大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系的構(gòu)建研究

姜玲玲（懷化學(xué)院，湖南 懷化 418000）

大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系的構(gòu)建研究

姜玲玲
（懷化學(xué)院，湖南 懷化 418000）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的步伐已經(jīng)越來越快。在大數(shù)據(jù)時代背景下，“大檔案”觀、“大服務(wù)”觀對高校檔案資源體系的構(gòu)建提出了更高的要求。本文對當(dāng)前高校檔案資源管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢以及高校檔案資源的特點(diǎn)，從擴(kuò)大數(shù)據(jù)總量、積極開放數(shù)據(jù)、整合數(shù)據(jù)資源等四方面著手，以數(shù)字檔案資源建設(shè)為核心，對大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系的構(gòu)建進(jìn)行了深入研究。

大數(shù)據(jù)；高校檔案；資源體系；構(gòu)建

云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新科技與新服務(wù)的出現(xiàn)與發(fā)展，促使數(shù)據(jù)的規(guī)模和種類逐漸增多。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)將貫穿于高校管理、運(yùn)行和發(fā)展的整個過程中，如何更好地利用海量的數(shù)據(jù)服務(wù)學(xué)校已經(jīng)成為當(dāng)前高校不可避免的一個問題。高校檔案資源體系對高校的正常運(yùn)行與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，高校應(yīng)該如何迎接大數(shù)據(jù)時代帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)成為高校中首要考慮的問題。

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)時代又稱巨量資料，是一個相對的概念，并沒有非常嚴(yán)格的定義，總體上指的是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。這里我們要將“大數(shù)據(jù)”與“大規(guī)模數(shù)據(jù)”相區(qū)分，兩者之間的根本區(qū)別是數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，這也是大數(shù)據(jù)得以廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)。“大數(shù)據(jù)”能夠快速獲得有價值的信息并進(jìn)行集成，具有對數(shù)據(jù)對象進(jìn)行動態(tài)處理的功能。大數(shù)據(jù)技術(shù)是發(fā)展和挖掘大數(shù)據(jù)價值的重要工具。因此，大數(shù)據(jù)應(yīng)該是數(shù)據(jù)對象、數(shù)據(jù)技術(shù)與數(shù)據(jù)應(yīng)用的統(tǒng)一結(jié)合，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)信息量大、數(shù)據(jù)種類繁多、價值密度低、商業(yè)價值高、時效速度快等特點(diǎn)。

二、當(dāng)前高校檔案資源體系的構(gòu)建現(xiàn)狀與存在的問題

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，“大檔案”、“大服務(wù)”、“智慧檔案”已經(jīng)成為高校檔案資源體系管理工作的新發(fā)展和新特點(diǎn)，但由于傳統(tǒng)檔案資源體系本身存在很大的問題，在很大限度上阻礙了高校檔案資源體系建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前，高校檔案資源體系構(gòu)建中存在以下幾個問題。

（一）以實(shí)體資源為主，數(shù)字資源明顯不足

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各個高校仍然是以傳統(tǒng)的實(shí)體資源為主，數(shù)字資源明顯不足，兩者所占比例的不均衡導(dǎo)致高校檔案資源結(jié)構(gòu)出現(xiàn)不合理、不科學(xué)的現(xiàn)象。此外，圖書館的藏書資源也主要是結(jié)構(gòu)化資源，紙質(zhì)文本、資源以及數(shù)據(jù)庫資源大量存在。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案資源體系的構(gòu)建要不斷吸取大數(shù)據(jù)技術(shù)與理念，使檔案資源更加豐富與廣泛。大數(shù)據(jù)不僅包括結(jié)構(gòu)化信息還包括半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化等信息。因此，在高校檔案資源管理的過程中，不僅要做好傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的建設(shè)工作，更要做好對數(shù)字檔案資源的建設(shè)、收集與組織，并對互聯(lián)網(wǎng)上繁榮的非結(jié)構(gòu)化檔案加以篩選、整理。

（二）信息資源比較分散，很難實(shí)現(xiàn)資源共享

許多高校檔案資源體系的構(gòu)建都是孤立的、自成體系的，沒有形成統(tǒng)籌規(guī)劃與構(gòu)建，導(dǎo)致各高校的數(shù)據(jù)資源都呈現(xiàn)分散孤立、共享程度低的狀態(tài)，出現(xiàn)了大量“信息孤島”，降低了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率，嚴(yán)重阻礙了大數(shù)據(jù)時代學(xué)生和教師對檔案信息的利用需求。

要改變上述現(xiàn)象，提高網(wǎng)絡(luò)資源的利用率和共享程度，各高校必須注重合作，加強(qiáng)彼此間的交流與溝通，協(xié)同發(fā)展，對檔案資源管理體系的構(gòu)建形成整體的規(guī)劃，并以統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為參照，消滅“信息孤島”現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)多所高校數(shù)據(jù)資源信息集約化管理。

（三）高校檔案在資源重藏輕用，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的充分利用

目前，各高校的圖書檔案館處于“資源儲備中心”的模式，只注重對圖書資源的收藏與接收，卻不能及時將相關(guān)資源進(jìn)行數(shù)字化的存儲，缺乏對數(shù)據(jù)的綜合挖掘與整合，導(dǎo)致最有瀏覽價值的檔案處于休眠狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)其價值。

高校在進(jìn)行檔案資源體系的構(gòu)建時，要時刻明白數(shù)字資源建設(shè)與數(shù)字資源服務(wù)是不能相分開的，雖然圖書檔案館的首要任務(wù)是收藏圖書資源，但是收藏的目的是利用和服務(wù)，圖書作為信息資源，如果只是將其收藏保存起來，卻不被人利用，則收藏是毫無價值的。高校檔案資源體系的構(gòu)建目的是方便學(xué)生和教師的資源查閱，所以，在圖書資源管理過程中要樹立“藏用并重”的意識。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系科學(xué)構(gòu)建的必要性

