關(guān)于高校推行無紙化辦公的探索

朱金娟

摘要：高校秘書工作非常繁瑣，需要處理大量的高校事務(wù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式會影響秘書工作的效率，而通過推行無紙化辦公可以大大提高秘書的工作效率。本文通過分析高校推行無紙辦公的必要性，論述高校無紙化辦公在高校秘書工作中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：高校 ?無紙化辦公 ?自動化

高校秘書工作的繁瑣性，增加了秘書工作的負(fù)擔(dān)，尤其是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式會消耗掉秘書大量的時間，影響秘書工作的效率，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的應(yīng)用范圍越來越廣，實(shí)現(xiàn)高校無紙化辦公室是簡化秘書工作、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的重要途徑。

1 高校推行無紙化辦公的必要性

無紙化辦公就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)等產(chǎn)品為載體實(shí)現(xiàn)辦公的自動化，減少傳統(tǒng)以紙張書寫環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了高校業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、程序化。無紙化最大的特點(diǎn)就是信息傳播速度快、便于信息使用者的查閱、維護(hù)與攜帶，降低高校辦公成本，提高工作效率。因此推行無紙化辦公對高校秘書工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義：一是大大簡化了秘書工作量。為秘書人員節(jié)省大量的書寫時間，實(shí)現(xiàn)高校信息的查詢等;二是提高了秘書工作效率。傳統(tǒng)的秘書工作主要依靠書寫模式進(jìn)行信息的登記，這樣必然會影響秘書的工作效率，而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公后秘書就會在繁重的書寫登記工作中脫離而出，進(jìn)而為秘書節(jié)省了大量的時間。

2 無紙化辦公在高校中的具體應(yīng)用

2.1 無紙化在高校檔案管理中的應(yīng)用。無紙化辦公在檔案管理中的應(yīng)用對于促進(jìn)檔案管理工作具有重要的作用，首先無紙化辦公取代了以往以紙質(zhì)材料書寫的形式，檔案管理者只需要將相關(guān)信息直接在計(jì)算機(jī)中輸入，存入高校的數(shù)據(jù)信息采集中心，而不再需要以往的專門保管;其次由于高校學(xué)生檔案數(shù)量非常多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱相關(guān)信息時需要在眾多的檔案中查找，而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公后，只需要在檔案信息采集中心輸入相關(guān)的個人信息就可以查閱出相關(guān)的檔案信息;最后文件的歸檔是檔案工作的起點(diǎn)也是文書工作與檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，傳統(tǒng)的文件歸檔周期為一年一次，而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公后，電子文件可以通過互聯(lián)網(wǎng)等途徑傳遞，這樣電子文件可以隨時上傳到高校的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件歸檔的高密度性。

2.2 無紙化辦公在高校教務(wù)管理中的應(yīng)用。秘書除了要負(fù)責(zé)日常的行政管理工作外，還要協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)規(guī)劃安排，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，對于教務(wù)管理工作而言，具有很大的滯后性，因此推行教務(wù)工作無紙化是提高教務(wù)工作的必然選擇，這是因?yàn)槲覈咝５陌l(fā)展規(guī)模在不斷擴(kuò)大，高校普遍都建立了分?；蛘邔?shí)施了二級管理，基于此，實(shí)施無紙化辦公可以優(yōu)化文件審批流程，秘書在進(jìn)行文件傳遞時不再跑到相關(guān)人員面前進(jìn)行簽字，而是可以將文件以電子的形式傳遞到相應(yīng)的電子郵箱內(nèi)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過電子簽名進(jìn)行審批，這樣不僅可以為高校節(jié)省大量的紙張，還可以提高辦公效率，教務(wù)人員可以隨時隨地登入文件審批系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，簡化了文件在不同部門傳遞的周期，加快了工作效率。

3 推行高校無紙化辦公的具體對策

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公思想，樹立無紙化辦公意識。目前高校的管理者對無紙化辦公存在認(rèn)識上的偏見，他們懷疑無紙化辦公的準(zhǔn)確性與安全性，因此要想實(shí)現(xiàn)高校無紙化辦公，最大的挑戰(zhàn)就是改變高校管理者傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公思想，高校無紙化辦公改革要經(jīng)過高校領(lǐng)導(dǎo)小組的集體討論后，在學(xué)校的管理階層達(dá)成共識，因?yàn)闊o紙化辦公改革是自上而下的過程，學(xué)校的管理層實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公就會帶動整個高校的無紙化辦公。

3.2 高校網(wǎng)絡(luò)平臺，為無紙化辦公提供硬件基礎(chǔ)。高校無紙化辦公離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因?yàn)闊o紙化辦公的實(shí)現(xiàn)需要借助互聯(lián)網(wǎng)傳播技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件的傳遞與保存，因此高校要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)力度，積極構(gòu)建快節(jié)奏的網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，高校的工作者進(jìn)入無紙化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，高校網(wǎng)絡(luò)平臺的形式具有多樣性，比如學(xué)校的網(wǎng)站、教育工作者的電子郵箱、微信以及QQ等。

3.3 加強(qiáng)高校無紙化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。基于高校無紙化辦公的現(xiàn)狀分析，影響高校無紙化辦公的主要因素就是高校的無紙化標(biāo)準(zhǔn)不健全，因此制定完善的無紙化辦公標(biāo)準(zhǔn)是保證高校無紙化辦公的基礎(chǔ)，首先制定與高校無紙化辦公相關(guān)硬件、軟件設(shè)施的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范高校無紙化辦公的流程，保證無紙化辦公的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)章制度規(guī)定;其次要根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展情況制定嚴(yán)格的無紙化辦公信息資源，高校無紙化辦公對于信息資源的要求比較高，因此高校要制定詳細(xì)的信息資源技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)和信息技術(shù)知識普及。高校無紙化辦公屬于系統(tǒng)工程，高校要全面推動無紙化辦公不僅需要提高使用人員的計(jì)算機(jī)操作能力，還要掌握現(xiàn)代辦公知識，但是高校的管理人員往往缺乏較高的計(jì)算機(jī)操作技能，結(jié)果導(dǎo)致高校無紙化辦公賦予形式化，因此高校要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的教育培訓(xùn)力度，普及他們的信息技術(shù)知識，一是高校要重點(diǎn)培養(yǎng)行政管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，尤其是教學(xué)秘書的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力;二是普及無紙化辦公的范圍，通過廣泛的應(yīng)用無紙化，帶動高校人員的學(xué)習(xí)激情。

基于高校秘書工作的繁重性，構(gòu)建高校無紙化辦公是實(shí)現(xiàn)高校信息資源發(fā)展，提高辦公效率的重要途徑，因此高校要通過樹立無紙化辦公意識、構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺、制定無紙化辦公標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)專業(yè)的操作人員等途徑推動無紙化辦公的順利實(shí)施。

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