant太過籠統(tǒng)。由此可見，在描述損失、金額、貨物的數(shù)量、重量、尺寸等信息時，一定要寫明具體的數(shù)字，不能僅僅使用一些模糊的形容詞。

要實(shí)現(xiàn)信函的具體并不太難，一般來說，只要在抽象概念詞句中加上具體的數(shù)字、時間和信息即可。

(四)清楚(clearness)

清楚，是指寫信人闡述的內(nèi)容清楚、明了，直接，容易被收信人所理解，不會產(chǎn)生歧義。一封清楚的商務(wù)英語信函不僅能夠體現(xiàn)出寫信人的干練專業(yè)，而且可以節(jié)約收信人閱讀的時間，提高工作效率。要使信函表達(dá)清楚，就應(yīng)該避免使用復(fù)雜、晦澀、模糊的詞句和冗長的句式，而應(yīng)該采用熟悉、明確、簡單、易懂的詞語以及簡潔精悍的句式。同時，用合適的關(guān)聯(lián)詞將句子銜接起來，恰當(dāng)?shù)貏澐侄温洌剐藕瘜哟畏置?，具有邏輯性?/p>

1.避免使用生僻詞匯。如盡量使用after，而不用subsequent；使用well acquainted，而不用au fait；使用large，而不用substantial；使用the present situation，而不用status quo。

2.避免使用容易產(chǎn)生歧義的詞語。例如：As to the steamer sailing from Yantai to Copenhagen, we have bimonthly direct services.在這句話中，bimonthly具有雙重意義，既可以表示“每兩月一次”，也可以表示“一月兩次”，所以這句話可改為：We have a direct sailing from Yantai to Copenhagen every two months.(從煙臺到哥本哈根，每兩月有一次直達(dá)船。)或者We have two direct sailings from Yantai to Copenhagen every month.(從煙臺到哥本哈根，每月有兩次直達(dá)船。)

3.避免在一句話中重復(fù)使用具有兩種不同含義的詞。例如：We shall take a firm line with the firm.(我方將對此公司采取強(qiáng)硬政策。)在這句話中，第一個firm表示strong，第二個firm表示corporation，這樣不方便收信人理解，可改成：We shall take a strong line with the firm.這樣整句話的意思就更清楚了。

4.注意修飾語的位置。同一修飾語放在句子的不同位置，會產(chǎn)生不同的含義。例如：

The L/C must reach us no later than September 20 for arranging shipment. 為了安排裝船，信用證不得遲于9月20日到達(dá)我方。

The L/C must reach us for arranging shipment no later than September 20. 信用證到達(dá)我方，以便于不遲于9月20日的裝船。

5.注意代詞的指代。例如：

They informed Johnson and Smith that they would receive a reply in two days.

They informed Johnson and Smith that the latter would receive a reply in two days.

第一句話中，從句中的they指代不清，既可以指句子開頭的They，也可以指Johnson and Smith；第二句話中，用the latter(后者)明確指代Johnson and Smith，句意清楚、明確，避免了歧義。

(五)禮貌(courtesy)

在商務(wù)英語信函寫作乃至整個商務(wù)活動中，禮貌都起著非常重要的作用。禮貌既可以增進(jìn)友誼，廣交朋友，樹立良好的公司形象，還有助于老貿(mào)易關(guān)系的鞏固和新貿(mào)易關(guān)系的建立，有時甚至能夠達(dá)到意想不到的效果。禮貌原則不只是使用禮貌用語這么簡單，而是貫穿在信函聯(lián)絡(luò)始終和字里行間的。首先，要及時迅速回復(fù)對方的來信。其次，要使用友好的口吻和語氣。再次，要使用禮貌的措辭，避免粗魯命令式的表達(dá)，表現(xiàn)出對對方的尊重。最后，即使在催收欠款或提出索賠的信函中，也要用委婉的表達(dá)來指出對方的問題。具體來講，可以采取以下方法寫出禮貌的信函。

1.使用“be pleased to..., appreciate..., thank you, look forward to...”等禮貌用語

(1)We are very pleased to receive your Contract No. 260 for “Little Swan” washing machine. 句中be pleased to禮貌地表達(dá)出寫信人對收信人的感激之情。

(2)We have the pleasure in informing that we have completed the above shipment in accordance with the stipulations of L/C. 句中have the pleasure表示“榮幸地”，表達(dá)出寫信人禮貌的口吻。

(3)Thank you for your extension of your L/C No. 1234. 通常在信函開篇，要使用thank you for...來表達(dá)寫信人的感謝，以示禮貌。

