后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的作用研究

【摘 要】醫(yī)院信息管理已成為影響醫(yī)院快速全面發(fā)展的重要因素。管理人員對信息管理中的各種組成元素都倍加關(guān)注。雖然很多醫(yī)院管理者都把后勤檔案管理視為醫(yī)院信息管理的一部分，然而卻把它列為最不重要或者是次重要的位置。長此以往，醫(yī)院信息管理的科學(xué)化水平必將受到制約。因此，重樹和深入研究后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的作用勢在必行。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 后勤檔案 信息管理 研究

引 言

一般而言，我們把醫(yī)院運(yùn)營管理過程中產(chǎn)生和搜集到的醫(yī)療、教學(xué)、科研以及后勤等多方面的信息總和稱之為醫(yī)院信息。醫(yī)院信息管理則是整合醫(yī)院現(xiàn)有各種資源，通過實(shí)施計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和激勵(lì)，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)外部上述信息進(jìn)行搜集、加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索和利用，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的復(fù)雜的綜合過程。而醫(yī)院后勤檔案管理是指：將醫(yī)院后勤工作通過建立檔案的方式進(jìn)行有效管理，以實(shí)現(xiàn)提高工作效率，為醫(yī)院信息管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)過程。

1.對醫(yī)院后勤檔案管理認(rèn)識(shí)的誤區(qū)及原因分析

1.1存在的誤區(qū)

當(dāng)前大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)包括醫(yī)院在內(nèi)，對醫(yī)院后勤檔案管理認(rèn)識(shí)存在的誤區(qū)歸納起來大致有以下方面。第一，醫(yī)院后勤檔案管理可有可無。第二，醫(yī)院后勤檔案管理很簡單，與其他單位的后勤檔案管理沒有區(qū)別。第三，醫(yī)院后勤檔案管理是非主流的管理業(yè)務(wù)，不需要專業(yè)人員和規(guī)范的制度，更不需要將其納入信息管理的范疇。第四，醫(yī)院的主要資金只用于購置高科技的醫(yī)療器械、招聘優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)人員以及提高他們的待遇，不包含醫(yī)院后勤檔案管理的開支。

1.2原因分析

出現(xiàn)上述四方面的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，其原因至少有以下幾點(diǎn)。第一，絕大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都是來自于一線著名的醫(yī)生，一般缺乏系統(tǒng)的管理收集整理知識(shí)。第二，傳統(tǒng)的人事管理制約了科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理方式的運(yùn)用。第三，由于歷史的原因，后勤檔案管理崗位一般是用于安置年齡大、學(xué)歷低的非醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)院沒有提升后勤檔案管理工作效率的動(dòng)力。第四，鑒于信息管理的成本較高，大多數(shù)醫(yī)院沒有將其深入到后勤檔案管理的領(lǐng)域。

2.后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的作用

2.1是醫(yī)院信息管理的重要組成部分

后勤管理數(shù)據(jù)是醫(yī)院信息管理不可或缺的組成部分，而后勤檔案管理則直接為存儲(chǔ)后勤管理數(shù)據(jù)提供支持。因此，進(jìn)行醫(yī)院后勤信息管理的關(guān)鍵在于醫(yī)院后勤檔案的管理。所以，醫(yī)院后勤檔案管理便直接成為醫(yī)院信息管理的重要組成部分。

2.2為信息管理提供全面精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院工作效率

醫(yī)院后勤檔案記錄的是原始數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確與否，將直接影響著醫(yī)院信息管理的水平和決策的結(jié)果。因此，只有不斷加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理工作，才能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確，從而提高醫(yī)院的工作效率。

2.3是醫(yī)院正常運(yùn)行的重要保證

在醫(yī)院的日常運(yùn)行管理中，不可避免的出現(xiàn)維修、改建現(xiàn)象；隨著社會(huì)需求的變化和醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院也需要不間斷的繼續(xù)建設(shè)。科學(xué)、高效的后勤檔案管理工作就能夠快速、準(zhǔn)確地為醫(yī)院改建和維修等工作提供所需的一切日常運(yùn)行數(shù)據(jù)和資料，以保證維修及改建工作合理、順利進(jìn)行。

2.4是醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)

隨著高新科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷地?cái)U(kuò)建、醫(yī)療器械也在不斷地更新。因此，只有加強(qiáng)后勤檔案管理，才能提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院設(shè)施的擴(kuò)建、新建以及醫(yī)療器械的更新、升級提供必要的參考。所以，醫(yī)院后勤檔案管理可以為醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展提供重要的依據(jù)。

2.5是醫(yī)療改革的助推器

醫(yī)療改革的一項(xiàng)內(nèi)容就是不斷提高醫(yī)院的信息管理水平。通過提高醫(yī)院的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理水平，順利實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的各項(xiàng)改革。醫(yī)療改革的分支內(nèi)容很多，不可能同時(shí)進(jìn)行。可以先易后難，首先選取醫(yī)院后勤檔案改革工作，通過建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度、建立標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)專業(yè)人員、加大資金投入、將信息管理深入到醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域等措施進(jìn)行改革。此舉不但可以提高目前的醫(yī)院后勤檔案管理工作效率，還可以成為全面進(jìn)行醫(yī)療改革的助推器。

3.重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性及措施

3.1轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)

重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性，首先要轉(zhuǎn)變醫(yī)院內(nèi)部及外部對后勤檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。第一，加強(qiáng)醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的管理業(yè)務(wù)水平，尤其是信息管理模式的業(yè)務(wù)水平。第二，提升醫(yī)院對于信息管理的認(rèn)知水平，要讓它們明確只有把后勤檔案管理工作納入信息管理的范疇，才能在醫(yī)院全面實(shí)施和推進(jìn)信息管理。第三，增加醫(yī)護(hù)人員的一種意識(shí)，即，沒有良好的后勤服務(wù)保障，醫(yī)療服務(wù)水平的提高難以做到。

3.2加大后勤檔案管理的資金投入

沒有資金保證的任何管理改革都很難成功。只有加大對醫(yī)院后勤檔案管理的資金投入，才能使醫(yī)院的信息管理得以順利實(shí)施。要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)明確知道：“一步到位”的投入比“添油加醋”的投入更切實(shí)際，更能促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。只有切實(shí)做好了醫(yī)院后勤檔案管理工作，醫(yī)院的發(fā)展才能取得長足的進(jìn)步，否則，被忽視的部分往往是最后阻礙發(fā)展的最大障礙。

3.3制定和完善醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

制定國家層面的醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；建立健全醫(yī)院后勤管理的規(guī)章制度，將后勤檔案管理納入醫(yī)院后勤信息管理的重要內(nèi)容；以會(huì)計(jì)從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為參考，制定醫(yī)院后勤檔案管理工作的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)入資格；完善醫(yī)院考核體系，將醫(yī)院后勤檔案管理列入考核指標(biāo)。

結(jié) 語

綜上所述，在信息化日趨明顯的今天，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的醫(yī)院后勤檔案管理是加強(qiáng)醫(yī)院后勤管理的關(guān)鍵，更是提升醫(yī)院信息管理水平的關(guān)鍵。同時(shí)，醫(yī)院后勤檔案管理是一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作，要重視醫(yī)院后勤檔案管理人才的培養(yǎng)，充分利用信息科技手段對檔案管理的方式、內(nèi)容等方面進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化整合醫(yī)院后勤檔案資源、提高使用效率，為醫(yī)院的全面發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（責(zé)任編輯：叢 軍）

作者簡介

候潔 昆明市第一人民醫(yī)院