中文科技期刊編輯加工外包與質(zhì)量控制實踐

■殷建芳 馬 沂 王曉峰 楊 蕾

1）《中國激光》雜志社有限公司，上海市嘉定區(qū)清河路390號 201800

2）中國科學(xué)院上海光學(xué)精密機械研究所信息管理中心，上海市嘉定區(qū)清河路390號 201800

1 引言

外包（outsourcing）是指企業(yè)要提升競爭力，需要有效整合資源，專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，而對于非核心業(yè)務(wù)，可以交由更加高效的合作伙伴完成，最大化企業(yè)資源的利用率，增強企業(yè)的核心能力[1]。如今，業(yè)務(wù)外包已廣泛存在于國內(nèi)外的各行各業(yè)，其中也包括學(xué)術(shù)出版行業(yè)。學(xué)術(shù)出版中的業(yè)務(wù)外包，出于以下幾點考慮：首先，為出版商或雜志社縮短出版周期和節(jié)約成本；其次，專業(yè)的外包合作伙伴可以帶來高效的工作，同時也為工作流程的管理打開了全新的視野；最后，使得出版業(yè)務(wù)管理更加靈活[2]。國外比較大的學(xué)術(shù)出版集團很早就在出版業(yè)務(wù)方面實施了外包，如美國光學(xué)學(xué)會（OSA）所有出版的期刊，后期編校排版都交由專門的公司完成；美國化學(xué)學(xué)會（ACS）旗下出版的40多種期刊，在2008年就完成了所有期刊XML業(yè)務(wù)的外包[3]。國內(nèi)大型的圖書出版社優(yōu)先發(fā)展了外包業(yè)務(wù)，包括排版、印刷、裝幀、編輯業(yè)務(wù)、發(fā)行，圖書出版產(chǎn)業(yè)的社會化程度已經(jīng)處于比較高的水平[4]。不過，在科技期刊出版方面，業(yè)務(wù)外包的發(fā)展相對比較緩慢，涉及外包的多僅限于排版。據(jù)不完全統(tǒng)計，一些與國外大型出版集團合作的英文新刊，如Photonics Research，High Power Laser Science and Engineering等，出版流程和國際模式接軌，編輯部不再涉及具體編校工作。但多數(shù)期刊編輯部仍然包攬了編輯、校對、排版等后期處理工作。究其原因，這主要與我國科技期刊小、散、弱的現(xiàn)狀有關(guān)。隨著國家科技期刊體制改革步伐的加大，期刊集群出版將是一個必然的趨勢[5-10]。而在期刊的集群出版過程中，就更加需要考慮合理地整合資源和科學(xué)地細(xì)化分工。

目前國內(nèi)尤其是在專業(yè)性非常強的科技期刊領(lǐng)域，基本沒有專門的中文編校公司，而國外公司因語言的差異較少涉足中文科技期刊。涉及編輯加工外包方面的研究論文較少，多數(shù)與圖書出版相關(guān)[4，11-12]，對于中文科技期刊，尚無可借鑒的案例。鑒于此，中國激光雜志社自己摸索了一條中文期刊編輯加工外包的新路，通過聘用兼職編輯，以完整規(guī)范的管理制度為基礎(chǔ)，保質(zhì)高效地完成了旗下中文刊的編輯加工任務(wù)。本文主要介紹了雜志社在編輯加工外包中兼職編輯的管理以及質(zhì)量控制經(jīng)驗，指出了中文科技期刊編輯加工外包的注意事項，以期為同行提供一定的借鑒思路，為期刊的集群化、規(guī)?；霭孀龊帽匾臏?zhǔn)備。

2 編輯加工外包模式介紹

期刊出版流程各階段側(cè)重不同，所帶來的附加值也不同。對于提升期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的專題策劃、同行評議、宣傳推廣等，具有更高的附加值，可以為期刊的持續(xù)發(fā)展和經(jīng)營帶來廣泛的效應(yīng)。同時編輯加工又決定了期刊的編校質(zhì)量，不可或缺。如能通過可靠有效的外包，將編輯加工甚至是后期整個編排校轉(zhuǎn)移，對于資源整合、提升期刊的核心競爭力，將具有重要的意義。

