對(duì)ERP環(huán)境下電力科研院所強(qiáng)化財(cái)務(wù)控制的思考

李景明

（國(guó)網(wǎng)山西電力科學(xué)研究院，山西太原 030001）

對(duì)ERP環(huán)境下電力科研院所強(qiáng)化財(cái)務(wù)控制的思考

李景明

（國(guó)網(wǎng)山西電力科學(xué)研究院，山西太原 030001）

在ERP環(huán)境下，電力科研院所的信息流、物資流和資金流高度集成，在給經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)便利的同時(shí)也產(chǎn)生了諸多財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文分析了ERP環(huán)境下電力科研院存在的諸多問題，并就強(qiáng)化財(cái)務(wù)控制提出了若干對(duì)策。

ERP 信息化 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 風(fēng)險(xiǎn)控制

1 引言

2008年，國(guó)家電網(wǎng)公司基本完成了ERP的上線運(yùn)行，并相繼上線了生產(chǎn)管理系統(tǒng)、基建管控系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)、電網(wǎng)前期系統(tǒng)、項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)系統(tǒng)、電網(wǎng)規(guī)劃系統(tǒng)、投資計(jì)劃系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺(tái)等信息系統(tǒng)，并將這些系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)連接，通過(guò)接口來(lái)完成與緊耦合業(yè)務(wù)的集成。如今，ERP系統(tǒng)成為了支撐公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的企業(yè)級(jí)核心業(yè)務(wù)應(yīng)用，隨著相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用全部實(shí)現(xiàn)線上操作，基本堵塞了線下操作造成的管理漏洞，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性，改進(jìn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高效共享，擴(kuò)展了ERP系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造效益的空間。伴隨著ERP在電網(wǎng)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，各相關(guān)業(yè)務(wù)流程、信息和控制在ERP系統(tǒng)中緊密結(jié)合，互相滲透，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也存在于信息系統(tǒng)之中。如何適應(yīng)ERP環(huán)境，并建立健全與之相適應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制，成為電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一。

2 ERP環(huán)境下電力科研院所面臨的主要財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)網(wǎng)S電力科學(xué)研究院（以下簡(jiǎn)稱S電科院）屬于S省重點(diǎn)科研單位，業(yè)務(wù)種類較多，業(yè)務(wù)流程較為復(fù)雜，內(nèi)容復(fù)雜程度高。S電科院不僅要為電網(wǎng)系統(tǒng)提供技術(shù)支持，而且要為外部單位（主要是發(fā)電企業(yè)）提供技術(shù)服務(wù)。因此，健全的風(fēng)險(xiǎn)控制是電科院實(shí)現(xiàn)單位組織管理高效化、專業(yè)化、規(guī)范化和科學(xué)化的基本條件，是確保其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有效保障。如今，伴隨著國(guó)家電網(wǎng)公司以ERP為主的信息化環(huán)境的形成，S電科院在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域也面臨如下主要風(fēng)險(xiǎn)：

（1）信息化環(huán)境下，S電科院的信息流、物資流和資金流實(shí)現(xiàn)了高度的集成，與原先手工模式相比，單位的科研業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化，全部業(yè)務(wù)處理改由計(jì)算機(jī)集成完成，大部分財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理也由財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)移到前端業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行操作。由此帶來(lái)了一系列的問題，例如一些內(nèi)部牽制措施在信息化環(huán)境下無(wú)法執(zhí)行（或執(zhí)行不到位），出現(xiàn)較多的前端差錯(cuò)，導(dǎo)致影響了單位相關(guān)業(yè)務(wù)指標(biāo)的考核；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制信息化流程、財(cái)務(wù)監(jiān)督的審查和稽核機(jī)制被大為削弱，科研項(xiàng)目預(yù)算、成本控制、查詢粗糙等問題也相繼出現(xiàn)。

（2）上級(jí)單位對(duì)S電科院下達(dá)的科研項(xiàng)目時(shí)間一般偏緊，任務(wù)也較重，要求較高。在國(guó)家大力開展“依法治國(guó)”及國(guó)家電網(wǎng)公司近年來(lái)倡導(dǎo)“依法治企”的大環(huán)境下，加上“三集五大”體系建設(shè)后單位的業(yè)務(wù)變動(dòng)很大，目前仍未形成標(biāo)準(zhǔn)的流程，迫切需要開展流程再造與規(guī)范。其次，如今國(guó)內(nèi)的電力科研單位普遍尚未建立起科學(xué)、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)成本體系。對(duì)S電科院而言，對(duì)自身的合同項(xiàng)目預(yù)算編制存在一定的困難，在利潤(rùn)預(yù)測(cè)和編制方面缺乏有效的控制手段。另外，單位大部分業(yè)務(wù)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程為指導(dǎo)，且未和月度財(cái)務(wù)預(yù)算相結(jié)合，需要有效的控制手段統(tǒng)籌資金和成本。