(4)We are looking forward to receiving your further orders. 句中l(wèi)ook forward to委婉地向收信人提出了進(jìn)一步的要求。

2.使用“could, would, should, might”等情態(tài)動詞

如：We would like to suggest an alternative for the shipment. 句中would like表示一種請求語氣，如果去掉，就有強(qiáng)加于對方的意思，比較強(qiáng)硬。由此可見，使用情態(tài)動詞可使句子語氣更加緩和，使雙方實(shí)現(xiàn)更順暢的溝通。

3.使用疑問句

就陳述句、祈使句、疑問句三種句型比較而言，疑問句通過詢問對方的意愿來表達(dá)請求，更禮貌委婉，讓對方獲得一種滿足感，從而更愿意為你效勞。

We request you to send us the latest catalogue and price list of your products.

Send us the latest catalogue and price list of your products.

Will/ Would you please kindly send us the latest catalogue and price list of your products?

第一句是陳述句，表達(dá)太直接；第二句是祈使句，語氣太強(qiáng)硬；第三句是疑問句，既表達(dá)了寫信人的要求，又表現(xiàn)出對收信人的尊重，語氣更婉轉(zhuǎn)。

4.使用條件句

在多數(shù)情況下，條件句的使用可將收信人放在主動的位置上，將寫信人達(dá)成交易的請求轉(zhuǎn)變?yōu)槭招湃说臋?quán)利。同時，條件句使建議帶有試探的性質(zhì)，從而使語氣更加婉轉(zhuǎn)、友好和得體。

(1)If you are interested in Chinese textiles, please inform us and we will be pleased to send you our latest catalogue and price list. 只要收信人對中國紡織品感興趣(收信人的權(quán)利)，寫信人就很樂意寄去商品目錄和價目表。

(2)We attach a list of the contents of Case No.65 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice. 如果收信人能夠核對訂單和發(fā)票副本，寫信人將非常感激，條件句的運(yùn)用完全將收信人放在主體地位上。

5.使用被動語態(tài)

在投訴索賠類信函中，盡管使用主動語態(tài)表達(dá)起來更有力，但它常常帶有譴責(zé)、抱怨對方的語氣，所以要避免使用。而被動語態(tài)不強(qiáng)調(diào)動作的發(fā)出者，削弱了語言的強(qiáng)迫性，使請求或命令聽起來更加禮貌、溫和、容易接受，故在信函中要經(jīng)常使用被動語態(tài)。

(1)You only shipped 920 cartons against 1000 cartons.

920 cartons were found to be shipped against 1000 cartons.

第一句中you only shipped直接表達(dá)了對收信人的指責(zé)，容易使收信人的心理受到傷害。第二句中被動語態(tài)省略了動作的發(fā)出者，沒有直接寫明是誰的責(zé)任，委婉地說明了發(fā)生的問題。

(2)We request your prompt attention.

Your prompt attention is urgently requested.

被動語態(tài)的運(yùn)用將句子主語從we轉(zhuǎn)移到y(tǒng)our attention，沒有直接出現(xiàn)寫信人，降低了命令的語氣，表達(dá)了禮貌之情。

6.使用虛擬語氣

在表達(dá)意見、建議或提出希望時，經(jīng)常使用虛擬語氣，使句子更加含蓄迂回，為雙方提供更多的磋商余地，有利于交易的達(dá)成。例如：

(1)Should this trial order prove satisfactory to our customers, we can assure you that repeat orders in increased quantity will be placed.

(2)We wish you would revise L/C as soon as possible.

(3)We wish we could reduce our price but unfortunately we cannot do so.

7.避免使用語氣強(qiáng)硬、容易引起不快的詞匯

在信函表達(dá)中，應(yīng)盡量不用demand, refuse, reject等詞，而改用request, regret, be sorry等詞。在回復(fù)有消極內(nèi)容的信函時，應(yīng)該用諸如We are sorry to hear that..., We are most anxious that...等句型禮貌地表示同情、遺憾。

(1)We must refuse your offer.

We regret that we are unable to accept your offer.

第一句中refuse語氣過于強(qiáng)硬，而第二句中用regret以及unable to accept緩和了拒絕的語氣，使對方更容易接受。

(2)We demand that you will do your best to reduce the price.

We are most anxious that you will do your best to reduce the price.