中國激光雜志社旗下有三本中文刊，《光學(xué)學(xué)報》、《中國激光》和《激光與光電子學(xué)進展》，隨著來稿量的持續(xù)增加，為提高工作效率，從2009年開始，在保證各刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的前提下，引入兼職編輯制度，通過逐漸過渡的方式，最終將三刊的文字編輯工作全部交由兼職編輯完成。兼職編輯的管理采取統(tǒng)一招聘、分人帶領(lǐng)、專人管理的模式，其流程如圖1所示。兼職編輯由負(fù)責(zé)編輯招聘進來后，分配給相應(yīng)的欄目編輯，由欄目編輯安排其具體工作，并對其稿件進行審核。負(fù)責(zé)編輯通過欄目編輯的工作反饋，協(xié)調(diào)欄目編輯帶領(lǐng)兼職編輯的松緊尺度，安排相關(guān)培訓(xùn)、制定獎懲機制、規(guī)范管理制度。

自2009年開始，兼職編輯聘用人數(shù)穩(wěn)步增長，主要由光學(xué)專業(yè)領(lǐng)域的科研人員構(gòu)成。聘用具有專業(yè)背景的人員，可以使稿件的文字編輯更加順利和準(zhǔn)確，除常規(guī)語法外，還可以對稿件的學(xué)術(shù)內(nèi)容和組織邏輯提出正確的修改意見。針對兼職人員流動性大的特點，每年固定招新，以貯備編輯力量。

3 編輯加工外包質(zhì)量控制

規(guī)范化和制度化是保證工作順利進行的前提[11]，將期刊的編輯加工外包給兼職編輯后，需要有一定的機制確保其工作效率和質(zhì)量，否則，將無法確保期刊的出版進度和編校質(zhì)量。在兼職編輯聘用的過程中，逐漸形成了一套規(guī)范的用人和質(zhì)量控制制度，包括篩選式招聘、統(tǒng)一初期培訓(xùn)、專人持續(xù)審核、定期開展培訓(xùn)講座、采取激勵機制以及流程優(yōu)化管理手段等。

3.1 篩選式招聘

招聘時間固定在每年的秋季，形成穩(wěn)定的招聘慣例后，往往可以達到較好的招聘效果。應(yīng)聘者需填寫一張詳細(xì)的個人履歷信息，這些信息填寫項都是根據(jù)實際聘用需要設(shè)計的。比如可以穩(wěn)定工作的時間，文字編輯工作十分依賴于經(jīng)驗的積累，如有可能，能夠工作的時間越長越好。同時，科技論文的文字編輯，又需要一定的專業(yè)背景和寫作經(jīng)歷，因此要求應(yīng)聘人員填寫論文發(fā)表信息。除了以上兩點，還會綜合考慮表格中的其他常規(guī)信息，應(yīng)聘者有些是抱著論文寫作學(xué)習(xí)的心態(tài)來應(yīng)聘，有些是想通過工作來了解編輯出版流程，招聘者需要依靠經(jīng)驗加以區(qū)分，挑選出合適的人選。

對應(yīng)聘表格進行篩選后，組織通過篩選的人員進行一次筆試，對其文字水平和認(rèn)真程度進行測試。同一批招聘人員所用的筆試稿一般內(nèi)容相同，以便比較。筆試內(nèi)容可以是一篇完整的稿件，也可以是一份有針對性的試題。在筆試前，會要求應(yīng)聘者在一定時間內(nèi)初學(xué)編校規(guī)范。通過筆試稿，暫不考慮編輯水平如何，單從字跡認(rèn)真程度和對規(guī)范有無仔細(xì)了解這兩方面，就能對應(yīng)聘者給出較準(zhǔn)確的評價。

3.2 統(tǒng)一初期培訓(xùn)

對于成功應(yīng)聘者，統(tǒng)一進行多次初期培訓(xùn)。在其初步了解編輯規(guī)范的基礎(chǔ)上，通過一些實例，將規(guī)范展開詳細(xì)講解，并介紹一些編輯技能和注意事項，同時，確保應(yīng)聘者了解聘用制度，包括工作內(nèi)容、工作量、薪酬機制等。最后簽訂聘用協(xié)議，使被聘人員的工作時間和工作質(zhì)量得到有效的約束。

