檔案信息化建設(shè)的問題與對策

張美佳

(天津市疾病預(yù)防控制中心綜合部 天津 300011)

隨著我國經(jīng)濟建設(shè)和社會的快速發(fā)展，人類社會進入信息化時代，黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位逐步實現(xiàn)了辦公自動化，檔案工作也將逐步實現(xiàn)信息化管理。電子檔案是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案資源信息化共享的重要手段。在新時期下，檔案信息化建設(shè)對信息的需求量、系統(tǒng)、時效性提出了更高的要求，提高資源共享和社會效益是當(dāng)前面臨的新問題。[1]

1 檔案信息化工作存在的問題

1.1 檔案工作程式化

目前，黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位的檔案工作大多歸屬辦公室，辦公室設(shè) 1～2人兼管，沒有獨立的綜合檔案室和人員編制，負責(zé)檔案管理的工作人員與實際業(yè)務(wù)工作需要相差甚遠，直接影響到檔案工作信息化進程。單位不愿投入過多財力，職工也不愿選擇這一崗位，繁沉單調(diào)的檔案工作氣氛使檔案工作者感到枯燥、沒有發(fā)展，于是產(chǎn)生了消極思想，增加了檔案信息化建設(shè)的難度。[2]

1.2 檔案軟件缺乏通用性

黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位的檔案部門使用的計算機軟件規(guī)格各異，很多單位依據(jù)自己的工作實際情況，各自開發(fā)文書檔案工作管理軟件，各自為政，缺乏通用性。我國至今還沒有建立一個數(shù)據(jù)交換的機讀檔案目錄系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其道，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不一

檔案信息化建設(shè)的前提是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[3]電子檔案保管自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這也給檔案的電子化管理帶來了障礙。

1.4 檔案管理人員的專業(yè)技能參差不齊

實現(xiàn)檔案信息化管理，首先要有掌握現(xiàn)代化技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識的人員，這種復(fù)合型的檔案管理人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，特別是計算機技能不能僅僅滿足于一般的操作。從目前看，許多檔案部門缺乏這樣的人才。

1.5 檔案保管的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深入，很多單位實現(xiàn)了無紙化辦公，為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用。但若網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。這也給每一位檔案員提出了一個嚴峻的問題。

2 檔案信息化建設(shè)的對策

2.1 建立統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)檔案管理軟件

早在 2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理工作。因此，選取適合電子文件形成統(tǒng)一管理的檔案軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等是檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。[4]建立統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)檔案管理軟件，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的。它對國家根據(jù)國際形勢變化探究經(jīng)濟趨勢、制定政策法規(guī)可產(chǎn)生重要影響，為國家在全球一體化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。

2.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作的質(zhì)量高低，直接取決于檔案人員的素質(zhì)。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！弊鳛闄n案管理人員，應(yīng)具備的專業(yè)知識有兩層含義：一是檔案管理和編研業(yè)務(wù)知識，二是掌握現(xiàn)代化技術(shù)。[2]在新時期下，不斷對檔案管理人員進行知識更新，也要將新的管理概念和技能應(yīng)用到工作中去，加快檔案信息化建設(shè)進程，積極開發(fā)檔案信息資源，使檔案更好地為各行業(yè)服務(wù)，造福社會。

在信息化迅速發(fā)展的今天，加強檔案信息化管理，要根據(jù)電子檔案自身的特點，注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。[5]只有這樣，才能不斷提升檔案信息化建設(shè)水平，推進這項工作的深入開展?！?/p>

［1］ 黃敏. 加強疾病衛(wèi)生預(yù)防檔案信息化建設(shè)的幾點探討[J]. 海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2009，15(5)：77-78.

［2］ 黎娟. 淺談疾控檔案信息化建設(shè)問題與對策[J]. 南方論刊，2009(S1)：162.

［3］ 殷雪梅. 淺談信息時代的電子檔案管理[J]. 黑龍江史志，2012(21)：29-30.

［4］ 劉春波，閆霜. 淺談如何選取檔案管理軟件[J]. 黑龍江檔案，2010(1)：38-39.

［5］ 韓莉. 新時期下城建電子檔案的管理思考[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012(11)：277.