《大數(shù)據(jù)時代》一書中提到“大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測”。大數(shù)據(jù)對豐富人類的智慧，對促進(jìn)新發(fā)明和新服務(wù)的發(fā)展具有積極的作用。因此，大數(shù)據(jù)時代的圖檔管理者要樹立“大服務(wù)”、“大檔案”的工作觀念，及時掌握各學(xué)科的前沿動態(tài)，培養(yǎng)并提高自身獲取更多數(shù)據(jù)的能力。

當(dāng)前，各所高校在教學(xué)改革、教學(xué)水平測試、聯(lián)合辦學(xué)、校企合作等復(fù)雜量大的工作中，不僅有大量的信息資料需要?dú)w檔，同時有需要查閱、利用大量的文件資料來解決問題。當(dāng)前，怎樣多角度、多層次地把高校檔案資源從靜態(tài)信息轉(zhuǎn)換為被人利用動態(tài)信息系統(tǒng)使高校檔案資源不僅為本校師生服務(wù)，還能為社會高效快捷的服務(wù)？怎樣才能實(shí)現(xiàn)高校圖書檔案資源的共享？這些問題都是基于大時代背景下，各高校資源體系構(gòu)建所要面臨的問題。鑒于這些疑問，下面對大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案資源體系建設(shè)的實(shí)施策略進(jìn)行了研究。

四、大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設(shè)的實(shí)施策略

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，數(shù)據(jù)信息成為一種重要的資源，各行各業(yè)都積極強(qiáng)化“以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向”機(jī)制的建立，為迎接“大數(shù)據(jù)時代”做好了充分的準(zhǔn)備。高校檔案資源管理者也要開發(fā)思維，綜合考慮校內(nèi)外數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，并在這些聯(lián)系的基礎(chǔ)上建立起“數(shù)據(jù)—信息—知識—智慧”的新關(guān)系，以數(shù)字檔案資源管理為核心構(gòu)建數(shù)字化的資源管理體系。

（一）擴(kuò)大數(shù)據(jù)總量

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，可以毫不夸張地說，“誰擁有了大數(shù)據(jù)，誰就占有了制高點(diǎn)”。因此，高校在檔案資源體系建設(shè)過程中，要樹立新的信息發(fā)展觀，加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)，在重視數(shù)據(jù)積累的同時要更加注重資源的有效利用。

1.加強(qiáng)實(shí)體資源的建設(shè)

第一，高校檔案資源管理者要打破傳統(tǒng)思想的束縛，擴(kuò)大圖書信息的收藏范圍，加大對價值高、教師和學(xué)生需求高的資料的收集，擴(kuò)大檔案館的藏書量；第二，豐富檔案門類，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。

2.加快數(shù)字資源的建設(shè)

數(shù)字資源建設(shè)與實(shí)體資源建設(shè)一樣重要，甚至隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，數(shù)字資源會成為高校檔案資源的主體。各高校要加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)，樹立“增量電子化，存量數(shù)字化”的發(fā)展理念。這需要相關(guān)部門做好兩方面的工作：對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理；加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的收藏與管理，對互聯(lián)網(wǎng)上大量的信息進(jìn)行整合歸檔，建設(shè)多種形式的數(shù)字資源，包括文件在線瀏覽、專題資源數(shù)據(jù)庫、虛擬檔案房間等。

（二）積極開放數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)時代是一個資源共享的時代，高校檔案資源管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該朝著社會化、多元化、開放化的方向發(fā)展，根據(jù)學(xué)生和教師的個性化發(fā)展需求，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，開展遠(yuǎn)程查詢功能，加快高校檔案管理的開放步伐。

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展時代，高校檔案資源開放性管理，不僅能保障用戶的知情權(quán)、提高工作效率，更重要的是能使數(shù)據(jù)資源由靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)，供所有社會公眾利用。

（三）整合數(shù)據(jù)資源

各高校要想建立全面覆蓋的檔案資源管理體系，就要對資源進(jìn)行大力整合。換而言之，資源整合是建設(shè)科學(xué)合理的檔案資源管理體系的決定性環(huán)節(jié)。資源整合可以起到優(yōu)化檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的作用，能夠最大化地實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用。

1.建立數(shù)據(jù)資源共享庫

不能實(shí)現(xiàn)信息的共享，就沒法適應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求。信息共享是大數(shù)據(jù)的發(fā)展基礎(chǔ)，高效檔案資源體系的構(gòu)建要根據(jù)使用者的需求，以整合數(shù)據(jù)資源為出發(fā)點(diǎn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建立集中、規(guī)范的數(shù)據(jù)資源共享庫，從而滿足大數(shù)據(jù)下檔案資源管理的要求，實(shí)現(xiàn)各高校資源共享的目的。

2.對結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的合并管理

高校檔案資源數(shù)據(jù)類型包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。高校檔案資源管理要對結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合并管理，通過對云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為這些數(shù)據(jù)資源的整合注入新的動力。

五、結(jié)論

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來與發(fā)展，各領(lǐng)域檔案資源將沿著多元性、知識性、共享性的方向發(fā)展，高校檔案資源體系建設(shè)的發(fā)展亦是如此。只有擴(kuò)大數(shù)據(jù)的總量、積極開放數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的合并管理，才能緊跟大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展腳步，為高校的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

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［2］孫大東.高校檔案利用體系理論模式構(gòu)建研究［J］.檔案管理，2013（6）.

［3］黃文鳳.論高校特色檔案資源在高校檔案文化傳承中的作用及其構(gòu)建［J］.蘭臺世界，2012.（29）.

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