3.3 專人持續(xù)審核

在初期多次培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，兼職編輯要掌握所有的編輯要點，仍需要在實際工作中不斷地積累經(jīng)驗。因此，對于兼職編輯的每篇編輯稿，安排相應(yīng)的欄目編輯進行審核。監(jiān)督工作的同時，給予兼職編輯提高技能的空間?？紤]到工作初期，兼職編輯對工作內(nèi)容會比較生疏，前三個月的審核工作相對更嚴(yán)格和頻繁。在兼職編輯返回編輯稿后，欄目編輯對其稿件進行審核，提出漏編或錯編的問題，并給予講解。領(lǐng)悟能力較強的兼職編輯上手較快，對于這樣的人，可以逐步減少審核頻率，在欄目編輯與兼職編輯形成一定默契后，可以只對返回稿進行抽查，甚至免審。對于多次審核都存在較大問題，且提高效果不明顯的兼職編輯，停止安排其工作，這是兼職編輯的淘汰機制。在聘用過程中，一定要有這樣的機制，否則，將會使審核人員投入太多的精力，導(dǎo)致投入大于產(chǎn)出，違背了聘用兼職編輯的初衷。

3.4 定期和不定期培訓(xùn)座談

編校規(guī)范要適應(yīng)上級部門審讀政策以及期刊標(biāo)準(zhǔn)的更新，同時，編輯部多人審核可能存在尺度不一致的問題，因此，需要定期舉行所有編校人員的座談會。面對面的座談可以直觀有效地解決實際編輯中遇到的共性問題。同時，不定期聘請行業(yè)內(nèi)的資深編輯開展編校培訓(xùn)，給大家提供充電、再學(xué)習(xí)的機會。

為方便管理，專門設(shè)立了QQ群，群成員由所有欄目編輯和兼職編輯組成。這是一個工作相關(guān)通知的發(fā)布平臺，更是一個很好的交流平臺，在這里，兼職編輯可以隨時就某個編輯問題發(fā)問，并很快得到欄目編輯的答復(fù)，是一種非常便捷高效的溝通方式。對編校規(guī)范的一些細(xì)微的調(diào)整，編校問題案例等，都可以在群里和所有人分享，是定期座談的另一種補充形式。

3.5 激勵制度

兼職編輯的付費方式是計件，為客觀體現(xiàn)工作質(zhì)量，也為鼓勵工作優(yōu)秀的兼職編輯，采取了薪酬等級制度，每篇稿件的報酬以一定系數(shù)加成。薪酬可以體現(xiàn)出兼職編輯的工作情況，從而對其之后的工作起到一定的鼓勵或警示作用。

此外，讓兼職編輯參與雜志社組織的編校競賽，專門策劃兼職編輯與雜志社員工的聯(lián)誼活動，提高對編輯工作興趣的同時，營造出和諧的工作氛圍。讓這份兼職工作變得更加豐富有趣，增加了兼職編輯工作的積極性。

3.6 兼職編輯管理系統(tǒng)

數(shù)字出版時代，信息共享以及信息獲取的便捷性非常重要。結(jié)合兼職編輯工作的特點，設(shè)計了一個兼職編輯管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具備信息記錄、查詢、統(tǒng)計、費用發(fā)放和領(lǐng)取等多項功能。通過這個系統(tǒng)，記錄兼職編輯的工作進度和質(zhì)量（通過薪酬體現(xiàn)），可以查詢稿件的編輯進度，也可以查詢兼職編輯近期的工作量。對這些信息的統(tǒng)計分析，進一步反映兼職編輯某時期的工作質(zhì)量。實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次記錄、多次使用，省去了人工匯總數(shù)據(jù)的繁復(fù)流程，同時，規(guī)范并優(yōu)化了兼職編輯的管理流程。

通過以上這些措施，保證了兼職編輯隊伍的整體質(zhì)量，盡管人員在一定周期內(nèi)存在流動，但仍可以形成較為穩(wěn)定的兼職編輯隊伍，能夠保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。