（3）目前國(guó)家電網(wǎng)公司的信息系統(tǒng)的建設(shè)仍然在進(jìn)行，達(dá)到完善程度預(yù)計(jì)還需一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期，因此現(xiàn)有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典更新不及時(shí)、信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高的現(xiàn)象普遍存在，致使業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)不能還原業(yè)務(wù)的原貌。例如，受諸多因素的影響，現(xiàn)有信息系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)（及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）存在不完整、同一數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中間不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)錄入不正確等現(xiàn)象。這勢(shì)必會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)工作人員開展工作造成較大的障礙，對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員開展監(jiān)控也帶來(lái)了消極的影響。

3 對(duì)ERP環(huán)境下電力科研院所強(qiáng)化財(cái)務(wù)控制的若干思考

在ERP環(huán)境下，電力科研院所只有對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制體系進(jìn)行優(yōu)化，不斷完善，才能保障財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)的有效實(shí)施，促進(jìn)科研單位資源的配置和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的可持續(xù)健康發(fā)展。

3.1 開展信息化下的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估

由于科研企業(yè)信息的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)形式、處理方式都有重大改變，科研院所內(nèi)部控制的新風(fēng)險(xiǎn)包括業(yè)務(wù)流程的改變帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部控制要素構(gòu)成的變化及其帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。為此，需要認(rèn)真分析ERP環(huán)境下電力科研院所內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制體系存在的新風(fēng)險(xiǎn)、面臨的問題及不足，認(rèn)真梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。其次，面對(duì)新風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)人員與業(yè)前端業(yè)務(wù)人員角色的轉(zhuǎn)換、良好的銜接進(jìn)行研究，尋求兩者工作銜接的支撐點(diǎn)，以達(dá)到正確處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)操作準(zhǔn)確率，保證科研內(nèi)部控制體系順利進(jìn)行的目的。另外，需要加強(qiáng)科研企業(yè)信息文化建設(shè)、動(dòng)態(tài)評(píng)估ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別關(guān)鍵控制點(diǎn)、進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組、實(shí)施持續(xù)監(jiān)控等方面提出對(duì)策建議及完善措施。

3.2 完善風(fēng)險(xiǎn)控制的環(huán)境和基礎(chǔ)

電科院需要對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)部環(huán)境予以審視，優(yōu)化其組織結(jié)構(gòu)，明確權(quán)利職責(zé)，并建立起有效、合理的內(nèi)部管理制度，實(shí)施關(guān)鍵崗位多崗操作，確保人員熟練操作相關(guān)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)對(duì)ERP信息系統(tǒng)的軟硬件的監(jiān)督和管理，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)與開發(fā)，以強(qiáng)化對(duì)ERP信息系統(tǒng)的軟硬件的監(jiān)督和管理。另外，單位需要將所有的業(yè)務(wù)都納入信息系統(tǒng)之中，以確保所有業(yè)務(wù)都納入財(cái)務(wù)控制的體系。

3.3 進(jìn)行輔助研究，開發(fā)相應(yīng)的軟件

電科院需要對(duì)現(xiàn)有的制度、流程進(jìn)行梳理，關(guān)注其能否適應(yīng)現(xiàn)有的信息化環(huán)境，對(duì)不適宜的予以改進(jìn)，并輔助研究開發(fā)相應(yīng)的配套軟件。這樣有利于為日后創(chuàng)新組織管理信息系統(tǒng)提供可靠的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)分析報(bào)告，繼而可以將生產(chǎn)作業(yè)同現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)相結(jié)合，彌補(bǔ)ERP環(huán)境下科研項(xiàng)目預(yù)算、核算及查詢功能的不足打下基礎(chǔ)，確保科研項(xiàng)目預(yù)算與核算相結(jié)合，核算準(zhǔn)確，查詢方面。

3.4 加強(qiáng)各類項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)

電科院需要強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)和現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)。例如，對(duì)于科研項(xiàng)目、固定資產(chǎn)大修理等大額資金支出，審計(jì)部門需要加強(qiáng)此環(huán)節(jié)在信息系統(tǒng)中的實(shí)際測(cè)試和評(píng)價(jià)，以提高大額資金支付的合規(guī)、高效。另外，對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全以及用戶管理等多個(gè)方面也需要開展審計(jì)，以揭示信息系統(tǒng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，并提出相關(guān)改進(jìn)意見及建議。還有，審計(jì)人員應(yīng)保持足夠的謹(jǐn)慎性，在開展工作時(shí)需要高度關(guān)注數(shù)據(jù)的完整性、正確性及統(tǒng)一性，利用所獲取的資料前后印證數(shù)據(jù)的可用性，必要時(shí)棄而不用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)而從線下獲取，以規(guī)避盲目信任和采用系統(tǒng)中的現(xiàn)成數(shù)據(jù)所導(dǎo)致的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

李景明（1967—），男，山西太原人，國(guó)網(wǎng)山西電力科學(xué)研究院財(cái)務(wù)資產(chǎn)部主任。