第一句中demand有很強(qiáng)的命令口吻，容易讓對方反感，很難達(dá)到降價的目的，而第二句中用most anxious表達(dá)出寫信人的渴望和請求，使語氣更加緩和，容易引起對方的同情。

8.恰當(dāng)使用模糊修飾詞

模糊修飾詞可將詞匯內(nèi)涵的可塑性、有限性與外延的模糊性、無限性融為一體，所以使用模糊修飾詞能起到留有余地和避免唐突的作用?？蛇m當(dāng)使用quite, very, pretty, greatly等程度模糊修飾詞來增強(qiáng)贊許、感謝的程度；使用a little bit, sort of, kind of, somewhat, seem等程度模糊修飾詞來緩和語氣，禮貌地表達(dá)不愉快的事情。例如：Your price is a little bit high.

9.恰當(dāng)使用“we suggest, we are afraid, you’d better”等模糊詞匯

使用模糊詞匯可溫和地表示建議，給對方商量的余地，建立更融洽的合作氣氛。

(1)We suggest that you lodge a claim with the insurance company.

(2)We are afraid we cannot hold the offer open longer than three days.

(1)句中使用we suggest既清楚禮貌地表明責(zé)任不在我方，又說明對對方遭受的損失不是置之不理，而是積極建議其對保險公司進(jìn)行索賠。(2)句則委婉地提出自己的不同看法。

總之，一封彬彬有禮的信函能使你在收信人心中樹立一種熱情友好、有良好修養(yǎng)的形象，贏得收信人的好感，增加合作幾率，同時禮貌的語言也能成為化解爭端的潤滑劑。

(六)簡潔(conciseness)

簡潔就是避免啰嗦，是指在不影響信函的完整、清楚和禮貌的基礎(chǔ)上，用盡量少的語言直截了當(dāng)?shù)乇磉_(dá)信息。一篇短小精悍的信函要避免毫無意義的重復(fù)、繁雜的修飾成分和不相關(guān)的內(nèi)容，只保留真實(shí)有效、簡潔明了的事實(shí)資料，把最重要信息傳遞給收信人，這樣能夠節(jié)約雙方時間，滿足快節(jié)奏的商業(yè)步伐。

1.使用縮略語

縮略語是商務(wù)英語詞匯的重要組成部分，是人們在長期的商務(wù)實(shí)踐活動中形成的。縮略語能夠用簡單的字母表達(dá)復(fù)雜的含義。比如L/C(Letter of Credit信用證)，B/L(Bill of Lading提單)，S/C(Sales Contract銷售合同)，CIF(Cost, Insurance and Freight到岸價)，D/A(Document against Acceptance承兌交單)，D/D(demand draft票匯)，EAT(estimated arrival time預(yù)計到達(dá)時間)，ASAP(as soon as possible盡快)，F(xiàn)YI(for you information供你方參考)，等等。

2.用詞代替短語

如用now代替at present，用because代替for the reason that，用to代替in order to，用regarding代替in regard to，用conclude代替bring to a conclusion，用prefer代替express a preference for，用enough代替in a sufficient number，等。

3.用短語及非謂語動詞代替從句

(1)We require the washing machines which are the new type.

We require the new type washing machines.

(2)After we receive your L/C, we will make the delivery.

Upon receipt of your L/C, we will make the delivery.

(3)Because the article is very popular, it will enjoy fast sales at your market.

Being very popular, the article will enjoy fast sales at your market.

以上三組中，第二句都比第一句簡潔。在第(1)組中，第二句用the new type這一短語代替第一句中which引導(dǎo)的定語從句；在第(2)組中，第二句用“upon+名詞”的結(jié)構(gòu)代替第一句中after引導(dǎo)的時間狀語從句；在第(3)組中，第二句用現(xiàn)在分詞結(jié)構(gòu)Being very popular來代替第一句中Because引導(dǎo)的原因狀語從句。

4.避免多余冗長的句式

(1)We have your remittance of April 10 in the amount of USD800, and wish at this time to thank you for it.

Thank you for your remittance of April 10 for USD800. 謝謝您于4月10日寄來的800美元匯款。

(2)I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation.

Thank you for your kind cooperation. 感謝您的鼎力合作。

很顯然，都是第二句比第一句的句式更加簡潔，但表達(dá)的意思完全一樣。

5.避免不必要的重復(fù)

We have begun to export our rice to the foreign countries.