4 編輯加工外包的成效

4.1 提高發(fā)文效率

從開始聘用兼職編輯到整個編輯加工外包的過程，其實是雜志社多刊共同出版中的資源整合過程。通過有效地整合資源，控制人力成本的同時，雜志社的出版能力得到了極大的提升。首先體現(xiàn)在期刊論文數(shù)量的增長。以《光學(xué)學(xué)報》為例，2009年以前，每期出版38篇文章，到2014年，每期出版52篇左右，發(fā)文量提升近40%。其次，論文的發(fā)表周期得以大大縮短。以《中國激光》和《激光與光電子學(xué)進展》為例，2008年《中國激光》的發(fā)表周期長達10個月，通過編輯加工外包、提高稿件處理效率和優(yōu)化稿件處理流程，到2013年底《中國激光》的發(fā)表周期降至5個月，降幅達50%；《激光與光電子學(xué)進展》從2010年改版為純學(xué)術(shù)期刊，稿件錄用后需108天才能網(wǎng)絡(luò)出版，而現(xiàn)在最快僅需42天即可完成網(wǎng)絡(luò)出版。

4.2 保障編校質(zhì)量

出版能力提升的同時，期刊質(zhì)量仍然保持比較高的水平，由于納入規(guī)范的管理制度，期刊的編校質(zhì)量得到有力保證，在近兩年中國科學(xué)院以及上海科協(xié)組織的科技期刊審讀中，三刊的差錯率均在良及以上。2013年，《中國激光》榮獲了“中國百強報刊”、“中國最具國際影響力學(xué)術(shù)期刊”、“百種中國杰出學(xué)術(shù)期刊”等稱號，期刊所在的雜志社獲得了出版界的最高榮譽——中國政府出版獎。

4.3 培養(yǎng)優(yōu)秀編輯人才

此外，編輯加工外包項目，能為雜志社培養(yǎng)優(yōu)秀的編輯人才。采取外包以來，編輯的專業(yè)技能仍得到不斷鍛煉，雜志社每年進行一次編輯技能競賽，以激勵編輯提升專業(yè)技能的興趣。2014年9月上海科技期刊學(xué)會、上海市出版物檢測中心聯(lián)合舉辦首屆科技期刊編輯技能競賽，共有200人參賽，雜志社獲得了團體第二，1名社內(nèi)編輯進入前10名，3名社內(nèi)編輯、2名兼職編輯進入前15%排名的優(yōu)秀成績。另一方面，編輯通過帶領(lǐng)兼職編輯，積累了管理經(jīng)驗；通過專題策劃、宣傳推廣工作，拓展視野，提升了個人綜合能力，期刊也因此受益。以《中國激光》為例，從2009年開始，陸續(xù)出版了10多個特色專題，其中不乏影響廣泛的高質(zhì)量專題，如“紀(jì)念激光器發(fā)明50周年特刊”，該期邀請到9位院士以及23位教授親自撰寫的優(yōu)秀文章，專題出版后，在業(yè)內(nèi)引起了高度的關(guān)注。又如“激光制造”專題，由知名專家組稿，每隔兩年出版一期，已在中國激光應(yīng)用領(lǐng)域形成了很好的品牌效應(yīng)。這些影響深遠(yuǎn)的專題，為刊物的學(xué)術(shù)水平提升，起到了十分關(guān)鍵的作用。

5 結(jié)語

任何事物均有兩面性，編輯業(yè)務(wù)外包有其顯著的優(yōu)勢。同時，對于外包是否真的節(jié)省編輯的時間[13]，是否以犧牲質(zhì)量來換取高效和低成本[12]方面，業(yè)內(nèi)也存在爭論。中國激光雜志社在編輯加工業(yè)務(wù)外包方面的探索實踐證明，通過一定的管理規(guī)范，包括嚴(yán)格的招聘流程。持續(xù)的審核機制：優(yōu)化的管理手段、有效的淘汰機制以及專業(yè)編輯的校對反饋，可以沉淀出一批優(yōu)秀且穩(wěn)定的兼職編輯，成為雜志社長期的合作伙伴，保質(zhì)高效地完成編輯工作。這些優(yōu)秀的兼職編輯，給雜志社的編輯加工外包業(yè)務(wù)形成良好的宣傳效應(yīng)，使該項業(yè)務(wù)得以持續(xù)發(fā)展。從而形成適合雜志社的編輯加工外包業(yè)務(wù)體系，為期刊的集群化、資源的集約化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

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