We have begun to export our rice. 我們開始出口大米。

在第一句中，export指向外國出口，再加上to the foreign countries，就畫蛇添足了。

在商界，時間就是金錢，因此商務(wù)信函要高度簡潔，長話短說，做到clear, simple and to the point (清晰、簡單、切入主題)。

(七)體諒(consideration)

所謂“體諒”，就是多為對方著想，要換位思考，站在對方的角度上考慮問題。體諒原則強(qiáng)調(diào)要采取收信人的態(tài)度(You-Attitude)，而不是寫信人的態(tài)度(We-Attitude)，從而更好地照顧到對方的要求、愿望、背景、感情等。在語氣方面，要盡量使用肯定而非否定的態(tài)度，更尊重對方，以最佳方式表達(dá)信函內(nèi)容。這樣才能對交易起到積極的推動作用。

1.多用第二人稱 (You)作主語，少用第一人稱(I, We)作主語

(1)We allow 10% discount if you order more than 300 dozens.

You earn 10% discount if you order more than 300 dozens.

第一句“我方允許10%的折扣”，是從寫信人的角度出發(fā)的，姿態(tài)定位太高；而第二句“貴方能得到10%的折扣”，從對方角度出發(fā)，淡化了主觀立場。

(2)We are happy to extend a credit line of US$5,000.

You can charge up to US$5,000 on your credit card.

第二句更顧及對方感情，讓對方更易接受，符合體諒原則。

2.站在對方立場上考慮問題

We regret to say that we have to cancel your order because of your failure to open L/C. 因您未能開立信用證，我們很遺憾取消您的訂購。

Please let us know if there is something in the way that precludes you from opening L/C. 如果有什么事情使您未能開立信用證，請告訴我們。

第一句直接取消訂單，而第二句更加設(shè)身處地地為對方著想，看看是不是有什么特殊情況影響了信用證的開立，更加體諒對方的困難。

3.避免否定的表達(dá)方式

否定表達(dá)有抱怨、指責(zé)之嫌，使人不悅，失去合作的興趣。所以，要多從肯定角度談問題，少從否定角度談問題。

We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.

We feel sure that you will be entirely satisfied．

第一句“我方認(rèn)為，貴方不可能不滿意”為否定表達(dá)，而第二句“我方保證貴方會完全滿意”是肯定表達(dá)，肯定表達(dá)更能贏得對方的好感。

四、結(jié)語

綜上所述，“7C”原則不僅對商務(wù)英語信函的質(zhì)量提出了具體標(biāo)準(zhǔn)，還對寫信人的態(tài)度提出了更高的要求。這7條原則并不是各自孤立的，而是相輔相成的，在實(shí)際操作中，我們要做到統(tǒng)籌兼顧、靈活運(yùn)用。用清楚、正確、簡潔的語言，完整、禮貌地表達(dá)出信函的具體內(nèi)容，體諒對方的立場，從而達(dá)成交易是商務(wù)英語信函寫作的最終目標(biāo)。隨著商務(wù)活動的不斷發(fā)展，商務(wù)英語信函寫作也會隨之發(fā)展。但是，無論它怎樣發(fā)展，只要我們掌握了“7C”原則，就一定能夠?qū)懗銎恋纳虅?wù)英語信函，從而進(jìn)行有效的商務(wù)交流，在激烈的市場競爭中贏得更多的商機(jī)，最終獲得成功。

[1]葛麗芳.商務(wù)英語寫作中的禮貌研究[J].河南理工大學(xué)學(xué)報,2006,(11).

[2]陸墨珠.國際商務(wù)函電(第五版) [M].北京:中國商務(wù)出版社,2005.

[4]廖瑛,莫再樹.國際商務(wù)英語語言與翻譯研究[M].北京: 機(jī)械工業(yè)出版社,2005.

[5]齊智英.商務(wù)英語函電(第二版)[M].北京: 機(jī)械工業(yè)出版社,2010.

Business English Letter Writing Based on “7C” Principles

ZHAO Yu-jia

(TianjinElectro-mechanicalVocationalandTechnicalCollege,Tianjin, 300131)

With the growing international trade and cooperation, business English letters, as an effective means of communication in international trade, are playing an increasingly important role. Writing a good business English letter has become a basic skill for people who engage in foreign trade business. In order to achieve this goal, people should follow the “7C” principle. This thesis explained the “7C” principle and its specific application with examples, aiming to help people write good business English letters under the guidance of it.

business English letters; writing; “7C” principle

2014-11-11

趙宇佳(1983-)，女，漢族，天津市人，天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用外語系講師，主要從事英語教學(xué)研究，碩士，2009年畢業(yè)于法國波城大學(xué)企業(yè)管理專業(yè)，2007年畢業(yè)于天津外國語學(xué)院英語(國際商務(wù))專業(yè)。

H315

A

1673-582X(2015)01-0088-08